Sut mae agor ceisiadau i ystod mor eang â phosibl o ddarparwyr? Gwneud y gwaith papur yn fodel o symlrwydd ac eglurder
26 Awst 2022
Mae’r dylunydd cynnwys, Amy McNichol, a Harry Webb o bartneriaid masnachol Curshaw CDPS, wedi bod yn ceisio gwneud dogfennau caffael CDPS yn llai cymhleth. Bwriad y gwaith yma yw gwneud y broses o ymgeisio am gyfleoedd masnachol yn llai brawychus a llafurus.
Ein rhagdybiad yw, os ydym yn gwneud caffael yn haws i'w ddeall, bydd darparwyr o bob maint yn teimlo'n fwy hyderus i wneud cais. Mae hyn yn cefnogi prif amcan CDPS i helpu economi Cymru i dyfu, sef bwriad cenhadaeth 4: economi digidol yn Strategaeth Ddigidol Cymru.
Wedi’i ddylunio’n bwrpasol, dim ar frys
Rydym yn gweld bod prynu neu werthu nwyddau neu wasanaethau, yn ei hun, yn wasanaeth cyflawn. Felly, rydym wedi bod yn dylunio proses wedi’i gysylltu â thempledi byrion, safonedig, arweiniad a chyfathrebiad e-bost.
Dyma 3 enghraifft o’r newidiadau rydym wedi eu gwneud i’r broses bresennol, ac eglhurhad o’r penderfyniad i’w newid.
- E-bost yn gwahodd darparwyr i wneud cais
Rydym wedi creu templed gall CDPS anfon at ddarparwyr gyda diddordeb mewn cynnig am gyfle penodol.
Ar ôl ymgysylltu cyn mynd allan i'r farchnad lle mae prynwr yn ymestyn allan i'r farchnad i weld beth sydd ar gael, yr ebost safonol yma fydd y cyswllt cyntaf i ddarparwyr dderbyn gan CDPS.
Yn flaenorol, doedd dim templed. O ganlyniad, roedd rhaid ail-ddrafftio e-bost pob tro, rhywbeth di-drefn a llafurus.
Mae’r templed e-bost newydd yn cynnwys chwe atodiad. Gall hyn fod yn llethol, felly mae’n allweddol bwysig bod yr e-bost yn cyfathrebu’n gywir ac yn gryno, beth mae pob atodiad ynghylch. Mae’n rhaid ein bod yn dryloyw gyda’n ddarparwyr am y tasgau sy’n rhan o’r cais, fel eu bod yn gallu gwneud penderfyniad yn seiliedig ar wybodaeth yn gyflym, os dylent wneud cais neu beidio.
Rydym wedi:
- defnyddio nifer o bwyntiau bwled sy’n ymddwyn fel canllaw cam wrth gam, er mwyn gwneud y nifer o ddogfennau deimlo’n haws delio â nhw
- rhoi berf ar flaen pob cam (‘wedi darllen’ neu ‘wedi cwblhau’), i wneud hi’n glir bod angen gweithredu
- cynnwys beth sy’n digwydd nesaf – heblaw am fod yn ystyriol o ddarparwr, y gobaith yw bod llai o bobl angen cysylltu â ni i holi
- nodi yn glir pa rhannau mae angen i gydweithwyr CDPS cwblhau
- Ffurflen datganiad ymgeisydd
Mae’r datganiad yn ffurflen rhaid i’r ymgeiswr cwblhau a’i ddychwelyd i CDPS wrth wneud cais am gyfle masnachol. Mae’r ffurflen yn gofyn cwestiynau ynglŷn â chyfreithlondeb y cwmni, yn ogystal â’r bobl sy’n gweithio iddyn nhw, neu gyda nhw. Mae’n rhan o ddiwydrwydd dyladwy CDPS i osgoi dyfarnu darn o waith i gwmni gyda chysylltiadau troseddol neu sy’n anghyfrifol yn gymdeithasol.
Roedd y fersiwn blaenorol o’r datganiad yn gofyn i ymgeisydd ateb 28 cwestiwn, nifer â sawl rhan iddyn nhw. Mae CDPS eisiau annog grŵp amrywiol o ddarparwyr i gynnigam gyfleoedd. Felly, mae'n fuddiol i ni wneud y rhan yma o’r broses mor ysgafn â phosibl er mwyn arbed amser ymgeiswyr a CDPS - wrth brosesu'r ffurflen.
Rydym wedi:
- ystyried yr angen tu ôl i bob cwestiwn - beth yn union sydd angen i wirio cyfreithlondeb darparwr, er enghraifft, a pha ddata bydd yn ddefnyddiol i’w casglu (megis, a yw darparwr wedi’i leoli yng Nghymru)
- cysylltu ag arweiniad ac adnoddau eraill i’w gwneud hi’n haws i’r darparwyr rhoi’r wybodaeth sydd angen arnom - er enghraifft, gwefan Tŷ’r Cwmnïau, rhag ofn bod pobl wedi anghofio eu rhif cwmni
- dileu’r angen am ddogfennau ategol byddai’n rhaid i CDPS eu gwirio (ond datganwyd efallai byddai CDPS yn gofyn amdanynt yn hwyrach)
- cysylltu â gwybodaeth ategol ddefnyddiol a gymerodd le fel troednodiadau yn flaenorol
- Gofynion CDPS
Ar ddechrau cyfnod caffael, mae’r prynwr yn datgan eu gofynion o ddarparwyr. Dylai darparwyr allu gweithio allan os yw’r contract o ddiddordeb yn syth, heb orfod mynd drwy lawer o wybodaeth.
Am y rheswm hwnnw, rydym wedi cynnwys gwybodaeth ar y dechrau 'rydym yn wybod y bydd darparwyr ei angen, gan gynnwys:
- cyllideb y prynwr
- hyd y contract (gyda’r posibilrwydd o estyniad)
- lleoliad byddai’r darparwyr yn gweithio ynddo
Ond, y newid mwyaf rydym wedi ei wneud ynghylch y ffurflen gofynion, yw darparu arweiniad ar sut i ysgrifennu’r gofynion eu hunain.
Mewn nifer o gyfnodau caffael, fel mae Harry wedi gweld, mae sefydliadau sy'n prynu nwyddau neu wasanaethau yn trefn ynghylch yr atebion yr hoffent eu cael. Mae’n well i brynwyr egluro pam maen nhw eisiau prynu rhywbeth - sy’n aml yn golygu disgrifio’r broblem maen nhw am ei datrys.
Mae’r canllaw rydym wedi ei gynnwys yn annog prynwyr CDPS i feddwl am y canlyniadau yr hoffent eu gweld (y ‘broblem i’w datrys), oherwydd gallai datrysiad gyfyngu ar ddarparwyr yn ormodol. Y darparwr, nid y prynwr, sydd yn y sefyllfa orau i awgrymu ateb, gan eu bod yn arbenigwr yn y maes hwnnw.
Heb orffen (ond popeth yn iawn hyd yn hyn)
Rydym wedi cychwyn yn gadarn ar y dogfennau sy'n wynebu cyflenwyr, ac rydym yn dechrau eu defnyddio o fewn CDPS a gydag ymgeiswyr. Byddwn yn eu hadolygu (eu mireinio) mewn ymateb i adborth gan y ddau grŵp o ddefnyddwyr.