Cyflwyniad i’r dull ystwyth o gyflawni gwasanaethau yn y sector cyhoeddus

Mae'r sector cyhoeddus yng Nghymru yn gymhleth ac yn newid yn gyflym. Mae anghenion defnyddwyr yn newid, mae blaenoriaethau polisi yn newid ac mae technoleg yn esblygu dros amser. 

Mae dulliau traddodiadol o gyflawni prosiectau yn aml yn tybio bod cwmpas, terfynau amser ac adnoddau prosiect yn sefydlog. Os na all timau addasu, mae risg y bydd y gwasanaeth yn hwyr yn cael ei roi ar waith, dros y gyllideb neu ddim yn llwyddo i fodloni anghenion pobl. 

Yn aml, rydyn ni’n galw’r rhain yn brosiectau ‘rhaeadr', lle mae popeth yn cael ei gynllunio ymlaen llaw a'i gyflawni ar y diwedd. 

Mae cyflawni mewn dull ystwyth yn ddull o reoli prosiectau lle mae timau yn rhannu’r gwaith yn ddarnau llai ac yn cyflawni mewn cylchoedd byr. 

Mae hyn yn osgoi cyflawni gwasanaethau sy'n anhygyrch, yn hen ffasiwn neu sydd ddim yn llwyddo i fodloni anghenion defnyddwyr. Mae’n helpu timau i ddylunio ac adeiladu gwasanaethau sy'n ymateb i newid, yn bodloni anghenion gwirioneddol ac yn gwella dros amser. 

Dyma adnodd allanol sydd ddim ond ar gael yn Saesneg:

• Compare agile and waterfall (gov.scot) 

Mae mwy iddi na dim ond dull. Mae'n feddylfryd ag iddo egwyddorion a thechnegau ymarferol.  

Mae'n galluogi grwpiau i: 

• weithio ar y cyd ar draws proffesiynau 
• gwneud gwelliannau yn gynnar ac yn aml 
• dysgu wrth weithio a newid cyfeiriad os oes angen 
• gweithio'n agored i rannu’r cynnydd a meithrin dealltwriaeth ac ymddiriedaeth gyda phobl eraill  

Nid cyflwyno fframweithiau na seremonïau anhyblyg yw hyn. Mae'n ymwneud â gwella gwasanaethau i ddefnyddwyr yn gynnar, yn aml ac yn bwrpasol.  

Dysgu mwy am beth yw’r dull ystwyth. 

Mae'r dull ystwyth yn lleihau risgiau trwy rannu’r gwaith yn gamau bach y gallwch eu profi yn hytrach na buddsoddi'n helaeth ar ôl diffinio’r datrysiad ymlaen llaw. 

I roi syniad i chi, gallwch: 

• ddechrau gyda chamau bach a phrofi yn gynnar cyn ymrwymo adnoddau mawr  
• rhannu prosiectau yn gamau llai y gallwch eu rheoli
• canolbwyntio ar ddeall y broblem cyn buddsoddi mewn datrysiad 
• mesur llwyddiant yn ôl y gwerth a rown i ddefnyddwyr 
• Cadw golwg ar beth mae pobl angen ei wneud (canlyniadau) yn hytrach na’r hyn y byddwn ni’n ei gynhyrchu (allbynnau) 
• addasu'n barhaus ar sail ymchwil, adborth a data 
• gweithio mewn dull agored fel y gall eraill weld, dysgu a chyfrannu

Dyma adnodd allanol sydd ddim ond ar gael yn Saesneg:

Core principles of agile (GOV.UK)

Nid oes angen rhaglen drawsnewid fawr arnoch i ddechrau. Dechreuwch gydag arferion sy'n cyd-fynd â'ch cyd-destun, fel:   

• cynnal gweithgareddau darganfod byr er mwyn deall y broblem cyn creu datrysiadau
• defnyddio dulliau ystwyth syml i ddogfennu a blaenoriaethu eich gwaith a'i wneud yn weladwy 
• adeiladu prototeipiau syml i brofi'ch syniadau gyda defnyddwyr er mwyn cael adborth 
• rhannu drafftiau, prototeipiau neu fetrigau gyda chydweithwyr a rhanddeiliaid yn gynnar yn y broses 
• cynnal gwiriadau byr, rheolaidd i alinio'r tîm 

Dros amser, gallwch ychwanegu dulliau gyda mwy o strwythur iddynt  fel sbrintiau, sesiynau retro neu fireinio’r rhestr o anghenion (backlog). Y nod yw creu arferion ar sail arbrofi a myfyrio. 

Dyma adnodd allanol sydd ddim ond ar gael yn Saesneg:

• Agile methods: an introduction (GOV.UK)

Weithiau, mae'r dull ystwyth yn cael ei gamddeall. Dyma rai enghreifftiau: 

• meddwl bod dim cynllunio o gwbl yn y dull ystwyth: mae timau ystwyth yn cynllunio drwy'r amser, ond mewn ffordd hyblyg ac mewn cylchoedd llai 
• cymryd yn ganiataol mai dim ond gyda gyda thechnoleg gwybodaeth (TG) yn unig y mae ystwyth yn gweithio: mae egwyddorion ystwyth yn berthnasol i ddylunio polisi, dylunio gwasanaethau a gweithrediadau hefyd 
• trin y dull ystwyth fel un sy'n dilyn Scrum neu Kanban yn llythrennol: mae'r dull ystwyth yn ehangach, yn ymwneud â meddylfryd ac ymddygiadau  

Mae gwasanaethau digidol ar draws y llywodraeth yn defnyddio'r dull ystwyth o gyflawni ond mae egwyddorion y dull yn berthnasol ar lefel ehangach.

Er enghraifft: 

• gall y broses o wneud cais am fudd-dal ddechrau gyda phrototeip syml wedi'i brofi gan grŵp bach o ddefnyddwyr, yn hytrach nag aros misoedd i adeiladu system lawn 
• ailgynllunio gwefan awdurdod lleol gan ryddhau newidiadau fesul tudalen, gan ddysgu o ddadansoddeg ac adborth defnyddwyr wrth iddi dyfu 
• gall tîm polisi gyhoeddi drafftiau cynnar, rhannu tystiolaeth, ac gwella’r polisi yn barhaus mewn dull agored, yn hytrach na gweithio y tu ôl i ddrysau caeedig nes y câi ei gymeradwyo 

Mae'r ffordd hon o weithio yn helpu grwpiau i: 

• osgoi buddsoddi’n helaeth o flaen llaw yn y datrysiad anghywir 
• bod yn gyson ag anghenion defnyddwyr a nodau polisi 
• meithrin ymddiriedaeth gydag arweinwyr a rhanddeiliaid drwy gynnig tystiolaeth reolaidd o gynnydd 

Ar gyfer arweinwyr, mae'n golygu nad oes angen i chi aros tan y diwedd i weld a yw prosiect yn llwyddo. Mae gwasanaethau'n gwella'n barhaus, gan roi tystiolaeth i chi lywio penderfyniadau cyllid, polisi a sefydliadol.

Dyma adnoddau allanol sydd ddim ond ar gael yn Saesneg:

• Use agile ways of working (NHS)  
• Agile (gov.scot) 
• Agile Delivery (GOV.UK)   
• Agile and government services: an introduction (GOV.UK)