Deall yr heriau o fewn y gwasanaeth cynllunio yng Nghymru

Ein nod oedd argymell newidiadau cynaliadwy ar gyfer gwell gwasanaethau cynllunio yng Nghymru. Gwnaethom ganolbwyntio ar ddefnyddio atebion digidol i gefnogi'r newidiadau hyn.

Er mwyn cyflawni hyn, rydym yn anelu at:

• ddeall y broses bresennol
• ymgysylltu â'r rhanddeiliaid cywir
• nodi meysydd allweddol ar gyfer gwella

Mae cynllunio yng Nghymru yn gymhleth. Ar ôl siarad â rhanddeiliaid allweddol, gwelsom amryw o faterion ar draws y system gynllunio gyfan:

• diffyg adnoddau – anhawster recriwtio a chadw arbenigwyr
• systemau TG aneffeithlon
• systemau anghyson ar draws gwahanol awdurdodau cynllunio lleol
• polisïau a gwybodaeth gymhleth yn anodd eu deall
• Ansawdd gwael ceisiadau cynllunio
• Heriau rhannu gwybodaeth gyda'r cyhoedd
• diffyg adborth
• diffyg ymddiriedaeth y cyhoedd
• ffioedd ddim yn talu costau ymgeisio

Mae mynd i'r afael â'r heriau hyn yn hanfodol er mwyn gwneud y system gynllunio yng Nghymru yn fwy haws ei ddefnyddio.

Trefnodd y tîm y prosiect i 3 cham:

1. Cyn-ddarganfyddiad
2. Darganfyddiad
3. Alffa

Mae'r tîm yn alffa ar hyn o bryd.

Ar gyfer alffa, bydd y tîm yn canolbwyntio ar gam cyn ymgeisio y broses gynllunio. Rydym yn partneru gyda Llywodraeth Cymru a thri awdurdod lleol, Caerdydd, Bro Morgannwg a Gwynedd.

Mae'r amcanion ar gyfer y cam hwn yn cynnwys:

• cael dealltwriaeth glir o'r broses cyn ymgeisio yn yr awdurdodau hyn
• archwilio sut mae'r cam cyn ymgeisio yn cysylltu â'r broses gynllunio gyfan
• nodi anghenion awdurdodau cynllunio lleol ac ymgeiswyr
• darganfod pryderon o fewn y broses
• diffinio cynnyrch hyfyw i fynd i'r afael â'r materion allweddol

Yn dilyn hyn, mae'r tîm yn ceisio sicrhau y gellir rhannu dyluniadau neu gynnwys a grëir yn ehangach i gefnogi cynllunio ledled Cymru.

Bydd y tîm yn gweithio yn agored ac yn rhannu eu dysgu drwy'r broses hon.

Cyn-ddarganfod

Yn y cyfnod cyn-ddarganfyddiad, gwnaethom gynnal ymchwil bwrdd gwaith i ddeall y system gynllunio bresennol. Gwnaethom edrych ar wahanol wefannau cynllunio cynghorau lleol i ddeall sut maen nhw'n gweithio. Fe wnaethom hefyd nodi'r rhanddeiliaid allweddol wrth gynllunio. 

Fe wnaethom gyfarfod ag arbenigwyr cynllunio i ddeall mwy. Aeth y tîm i'r Ysgol Aeaf Cynllunio Digidol yng Nghaerdydd i rwydweithio a chael gwybod am offer cynllunio digidol newydd i wella'r gwasanaeth.

Cafodd y tîm craidd gyfarfod gyda'r Rheolwr Polisi Cynllunio, Neil Hemmington, o Lywodraeth Cymru i benderfynu ar ein camau nesaf.

Cytunwyd y dylai'r ffocws fod ar wella'r broses ymgeisio cynllunio.

Darganfyddiad

Wrth weithio ar y darganfyddiad, buom yn gweithio gyda:

• Llywodraeth Cymru
• Awdurdodau cynllunio lleol
• Sefydliad Cynllunio Trefol Brenhinol
• Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Gwnaethom edrych ar daith y defnyddiwr i wneud cais am ganiatâd cynllunio. O'u cyswllt cyntaf â'r gwasanaeth cynllunio, nes iddynt gael penderfyniad.

Yna fe wnaethom fapio'r camau yn y broses gynllunio. Mae hyn yn ein helpu i ddeall sut mae'n gweithio'n fwy eglur.

Fe wnaeth y tîm hefyd asesu porth Ceisiadau Cynllunio Cymru ar gyfer defnyddioldeb a hygyrchedd.

Er mwyn symleiddio'r broses gynllunio ar gyfer pawb dan sylw, gwnaethom nodi rhai meysydd i'w gwella:

• datblygu canllawiau clir, cam wrth gam gan ddefnyddio iaith glir i helpu ymgeiswyr ac asiantau cynllunio
• safoni polisïau a phrosesau cynllunio ar draws awdurdodau lleol i leihau dryswch
• diweddaru hyfforddiant i sicrhau bod swyddogion cynllunio yn deall ac yn gweithredu polisïau a deddfwriaeth
• adolygu'r ddeddfwriaeth a'r polisïau presennol i gael gwared ar gymhlethdod diangen
• sefydlu system ar gyfer adolygiadau parhaus o'r broses gynllunio, gan ymgorffori adborth rhanddeiliaid

Os hoffech ddysgu mwy am y prosiect neu gymryd rhan, e-bostiwch user.research@digitalpublicservices.gov.wales.