Cam Alpha: Gwella gwasanaethau cyn- ymgeisio am gais cynllunio yng Nghymru

Mae’r gwasanaeth cyn- ymgeisio yn chwarae rhan hanfodol yn system gynllunio Cymru, o fudd i ddinasyddion ac awdurdodau cynllunio. Pan gaiff ei ddefnyddio’n effeithiol, mae’n darparu adborth cynnar a gwerthfawr sy’n helpu i sicrhau bod ceisiadau’n cydymffurio â pholisiau cynllunio cyn eu cyflwyno’n ffurfiol.

Fodd bynnag, canfu ein hymchwil fod 60% o geisiadau cynllunio yn cael eu gwrthod oherwydd gwybodaeth anghyflawn- problem y gellid ei lleihau’n sylweddol trwy ymgysylltu â gwasanaeth cyn- ymgeisio effeithilon a hawdd ei ddefnyddio.

Datgelodd ein hymchwil sawl her allweddol:

• Ymwybyddiaeth isel: Nid yw llawer o ddeiliaid tai yn gwybod bod cyngor cyn-ymgeisio ar gael 

• Hygyrchedd gwael: Pan fydd pobl yn dod o hyd i'r gwasanaeth, mae’n anodd dod o hyd i'r wybodaeth 

• Canllawiau dryslyd: Nid yw’r gwasanaeth presennol yn cynnwys cyfeiriad clir ar gyfer pobl nad ydynt yn arbenigwyr 

• Taith ansicr i'r defnyddiwr: Mae’r broses yn aml yn teimlo’n dameidiog ac  anghyson 

• Rhwystrau cyfathrebu: Mae cysylltu â staff cynllunio am help yn heriol, gan orfodi llawer i ddibynu ar arbeingwyr allanol sy’n gostus

Mae staff cynllunio hefyd yn wynebu heriau sylweddol: 

• Baich gweinyddol mawr gyda nifer o dasgau llawlfyr, ailadroddus 

• Cyfleoedd a gollwys i awtomeiddio prosesau syml 

• Adnoddau cyfyngedig i ymdrin â llwyth gwaith cynyddol 

Gan ddefnyddio’r mewnwelediadau hyn a gweithio gyda Chynghorau Caerdydd, Gwynedd a Bro Morgannwg, fe wnaethom ddatblygu a phrofi prototeip dwyieithog ar gyfer gwasanaeth cyn-ymgeisio digidol.

Er mwyn cefnogi’r gweithredu, rydym hefyd wedi datblygu adnoddau ymarferol gan gynnwys:

• Personas defnyddiwr manwl: deall anghenion amrywiol defnyddwyr gwasanaeth cynllunio 

• Glasbrintiau gwasanaethau: Mapiau cynhwysfawr o daith gwell defnyddiwr

• Templedi dwyieithog: Cynnwys i'w defnyddio sy’n glir a hygyrch 

• Canllawiau gweithredu: Cyngor ymarferol ar gyfer mabwysiadu’r gwelliannau hyn

Bydd yr adnoddau hyn yn helpu awdurdodau cynllunio i greu gwasanaethau cyn-ymgeisio mwy effeithlon sy’n diwallu anghenion dinasyddion yn well tra’n lleihau’r baich gweinyddol ar dimau cynllunio.

Mae ein hadroddiad yn crynhoi’r gwaith a wnaed yn ystod y cam hwn, yn benodol ar wella’r gwasanaeth cyngor cyn-ymgeisio mewn partneriaeth â Llywodraeth Cymru a 3 awdurdod cynllunio lleol. 

Mae’r adroddiad yn cynnwys ein canfyddiadau, ein hargymhellion a’r camau nesaf.

All the tools and templates we've developed are available for planning authorities across Wales to use and adapt.

Browse resources: 

Gwasanaeth cyn-ymgeisio 'fel ag y mae' mewn glasbrint: Mae’r deiliaid yn camu ar eu taith ochr yn ochr gyda’r broses fewnol i ddangos pwyntiau pryder a meysydd ar gyfer arloesi

Gwasanaeth cyn-ymgeisio fydd mewn glasbrint: Cynnig arloesol ar gyfer deiliaid tai ynghyd â gweithredwyr gwasanaeth mewnol.

Prototeip

Anghenion defnyddiwr: something that a user of your service or website will need to find or do

Cynnwys dwyieithog - gwefannau

Cynnwys dwyieithog - ffurflenni

Cynnwys dwyieithog - e-bost

Map safle: mae hyn yn dangos trefn y cynnwys ar gyfer defnyddwyr sy’n gwneud cais am ganiatâd cynllunio.Enghraifft o grynodeb llywio- i helpu’r defnyddiwr i wybod lle bydd y ddolen yn mynd â nhw.

Enghraifft o grynodeb llywio: i helpu’r defnyddiwr i wybod lle bydd y ddolen yn mynd â nhw. 

E-bostiwch ni os oes gennych ymholiad neu os hoffech gymryd rhan: gwasanaethaucynllunio@gwasanaethaucyhoeddusdigidol.llyw.cymru