Mae Llywodraeth Cymru yn amcangyfrif bod £2bn o fudd-daliadau heb eu hawlio yng Nghymru ar hyn o bryd. Yn CDPS, rydym yn gweithio ar brosiect i helpu i wella sut y mae pobl yn cael at Fudd-daliadau Cymru, gan sicrhau bod pobl yng Nghymru yn gallu cael y cymorth sydd ar gael iddynt yn hawdd.
Mewn cam blaenorol o'n gwaith, fe wnaethom greu cysyniad ar gyfer proses ymgeisio symlach ar gyfer grant hanfodion ysgol, prydau ysgol am ddim a gostyngiad yn y dreth gyngor. Fe wnaethom brofi'r cysyniad gyda defnyddwyr, ond yn fwy na hynny, nid oeddem wedi ei brofi gyda chynghorau i weld a oedd mewn gwirionedd yn ymarferol iddynt ei weithredu.
Ers hynny rydym wedi bod yn profi ac yn mireinio'r cysyniad gydag awdurdodau lleol. Gwnaethom ymgysylltu â 4 cyngor i brofi ein cysyniad - sy'n cynnwys 2 daith defnyddiwr gwahanol. Mae'r hyn rydyn ni wedi'i ddarganfod am rannu data wedi datgelu cyfleoedd sylweddol a bylchau hanfodol y mae angen mynd i'r afael â nhw.
Taith 1
Mae Taith 1 wedi'i chynllunio ar gyfer preswylwyr sydd wedi'u cynnwys yn y gyfran ddata Credyd Cynhwysol. Mae hon yn daith gymharol awtomataidd gydag ychydig iawn o fewnbwn rhagweithiol yn ofynnol gan yr ymgeiswyr eu hunain. Roedd ymateb y cynghorau yn gadarnhaol dros ben - roedd pob un ohonynt eisoes yn gweithredu rhai o'r syniadau hyn ac roeddent yn agored i dderbyn awgrymiadau eraill pe gellid goresgyn rhwystrau penodol.
Taith 2
Mae mwy o heriau i Gam 2. Mae'r llwybr hwn ar gyfer preswylwyr sydd angen llenwi ffurflen gais i wneud cais am unrhyw un o'r 3 budd-dal sydd ar gael. Nod y cysyniad oedd lleihau'r wybodaeth y mae'n rhaid i rywun ei darparu trwy gael cynghorau i ddefnyddio ffynonellau data eraill y mae ganddynt fynediad atynt eisoes. Dyma pryd y daethom ni ar draws problem: Mae Searchlight, cronfa ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) a fyddai'n allweddol i'r dull hwn, yn colli rhywfaint o wybodaeth hanfodol sy'n ofynnol ar gyfer asesiadau Gostyngiadau'r Dreth Gyngor.
Deall gwahanol garfannau defnyddwyr
Mae angen i wahanol garfannau sy'n gwneud cais am y budd-daliadau hyn ddarparu gwahanol faint o wybodaeth yn seiliedig ar eu hamgylchiadau. Gellir egluro hyn gyda 3 enghraifft.
Ystyriwch rywun o oedran pensiwn sydd wedi ymddeol, y mae ei blant wedi gadael cartref, ac sy'n derbyn yr elfen Credyd Gwarantedig o Gredyd Pensiwn. Caiff y person hwn ei drosglwyddo'n awtomatig i dderbyn Gostyngiad Treth Gyngor llawn. Os nad ydynt yn rhannu eu cartref gydag unrhyw rai nad ydynt yn ddibynyddion, gallem ofyn iddynt eu henw a'u rhif Yswiriant Gwladol yn unig, gyda phopeth arall ar gael trwy Searchlight.
Yn yr un modd, byddai angen i riant sengl sy'n ddi-waith, sydd â chyflwr iechyd neu anabledd hirdymor, ac sy'n derbyn Credyd Cynhwysol ddarparu ychydig iawn o wybodaeth. Ni fyddai angen iddynt egluro am bartneriaid, pobl nad ydynt yn ddibynyddion sy'n byw gyda hwy, na manylion incwm.
Fodd bynnag, mae rhywun sy'n hunangyflogedig gydag enillion islaw lefel isafswm incwm y Credyd Cynhwysol, ac sy'n rhannu eu heiddo gydag oedolion eraill, yn wynebu sefyllfa fwy cymhleth. Byddai angen iddynt ddarparu llawer mwy o wybodaeth a thystiolaeth ar gyfer asesiad effeithiol.
Yr Her o ran Data
Ein ffocws ar hyn o bryd yw creu ffurflen gais sengl sydd mor syml â phosibl. Er mwyn cyflawni hyn, mae angen i ni ddeall yr hyn y mae'n rhaid i gynghorau ei wybod i asesu pobl ar gyfer y 3 budd-dal, yr hyn y mae ganddynt fynediad ato eisoes trwy ffynonellau data presennol, ac felly'r hyn y mae'n rhaid i ymgeiswyr ei ddarparu yn eu ceisiadau.
Rydym wedi llwyddo i lunio rhestr gynhwysfawr o'r hyn y mae'n rhaid i gynghorau ei ystyried wrth asesu rhywun ar gyfer Gostyngiad yn y Dreth Gyngor, Budd-dal Tai, Prydau Ysgol am Ddim, neu Grant Hanfodion Ysgol. Fodd bynnag, rydym yn cael anhawster i ddeall yn fanwl yr hyn y mae gan gynghorau fynediad ato drwy drefniadau rhannu data.
Ar hyn o bryd rydym yn gweithio gyda'r Adran Gwaith a Phensiynau i ddeall beth mae Searchlight yn ei ddarparu i gynghorau o dan amgylchiadau gwahanol. Ar yr un pryd, rydym yn archwilio sut i strwythuro'r ffurflen gais fel bod pob person yn ateb cwestiynau sy'n berthnasol i'w sefyllfa yn unig, gan leihau'r baich gwybodaeth ar ymgeiswyr.
