Cynnwys

Trosolwg

Wrth gyflawni mewn dull ystwyth, mae cynllunio yn barhaus. Mae timau yn gosod amcanion clir, yn dysgu o’u cynnydd ac yn addasu wrth i bethau newid. 

Mae cynllunio yn barhaus yn helpu timau i: 

  • ganolbwyntio ar y gwaith pwysicaf 
  • ymateb yn gyflym i wybodaeth newydd 
  • lleihau oedi a gwastraffu ymdrech 

Nid yw rheoli cyflawni da yn ymwneud â rheolaeth, ond â gwelededd, cydweithredu a dysgu. 

Cynllunio a blaenoriaethu gwaith

Er mwyn cynllunio yn effeithiol: 

  • cynlluniwch bob yn dipyn ac yn aml 
  • gweithiwch mewn cylchoedd byr i aros ar yr un trywydd
  • sicrhewch fod eich nod yn gyraeddadwy gyda’ch capasiti
  • adolygwch ac addaswch eich cynlluniau ar sail yr hyn rydych chi'n ei ddysgu 

Mae cynllunio yn digwydd ar wahanol lefelau: 

  • y trywydd (roadmap): y cyfeiriad hirdymor, yn seiliedig ar y weledigaeth sydd gennych ar gyfer eich cynnyrch 
  • cynllunio fesul sbrint neu ffenest ryddhau: yr hyn fyddwch chi'n canolbwyntio arno nesaf
  • cyfarfodydd dyddiol: cyfarfod byr er mwyn cadw ar y trywydd iawn 

I gynnal sesiwn gynllunio, dylech: 

  • adolygu’r hyn rydych wedi'i gwblhau a'i ddysgu 
  • gosod nod clir, cyraeddadwy ar gyfer y cylch nesaf 
  • cadarnhau capasiti eich tîm fel nad yw’n cael ei lethu 
  • cytuno pa eitemau’n y rhestr dasgau sy’n cefnogi’r nod

Rheoli rhestrau o dasgau a straeon defnyddwyr

Mae rhestr dasgau cynnyrch yn rhestru'r holl dasgau y gall fod angen eu gwneud. Mae'n gosod cerrig milltir ar y trywydd. 

I reoli rhestr o dasgau, dylech: 

  • sichrau ei fod yn fanwl, yn esblygu, wedi'i amcangyfrif ac wedi’i flaenoriaethu (dyma egwyddorion DEEP)
  • ysgrifennu straeon defnyddwyr sy’n disgrifio anghenion, nid nodweddion 
  • diffinio llwyddiant cyn dechrau 

Mae straeon defnyddwyr yn helpu timau i barhau i ganolbwyntio ar ddefnyddwyr: 

Fel [math o ddefnyddiwr]:  

Dwi eisiau [wneud rhywbeth] 

Er mwyn [imi gyflawni fy nod]. 

Dysgu sut i ddogfennu anghenion defnyddwyr.  

I flaenoriaethu gwaith, dylech: 

Er mwyn cynnal ansawdd, dylech: 

  • wneud yn siŵr bod pob eitem yn y rhestr dasgau yn bodloni diffiniad eich tîm o pryd mae’r gwaith ar ben
  • wirio ar gyfer hygyrchedd, cynnwys dwyieithog a phrofi 

Dysgu am fethodolegau ystwyth i reoli eich gwaith. 

Mesur cynnydd a dysgu

Mae mesur cynnydd yn helpu timau i ddysgu ac addasu. 

I fesur cynnydd y prosiect, gallwch: 

  • ddefnyddio bwrdd Kanban i ddangos y tasgau sydd ‘ar waith’ hyd at y gwaith sydd ‘ar ben’ 
  • defnyddio siartiau (er enghraifft siart 'burn-up' neu siart cyflymder) i ddangos cynnydd 
  • cynnal cyfarfodydd bach bob dydd er mwyn sicrhau cynnydd a sylwi ar rwystrau 

Dylai pob aelod o staff ateb y cwestiynau canlynol: 

  • beth wnes i ddoe? 
  • beth fydda i'n ei wneud heddiw? 
  • a oes unrhyw rwystrau? 

I amcangyfrif gwaith, gallwch: 

  • sgorio’r stori neu fesur yr ymdrech sydd ei angen yn hytrach nag amser 
  • canolbwyntio ar ddysgu, nid rhagfynegi 

Mae rhagolygon yn ein helpu ni i reoli disgwyliadau. Maen nhw’n dangos yr hyn rydyn ni’n debygol o’i gyflawni yn hytrch na gwneud addewidion. Fel rhagolygon y tywydd, maen nhw’n cynnig trywydd yn hytrach na sicrwydd. 

Dysgu am fethodolegau ystwyth i reoli eich gwaith. 

Llywodraethu trwy dryloywder

Mae llywodraethu mewn dull ystwyth yn meithrin hyder trwy fod yn agored, nid creu gwaith papur. 

Er mwyn llywodraethu fel hyn, ystyriwch: 

  • gynnal adolygiadau neu sesiynau dangos a dweud rheolaidd gyda rhanddeiliaid 
  • rhannu’ch cynnydd mewn crynodebau byr, ar dangosfyrddau neu mewn arddangosiadau 
  • cadw cofnod o benderfyniadau allweddol, hanes y gwaith dylunio neu waith y tîm 

Mae'r dull hwn yn rhoi sicrwydd i chi heb arafu gwaith cyflawni. Mae'n rhoi gwybod i arweinwyr beth sy’n digwydd ac yn adeiladu ymddiriedaeth. 

Dysgu am weithio mewn dull agored. 

Gwella’n parhaus

Mae gwella’n barhaus yn gwneud yn siŵr fod cyflawni mewn dull ystwyth yn gynaliadwy. 

I gynnal sesiwn retro, gallwch: 

  • gyfarfod ar ddiwedd pob cylch 
  • trafod beth a lwydodd, beth na lwydodd a beth i'w newid 
  • cytuno ar un neu ddau o gamau i'w gwella y tro nesaf 

Gall timau hefyd gynnal sesiynau rheolaidd i wirio lles y tîm i drafod sut maen nhw'n teimlo am eu gwaith. Mae hyn yn cefnogi lles y tim a’u gallu i gydweithio. 

Enghreifftiau ymarferol

Fel tîm yn y cyngor sy'n gwella gwasanaeth trwsio tai, gallwch: 

  • adolygu'r sbrint diwethaf 
  • gosod nod i leihau amseroedd aros 
  • symleiddio'r ffurflen archebu fel cam cyntaf 

Fel tîm cynhwysiant digidol mewn awdurdod lleol, gallwch: 

  • gynnal adolygiadau bob pythefnos i ddangos y gwelliannau 
  • helpu arweinwyr i weld y cynnydd a gwneud penderfyniadau cyflym pan fydd angen cymorth neu gyllid 

Fel tîm mewn bwrdd iechyd sy'n cyflawni gwasanaeth brysbennu ar-lein, gallwch: 

  • ddefnyddio siart 'burn-up' syml i ddangos pryd y bydd yn rhaid i nodweddion fod yn barod 
  • trafod y cynnydd yn agored gyda chlinigwyr a rhanddeiliaid 

Fel tîm bach yn Llywodraeth Cymru, gallwch: 

  • wella sut rydych chi'n ysgrifennu meini prawf derbyn yn dilyn sesiwn retro 
  • cynnal profion yn gynt ac yn gliriach 

Cynnwys cysylltiedig