Gweithiom gydag Is-adran Gynllunio Llywodraeth Cymru ac awdurdodau cynllunio lleol i ddangos sut gellir cynyddu effeithlonrwydd gwasanaethau trwy ddefnyddio technoleg ddigidol yn effeithiol. Ein nod oedd rhoi enghraifft trwy amlygu gwelliannau i’r gwasanaeth cynllunio cyn-ymgeisio. Mae’r gwasanaeth hwn o fudd i ymgeiswyr a swyddogion cynllunio trwy wella ansawdd ceisiadau cynllunio dilynol. Mae adborth cynnar yn helpu i sicrhau bod ceisiadau’n cydymffurfio â pholisïau cynllunio cyn iddynt gael eu cyflwyno’n ffurfiol. Fodd bynnag, dangosodd ein hymchwil y gallai gwelliannau i’r broses helpu i leihau’r 60% o geisiadau sy’n cael eu gwrthod oherwydd diffyg gwybodaeth ategol.
Beth rydym wedi’i wneud
Gan weithio mewn partneriaeth â Llywodraeth Cymru, Cyngor Caerdydd, Cyngor Gwynedd a Chyngor Bro Morgannwg, rydym wedi bod yn edrych ar ffyrdd o wella profiad deiliaid tai o’r gwasanaeth cyngor cyn-ymgeisio ar yr un pryd â sicrhau bod proses ddigidol wedi’i symleiddio yn cynhyrchu canlyniadau cynllunio o’r ansawdd iawn.
Trwy ein hymchwil, canfuom nad yw llawer o ddeiliaid tai yn ymwybodol bod y gwasanaeth cyn-ymgeisio ar gael, ac os ydynt yn ymwybodol ohono, bod gwybodaeth yn gallu bod yn anodd ei chanfod a’i deall. Nid yw’r gwasanaeth yn rhoi arweiniad clir yn gyson i bobl nad ydynt yn arbenigwyr, nid yw’n gwbl hygyrch bob amser, ac mae’n gallu bod yn daith ddryslyd i’r defnyddiwr. Pan fydd angen cymorth, mae’n gallu bod yn anodd cysylltu â staff cynllunio, sy’n gorfodi llawer o bobl i ddibynnu ar arbenigwyr allanol.
Mae staff yn wynebu baich gweinyddol uchel gyda llawer o dasgau ailadroddus i’w cyflawni â llaw, ac nid yw cyfleoedd i awtomeiddio prosesau syml a lleihau’r llwyth gwaith wedi’u harchwilio i raddau helaeth.
Gan ddefnyddio’r wybodaeth hon, datblygwyd a phrofwyd gwasanaeth digidol prototeip ar gyfer cyngor cyn-ymgeisio a darparwyd offer ymarferol i helpu i’w weithredu, gan gynnwys personâu defnyddwyr manwl, glasbrintiau gwasanaeth, prototeipiau dwyieithog wedi’u profi a thempledi cynnwys cynhwysfawr. Bydd yr adnoddau hyn yn helpu awdurdodau cynllunio ledled Cymru i greu gwasanaethau cynllunio cyn-ymgeisio sy’n fwy hygyrch, effeithlon a hawdd eu defnyddio sy’n bodloni anghenion dinasyddion yn well ar yr un pryd â lleihau’r baich gweinyddol ar dimau cynllunio.

Beth nesaf?
Byddwn yn gweithio gyda phartneriaid mewn llywodraeth leol i ddatblygu'r gwaith hwn.
Rydym yn gwneud mwy o waith mapio gwasanaethau ar gyfer camau eraill y broses gynllunio i ddeall pa rannau allweddol sy’n achosi trafferth a rhwystrau y gellid mynd i’r afael â nhw.
Rydym hefyd yn recriwtio dadansoddwr data a dadansoddwr busnes i archwilio sut gall data ddatgloi mwy o botensial yn y system gynllunio yng Nghymru.
Gadewch i ni glywed am y gwaith gan Brif Gynllunydd Llywodraeth Cymru, Neil Hemington
“Mae adroddiad darganfod CGCD ar gyfleoedd i wella sut mae gwasanaethau cynllunio yn cael eu darparu trwy dechnoleg ddigidol wedi amlygu nifer o feysydd allweddol lle y gall gwaith wella cynaliadwyedd a hygyrchedd gwasanaethau cynllunio yn y tymor byr.
Mae gweithio gyda CGCD wedi ein galluogi i edrych o’r newydd ar y ffordd y mae gwasanaethau cynllunio’n cael eu darparu i’r cyhoedd – gennym ni a’n rhanddeiliaid. Mae arbenigedd gweithwyr proffesiynol sy’n llwyr ddeall sut mae defnyddwyr digidol eisiau cael at wasanaethau wedi cynnig safbwynt newydd ar daith y defnyddiwr, hygyrchedd gwybodaeth a hyd yn oed yr iaith a ddefnyddiwn i ddisgrifio sut mae’r system gynllunio’n gweithredu mewn ffordd y gall pobl ei deall.
Mae CGCD wedi gweithio’n gyflym mewn partneriaeth â Llywodraeth Cymru a chydweithwyr mewn llywodraeth leol, gan ddefnyddio technegau ac offer rheoli prosiect ystwyth a chydweithredol i ddatblygu enghreifftiau o gynigion gwella gwasanaethau, fel model gwasanaeth cyn-ymgeisio safonedig.
Mae’r gwaith hwn wedi dangos canlyniadau pendant mewn cyfnod byr. Mae cynnydd ar y prosiectau hyn yn parhau a disgwylir iddynt orffen erbyn mis Mawrth 2026. Bydd y canlyniadau o’n gwaith partneriaeth yn galluogi defnyddwyr gwasanaethau i gael at y wybodaeth y mae arnynt ei hangen yn haws ac yn rhoi sgiliau digidol uwch i gynllunwyr er mwyn iddynt ffurfio ein cymunedau’n well.”