Mae'r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) mewn partneriaeth â Llywodraeth Cymru i ddod o hyd i ffyrdd o wneud y system gynllunio yng Nghymru yn fwy effeithlon a chynaliadwy.

Yr her

Mae cynllunio yn wasanaeth hanfodol gan y llywodraeth, mae'n ein hamddiffyn rhag datblygiadau gwael, yn rhoi arweiniad i'r rhai sy'n llunio ein trefi a'n dinasoedd, ac yn hollbwysig, gall atal eich cymydog rhag rhwystro eich golau naturiol gydag estyniad anystyriol. Er mwyn gwneud hyn, mae cynllunio yn adeiladu ar flynyddoedd o gyfraith, deddfwriaeth a pholisi a gall fod yn bwnc dryslyd ac anodd i'r person cyffredin ei ddeall.

Nod y prosiect darganfod hwn oedd deall y system gynllunio, nodi pwyntiau pryder, anghenion defnyddwyr, a heriau a wynebir gan ymgeiswyr a swyddogion cynllunio. Ein nod oedd llunio argymhellion i fynd i'r afael â'r materion hyn neu eu lliniaru. I wneud hyn, rydym wedi mabwysiadu ymagwedd sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr. Mae hyn yn golygu ein bod yn rhoi defnyddwyr gwasanaeth wrth wraidd ein hymchwiliadau, gallai hyn olygu bod deiliad y tŷ yn gwneud cais am ganiatâd cynllunio, neu adeiladwr yn deall rheoliadau swydd yr oeddent am ei chyflawni, i'r asiant cynllunio yn swyddfa'r cyngor sy’n prosesu'r ceisiadau ac ateb cwestiynau. 

Ein nod oedd deall pa feysydd sydd angen eu gwella a sut y gallwn ddiwallu anghenion defnyddwyr i wneud y broses yn haws i bawb.

Mae'r system gynllunio yng Nghymru yn chwarae rhan hanfodol wrth reoli defnydd a datblygiad tir. Ond mae llawer o randdeiliaid wedi nodi bod y system bresennol yn aml yn aneffeithlon ac yn anodd ei llywio. Mae Llywodraeth Cymru a chynghorau lleol yn cydnabod bod y system yn gymhleth, yn araf ac angen gwella. 

Ar hyn o bryd, gellir rhannu'r broses yn dri phrif faes:

  • Cyngor ac arweiniad cynllunio – darparu gwybodaeth i'r rhai sy'n ymwneud â chynllunio.
  • Y cam cyn ymgeisio – asesiad cynllunio ar raddfa lai sy'n helpu i nodi materion allweddol neu risgiau cyn gwneud cais llawn.
  • Cais cynllunio - cyflwyno manylion llawn cais cynllunio drwy "borth cynllunio" canolog i gael cymeradwyaeth derfynol.

Mae hon yn farn haws o’r broses, ac mae pob cam yn cynnwys sawl cam, polisïau a gweithdrefn.

Mae ymgeiswyr yn gweld y broses yn ddryslyd, sy'n ei gwneud yn anoddach gwneud cais am ganiatâd cynllunio, ac mae swyddogion cynllunio yn aml yn cael eu gorgyffwrdd â gormod o waith papur ac anghysondeb.

Mae rhai o'r heriau yn cynnwys:

  • Cymhlethdod i ymgeiswyr: Mae'r broses mor gymhleth fel na all llawer o bobl gyflwyno ceisiadau cywir heb gymorth proffesiynol.
  • Heriau i swyddogion cynllunio: Mae swyddogion yn cael trafferth dehongli polisïau a deddfwriaeth gymhleth, sy'n arwain at anghysondebau.
  • Arferion anghyson: Mae gwahanol gynghorau lleol yn trin pethau'n wahanol, sy'n ychwanegu at y dryswch. Fel y disgrifir gan un defnyddiwr "Mae'n wybodaeth sy'n gwrthdaro."

Mae cyfathrebu gwael a chanllawiau aneglur yn arwain at symiau sylweddol o geisiadau anghywir neu fethedig. Mae hyn, ynghyd ag amseroedd cymeradwyo hir a newidiadau polisi, yn creu ôl-groniadau, gan adael cynllunwyr lleol heb ddigon o adnoddau.

Yr hyn a wnaethom

Yn ystod y cyfnod darganfod, gwnaethom gloddio'n ddwfn i'r broses gynllunio trwy gyfarfod â rhanddeiliaid allweddol ar draws y system. Rydym wedi mapio'r broses porth gynllunio ac edrych yn ofalus ar sut mae gwahanol gynghorau yn trin gwasanaethau cyn ymgeisio. Buom hefyd yn siarad â asiantau chynllunio trydydd parti, arbenigwyr sy'n cefnogi deiliaid tai a busnesau gydag ymholiadau cynllunio, a deiliaid tai i ddeall eu pryderon a'u heriau. Trwy ymgysylltu â rhanddeiliaid, ymchwil, mapio, arolygon a chyfweliadau, roeddem yn anelu at gael darlun clir o'r hyn sy'n gwneud y broses mor anodd ei lywio.

Ein hargymhellion

I wneud y broses gynllunio yn haws ei deall a'i defnyddio i bawb dan sylw, rydym wedi nodi rhai gwelliannau i'r broses gynllunio yn gyffredinol:

  • Creu canllaw syml, hawdd ei ddefnyddio: Datblygu cyfarwyddiadau clir, cam wrth gam gan ddefnyddio iaith glir a delweddau i helpu ymgeiswyr ac asiantau cynllunio.
  • Safoni polisïau a gweithdrefnau ar draws cynghorau: Gweithio tuag at wneud polisïau a phrosesau cynllunio yn fwy unffurf ar draws awdurdodau lleol i leihau dryswch.
  • Gwella hyfforddiant ar gyfer swyddogion cynllunio: Adolygu a diwygio hyfforddiant a ddarperir i sicrhau bod swyddogion yn deall ac yn gweithredu'n llawn bolisïau a deddfwriaeth.
  • Symleiddio deddfwriaeth a pholisïau: Adolygu cyfreithiau a pholisïau presennol i gael gwared ar gymhlethdod diangen.
  • Diweddaru'r broses yn rheolaidd: Sefydlu system ar gyfer adolygiadau parhaus o'r broses gynllunio, gan gynnwys adborth gan yr holl randdeiliaid i wella pethau.

Beth sydd nesaf

Bydd y tîm yn ceisio canolbwyntio ar gam cyn ymgeisio y broses gynllunio.

Pam rydym yn canolbwyntio ar y broses cyn-ymgeisio

Mae'r gwasanaeth cyn ymgeisio yn rhan allweddol o'r system gynllunio ac mae'n cynnig manteision gwirioneddol i ymgeiswyr a swyddogion cynllunio. Mae'n rhoi cyfle i ymgeiswyr gael adborth cynnar ar eu cynigion, sy'n helpu i sicrhau bod eu ceisiadau'n fwy tebygol o gael eu cymeradwyo ac yn lleihau'r angen am edrych ar bethau drosodd a throsodd. Gydag o leiaf un awdurdod yn dweud bod ceisiadau a aeth drwy gais cyn ymgeisio yn dangos cyfradd lwyddo o 100% yn ystod y cam cais cynllunio llawn.

Fodd bynnag, mae gwaith i'w wneud o hyd i godi ymwybyddiaeth o'r gwasanaeth hwn a sicrhau ei fod yn rhedeg yn effeithlon i ganiatáu i awdurdodau a defnyddwyr wneud y gorau o'r broses.

Rydym yn nawr symud i mewn i'r cam nesaf yn ein prosiect, mewn partneriaeth â Llywodraeth Cymru a 3 awdurdod lleol yng Nghaerdydd, Bro Morgannwg, a Gwynedd.

Mae'r amcanion ar gyfer y cam hwn yn cynnwys:

  • ennill dealltwriaeth ddyfnach o'r broses cyn ymgeisio yn yr awdurdodau hyn o'r dechrau i'r diwedd
  • archwilio sut mae'r cam cyn ymgeisio yn cysylltu â'r biblinell gynllunio lawn
  • nodi anghenion awdurdodau cynllunio lleol ac ymgeiswyr
  • nodi pwyntiau pryder o fewn y broses
  • diffinio cynnyrch hyfyw i fynd i'r afael â'r materion allweddol

Yn dilyn hyn, mae'r tîm yn ceisio sicrhau y gellir rhannu dyluniadau neu gynnwys a grëir hefyd yn ehangach i gefnogi cynllunio ledled Cymru.

Bydd y tîm yn gweithio’n agored ac yn rhannu eu dysgu drwy'r broses hon.

Os hoffech ddysgu mwy am y prosiect neu gymryd rhan, e-bostiwch user.research@digitalpublicservices.gov.wales.