Edrych yn ôl: adolygu blwyddyn CDPS 2022 i 2023

Mae awdurdod lleol yn darparu cannoedd o wasanaethau lleol i gymunedau Cymru. Mae'r 22 awdurdod lleol yng Nghymru yn darparu gwasanaethau statudol (a nodir mewn deddfwriaeth ac yn cynnwys gwasanaethau fel addysg, gofal cymdeithasol, arolygu a chynllunio iechyd amgylcheddol). Maent hefyd yn darparu llawer o wasanaethau dewisol fel hamdden, diwylliant, a goleuadau stryd.

Rydym wedi gweithio gydag awdurdodau lleol drwy:

• ddarparu cefnogaeth strategol i dimau digidol a gweithredol 

• cyd-ddylunio cynnwys 

• darparu cyrsiau hyfforddi i ymarferwyr ac arweinwyr mewn llywodraeth leol (wedi'i ariannu gan dîm digidol Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru) 

• cefnogi cyflwyno 4 prosiect Cronfa Trawsnewid Digidol mewn partneriaeth â thîm digidol Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru 

Amcan 1: Cefnogi arweinyddiaeth a diwylliant ymhlith arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus i yrru’r gwaith o lunio polisïau digidol da a chefnogi trawsnewid digidol 

Amcan 2: Cefnogi eraill i sicrhau bod pobl yn gallu cael mynediad at wasanaethau cyhoeddus digidol trwy eu helpu i greu gwasanaethau sydd wedi'u cynllunio o amgylch anghenion defnyddwyr 

Amcan 3: Gweithio gydag eraill i ddatblygu strategaeth gweithlu digidol ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru a chefnogi mesurau ymarferol i greu piblinell o weithwyr proffesiynol medrus 

Pum Ffordd o Weithio: Cynnwys, Cydweithio, Atal 

7 nod llesiant: Cymru lewyrchus, Cymru gydnerth, Cymru fwy cyfartal 

Cefnogodd CDPS dîm digidol Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) i gyflawni prosiectau a ddewiswyd i'w hariannu drwy Gronfa Trawsnewid Digidol Llywodraeth Leol yn y flwyddyn ariannol 2022 i 2023. 

Gwnaethom gefnogi cyflenwi a rheolaeth mewn gofal staff contractwyr ar gyfer y pedwar prosiect canlynol: 

• darganfod cynnwys 

• prinder sgiliau digidol 

• prosiect allgáu digidol 

• gweithredu system rheoli dysgu 

Fe wnaeth cyfarfodydd cynllunio ac adnoddau cychwynnol rhwng timau prosiect awdurdodau lleol a thîm digidol CLlLC sgopio’r gofynion adnoddau. Fe wnaethom adnabod bod angen 14 o weithwyr proffesiynol digidol, data a thechnoleg ar gyfer y prosiectau hyn. Nid oedd y rolau hyn ar gael yn barod o fewn awdurdodau lleol a byddai eu recriwtio o fewn yr amserlenni wedi bod yn heriol.  

Fe wnaethom ddarparu arweiniad a rheolaeth agosach ar ddau brosiect – darganfod cynnwys a phrinder sgiliau digidol, a oedd yn cyd-fynd yn agos â chylch gwaith CDPS, gyda gwaith eisoes ar y gweill. 

Darganfod cynnwys

Mae llawer o awdurdodau lleol yng Nghymru yn gwybod bod dinasyddion, busnesau ac ymwelwyr â'u hardal yn cael trafferth dod o hyd i gynnwys eu gwefannau a'u deall. Gweithiodd y darganfyddiad hwn gyda chynghorau Blaenau Gwent, Sir Fynwy, Torfaen, a Chasnewydd i ddeall y broblem yn well, a dechrau datod yr heriau sy'n ymwneud â chynnwys.  

Edrychodd y prosiect ar sut y cynhyrchwyd a chyhoeddwyd cynnwys mewn cyngor. Archwiliodd y gwasanaeth gostyngiadau'r dreth gyngor i ddeall yr heriau cynnwys ar gyfer gwasanaeth penodol.

Argymhellion o’r darganfyddiad:

• Sefydlu perchnogaeth cynnwys clir a chanllaw arddull. Canfu'r tîm y byddai cynnwys yn cael ei wella pe bai'r arbenigwyr maes gwasanaeth yn parhau i fod yn berchen ar y ffeithiau, ond perchennog cynnwys wedi'i rymuso yn berchen ar y cynnwys ac yn rheoli sut y darperir y cynnwys hwnnw i ddiwallu anghenion y defnyddwyr terfynol. 

• Mae angen sefydlu arferion gorau mewn cynghorau a'u profi. Roedd rhai eitemau a ddarganfuwyd yn ystod gweithdai a fyddai'n helpu i wella cynnwys yn cynnwys proses cais am gynnwys, dull adborth a sefydlu metrigau a mesurau clir.  

• Sefydlu prosiect trawsnewid gwasanaeth a fydd yn bwrw ymlaen â'r hyn a ddysgwyd trwy gydol y darganfyddiad hwn. Dangosodd y darganfyddiad hwn, trwy rymuso tîm bach sydd â'r sgiliau cywir ac sy'n gallu canolbwyntio ar broblem benodol, y gallwch ddod o hyd i ffyrdd o wneud gwelliannau'n gyflym. Argymhelliad y tîm fyddai dewis gwasanaeth, yn ddelfrydol un sy'n cael ei rannu ar draws awdurdodau lleol yng Nghymru a defnyddio hynny fel enghraifft o sut y gellid gwneud pethau. 

Prinder sgiliau digidol

Mae cynghorau Bro Morgannwg, Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr, Sir Gaerfyrddin a Wrecsam yn rhannu system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) ac wedi cydweithio ar ystod o brosiectau hyd yma.  

Gyda phwysau ariannol a marchnad recriwtio heriol a chystadleuol, mae'r cynghorau'n awyddus i ddod o hyd i ffyrdd o gynyddu eu gallu a'u gallu eu hunain ac archwilio model gweithredu a rennir a dull rhannu sgiliau ar draws y cynghorau.

Ar ôl darganfyddiad a barodd 8 wythnos, daeth y tîm i’r casgliad:

• bod cynghorau'n cael trafferth recriwtio pobl oherwydd cyflogau anghystadleuol - roedd hyn yn y sector preifat, ond hefyd mewn sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus fel iechyd a llywodraeth ganolog y DU 

• bod disgrifiadau rôl cymhleth a phrosesau cymhwyso trwsgl yn ei gwneud hi'n anodd i bobl wneud cais o'i gymharu â sefydliadau eraill 

• y gallai deunyddiau recriwtio wneud mwy i dynnu sylw at fanteision gweithio mewn cynghorau 

• ar ôl cael eu cyflogi mewn awdurdod lleol, roedd staff yn cael trafferth gyda'r diffyg dilyniant gyrfa 

• mae diffyg y sgiliau cywir yn cael effaith sylweddol ar gyflymder ac effeithiolrwydd darpariaeth ddigidol yn y cynghorau - mae hyn yn arwain at brofiad gwaeth i drigolion a chostau uwch i'r cyngor 

• mae rhannu gwybodaeth am sgiliau a phrosesau eisoes yn digwydd, ac mae awydd am fwy, o fewn a rhwng cynghorau 

• mae yna awydd i rannu staff - y prif rwystrau yw diffyg staff i'w rhannu yn ogystal â phryderon am amser a chyllidebau 

Darllen mwy

Blog Digidol Llywodraeth Leol Cymru 

Nodiadau wythnos darganfyddiad cynnwys llywodraeth leol

Amcan 2: Cefnogi eraill i sicrhau bod pobl yn gallu cael mynediad at wasanaethau cyhoeddus digidol trwy eu helpu i greu gwasanaethau sydd wedi'u cynllunio o amgylch anghenion defnyddwyr 

Amcan 5: Parhau i hyrwyddo defnydd a rennir o dechnolegau a chreu a gwreiddio safonau cyffredin ac a rennir mewn digidol, data a thechnoleg 

Amcan 6: Camau i helpu busnesau yng Nghymru i ddiwallu anghenion trawsnewid digidol gwasanaethau cyhoeddus yn well 

Pum Ffordd o Weithio: Hirdymor, integreiddio, cynnwys, cydweithredu, atal 

7 nod llesiant: Cymru gydnerth, Cymru sy'n gyfrifol yn fyd-eang 

Mae pob ysgol yng Nghymru yn defnyddio system rheoli gwybodaeth i rannu data gyda'u hawdurdod lleol, gweinidogion ac Estyn (arolygiaeth addysg a hyfforddiant Cymru). Defnyddir y system hefyd i reoli gweithgareddau o ddydd i ddydd mewn ysgolion fel presenoldeb disgyblion, canlyniadau arholiadau a chymhwyster ar gyfer prydau ysgol am ddim. 

Defnyddir rhai systemau rheoli gwybodaeth i anfon gohebiaeth at rieni neu warcheidwaid am deithiau ysgol neu ddiwrnodau chwaraeon neu i'w hatgoffa o ddiwrnodau hyfforddi athrawon. Mewn rhai achosion, defnyddir y systemau i gofnodi a fflagio gwybodaeth sy'n ymwneud â gofal cymdeithasol. 

Roedd awdurdodau lleol ac ysgolion yng Nghymru eisiau archwilio eu hopsiynau ar gyfer systemau rheoli gwybodaeth ysgolion wrth symud ymlaen, er mwyn sicrhau bod anghenion defnyddwyr yn cael eu diwallu a bod gwerth am arian yn cael ei gyflawni. 

Gan weithio gyda nifer o awdurdodau lleol, dan arweiniad Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, gwnaethom gynnal cyfnod darganfod 12 wythnos pellgyrhaeddol, gan gynnal ymchwil gydag awdurdodau lleol a defnyddwyr systemau rheoli gwybodaeth a datblygu set fanwl o anghenion defnyddwyr a dealltwriaeth o'r problemau sy'n cael eu hwynebu. 

Yna symudon ni i ddarganfyddiad estynedig, lle buom yn gweithio gydag awdurdodau lleol i archwilio atebion posibl i'r problemau hyn. Roedd hyn yn cynnwys dwy ffrwd waith, un lle gwnaethom edrych ar yr opsiwn o adeiladu datrysiad 'unwaith i Gymru', a'r llall lle gwnaethom archwilio'r farchnad a nodi fframwaith posibl ar gyfer galluogi caffael cydweithredol. 

Mae'r gwaith hwn wedi agor sawl opsiwn i awdurdodau lleol ac ysgolion yn y dyfodol ac wedi rhoi offer ac adnoddau iddynt i'w helpu i wneud penderfyniadau a fydd yn sicrhau eu bod yn diwallu anghenion eu defnyddwyr. Rydym yn gyffrous i weld sut mae awdurdodau lleol yn parhau i weithio gyda'i gilydd ar hyn a byddwn yn parhau i'w cefnogi ar eu taith. 

Buom yn siarad â Liz Lucas, Pennaeth Gwasanaethau Cwsmeriaid a Digidol Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili ar ddechrau’r darganfyddiad, sy'n trafod sut mae'r broses yn helpu i ddiwallu anghenion defnyddwyr. 

Trawsgrifiad

“Mae CDPS wedi ein cefnogi ni, yn enwedig yng Nghaerffili, i edrych ar y cam darganfod, sy'n hollol newydd i mi, y fethodoleg Ystwyth hon, ac felly maen nhw'n edrych ar y darganfyddiad i weld beth yn union rydyn ni ei eisiau, beth mae'r defnyddwyr wir ei eisiau gan system rheoli gwybodaeth ysgolion.

Ers i ni gasglu'r data yna, maen nhw wedi dechrau gweithio gyda ni, a phan rydw i’n dweud ni, yr arweinwyr digidol a'r arweinwyr caffael ledled Cymru, i weld sut y gallwn symud y prosiect hwn ymlaen i ddiwallu anghenion y defnyddiwr ar ddiwedd y dydd, nid dim ond yr hyn rydyn ni'n meddwl maen nhw ei eisiau, rydyn ni mewn gwirionedd yn mynd o dan foned hyn ac yn deall yn union beth yw anghenion y defnyddiwr.

Felly, ar hyn o bryd rydym yn edrych ar nifer o opsiynau sy'n cynnwys adeiladu ar gyfer Cymru neu gaffael ar gyfer Cymru. Mae'r gwerth i mi wedi bod yn ymwneud â rheoli prosiectau, mae gwneud unrhyw beth ar y cyd yn heriol iawn ond yr hyn y mae CDPS wedi'i wneud yw dod â rheoli prosiectau a gwneud penderfyniadau clir ynghylch yr hyn y mae angen i ni ei wneud, a chredaf nawr, wrth i ni weithio i'n dwy ffrwd waith o gaffael neu adeiladu, y bydd yn dod â disgyblaeth ac amserlen iddo, na fyddwn o bosib yn ei gael ar ein pennau ein hunain. Mae hefyd wedi dod â gwybodaeth am ffrwd waith a methodoleg Ystwyth, sydd, fel y dywedais, yn newydd ac felly maen nhw wedi mynd â ni ar y daith.”

Darllen mwy

Amser adnewyddu peiriant gwybodaeth ysgolion 

Systemau rheoli gwybodaeth ysgolion – ein canfyddiadau 

Amcan 1: Cefnogi arweinyddiaeth a diwylliant ymhlith arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus i yrru’r gwaith o lunio polisïau digidol da a chefnogi trawsnewid digidol 

Amcan 2: Cefnogi eraill i sicrhau bod pobl yn gallu cael mynediad at wasanaethau cyhoeddus digidol trwy eu helpu i greu gwasanaethau sydd wedi'u cynllunio o amgylch anghenion defnyddwyr 

Amcan 4: Defnyddio allbwn yr adolygiad tirwedd i lunio blaenoriaethau CDPS nawr ac yn y dyfodol, gan ganolbwyntio'n benodol ar ddatrys materion a phryderon sectorol neu ddaearyddol a rennir ar y cyd 

Pum Ffordd o Weithio: Hirdymor, Cynnwys, Cydweithredu, Atal 

7 nod llesiant: Cymru lewyrchus, Cymru gydnerth, Cymru fwy cyfartal, Cymru o ddiwylliant bywiog ac iaith Gymraeg lewyrchus

Yn dilyn cyfarfod gyda swyddogion Llywodraeth Cymru ym mis Medi 2022, buom yn gweithio gyda thîm digidol CLlLC i ddylunio a chynnal gweithdy cynnwys costau byw. Yr amcan oedd deall sut y gallem wneud gwybodaeth sy'n ymwneud â'r rhaglenni a grybwyllir gan y gweinidog yn hawdd ei darganfod, ei llywio a'i deall. 

Roedd 83 o bobl yn bresennol gyda chynrychiolwyr o Lywodraeth Cymru, pob awdurdod lleol a Chyngor ar Bopeth.

Effaith ar unwaith

Cawsom adborth gwych am y gweithdy, ac roedd yn wych gweld rhai awdurdodau lleol yn gwneud newidiadau ymarferol o ganlyniad. 

Emma Willis, Dylunydd Cynnwys, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, sy'n trafod rhai o ganlyniadau anuniongyrchol y gweithdy. 

Trawsgrifiad

“Roedd yna gytundebau uniongyrchol, gwych yn dod allan o'r gweithdai, yn enwedig o gwmpas pawb yn cytuno i enwi'r gwasanaethau yn gyson i ddilyn esiampl Llywodraeth Cymru ac erbyn hyn mae gennym waith i'w wneud i sicrhau bod hynny'n cael ei alluogi a'i wreiddio, ond roedd yn wych cael y sgwrs honno a'r cytundeb hwnnw. 

Cytunwyd hefyd ar ganlyniadau tymor hwy o ran Llywodraeth Cymru a llywodraeth leol yn cydweithio i ddylunio cynnwys costau byw, ac eto, ochr yn ochr â CDPS, mae gennym ddiddordeb mewn parhau i gefnogi hynny a gwneud i hynny ddigwydd. 

Yn ddiddorol, roedd cryn dipyn o ganlyniadau anuniongyrchol yr wyf yn credu eu bod wedi bod yn fuddiol. Rydym wedi clywed gan nifer o awdurdodau eu bod yn teimlo bod ganddynt well dealltwriaeth o arferion da dylunio a chynnwys, a hefyd mae peth o'r ymchwil a'r arfer da a gyflwynwyd gennym wedi helpu i godi'r achos hwnnw dros newid ac yn ogystal â hynny, rwy'n credu bod teimlad cyffredinol o’r diwrnod o bŵer cydweithredu a hefyd yr awydd i gael atebion cyffredin, cyfunol, felly mae hynny'n rhywbeth rydyn ni'n mynd i'w gadw mewn cof ar gyfer gwaith yn y dyfodol.  

Rydym yn gobeithio cynnal mwy o sesiynau yn gweithio gyda'n gilydd ac i fanteisio ar y ddeialog a'r momentwm sydd gennym ar waith ac mae nifer o gamau gweithredu a ddaeth allan o'r sesiwn felly rydyn ni'n mynd i weithio gyda CDPS i roi'r rheini ar waith fel y gallwn yrru rhyw fath o effaith a chanlyniadau diriaethol o'r sesiwn hon ac o rai yn y dyfodol y byddwn ni'n eu rhedeg.” 

Amcan 2: Cefnogi eraill i sicrhau bod pobl yn gallu cael mynediad at wasanaethau cyhoeddus digidol trwy eu helpu i greu gwasanaethau sydd wedi'u cynllunio o amgylch anghenion defnyddwyr 

Amcan 5: Parhau i hyrwyddo defnydd a rennir o dechnolegau a chreu a gwreiddio safonau cyffredin ac a rennir mewn digidol, data a thechnoleg 

Pum Ffordd o Weithio: Integreiddio, Cynnwys a Chydweithio 

7 nod llesiant: Cymru lewyrchus, Cymru gydnerth, Cymru fwy cydlynus, Cymru o gymunedau mwy cydlynol 

Yn dilyn gweithdy ym mis Tachwedd 2022, roedd yn amlwg bod angen i ni ddod o hyd i ffyrdd o hwyluso cydweithredu a chyd-ddylunio cynnwys ledled Cymru i'w gwneud yn haws i bobl ddod o hyd i gynnwys, ei lywio a’i ddeall. 

Nid oedd hyn yn dasg hawdd. Fe ddechreuon ni’n fach gan brofi syniadau ar sut i gyd-ddylunio a chydweithio ar un gwasanaeth penodol.

Gan gydnabod yr heriau o ddylunio cynnwys dwyieithog, fe ddysgon ni gan gydweithwyr Cyfoeth Naturiol Cymru ar eu profiadau o ysgrifennu triawd. 

Ein hamcanion oedd:  

• gwella'r dulliau o ddylunio cynnwys dwyieithog 

• creu fframwaith ar gyfer cydweithredu a chyd-ddylunio cynnwys sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr 

Y gwasanaeth y buom yn gweithio arno oedd Grant Hanfodion Ysgol Llywodraeth Cymru. Adnabuwyd hyn yn y gweithdy fel un o'r gwasanaethau gyda'r anghysondeb mwyaf ledled Cymru gyda'r defnyddiwr yn ddryslyd ynghylch cymhwysedd a beth oedd pwrpas y grant. Gyda Llywodraeth Cymru yn cyhoeddi'r enw newydd ar gyfer y Grant Datblygu Disgyblion blaenorol, roedd hwn yn gyfle da i gyd-ddylunio'r cynnwys hwn gan y byddai pob awdurdod lleol yn diweddaru eu cynnwys tua'r adeg hon. 

Yr allbynnau o'r gwaith hwn oedd: 

• darn o gynnwys cyd-ddylunio sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr i awdurdodau lleol ei ddefnyddio ar eu gwefannau 

• Pecyn cymorth ar gyfer cyd-ddylunio a chydweithio 

• methodoleg wedi'i mireinio ar gyfer trio ysgrifennu a dylunio cynnwys dwyieithog

Ysgrifennodd Ceri hefyd bost blog ar ei phrofiad o ddylunio cynnwys gan ddefnyddio'r dull ysgrifennu triawd.

Y camau nesaf

• Ehangu’n gynaliadwy ffordd o gyd-ddylunio cynnwys ar draws Cymru. 

• Darparu arweiniad, pecynnau cymorth ac adnoddau i bobl ddylunio cynnwys hygyrch, cynhwysol, o ansawdd, sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr, dwyieithog.  

• Adnabod ffyrdd o symud y tu hwnt i gynnwys a heriau cychwynnol darparu gwasanaethau.

Darllen mwy

Cyd-ddylunio gwasanaethau dwyieithog 

Oes rôl i’r cyfieithydd wrth ddylunio cynnwys?