Gweithio ac adeiladu mewn dull agored

Mae bod yn agored yn fwy na chyfathrebu: mae'n ymwneud â sut rydych chi'n gweithio. 

Yn y sector cyhoeddus, mae gweithio mewn dull agored yn golygu dylunio gyda phobl, nid ar eu cyfer. Mae'n cysylltu timau ar draws sefydliadau ac yn helpu pawb i wneud penderfyniadau gwell gyda thystiolaeth a rennir.  

Pan fyddwch yn gweithio mewn dull agored, byddwch yn: 

• adeiladu ymddiriedaeth trwy ddangos cynnydd a phenderfyniadau wrth iddynt ddigwydd 
• lleihau dyblygu drwy rannu'r hyn sy'n bodoli eisoes 
• gwella gwasanaethau'n gyflymach drwy ofyn am adborth yn gynnar ac yn aml 

Mae'r dull hwn yn cefnogi cyd-ddylunio, cyd-gynhyrchu a defnyddio cod agored ledled Cymru.  Mae'n cryfhau tryloywder, cydweithredu ac ailddefnyddio gwaith ar draws y sector cyhoeddus. 

Mae gwneud gwaith yn weladwy a gwahodd adborth cyn ymrwymiadau mawr yn helpu i fagu hyder ac yn lleihau risg. 

Mae bod yn agored yn helpu timau i leihau risg, cryfhau cydweithredu a chreu cyd-ddealltwriaeth. Mae rhannu cynnydd yn rheolaidd yn golygu y gallwch sylwi ar faterion yn gynnar ac addasu cynlluniau cyn iddynt fod yn gostus. 

Mae bod yn agored hefyd yn dangos atebolrwydd. Gall rhanddeiliaid a defnyddwyr weld pa benderfyniadau rydych chi'n eu gwneud a pham. Mae hyn yn magu hyder oherwydd bod pobl yn gwybod eu bod yn cael eu cynnwys. 

Mae rhannu'r hyn rydych chi'n ei wneud yn helpu eraill i ddysgu o'ch profiad ac osgoi dyblygu. 

Byddwch yn dryloyw ac yn agored o’r dechrau, nid ar ôl cyflawni’r gwaith. Dylech ei ymgorffori ar draws y camau cyflawni: 

• Y cam darganfod: rhannwch yr hyn rydych chi'n ei ddysgu am anghenion a chyfyngiadau defnyddwyr 
• Y cam alffa: profwch syniadau a dangos prototeipiau cynnar, hyd yn oed os mai rhai cychwynnol ydynt 
• Y cam beta: dogfennwch eich penderfyniadau, ailadrodd a'r hyn a newidiodd o adborth 
• Y cam byw: parhewch i ddangos gwelliannau a'r rhesymau drostynt 

Dysgu am y camau’r dull ystwyth o gyflawni.

Mae rhannu manylion gwaith sydd ar y gweill yn magu hyder, mae'n dangos gwerth yn gyflym ac yn dangos sut mae taflu goleuni ar y gwaith yn llywio'ch penderfyniadau a'ch cyfeiriad. 

Gall hefyd eich cysylltu â thimau a sefydliadau eraill sy'n gwneud gwaith tebyg neu a all eich cefnogi, gan arbed arian ac adnoddau. 

Mae gweithio mewn dull agored yn golygu cynnwys pobl eraill, nid dim ond eu diweddaru. Dylech:

• gyd-ddylunio datrysiadau gyda defnyddwyr, partneriaid a thimau eraill 
• cydweithio ar draws disgyblaethau i leihau gorfod trosglwyddo’r gwaith
• sicrhau bod gweithdai ac arteffactau dylunio yn canolbwyntio ar gyfranogiad, nid perffeithrwydd 

Yn hytrach na dibynnu ar gymeradwyaeth ffurfiol, mae'r dull hwn yn canolbwyntio ar gyd-ddealltwriaeth. Mae'n gwneud cyflawni yn haws, yn fwy tryloyw ac yn fwy dynol. 

Mae trafod eich gwaith a'i gofnodi mewn dull agored, yn gynnar ac yn glir yn helpu eraill i weld ac ailddefnyddio'r hyn rydych chi wedi'i ddysgu. Nid oes rhaid i'ch gwaith a'r hyn rydych chi'n ei ddangos fod yn berffaith. 

Gallwch: 

• gynnal sesiynau dangos a dweud rheolaidd 
• cyhoeddi diweddariadau fel nodiadau wythnosol, cofnodion blog a chrynodebau sbrint 
• rhannu trywydd y gwaith (roadmap), eich blaenoriaethau a’r arteffactau dylunio fel y gall eraill eu gweld a'u defnyddio 

Cysylltu ag eraill sydd â diddordeb yn eich gwaith drwy rwydweithiau sy’n bodoli. Er enghraifft: 

• Cymunedau ymarfer 
• Slack Cymru Ddigidol
• UK Government Digital Slack  

Mae dogfennu da o fudd i bawb. Mae'n adrodd stori eich gwasanaeth ac yn helpu eraill i ailddefnyddio'ch gwaith.  

Sicrhewch fod eich cofnodion yn: 

• agored: wedi'i gyhoeddi neu bod modd eu rhannu 
• hygyrch: mae'r iaith yn glir ac yn hawdd dod o hyd iddo a'i defnyddio 
• archwiliadwy: yn esbonio’r penderfyniadau, y cyfaddawdau a’r dystiolaeth

Mae hanesion dylunio, nodiadau wythnosol a rhestrau tasgau (backlogs) agored yn helpu eraill i ddilyn eich taith a dysgu o heriau a llwyddiannau. 

Mae'r gweithgareddau hyn yn disodli proses ddwys o gymeradwyo gwaith sydd ar ben gyda phroses llai beichus o sicrwydd parhaus.  

Dyma rai awgrymiadau ar sut i weithio mewn dull agored. 

Mae bod yn agored yn gweithio dim ond pan fydd pobl yn teimlo'n ddiogel i rannu gwaith anorffenedig, yn croesawu camgymeriadau ac yn trafod heriau. 

Dylech greu diwylliant o ddiogelwch seicolegol lle mae: 

• adborth yn addysgol, nid yn feirniadol
• gall y tîm drafod yr hyn nad oedd yn gweithio yn ogystal â'r hyn sy'n gweithio 
• heriau'n cael eu rhannu'n barchus ac yn adeiladol 

Nid oes rhaid i chi rannu popeth ar unwaith. Dechreuwch gyda chamau bach a: 

• rhannu prototeip cynnar neu gipolwg ar yr ymchwil 
• cyhoeddi nodiadau wythnosol byr neu grynodebau sbrint 
• siarad am yr hyn rydych wedi'i ddysgu o broblem 

Mae'r arferion hyn yn meithrin hyder a diogelwch seicolegol dros amser, gan wneud bod yn agored yn rhan o'r gwaith cyflawni.  

Mae defnyddio cod agored yn rhan bwysig o weithio yn mewn dull agored. Mae cyhoeddi cod, systemau dylunio a chynnwys yn agored yn helpu eraill i ddysgu o'ch gwaith ac adeiladu arno. 

Gall defnyddio a rhannu offer cod agored: 

• wneud gwasanaethau'n fwy tryloyw ac atebol 
• lleihau dyblygu drwy ailddefnyddio cydrannau sy’n bodoli’n barod
• gwella hyblygrwydd a chynaliadwyedd y sector cyhoeddus 

Pan fyddwch yn cyhoeddi eich cod neu asedau dylunio, dilynwch egwyddorion trwyddedu llywodraeth agored ac egwyddorion hygyrchedd. Rhannwch eich gwaith mewn storfeydd cyhoeddus fel GitHub neu'r Hwb Rhannu Digidol lle gall eraill eu haddasu a chyfrannu. 

Gall gweithio mewn dull agored mewn gwahanol gyd-destunau gynnwys: 

• tîm iechyd yn cyhoeddi cynllun eu gwasanaeth digidol ar-lein fel y gall staff, partneriaid a’r cyhoedd weld eu blaenoriaethau a’u cynnydd 
• mae awdurdod lleol yn cynnal sioe dangos a dweud gyhoeddus bob pythefnos ble y gall cydweithwyr a’r cyhoedd wneud sylwadau ar brototeipiau 
• tîm digidol yn rhannu nodiadau wythnosol yn agored a chyda rhanddeiliaid i ddangos cynnydd a dysgu 
• tîm yn y llywodraeth yn cyhoeddi ei hanes dylunio yn ddwyieithog, gan ddangos sut mae penderfyniadau polisi'n llunio'r gwasanaeth 

Gallwch wylio enghraifft o un o'n sioeau dangos a dweud yma.

• Dylunio gwasanaethau sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr:  
• Darllen awgrymiadau ar sut i weithio mewn dull agored. 

Dyma adnodd allanol sydd ddim ond ar gael yn Saesneg:

Why we should work in the open (Co-op Digital)