Gwasanaethau gwastraff: dangos gwerth dylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr

Ein nod oedd:

• deall y daith o un pen i'r llall ar gyfer defnyddwyr ffurflenni gwastraff peryglus, a nodi meysydd i'w gwella
• cael gwell dealltwriaeth o'r problemau sydd gan un grŵp o ddefnyddwyr - ffermwyr - wrth gofrestru ar gyfer eithriadau gwastraff a chydymffurfio â nhw
• profi gwahanol ddulliau o wella dealltwriaeth defnyddwyr o ran pa eithriadau i gofrestru, a sut mae'n rhaid iddynt gydymffurfio
• defnyddio’r prosiect cyfnod darganfod/alpha i ddangos i CNC werth dylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr, ac sydd wedi’i arwain gan ddamcaniaeth

Bydd ffermwyr yn elwa trwy dderbyn gwasanaeth gwell, a gwell arweiniad, sy'n eu helpu i gydymffurfio ag eithriadau gwastraff.

Yn fwy cyffredinol, byddai holl ddefnyddwyr Cyfoeth Naturiol Cymru yn elwa ar ganllawiau a gwasanaethau sy’n canolbwyntio’n fwy ar y defnyddiwr.

Gweithion ni yn agos gyda thimau polisi a gweithredol Cyfoeth Naturiol Cymru, ac arbenigwyr pwnc, i ddeall y gwasanaethau eithrio gwastraff a gwastraff peryglus presennol.

Roedd y tîm digidol ar gyfer y ddau gam yn cynnwys dylunydd cynnwys Cyfoeth Naturiol Cymru ac yn cydweithio'n achlysurol ag ymchwilydd defnyddwyr Cyfoeth Naturiol Cymru.

Darganfod gwastraff peryglus a’r eithriadau gwastraff alffa yw’r ‘prosiect arddangos’ cyntaf y buon ni a Chyfoeth Naturiol Cymru yn gweithio arni gyda’i gilydd.

Mae'r gwaith wedi arddangos manteision dylunio gwasanaeth Ystwyth sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr yn hytrach na’r dull ‘rhaeadr’ traddodiadol. Roedd staff Cyfoeth Naturiol Cymru yn gweithio’n agos â chynllunio’r gwasanaeth drwyddi draw.

Cyfnod darganfod

Ar gyfer y cyfnod darganfod, fe wnaethom gyfweld â sefydliadau sy'n cynhyrchu ac yn derbyn gwastraff peryglus.

Gan ddechrau ym mis Tachwedd 2021, nododd ein darganfyddiad 12 wythnos amrywiaeth o faterion gyda gwasanaeth gwastraff peryglus CNC, gan gynnwys problemau gyda’i daenlen ffurflenni gwastraff ac ansawdd y canllawiau ynghylch y gwasanaeth. Dyluniodd, adeiladodd a phrofodd y tîm brototeip o un adran o’r broses dychwelyd gwastraff peryglus a oedd yn caniatáu i ddefnyddwyr brosesu ‘dim enillion’ (gan ddweud yn y bôn wrth Cyfoeth Naturiol Cymru nad oeddent wedi trin unrhyw wastraff peryglus y chwarter hwnnw) mewn ffordd llawer symlach.

Er bod hyn wedi ildio ar lawer o fewnwelediadau defnyddiol, penderfynon ni a Cyfoeth Naturiol Cymru y byddai costau ymchwilio ymhellach i’r gwasanaeth gwastraff peryglus yn debygol o orbwyso’r manteision.

Datgelodd y darganfyddiad fod problemau tebyg gyda chynnwys y gwasanaeth eithriadau gwastraff yn achosi problemau gyda chofrestru a chydymffurfio. Awgrymodd ymchwil defnyddwyr fod ffermwyr – y grŵp defnyddwyr mwyaf ar gyfer eithriadau – yn tueddu cofrestru mwy o eithriadau nag sydd angen. O ganlyniad i hyn, mae gan Cyfoeth Naturiol Cymru llai o fewnwelediad dibynadwy i weithgareddau a chydymffurfiaeth ffermwyr.

Alffa

Yn y cyfnod alffa, gwnaethom waith ymchwil gyda ffermwyr, staff undeb amaethwyr ac ymgynghorydd amaethyddol.

Felly, fe wnaethom gytuno â Cyfoeth Naturiol Cymru y byddem yn canolbwyntio alffa ar ffyrdd i helpu ffermwyr deall pa eithriadau gwastraff y dylent eu dewis. Gallai mewnwelediadau o hyn hefyd helpu Cyfoeth Naturiol Cymru mewn meysydd eraill, drwy wella ansawdd data yn ogystal â’u dull reoleiddio ‘cyffyrddiad ysgafn’.

Un rheswm tebygol nad yw ffermwyr yn cofrestru’n gywir yw oherwydd nad ydynt yn deall y canllawiau. Er mwyn rhoi’r ddamcaniaeth yma at brawf, dyluniom ganllawiau mwy clir, mwy cryno, ac wedi’u strwythuro’n well, ar gyfer y gweithgaredd eithrio D1: dyddodi gwastraff wedi’i garthu o ddyfroedd mewndirol. Darganfyddom fod defnyddwyr yn gallu deall y cynnwys oedd wedi’u amgen yn well.

Rheswm arall efallai nad yw’r cynnwys eithriadau gwastraff presennol yn gweithio i ddefnyddwyr yw oherwydd eu bod yn neidio dros adrannau, neu fel arall ddim yn ymgysylltu â’r canllawiau. Fe wnaethom adeiladu ail brototeip lle mae'n rhaid i’r defnyddwyr ateb un cwestiwn ar bob tudalen i ddarganfod a ddylent gofrestru ar gyfer gweithgaredd eithrio D1. Rydyn ni newydd roi hyn i ddefnyddwyr ac yn dadansoddi'r canfyddiadau.

Gwnaethom hefyd ddechrau archwilio sut y gallem wella ansawdd fersiynau Cymraeg o gynnwys. Yn hytrach nag anfon y cynnwys Saesneg gorffenedig at y tîm cyfieithu, fe wnaethom gyfarfod â'r cyfieithydd yn gyntaf i redeg trwy'r meddwl y tu ôl i'r prototeip. Yna gofynnwyd iddi nodi meysydd lle'r oedd y cyfieithiad llythrennol o'r Saesneg i'r Gymraeg yn broblematig. Fe ddechreuon ni hefyd ddatblygu set o egwyddorion i sicrhau cyfieithiadau gwell, a dechrau gweithio ar fframwaith ar gyfer ysgrifennu pâr dwyieithog.

Rhannu gwybodaeth a throsglwyddo sgiliau

Drwy gydol y cyfnod darganfod ac alffa, mae’r tîm wedi rhoi ‘cinio a dysgu’ a dosbarthiadau meistr ar-lein i staff Cyfoeth Naturiol Cymru ar wahanol agweddau ar Ystwyth, creu cynnwys a dylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr.

Rydym hefyd wedi cyhoeddi blogiau sy'n cefnogi'r cyflwyniadau hyn. Ein nod oedd tynnu sylw at fanteision dylunio sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr ac annog y sefydliad i fabwysiadu'r dull hwn. Mae hynny hefyd yn nod sy’n rhan o strategaeth ddigidol newydd Cyfoeth Naturiol Cymru ac mae’n cyd-fynd â Safonau Gwasanaeth Digidol Cymru.