Mae gan gwmnïau mawr dimau cyfan i bori trwy gontractau hirwyntog, ond mae hynny'n annheg i rai llai a thalentog, yn ôl Amy McNichol and Harry Webb
1 Mehefin 2022
Yn y rhan o’r Strategaeth Ddigidol i Gymru sy’n ymwneud â’r economi ddigidol, mae Llywodraeth Cymru yn dweud ei bod eisiau creu:
arferion a pholisïau caffael sy’n cefnogi arloesedd a ffyniant economaidd, er mwyn i fusnesau yng Nghmru allu ffynnu, ac rydyn ni’n cefnogi’r sector cyhoeddus i weithio gyda marchnad ymatebol o gwmnïau
Mae’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) eisiau gosod esiampl yn hyn o beth. Er mwyn creu cystadleuaeth iach ymhlith cronfa fwy amrywiol o ddarparwyr, rydyn ni wedi dechrau ailystyried dyluniad y dogfennau a ddefnyddiwn i gaffael nwyddau a gwasanaethau.
Mae’r dogfennau hyn yn cael eu defnyddio gan:
- ddarparwyr (sefydliadau sy’n gwerthu nwyddau a gwasanaethau i CDPS)
- cydweithwyr mewnol sy’n gyfrifol am gynnal prosesau caffael ochr yn ochr â’n partner masnachol, CURSHAW
Cronfa amrywiol o ddarparwyr
Rydyn ni’n gwybod bod llawer o ddarparwyr nwyddau a gwasanaethau sector cyhoeddus yn gwmnïau mawr sydd â llawer o brofiad o wneud cais am gontractau caffael, a’u hennill. Mae gan rai darparwyr unigolion, neu hyd yn oed dimau, sydd wedi’u neilltuo’n benodol i ddarllen contractau hirfaith fel bod y cwmni’n gallu teimlo’n hyderus wrth eu llofnodi.
Ond i ddarparwyr llai o faint, a llai profiadol, gall rhwymo eu hunain yn gyfreithiol i ddogfennau amleiriog nad ydynt yn sicr eu bod yn eu deall achosi pryder, yn naturiol.
Mae CDPS wedi mynd ati i ailwampio cynnwys ein dogfennau caffael gyda’r cwmnïau bach a chanolig hyn mewn cof.
Dyma rai o’r problemau cyffredin sy’n rhwystro rhai o’r cwmnïau llai hyn rhag darparu nwyddau neu wasanaethau i CDPS.
1. Gormod neu ddim digon o wybodaeth
Gall caffael gymryd amser hir. Yn aml, bydd misoedd yn mynd heibio o’r cyswllt ysgrifenedig cyntaf a gaiff ddarparwyr gan CDPS i lofnodi cytundeb. Mae hyn yn golygu ei bod yn hanfodol rhoi’r wybodaeth iawn i ddarparwyr ar yr adeg iawn, fel nad oes rhaid iddynt ei chofio o ddogfen a ddarllenon nhw fisoedd ynghynt.
Fe ganfuon ni’n aml nad oedd dogfennau’n rhoi digon o fanylion, a oedd yn golygu bod perygl y gallai un o ddau beth ddigwydd:
- gallai gormod o wybodaeth lethu darparwr
- gallai dim digon o wybodaeth achosi i ddarparwyr chwilio am esboniad pellach
Gwelliant: Gan weithio o fewn ffiniau cyfreithiol, rydyn ni wedi dechrau creu haenau o gynnwys fel ein bod ni’n rhoi gwybodaeth berthnasol, lefel uchaf i ddefnyddwyr yn gyntaf. Rydyn ni’n cynnwys dolen allanol neu gyfeiriad at wybodaeth fwy cynhwysfawr i bobl y mae arnynt ei hangen.
2. Mae trefn y broses yn aneglur
Mae CDPS yn rhannu tua 8 i 12 o ddogfennau gyda darparwr yn ystod proses gaffael. Weithiau, mae angen i ni anfon pentwr o bethau cysylltiedig ar yr un pryd fel atodiadau e-bost.
Gwelliant: Rydyn ni’n ymwybodol y gallai nifer y dogfennau fod yn llethol, felly rydyn ni’n anelu at:
- restru’r dogfennau rydyn ni wedi’u hanfon at ddarparwyr yn y drefn y dylen nhw gael eu darllen a’u cwblhau – mae’n galondid i ddefnyddwyr pan allan nhw weld ble mae’r llinell derfyn ac mae’n eu helpu i bennu eu cyflymder
- esbonio ar frig pob dogfen beth yw ei diben
- dweud wrth ddarparwyr ymlaen llaw pa gamau y mae angen iddynt eu cymryd, fel eu bod yn llai tebygol o fethu cam ac arafu’r broses
3. Mae brawddegau cymhleth, hirwyntog ac anghysondebau yn rhwystro dealltwriaeth
Yn aml, mae dogfennau cyfreithiol yn gymysgedd o ddogfennau eraill sydd wedi cael eu cyfuno dros amser. Dyna ran o’r rheswm pam y gallan nhw fod mor hir ac ailadroddus.
Efallai bydd sefydliad sy’n prynu wedi dechrau trwy ddefnyddio contract safonol ac wedi sylweddoli’n ddiweddarach fod cymal X ar goll. Bydd y sefydliad yn ychwanegu cymal X (yn aml drwy ei godi a’i symud o gontract gan sefydliad arall), ond efallai na fydd cymal X yn defnyddio’r un geiriau, arddull neu ‘dermau’ â gweddill y contract safonol, sy’n ffordd sicr o greu dryswch.
Gwelliant: Rydyn ni wedi dechrau trosi iaith gyfreithiol yn iaith syml er mwyn iddi fod yn ddealladwy i ddarparwyr nad oes ganddynt lawer o wybodaeth gyfreithiol.
Rydyn ni hefyd wedi lleihau anghysondebau. Er enghraifft, mae rhai dogfennau’n cyfeirio at ‘ddarparwyr’, mae rhai’n eu galw nhw’n ‘gyflenwyr’, mae rhai’n dweud ‘cynigwyr’, ac mae eraill yn defnyddio ‘tendrwyr’. Mae’n ymddangos bod y pedwar gair wedi cael eu defnyddio i olygu’r un peth ar unrhyw adeg yn ystod proses gaffael CDPS. Rydyn ni wedi diffinio pob un er mwyn osgoi dryswch.
Nawr fe arhoswn ni i glywed gan ddefnyddwyr…
Gobeithiwn ddechrau defnyddio’r templedi a’r dogfennau rydyn ni wedi bod yn gweithio arnynt o fewn yr ychydig fisoedd nesaf, a fydd yn ein helpu i weld ble mae angen i ni wella. Rydyn ni wedi cynnwys cyfleoedd i ddarparwyr roi adborth i ni fel y gallwn weld ble y gallai pethau fod yn ddryslyd neu’n anghyson o hyd.
Rydyn ni hefyd yn awyddus i weithio gyda’n set arall o ddefnyddwyr: cydweithwyr CDPS sy’n cynnal pob proses gaffael. Rydyn ni wedi cynnwys arweiniad yn rhai o’r templedi maen nhw’n ychwanegu gwybodaeth atynt cyn eu rhannu gyda darparwyr. Bydd gennym ddiddordeb i weld a yw’r arweiniad hwnnw’n ddigon.
Mae Amy McNichol yn ddylunydd cynnwys sy’n gweithio i CDPS