Sefydlu'r tîm cywir ar gyfer y gwasanaeth

Nid oes gan unrhyw unigolyn yr holl sgiliau sydd eu hangen i ddylunio, adeiladu a darparu gwasanaeth cyhoeddus. Er mwyn bodloni anghenion defnyddwyr, mae angen tîm traws-swyddogaethol arnoch a all ddysgu, addasu a chyflawni gyda'i gilydd. 

Mae timau da yn rhannu cyfrifoldeb, yn cydweithio ac yn ymateb yn gyflym i newid. Nid yw eu sefydlu yn ymwneud â theitlau swyddi yn unig. Mae'n ymwneud â diwylliant, ymddiriedaeth a chael pwrpas clir.

Mae sefydliadau'n aml yn trefnu pobl yn ôl swyddogaethau ac adrannau, fel cael tîm o ddadansoddwyr a datblygwyr ar wahân. Gall hyn arafu’r gwaith cyflawni a chreu seilo. 

Mae timau amlddisgyblaethol yn draws-swyddogaethol. Maent yn cyfuno gwahanol rolau o fewn un grŵp sy'n canolbwyntio ar wasanaeth.  

Dysgu beth yw tîm aml-ddisgyblaethol llwyddiannus a buddiannau tîm aml-ddisgyblaethol. 

Gallant: 

• gydweithio bob dydd 
• gwneud penderfyniadau gyda'i gilydd 
• rhannu atebolrwydd am ganlyniadau 

Yn sgil hyn, gallwn gael adborth yn gynt a gwella ansawdd y gwaith. Er ei bod hi'n cymryd amser i symud oddi wrth weithio mewn seilo swyddogaethol, mae'r buddiannau yn werth yr ymdrech. 

Gweminar ar adeiladu timau amlddisgyblaethol.

Mae'r rhan fwyaf o dimau gwasanaeth ystwyth angen cymysgedd o rolau, sgiliau a phrofiadau. Mae’r union rolau yn dibynnu ar y gwasanaeth a’r anghenion. Gall gynnwys:

• rheolwr cynnyrch: sy’n berchen ar y weledigaeth, yn rheoli'r rhestr o dasgau ac yn cydbwyso anghenion y defnyddwyr a’r sefydliad
• rheolwr cyflawni: sy’n cefnogi'r tîm i weithio'n effeithiol ac yn cael gwared ar rwystrau 
• ymchwilydd defnyddiwr: sy’n casglu tystiolaeth am anghenion pobl a phrofi syniadau 
• dylunwyr: dylunwyr gwasanaeth, dylunwyr cynnwys neu ddylunwyr rhyngweithio sy’n gwneud gwasanaethau yn glir, yn hygyrch ac yn hawdd i’w defnyddio 
• datblygwyr: sy’n adeiladu a chynnal elfennau technegol o'r gwasanaeth 

Yn dibynnu ar y gwaith a'r sefydliad, gall y rolau hyn orgyffwrdd. Er enghraifft, gall dylunwyr:

• feithrin diwylliant o gydweitho
• sicrhau fod y gwaith yn cyd-fynd â’r weledigaeth
• cynnwys rhanddeiliaid i gynyddu eu hymrwymiad a’u dealltwriaeth

Mae rheolwyr cynnyrch a chyflawni yn elwa o gynnwys y tîm cyfan wrth lunio strategaeth. Yr hyn sy'n bwysig yw cwmpasu'r ystod lawn o sgiliau sydd eu hangen i ddeall problemau, dylunio atebion a'u darparu.

Dysgu am y rolau gwahanol a all fod eu hangen yn eich tîm (GOV.UK - Saesneg y unig).

Yng Nghymru, mae timau yn aml yn fach ac mae rolau arbenigol yn gyfyngedig. Efallai na fyddwch yn gallu ffurfio tîm traws-swyddogaethol llawn ar unwaith. 

Dechreuwch gyda'r hyn sydd ar gael a llenwi bylchau gam wrth gam: 

• os nad oes gennych ymchwilydd defnyddiwr, cynhaliwch brofion syml a chael cymorth gan eraill 
• os yw sgiliau dylunio yn brin, canolbwyntiwch ar gynnwys a defnyddiwch adnoddau a rennir fel y Llawlyfr Gwasanaeth a phatrymau 
• os yw rolau yn rhan-amser, nodwch yn glir gyfrifoldebau eich tîm 

Defnyddiwch dystiolaeth o anghenion defnyddwyr i gyflwyno'r achos dros ychwanegu mwy o swyddi dros amser.

Mae timau angen mwy na'r rolau a'r arbenigedd cywir. Mae arnynt angen yr amgylchedd cywir a diogelwch seicolegol. 

Creu amgylchedd lle mae pobl yn teimlo'n gyffyrddus yn rhannu syniadau, yn cymryd risgiau a dysgu o gamgymeriadau. Dyna beth sy'n gwneud cydweithredu gonest a gwelliant parhaus yn bosibl. 

Er mwyn creu'r amgylchedd hwnnw, rhaid: 

• lleihau'r haenau sefydliadol: mae pawb yn cyfrannu safbwyntiau gwahanol 
• cytuno ar arferion cyffredin: cyd-greu cytundebau cyffredin ar ymddygiad, gwneud penderfyniadau a chyfathrebu  
• alinio'r tîm: defnyddio cynfas tîm i alinio ar bwrpas, gwerthoedd, ffyrdd o weithio a diffiniad cyffredin o ‘wedi'i gyflawni’ 
• gwrando'n gyntaf: cynnal sesiynau adlewyrchu a gwiriadau tîm i fyfyrio, monitro lles a gwella 

Mae arferion bach fel y rhain yn creu ymddiriedaeth, didwylledd a gwell gwaith tîm. Pan fydd timau yn teimlo eu bod yn cael eu cefnogi ac y gellir ymddiried ynddynt, gallant ganolbwyntio ar ddarparu gwerth i ddefnyddwyr. 

Anaml y caiff gwasanaethau eu darparu gan ddim ond y tîm craidd. Ystyriwch y bobl y tu allan i'ch tîm uniongyrchol sy'n eich helpu i ddarparu'r cynnyrch neu'r gwasanaeth.  

Mae rhanddeiliaid y gallwch eu mapio i'w hystyried yn cynnwys: 

• cydweithwyr: arbenigwyr sy'n darparu arbenigedd, fel cydweithwyr cyfreithiol neu bolisi 
• cefnogwyr: rhoi diweddariadau rheolaidd i uwch arweinwyr neu bartneriaid 

Mae eu hystyried yn gynnar yn helpu i osgoi pethau annisgwyl ac oedi, ac yn sicrhau bod y gwasanaeth yn cyd-fynd â nodau ehangach.

Gall tîm traws-swyddogaethol, amlddisgyblaethol amrywio yn ei ffurf gan ddibynnu ar y gwasanaeth a'r sefydliad. 

Gall tîm awdurdod lleol fod yn amlddisgyblaethol er mwyn: 

• ail-ddylunio gwasanaeth trwsio tai 
• cyd-weithio pob dydd 
• gostwng amseroedd aros
• gwella boddhad 

Gall tîm gwasanaeth iechyd fapio rhanddeiliaid er mwyn: 

• cynllunio pryd i gynnwys arbenigwyr cyfreithiol a diogelu data 
• osgoi oedi wrth i’r gwaith cyflawin fynd yn ei flaen

Gall tîm bach Cymreig sydd a dim ond ychydig o rolau: 

• gynnal ymchwil syml 
• benthyg cymorth technegol 
• profi gwerth y gwaith i sicrhau cael rheolwr cynnyrch yn nes ymlaen

• Cyfleoedd a heriau adeiladu sgiliau digidol 

  Dyma adnoddau allanol sydd ddim ond ar gael yn Saesneg:

• Roles and tasks in a digital project (gov.scot) 

Project setup (gov.scot)