Gwella'r system gynllunio yng Nghymru – Cyfnod Alffa crynodeb gweithredol

Gwnaeth Eluned Morgan, AS, Prif Weinidog, ymrywmiad clir i gyflymu a blaenoriaethu’r broses gynllunio yn ei datganiad i'r Senedd ym mis Medi 2024 ar gyfer gweddill tymor y Senedd hwn. 

Mae ein gwaith gyda is-adran Gynllunio Llywodraeth Cymru yn rhan o ymrwymiad y Llywodraeth hon i ddarparu gwasanaethau. Mae’r adroddiad hwn yn crynhoi’r gwaith a wnaed yn ystod cyfnod alpha y prosiect, a oedd yn canolbwyntio ar wella’r gwasanaeth cyngor cyn-ymgeisio i ddeiliaid tai fel enghraifft gynnar o wella gwasnanaethau gan ddefnyddio dulliau digidol.

Fe wnaethom bartneru â 3 awdurdod cynllunio lleol, Caerdydd, Gwynedd a Bro Morgannwg i ddatblygu datrysiad arfer gorau wedi’i lywio gan arbenigwyr.

• Nid oes llawer o ddeiliaid tai yn ymwybodol bod cyngor cyn ymgeisio ar gael 
• Gall gwybodaeth am y gwasanaeth fod yn anodd i dod o hyd iddi, yn anodd ei ddeall, ac yn aml wedi’i ysgrifennu mewn iaith gymhleth
• Nid oes cynnwys na chanllawiau clir, penodol i ddeiliaid, sy’n ei gwneud yn anodd i bobl nad ydynt yn arbenigwyr i ddefnyddio’r gwasanaeth 
• Mae swyddogion cynllunio yn wynebu heriau wrth ddehongli polisiau a deddfwriaeth gymhleth. Gall hyn yn arwain at gyngor anghyson a ffyrdd o weithio ar draws ACLl 
• Nid yw’r gwasanaeth yn hygyrch i bawb 
• Gall taith y defnyddiwr fod yn ddryslyd ac yn gymhleth ar gyfer pobl heb brofiad cynllunio 
• Mae’n anodd i ddefnyddwyr gysylltu â staff cynlluio pan fydd angen help arnynt 
• Mae ymgeiswyr yn aml yn dibynnu ar arbenigwyr y tu allan i'r awdurdod cynllunio neu yn cyflwyno ceisiadau o ansawdd isel 
• Mae baich gweinyddol mawr ar staff awdurdodau cynllunio lleol, gyda llawer o dasgau ysgrifenedig ac ailadroddus 
• Oedd cyfleoedd i awtomeiddio prosesau syml a lleihau llwyth gwaith yn cael eu colli

• Mapio a dilysu sut mae’r gwasanaeth cyngor cyn ymgeisio presennol yn gweithio ar draws y 3 ACLl. Fe wnaethom ddefnyddio hyn i greu darlun ehangach o’r gwasanaeth. 
• Fe wnaethom siarad â deiliaid tai (gan gynnwys y rhai oedd wedi defnyddio cyngor cyn ymgeisio a’r rhai nad oedd wedi’i ddefnyddio), staff cymorth cynllunio, swyddogion a rheolwyr 
• Fe wnaethom gynnal profion defnyddioldeb cynnwys cynllunio ar y 3 gwefan ACLl gydag 8 o ddeiliaid tai
• Fe wnaethom ddatblygu a phrofi gwasanaeth prototeip ddigidol ar gyfer cyngor cyn ymgeisio yn Saesneg a Chymraeg. 
• Fe wnaethom brofi’r prototeip mewn 3 rhan, gan ganolbwyntio ar dudalennau gwe, ffurflenni ar-lein a diweddariadau e-bost 
• Fe wnaethom greu glasbrint gwasanaeth Cymru gyfan a phwyntiau cyffwrdd digidol i'w defnyddio yn y dyfodol 

• Creu taith ar-lein bwrpasol ar gyfer caniatâd cynllunio deiliaid tai, gyda chyfarwyddiadau clir a chanllawiau cam wrth gam 
• Defnydd o iaith syml, pwyntiau bwled a phenawdau gweithredol i wneud y cynnwys yn haws i'w ddarllen 
• Datblygu ffurflen ar-lein syml ar gyfer gofyn am gyngor cyn ymgeisio, gyda diweddariadau e-bost awtomatig i ddefnyddwyr 
• Safoni sut mae ACLl yn darparu cyngor cyn ymgeisio i wneud y gwasanaeth yn gyson ac effeithlon

Mae’r adroddiad llawn yn cynnwys 37 o argymhellion i wella’r gwasanaeth cyngor cyn ymgeisio i ddeiliaid tai. Mae’r rhain yn cwmpasu taith lawn y defnyddiwr, offer ddigidol a ffyrdd o weithio ar gyfer ACLl. 

• Gwella effeithlonrwdd a chynaliadwyedd system cynllunio digidol Cymru 
• Lleihau amser ac ymdrech i ymgeiswyr a swyddogion cynllunio trwy ddilyn arfer da a safonau digidol y llywodraeth wrth ddylunio gwasanaethau sy'n wynebu'r cyhoedd. 
• Safoni arferion a phrosesau cynllunio ledled Cymru lle byddai hyn yn arwain at welliannau mewn effeithlonrwydd gwasanaeth. 
• Gwella gwasanaethau digidol ar gyfer ceisiadau cynlluio trwy ei gwneud hi’n haws i ddeiliaid tai ddod o hyd i a deall gwybodaeth, llenwi ffurflenni ac olrhain cynnydd 
• Annog cydweithio a rhannu arfer da ar draws y sector 
• Lleihau’r pwysau ar dimau cynllunio trwy symleiddio prosesau digidol ar gyfer cyngor cyn ymgeisio, fel bod ganddynt fwy o amser i ganolbwyntio ar achosion cymhleth a darparu gwell cefnogaeth.

• I ymgeiswyr: haws dod o hyd i'r wybodaeth gywir, llai o ddryswch a cheisiadau o ansawdd gwell 
• Ar gyfer ACLl: mwy o ymholiadau cyn ymgeisio sy'n arwain at safon uwch o geisiadau cynllunio, llai o ymholiadau gwasanaeth cwsmeriaid a phroses fwy effeithlon. 
• Ar gyfer Llywodraeth Cymru: system gynllunio syml, fwy effiethlon, cynaliadwy ac sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr.

• Roedd terfynau amser ac anhawster recriwtio cyfranogwyr ymchwil yn golygu nad oedd modd inni gynnwys gymaint o bobl ag yr oeddem wedi’i gobeithio  
• Roedd y ffocws ar atebion digidol oedd yn ychwanegu’r gwerth mwyaf 
• Nid yw’r argymhellion yn derfynol a byddant yn esblygu wrth i fwy o awdurdodau a defnyddwyr eu defnyddio.

Byddwn yn: 

• rhannu adroddiad ac argymhellion Cyfnod Alffa gyda’r tri phartner ACLl a Grŵp Cynghorwyr Strategol i gael adborth a sylwadau 
• cynllunio sut i ddod a’r newidiadau i wasanaethau byw 
• cytuno a ffurfioli’r camau nesaf  
• cynnal sioe dangos a dweud i rannu’r hyn a ddysgwyd gennym a gwahodd eraill i gymryd rhan

Rydym yn argymell profion pellach, gan gynnwys mwy o ACLl a mireinio’r gwasanaeth yn seiliedig ar adborth defnyddwyr.

Darllenwch am y prosiect ar ein gwefan a chofrestrwch am ddiweddariadau’r prosiect.