Deall yr heriau o fewn y gwasanaeth cynllunio yng Nghymru

Rydym yn cefnogi Llywodraeth Cymru i archwilio sut y gall datrysiadau digidol wella cynaliadwyedd ac effeithiolrwydd y system gynllunio yng Nghymru.

I fynd i'r afael â hyn, mae'r tîm wedi strwythuro'r prosiect yn 3 cham:

1. Cyn-ddarganfyddiad
2. Darganfyddiad
3. Alffa

Yn ystod y cyfnod cyn-ddarganfyddiad, cynhaliwyd ymchwil i ddeall y system gynllunio bresennol. Fe wnaethom nodi a mapio rhanddeiliaid hanfodol ar draws y system gynllunio.

Wrth symud i'r cam darganfod, roedd ein ffocws ar y broses o wneud cais cynllunio.

Yr amcan oedd ymchwilio a deall yr heriau a'r rhwystrau o fewn y broses ymgeisio.

Bydd y canfyddiadau hyn yn ein helpu i lunio argymhellion i fynd i'r afael â materion a gwella effeithlonrwydd prif feysydd y system gynllunio.

Ein nod oedd gwella gwasanaethau cynllunio yng Nghymru ac yn fwy cynaliadwy gan ddefnyddio digidol neu dechnoleg.

Er enghraifft:

• darganfod sut mae'r broses yn gweithio
• cynnwys y bobl gywir
• canolbwyntio ar feysydd penodol i wella

Roedd hyn wedi ein helpu i awgrymu gwelliannau ar gyfer proses gynllunio hwylus a mwy effeithiol.

Mae cynllunio yng Nghymru yn gymhleth. Ar ôl siarad â rhanddeiliaid allweddol, gwelsom amryw o faterion ar draws y system gynllunio gyfan: 

• diffyg adnoddau – anhawster recriwtio a chadw arbenigwyr
• systemau TG aneffeithlon
• systemau anghyson ar draws gwahanol awdurdodau cynllunio lleol
• gwybodaeth sy'n anodd ei deall i'r defnyddiwr – polisïau cymhleth
• ansawdd gwael ceisiadau cynllunio
• heriau rhannu gwybodaeth gyda'r cyhoedd
• diffyg mecanweithiau adborth
• diffyg ymddiriedaeth y cyhoedd
• ffioedd ddim yn cynnwys y cais

Mae mynd i'r afael â'r heriau hyn yn hanfodol er mwyn gwella effeithiolrwydd a hygyrchedd y system gynllunio yng Nghymru.

Yn ystod y cyfnod ddarganfod, buom yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru, awdurdodau cynllunio lleol, Sefydliad Cynllunio Trefol Brenhinol a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.

Cyn-ddarganfod

Yn y cyfnod cyn-ddarganfod, cynhaliwyd ymchwil bwrdd gwaith i ddeall y system gynllunio bresennol. Gwnaethom edrych ar wahanol wefannau cynllunio cynghorau lleol i ddeall sut maen nhw'n gweithio. Fe wnaethom hefyd nodi'r rhanddeiliaid allweddol wrth gynllunio.

Cynhaliwyd cyfarfodydd ag arbenigwyr cynllunio i ddeall mwy. Aeth y tîm i'r Ysgol Aeaf Cynllunio Digidol yng Nghaerdydd i rwydweithio a chael gwybod am offer cynllunio digidol newydd i wella'r gwasanaeth.

Cafodd y tîm craidd gyfarfod gyda'r Rheolwr Polisi Cynllunio, Neil Hemmington, o Lywodraeth Cymru i benderfynu ar ein camau nesaf.

Nawr, rydym yn canolbwyntio ar wella'r broses ymgeisio cynllunio.

Darganfyddiad

Yn ystod y cyfnod darganfod, gwnaethom ganolbwyntio ar y broses o wneud cais cynllunio.

Roedd hyn yn cynnwys cam cynta’r defnyddiwr gyda'r awdurdod cynllunio lleol i wneud cais am ganiatâd cynllunio, hyd at y pwynt o gael penderfyniad.

Mae'r tîm hefyd wedi asesu porth Ceisiadau Cynllunio Cymru ar gyfer defnyddioldeb a hygyrchedd.

Yn ogystal, fe wnaethom fapio'r camau sy'n gysylltiedig â'r broses gynllunio i ddeall sut mae pethau'n gweithio ar hyn o bryd.

Er mwyn gwneud y broses gynllunio yn haws ei deall a'i defnyddio i bawb dan sylw, rydym wedi nodi rhai gwelliannau i'r broses gynllunio:

• Creu canllaw syml, hawdd ei ddefnyddio: Datblygu cyfarwyddiadau clir, cam wrth gam gan ddefnyddio iaith glir a delweddau i helpu ymgeiswyr ac asiantau cynllunio.
• Safoni polisïau a gweithdrefnau ar draws cynghorau lle bo hynny'n bosibl: Gweithio tuag at greu polisïau a phrosesau cynllunio mwy unffurf ar draws awdurdodau lleol i leihau dryswch.
• Gwella hyfforddiant ar gyfer swyddogion cynllunio: Adolygu a diwygio hyfforddiant a ddarperir i sicrhau bod swyddogion yn deall ac yn gweithredu'n llawn bolisïau a deddfwriaeth.
• Symleiddio deddfwriaeth a pholisïau: Adolygu cyfreithiau a pholisïau presennol i gael gwared ar gymhlethdod diangen.
• Diweddaru'r broses yn rheolaidd: Sefydlu system ar gyfer adolygiadau parhaus o'r broses gynllunio, gan gynnwys adborth gan yr holl randdeiliaid i wella pethau.

Bydd y tîm yn ceisio canolbwyntio ar gam cyn ymgeisio y broses gynllunio mewn partneriaeth â Llywodraeth Cymru a 3 awdurdod lleol yng Nghaerdydd, Bro Morgannwg a Gwynedd.

Mae'r amcanion ar gyfer y cam hwn yn cynnwys:

• ennill dealltwriaeth ddyfnach o'r broses cyn ymgeisio yn yr awdurdodau hyn o'r dechrau i'r diwedd
• archwilio sut mae'r cam cyn ymgeisio yn cysylltu â'r biblinell gynllunio lawn
• nodi anghenion awdurdodau cynllunio lleol ac ymgeiswyr
• nodi pwyntia pryder o fewn y broses
• diffinio isafswm cynnyrch hyfyw  i fynd i'r afael â'r materion allweddol

Yn dilyn hyn, mae'r tîm yn ceisio sicrhau y gellir rhannu dyluniadau neu gynnwys a grëir hefyd yn ehangach i gefnogi cynllunio ledled Cymru.

Bydd y tîm yn gweithio yn agored ac yn rhannu eu dysgu drwy'r broses hon.

Os hoffech ddysgu mwy am y prosiect neu gymryd rhan, e-bostiwch user.research@digitalpublicservices.gov.wales.