Adolygiad o’r Tirwedd Digidol: adroddiad alffa

Nod Adolygiad Tirwedd Digidol (DLR) CDPS yw datblygu gwell dealltwriaeth o wasanaethau cyhoeddus digidol presennol yng Nghymru er mwyn:

• nodi lle y gall y Gwasanaethau Plant a Phobl Ifanc helpu i gysylltu timau a gwasanaethau
• blaenoriaethu meysydd ar gyfer datblygiad a buddsoddiad

Cwblhaodd y DLR ei gyfnod alffa (archwiliadol) ar ddiwedd 2021. Fel rhan o alpha, casglodd y tîm bedair set wahanol o dystiolaeth:

• 120 o ymatebion i 2 arolwg o wasanaethau Cymraeg, yn cwmpasu safonau gwasanaeth a thechnoleg
• cyfweliadau ag arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus o 30 o sefydliadau a chanfyddiadau grwpiau ffocws gyda mwy na 100 o berchnogion gwasanaethau
• canfyddiadau pedwar gweithdy yn archwilio’r hyn a gynigir gan CDPS yn y dyfodol
• rhestr rannol o wasanaethau cyhoeddus Cymru (gyda dadansoddiad o’u nodweddion cyffredin ac anghenion defnyddwyr)

1.1 Wedi’i nodi: cyfleoedd ar gyfer cymorth

O’r pedair set hyn o dystiolaeth, nododd y Gwasanaeth, y Gwasanaethau Personél a Gwasanaethau Cyhoeddus 16 o gyfleoedd i’r Gwasanaethau Erlyn y Goron gefnogi datblygiad gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.

Cyfle	Categori cymorth
1. Sicrhau bod cynhyrchion a gwasanaethau yn diwallu anghenion defnyddwyr trwy ymchwil defnyddwyr uniongyrchol	Dylunio a darparu gwasanaeth
2. Gwneud cynhyrchion a gwasanaethau yn gynhwysol ac yn hygyrch i bawb	Dylunio a darparu gwasanaeth
3. Datblygu gwasanaethau cyson o ansawdd uchel drwy fodloni’r Safonau Gwasanaeth Digidol	Dylunio a darparu gwasanaeth
4. Gwella profiad siaradwyr Cymraeg gyda dylunio gwasanaethau dwyieithog	Dylunio a darparu gwasanaeth
5. Ailadrodd wrth ddylunio a darparu gwasanaeth	Dylunio a darparu gwasanaeth
6. Grymuso perchnogion gwasanaethau i wella eu gwasanaethau	Dylunio a darparu gwasanaeth
7. Defnyddio metrigau ar berfformiad gwasanaeth yn systematig	Dylunio a darparu gwasanaeth
8. Diogelu gwybodaeth sensitif a chadw data yn ddiogel	Technoleg
9. Cynllunio a darparu gwasanaethau mewn ffordd Ystwyth	Sgiliau a ffyrdd ehangach o weithio
10. Cynllunio a darparu gwasanaethau gyda rolau DDaT	Sgiliau a ffyrdd ehangach o weithio
11. Caffael gwasanaethau digidol effeithiol	Sgiliau a ffyrdd ehangach o weithio
12. Recriwtio a chadw staff i ddarparu gwasanaethau digidol da	Sgiliau a ffyrdd ehangach o weithio
13. Cysylltu gwasanaethau â chyfrifon defnyddiwr sengl	Trawsnewid sefydliadol
14. Adeiladu ffurflenni HTML yn hytrach na PDFs	Cydrannau ac atebion a rennir
15. Olrhain trafodion trwy systemau rheoli achosion	Cydrannau ac atebion a rennir
16. Defnyddio datrysiadau a ddatblygwyd yn ganolog	Cydrannau ac atebion a rennir

Ym maes beta (ail gam arbrofol datblygiad gwasanaeth Agile), bydd tîm DLR yn gweithio gydag uwch arweinwyr y CDPS i lunio cynllun gwaith y sefydliad yng ngoleuni canfyddiadau alpha.

Mae gweddill yr adroddiad hwn yn manylu ar y dystiolaeth a gasglwyd gan y DLR yn alpha a’r 16 o gyfleoedd cymorth a ddeilliodd o’r dystiolaeth honno.

Roedd y 4 set o dystiolaeth a gasglwyd gan y DLR yn alpha (ymatebion arolwg, cyfweliadau, canfyddiadau gweithdai a rhestr gwasanaeth) yn ymdrin â:

• 280+ o wasanaethau ar draws Llywodraeth Cymru, llywodraeth leol a chyrff a noddir
• 200+ o wasanaethau cyffredinol y deallwn y mae’r rhan fwyaf o awdurdodau lleol Cymru yn eu darparu

Credwn ein bod yn cwmpasu pob gwasanaeth ar gyfer y sefydliadau yr ydym wedi siarad â hwy ond nid oeddem yn cwmpasu holl sefydliadau sector cyhoeddus Cymru.

2.1 Tystiolaeth arolwg: nodweddion gwasanaeth

Gwnaeth tîm DLR 2 arolwg yn alpha, yn cwmpasu safonau gwasanaeth a thechnoleg. Cafwyd ymatebion gan 120 o wasanaethau, naill ai mewn grwpiau ffocws neu ar-lein.

Yn nodweddiadol, nid oedd yr ymatebwyr yn ateb pob cwestiwn. Roedd rhai gwasanaethau’n cael trafferth rhannu rhifau data neu gostau gwasanaeth (darparodd tua thraean y data hwn).

Uchafbwyntiau’r arolwg

• 30 o sefydliadau sy’n ymwneud â’r cyfnod alffa
• dywedodd 71% o wasanaethau y gallai taith y defnyddiwr o un pen i’r llall gael ei chwblhau’n ddigidol
• 5,000 o nifer canolrifol teithiau defnyddwyr blynyddol ar gyfer gwasanaethau a ddarparodd ddata defnyddwyr
• £250k – £300k canolrif cost rhedeg blynyddol ar gyfer gwasanaethau a ddarparodd ddata cost

Tabl: Trosolwg o ymatebion arolwg gwasanaeth yn ôl math o sefydliad

Awdurdodau Lleol	42
Cyrff a Noddir	29
Llywodraeth Cymru	27
Iechyd a Gofal	11
Sector gwirfoddol	3
Llywodraeth y DU	2

Tabl: Prif ddefnyddwyr pob gwasanaeth yn yr Adolygiad o Dirwedd Digidol

Aelod o'r cyhoedd	84
Gwas cyhoeddus rheng flaen (e.e. meddyg neu athro)	14
Gweision sifil mewnol neu swyddogion llywodraeth leol	12

 

2.2 Tystiolaeth arolwg: safonau gwasanaeth

Uchafbwyntiau’r arolw

• Roedd 47% o berchnogion gwasanaethau naill ai heb glywed am safonau’r gwasanaeth digidol, neu heb eu cymhwyso i’w gwasanaeth
• Nid yw 25% o wasanaethau ar gael yn llawn yn y Gymraeg
• Dywedodd 52% o wasanaethau eu bod wedi defnyddio metrigau i werthuso effeithiolrwydd eu harolwg
• Dywedodd 40% o wasanaethau eu bod yn cynnal ymchwil defnyddwyr*
• Nid oedd 49% o berchnogion gwasanaethau yn gwybod a oedd eu gwasanaeth yn bodloni’r safon hygyrchedd rhyngwladol
• Ni ddatblygwyd 47% o wasanaethau gan ddefnyddio dull iteraidd

*Nid yw hyn yn cynnwys ymatebion sy’n nodi bod ymchwil defnyddwyr yn ymwneud â chwynion, neu ffurflen adborth yn unig. Gall y ffigur hwn gynnwys rhai gwasanaethau a oedd yn dehongli ymchwil defnyddwyr fel cwynion neu ffurflen adborth.

2.3 Tystiolaeth arolwg: nodweddion gwasanaeth

Mae’r canlyniadau’n seiliedig ar 26 o ymatebion i’r arolwg, gan gynnwys 5 o’r cyfnod darganfod (lle’r oedd y cwestiynau’n amrywio o’r arolwg alffa).

Uchafbwyntiau’r arolw

• Roedd gan 47% o’r sefydliadau a ymatebodd dros 4,000 o weithwyr o gymharu â 27% gyda llai na 500
• 20 o sefydliadau sy’n ymwneud â’r cyfnod alffa
• Gallai 46% o ymatebwyr amcangyfrif cost flynyddol eu systemau adnoddau dynol a chyllid
• Atebodd 11 o ymatebwyr ar ran eu technoleg gwasanaeth o gymharu â 15 ar gyfer eu sefydliad

Tabl: Sefydliadau a ymatebodd i arolygon DLR

Awdurdodau Lleol	10
Cyrff a Noddir	7
Iechyd a Gofal	6
Llywodraeth Cymru	3

Tabl: Cyfran ymatebwyr yr arolwg yn ôl safle

Uwch reolwyr	16
Rheolaeth	6
Arweinydd tîm neu oruchwyliwr	2
Gweithrediaeth neu gyfarwyddwr C-suite	1

2.4 Arolwg technoleg: cynnal, cynhyrchion a lleoli tîm

Tabl: Pa wasanaethau DLR a gynhelir ble

Cwmwl	5
Ar y safle'n unig	7
Hybrid	13

Tabl: Perthynas rhwng timau TG a Digidol mewn gwasanaethau DLR

Tîm digidol a TG gyda'i gilydd	3
Tîm digidol	7
Tîm TG	11
Arall	3

 

2.5 Gwasanaethau: cydrannau sydd angen eu datblygu

Tabl: canran y gwasanaethau a fyddai’n elwa o gydrannau penodol

Canfyddiadau yn seiliedig ar ddadansoddiad o restr y DLR o:

• 280 a mwy o wasanaethau gan Lywodraeth Cymru, cyrff a noddir a sefydliadau iechyd a gofal
• 200 a mwy o wasanaethau gan awdurdodau lleol

Yn seiliedig ar y dystiolaeth a grynhoir uchod, datblygodd tîm DLR restr o 16 o gyfleoedd i wella gwasanaethau cyhoeddus Cymru. Sylwch fod y rhain yn feysydd ar gyfer cyfranogiad y CDPS ac nid ydynt yn cyfeirio at wasanaethau penodol.

Mae’r cyfleoedd yn cynnwys cymysgedd o:

• cyfleoedd eang i wella sut mae gwasanaethau cyhoeddus yn cael eu cynllunio a’u darparu
• cyfleoedd penodol i ddatblygu cydrannau a rennir
• cyfleoedd i weithio gyda sefydliadau ar gymorth â ffocws ar gyfer darparu gwasanaethau

Cyfle 1: Sicrhau bod cynhyrchion a gwasanaethau yn diwallu anghenion defnyddwyr trwy ymchwil defnyddwyr uniongyrchol

Mater (a grybwyllwyd gan 68% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Prin yw’r dystiolaeth bod gwasanaethau’n siarad yn uniongyrchol â phobl am eu profiad fel defnyddwyr gwasanaethau, ac mae’r rhan fwyaf o waith ymchwil yn cynnwys arolygon. Mae’r diffyg ymchwil defnyddwyr uniongyrchol hwn yn gwaethygu profiad defnyddwyr.

“Mae ymchwil defnyddwyr wedi’i wneud (…) ar ffurf holiadur ôl-adolygiad”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Bydd ymchwil defnyddwyr mwy uniongyrchol yn:

• cynyddu effeithiolrwydd a’r nifer sy’n defnyddio gwasanaethau, gan y byddant yn cael eu cynllunio gyda gwell dealltwriaeth o anghenion defnyddwyr
• lleihau ail-weithio wrth i anghenion defnyddwyr gael eu deall ymlaen llaw
• cynyddu cynhwysiant digidol (yr amrywiaeth o bobl, gan gynnwys y rheini â rhwystrau hygyrchedd megis anabledd, sy’n gallu defnyddio gwasanaeth)

Tabl: ymatebion i ‘Ydych chi’n gwneud ymchwil defnyddwyr i ddeall pa mor effeithiol yw eich gwasanaeth ar gyfer defnyddwyr?’
 

Nac ydyn	13
Trwy ffurflenni adborth a/neu gwynion	9
Ydyn - ond nid ar gyfer defnyddwyr y gwasanaeth penodol hwn	3
Ydyn - wrth ddatblygu	15
Ydyn - wrth ddatblygu ac yn barhaus i iteru'r gwasanaeth	33
Ddim yn gwybod	4

Cyfle 2: Gwneud cynhyrchion a gwasanaethau yn gynhwysol ac yn hygyrch i bawb

Mater (a grybwyllwyd gan 76% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae gwasanaethau’n pryderu am gynhwysiant digidol ac, i raddau llai, hygyrchedd ond nid ydynt bob amser yn gwybod sut i ddatrys y materion hyn

Gyda’r pandemig a’r symudiad cyflym i gyflenwi gwasanaethau ar-lein, nid oedd pob gwasanaeth wedi’i gynllunio gan ystyried cynhwysiant digidol a hygyrchedd.

Nid yw gwasanaethau bob amser yn ddefnyddiadwy gan ddefnyddwyr sydd heb lythrennedd digidol, sydd â nam ar eu clyw neu ar eu golwg neu sydd ag anableddau dysgu.

“Un o’n huchelgeisiau yw edrych ar sut y gallwn wella [daith] [pobl ag anableddau]. Pe gallech chi helpu yn y maes hwnnw!”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Bydd gwasanaethau mwy cynhwysol a hygyrch yn:

• lleihau gwaith ar draws sianeli lluosog wrth i fwy o ddefnyddwyr ddefnyddio’r prif lwybr
• arwain at brofiadau cadarnhaol a chanlyniadau gwell i bobl sydd wedi’u hallgáu’n ddigidol, sydd yn aml â’r angen mwyaf am wasanaethau cyhoeddus

“Mae’r gwthio i lwyfannau digidol yn wych i’r rhai sy’n gallu ond mae llawer yn cael eu gadael ar ôl.”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Tabl: Cyfran y mathau o adborth y mae gwasanaethau DLR wedi’u derbyn

Adborth ar elfennau penodol i'r gwasanaeth	10
Pethau cadarnhaol - mynediad a defnyddiodeb	2
Problemau - mynediad a defnyddioldeb	9
Amserlenni gwael o ran prosesu/diweddariadau	4

Cyfle 3: Datblygu gwasanaethau cyson o ansawdd uchel trwy gwrdd â Safonau Gwasanaeth Digidol

Mater (a grybwyllwyd gan 24% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid yw Safonau Gwasanaeth Digidol Cymru yn hysbys ac yn cael eu dilyn yn eang. Dim ond tua hanner y gwasanaethau sy’n defnyddio’r safonau gwasanaeth fel canllaw i ddylunio a darparu eu gwasanaeth. Mae tystiolaeth arall yn awgrymu nad yw llawer o wasanaethau’n bodloni pob un o’r safonau. Rydym am i wasanaethau ddeall y safonau a sut i newid eu gwasanaeth i’w cyrraedd.

“Byddai rhyw fath o safon, hyd yn oed gwirfoddol, yn ein helpu i ddweud wrth randdeiliaid anoddach bod yn rhaid iddynt ymgysylltu mwy, er enghraifft ag ymchwil defnyddwyr”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Bydd mwy o ymwybyddiaeth a mabwysiadu’r Safonau Gwasanaeth Digidol yn arwain at:

• gwell ymwybyddiaeth o arferion dylunio gwasanaethau da a lle gallai gwasanaethau fod yn ddiffygiol, gwella effeithiolrwydd a’r nifer sy’n manteisio ar wasanaethau cyhoeddus digidol yn eu tro
• mwy o gynhwysiant digidol, gwell seiberddiogelwch a mwy o benderfyniadau a yrrir gan ddata

Tabl: ymatebion i ‘Ydych chi wedi clywed am Safonau Gwasanaeth Cymraeg?

Ydyn - credwn fod ein gwasanaeth yn bodloni'r holl safonau gwasanaeth	31%
Ydyn - rydyn ni'n gweithio i gael y gwasanaeth hwn i'w bodloni	22%
Ydyn - ond nid ydyn ni wedi ystyried a yw'r gwasanaeth hwn yn eu bodloni	11%
Nac ydyn	36%

Cyfle 4: Gwella profiad siaradwyr Cymraeg gyda dylunio gwasanaethau dwyieithog

Mater (a grybwyllwyd gan 32% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid oes gan bob gwasanaeth fersiwn Gymraeg. Mae’r rhai sy’n gwneud hynny yn cael eu cyfieithu gan amlaf yn hytrach na’u dylunio gyda defnyddwyr Cymraeg eu hiaith mewn golwg. Mae pobl sydd eisiau rhyngweithio yn Gymraeg fel arfer yn cael profiad defnyddiwr gwaeth na defnyddwyr Saesneg.

“Roedd gwneud [y gwasanaeth] o ansawdd cyfartal yn y Gymraeg a’r Saesneg yn her”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Bydd mwy o wasanaethau ar gyfer siaradwyr Cymraeg yn arwain at:

• yr un lefel o brofiadau cadarnhaol i siaradwyr Cymraeg ag i siaradwyr Saesneg
• mwy o ddefnyddioldeb, gan arwain at fwy o ddefnydd a llai o ddyblygu gwaith mewn sianeli eraill
• mwy o wasanaethau yn dilyn arweiniad y llywodraeth ar hybu’r Gymraeg

“Mae ein meddalwedd yn cael ei harwain yn bennaf gan Loegr, nid yw wedi ei sefydlu i dderbyn deddfwriaeth [iaith] i Gymru. Ni allwn gefnogi’r ymgeiswyr hyn yn effeithiol”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Tabl: Arlwy Cymraeg ymhlith gwasanaethau DL

Ar gael yn llawn yn Gymraeg	75%
Ar gael yn rhannol yn Gymraeg	21%
Ddim ar gael yn Gymraeg	5%

Cyfle 5: Ailadrodd wrth ddylunio a darparu gwasanaethau

Mater (a grybwyllwyd gan 20% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae gwasanaethau’n cael eu hadeiladu, yna’n cael eu gadael, heb eu hailadrodd (yn cael eu gwella fesul cam). Gall y dull ‘rhaeadr’ hwn waethygu ansawdd gwasanaethau i ddefnyddwyr a lleihau pa mor hir y mae gwasanaethau’n cael eu defnyddio.

“Yn nodweddiadol, rydych chi’n gweld bod cychwyn cynnyrch wedi’i ariannu’n ddigonol, ond mae cefnogaeth barhaus a datblygiad cynnyrch yn dueddol o gael ei newynu … o ganlyniad, rydych chi’n cael cynnyrch sy’n heneiddio’n gyflym iawn”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Bydd mwy o iteriad gwasanaeth yn arwain at:

• profi amrywiaeth eang o syniadau, gan adael i ddatblygwyr ‘fethu’n gyflym’
• integreiddio cost-effeithiol adborth defnyddwyr
• defnyddwyr yn mabwysiadu gwasanaethau’n haws, wrth i broblemau gael eu llyfnhau yn ystod datblygiad

Tabl: ymatebion i ‘A yw’r gwasanaeth wedi’i gynllunio gan ddefnyddio dull iteraidd?'

Caiff	50
Na chaiff	23
Ddim yn gwybod	21

Tabl: ymatebion i ‘A yw’r gwasanaeth wedi’i ddarparu gan ddefnyddio dull iteraidd?'

Caiff	54
Na chaiff	23
Ddim yn gwybod	18

Cyfle 6: Grymuso perchnogion gwasanaethau

Mater (a grybwyllwyd gan 12% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid yw gwasanaethau’n cael eu harwain gan berchnogion gwasanaethau sydd wedi’u grymuso. Roedd bron i 90% o wasanaethau yn gallu enwi perchennog gwasanaeth, ond roedd y rôl hon bron bob amser yn rôl ar lefel adran neu swyddogaeth, yn hytrach na lefel gwasanaeth un.

Byddai gwasanaethau’n elwa o gael perchennog gwasanaeth wedi’i rymuso ar lefel gwasanaeth gweithredol i wthio gwelliannau.

Manteision cyfle

Bydd grymuso perchnogion gwasanaethau yn arwain at:

• gwasanaethau gwell, gan fod gan un unigolyn gyfrifoldeb dros y broses o’r dechrau i’r diwedd a’r gallu i uno polisi a strategaeth, timau datblygu meddalwedd ac adborth defnyddwyr
• perchnogion gwasanaethau yn olrhain metrigau perfformiad a chyllideb ar gyfer eu gwasanaeth, gan sicrhau bod y ddau yn cael eu bodloni

Siart: rolau perchennog ymhlith gwasanaethau DL

Adran/swyddogaeth e.e. "Pennaeth Priffyrdd, Tranfnidiaeth ac Ailgylchu"	72%
Gwasanaeth, e.e. "Rheolwr Prosiect"	16%
Sefydliad, e.e. "Prif Weithredwr"	12%

Cyfle 7: Defnyddio metrigau perfformiad gwasanaeth yn systematig

Mater (a grybwyllwyd gan 28% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid yw timau gwasanaeth yn defnyddio metrigau ar berfformiad gwasanaeth (yn enwedig ymddygiad defnyddwyr ar-lein) mewn ffordd systematig. Pan fyddant yn defnyddio metrigau, maent yn tueddu i beidio â’u dal yn syml.

Dim ond tua 50% o’r gwasanaethau a arolygwyd gan y DLR a ddywedodd eu bod yn olrhain metrigau, ac roedd llai nag un rhan o dair yn olrhain unrhyw beth mwy nag ystadegau boddhad defnyddwyr a defnydd.

“Nid ydym yn olrhain pa bwynt y mae [defnyddwyr] yn gollwng – nid yw’n dweud llawer wrthym”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Drwy olrhain metrigau yn fwy effeithiol, gallai gwasanaethau ddeall anghenion defnyddwyr yn well a gwella gwasanaethau’n barhaus i ddiwallu’r anghenion hynny. Yn benodol, byddai gwell metrigau yn arwain at y canlynol yn haws:

• nodi gwasanaethau sy’n ei chael hi’n anodd
• asesiad o sut mae pob fersiwn gwasanaeth yn perfformio, gan helpu i lunio darlun o arfer da
• nodi cydrannau gwasanaeth sy’n aneffeithiol ac sydd angen eu profi a’u hailgynllunio gan ddefnyddwyr

“Y nifer o drawiadau ar y wefan – ydy [maen nhw] yn golygu unrhyw beth?”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Tabl: ymatebion i ‘A ydych yn defnyddio unrhyw fetrigau i werthuso effeithiolrwydd eich gwasanaeth?'

Dim ateb	41
Nac ydyn	14
Ydyn - boddhad defnyddwyr	4
Ydyn - defnydd	15
Ydyn - DPA ychwanegol	35

Cyfle 8: Diogelu gwybodaeth sensitif a chadw data yn ddiogel

Mater (a grybwyllwyd gan 28% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae seiberddiogelwch da a diogelwch gwybodaeth, ac arbenigedd cysylltiedig, yn ddiffygiol ymhlith gwasanaethau Cymru. Gall arferion diogelwch sydd wedi’u diffinio’n wael arwain at dorri neu golli gwybodaeth sensitif.

Mae diffygion o’r fath yn gwneud sefydliadau’n agored i doriadau moesegol drwy gamddefnyddio gwybodaeth, yn ogystal â heriau cyfreithiol, ariannol ac enw da o ran diogelu data a storio gwybodaeth bersonol adnabyddadwy.

“Mae hygyrchedd a pherfformiad y cymhwysiad yn cael eu cyfyngu gan fesurau diogelwch TG cyfredol”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Bydd gwell seiberddiogelwch a diogelwch gwybodaeth yn lleihau:

• y risg o dorri rheolau moesegol ac ariannol
• dibyniaeth ar y sector preifat am wasanaethau seiber a diogelwch gwybodaeth, gan leihau gwariant

“Pa mor hawdd yw hi i ryw blentyn y dyddiau hyn, yn eistedd gartref, dorri trwy [ein] diogelwch?”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Cyfle 9: Dylunio a darparu gwasanaethau mewn ffordd Ystwyth

Mater (a grybwyllwyd gan 68% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae diffyg sgiliau datblygu gwasanaethau Agile a rheoli rhaglenni yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae diffyg cefnogaeth hefyd i’r arferion hyn gan arweinwyr.

Dim ond nifer fach o sefydliadau a soniodd am ddatblygu sgiliau Agile fel rhan o’u trawsnewidiad digidol.

“Mae angen cynllun Ystwyth ar gyfer y sefydliad cyfan. Nid yw [Arweinyddiaeth] yn sylweddoli y gallant fod yn Ystwyth drwy gydol y cynllun gwaith cyfan, nid rhywbeth TG yn unig mohono.”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Mae CDPS eisiau gwreiddio sgiliau Ystwyth ar bob lefel o fewn sefydliadau sector cyhoeddus Cymru:

• galluogi timau i weithio mewn ffordd ailadroddol sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr
• hyrwyddo diwylliant o gydweithio a gweithio’n agored, lle gall aelodau’r tîm brofi a methu’n gyflym i gyrraedd yr ateb gorau posibl

“Mae gennym ddiffyg sgiliau Ystwyth, a rheolwyr rhaglen amser llawn – nid oes gennym unrhyw sgiliau arbenigol nac amser penodedig”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Cyfle 10: Dylunio a darparu gwasanaethau gyda rolau DDaT, hyd yn oed mewn sefydliadau a thimau llai

Mater (a grybwyllwyd gan 12% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Anaml y mae gwasanaethau Cymraeg yn defnyddio enwau rolau digidol, data a thechnoleg (DDaT) y llywodraeth ganolog yn benodol. Mae sefydliadau hefyd yn cael anhawster i ddeall sut y gellid gweithredu DDaT mewn sefydliadau a thimau llai.

Roedd gan lawer o sefydliadau strwythurau tîm llai nag y mae fframwaith DDaT yn ei awgrymu. Disgrifiodd rhai sefydliadau eu hunain fel rhai “traddodiadol”.

“Rydym yn mynd trwy newid diwylliannol tuag at weithio mewn timau amlddisgyblaethol a gwneud UX”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Byddai gwasanaethau a sefydliadau yn elwa o ymgorffori rolau a strwythurau tîm DDaT i ddarparu gwasanaethau digidol. Byddai hynny’n:

• creu sylfaen ar gyfer timau effeithiol a chyflawn sy’n gallu dylunio a darparu gwasanaethau gwell sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr
• helpu recriwtio a chadw a chreu llwybr ar gyfer datblygiad proffesiynol parhaus

“Rydym yn dechrau recriwtio pobl i rolau DDaT, ond ar hyn o bryd nid oes gennym y fframweithiau ehangach na’r strwythurau prosiect cywir i’w cefnogi”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Tabl: nifer y rolau DDaT mewn timau gwasanaeth DLR yn ystod y cyfnodau dylunio a chyflawni

Perchennog gwasanaeth	46%
Rheolwr darparu	38%
Datblygwr	38%
Dylunydd	37%
Dylynydd cynnwys	30%
Rheolwr cynnyrch	26%
Dadansoddwr busnes	23%
Ymchwilydd defnyddwyr	21%

 

Tabl: nifer y rolau DDaT mewn timau gwasanaeth DLR yn ystod y cyfnodau darparu a chyflawni

 

Perchennog gwasanaeth	44%
Rheolwr darparu	35%
Datblygwr	27%
Dylunydd	23%
Dylynydd cynnwys	19%
Rheolwr cynnyrch	25%
Dadansoddwr busnes	20%
Ymchwilydd defnyddwyr	13%

 

Cyfle 11: Caffael gwasanaethau digidol effeithiol

Mater (a grybwyllwyd gan 56% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae sefydliadau’n gweld caffael gwasanaethau technegol yn anodd ac yn araf, ac yn aml caiff ei rwystro gan fiwrocratiaeth sefydliadol. Y canlyniad yw gwasanaethau sy’n aml yn methu â bodloni disgwyliadau.

Byddai gwasanaethau’n elwa o ganllawiau ar sut i gaffael gwasanaethau technegol yn fwy effeithlon.

“Cawsom drafferth gyda chaffael ac rydym wedi cael ein gadael gyda system nad yw o bosibl yn integreiddio”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Byddai caffael technegol gwell yn:

• osgoi sefyllfaoedd lle mae cynhyrchion yn methu ag integreiddio neu fodloni anghenion defnyddwyr
• arwain at fwy o hyder ymhlith timau a gwell gwerth am arian
• arwain at welliant cyflym yn y gwasanaeth, gan ddod â’r gorau o ddatblygiad y sector preifat i ddefnyddwyr

“Mae gennym ni gyfradd boddhad o 96% ar y gwasanaethau rydyn ni wedi’u trawsnewid o un pen i’r llall gan ddefnyddio systemau digidol newydd”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Cyfle 12: Recriwtio a chadw staff sydd eu hangen i ddarparu gwasanaethau digidol da

Mater (a grybwyllwyd gan 44% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae sefydliadau’n ei chael hi’n anodd recriwtio a chadw staff i ddarparu eu gwasanaethau, gan nodi’n arbennig anhawster wrth baru cyflogau’r sector preifat.

Soniodd llawer o wasanaethau am ddiffyg pobl fel her – roedd timau dan bwysau, heb unrhyw allu i feddwl am welliant parhaus. Mewn rhai timau, roedd sgiliau hanfodol wedi’u crynhoi o fewn ychydig o unigolion a oedd yn symud ymlaen, gan adael bwlch sylweddol.

“Rydyn ni’n cael trafferth dod o hyd i niferoedd digonol, felly rydyn ni’n tueddu i hyrwyddo pobl yn fewnol, ond mae hynny’n creu bylchau drwy’r gwasanaeth.”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Byddai sefydliadau’n elwa o feddwl am sut maen nhw’n recriwtio ar gyfer rolau digidol er mwyn:

• maent yn bodloni’r prinder presennol, gan fynd â thimau gwasanaeth o “gadw’r golau ymlaen” i allu gwella eu gwasanaethau yn unol ag anghenion defnyddwyr
• mae gan sefydliadau sylfaen gynyddol o arbenigedd, sy’n lleihau’r amser a dreulir yn hyfforddi aelodau newydd o staff ac yn arwain at arolygiaeth hirdymor a chyson o drawsnewid gwasanaethau

“Mae gennym ni brentis digidol newydd”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Cyfle 13: Cysylltu gwasanaethau o fewn cyfrifon defnyddwyr

Mater (a grybwyllwyd gan 28% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae gan sefydliadau, ac yn arbennig cynghorau lleol, ddiddordeb mawr mewn cysylltu gwasanaethau o fewn cyfrifon defnyddiwr sengl. Roedd sefydliadau iechyd a gofal hefyd yn dangos diddordeb mawr.

“Nid oes gan [y cyngor] syniad o gyfrif (…) Mae cysylltu’r wybodaeth honno yn her”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Mae cysylltu gwasanaethau o fewn cyfrifon defnyddwyr yn arwain at:

• profiad gwell i ddefnyddwyr – llai o fewngofnodi, mewnbynnu gwybodaeth yn llai aml, y gallu i wirio eu data eu hunain
• adlewyrchiad gwell o anghenion defnyddwyr ar deithiau defnyddwyr – er enghraifft, cysylltu gwasanaethau canolfan waith a budd-daliadau diweithdra
• symleiddio’r broses o ddatblygu gwasanaethau drwy ddatblygu gwasanaethau cysylltiedig ar yr un pryd

 

“Os bydd rhywun yn gwneud cais am brydau ysgol am ddim, pam nad yw hynny’n siarad â gostyngiadau’r dreth gyngor? Ni ddylai pobl gael eu gorfodi i lenwi ffurflenni diddiwedd”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Tabl: Canran y gwasanaethau DLR a fyddai’n elwa o ddilysu defnyddiwr

Iechyd a Gofal	64%
Cyrff a Noddir	34%
Llywodraeth Cymru	41%
Llywodraeth Leol	79%

Cyfle 14: Adeiladu ffurflenni yn hytrach na ffeiliau PDF

Mater (a grybwyllwyd gan 36% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae gwasanaethau adeiladu ffurflenni yn gyffredin mewn rhai ardaloedd ond nid ydynt yn bodoli mewn eraill. Mewn rhai sefydliadau, gall defnyddwyr ryngweithio â’r rhan fwyaf o wasanaethau trwy ffurflen a chael taith defnyddiwr digidol o un pen i’r llall.

Fodd bynnag, nid yw tua chwarter y gwasanaethau yn cefnogi taith defnyddiwr gwbl ddigidol, gyda llawer yn gofyn i ddefnyddwyr lawrlwytho ac e-bostio ffurflenni PDF.

“Rydyn ni ar daith o ffurflenni papur/PDF i ffurflenni ar-lein. Mae gennym ni 70 yn fyw, felly rydyn ni tua hanner ffordd”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Byddai adeiladu ffurflenni ar draws gwasanaethau yn gwella profiad defnyddwyr a staff trwy leihau:

• gwaith llaw ar gyfer timau a’r risg o golli data trwy storio papur
• gwariant dyblyg ar ddarparwyr preifat, gan fod ffurflenni yn gydrannau hanfodol o lawer o wasanaethau

“Roedd y cyfan yn ei hanfod yn ddi-ddigidol (…) Nawr mae rhai [ffurflenni defnyddwyr] yn gallu cael eu creu’n ddigidol a byth yn gweld papur, mae eraill yn dal i fod ar bapur ond wedi’u sganio”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Tabl: Canran y gwasanaethau DLR sydd angen mewnbynnu a storio data gan ddefnyddwyr

Iechyd a Gofal	80%
Cyrff a Noddir	81%
Llywodraeth Cymru	83%
Llywodraeth Leol	85%

Cyfle 15: Olrhain trafodion trwy system rheoli achosion

Mater (a grybwyllwyd gan 48% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae llawer o wasanaethau yn dal i olrhain trafodion â llaw trwy gadwyni e-bost, hyd yn oed pan oedd y defnyddiwr yn rhyngweithio â’r gwasanaeth yn ddigidol yn y pen blaen. Dywedodd gwasanaethau eraill fod angen gwell systemau rheoli achosion arnynt.

“Mae gennym ni argaen o ddigideiddio – rydyn ni’n cymryd mewnbwn ac yn corddi e-bost”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Byddai rheoli achosion yn well yn arwain at:

• profiadau gwell i ddefnyddwyr gan nad yw ‘edau’ y trafodion yn cael ei ollwng
• llai o lwyth gwaith llaw ar gyfer timau gwasanaeth, yn enwedig lle mae sianeli nad ydynt yn rhai digidol yn rhan o waith dilynol ar achosion

“Rydym yn y broses o adeiladu system rheoli achosion newydd a fydd yn disodli ein systemau presennol”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Tabl: Canran y gwasanaethau DLR sydd angen olrhain trafodion

Iechyd a Gofal	65%
Cyrff a Noddir	68%
Llywodraeth	83%
Llywodraeth Leol	88%

Cyfle 16: Defnyddio gwasanaethau a ddatblygwyd yn ganolog

Mater (a grybwyllwyd gan 24% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid yw gwasanaethau yng Nghymru bob amser yn mabwysiadu gwasanaethau a ddatblygir yn ganolog. Nid oedd llawer o sefydliadau yn gwybod am wasanaethau GOV.UK fel Hysbysu neu Dalu neu wasanaethau Cymraeg fel Hwb, er enghraifft, neu ni wnaethant eu defnyddio.

“Doeddwn i ddim yn gwybod bod gwasanaethau GOV.UK hyd yn oed yn bodoli”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Manteision cyfle

Byddai mabwysiadu datrysiadau canolog neu ddefnyddio system ddylunio ganolog yn dod â chysondeb ac ansawdd i wasanaethau tra:

• ​lleihau’r amser a’r arian sy’n cael ei wario ar gaffael cyflenwyr preifat amgen
• symleiddio’r defnydd o adnoddau gan fod gan wasanaethau canolog fel arfer dîm cefnogi craidd
• creu profiad unffurf i ddefnyddwyr, waeth beth fo’u lleoliad

 

“Oherwydd nad yw’n orfodol i sefydliadau ddefnyddio’r atebion hyn, mae rhai wedi aros gyda’r darparwyr presennol, sy’n ein hatal rhag gwireddu’r budd ariannol llawn”

Dyfyniad gan aelod o’r tîm gwasanaeth

Gan gyfeirio at y cyfleoedd a nodwyd yn y cyfnod alffa, yn ystod beta bydd y tîm DLR yn:

• gweithio gydag arweinwyr CDPS i fireinio portffolio CDPS
• gwneud mwy o ymchwil i danategu ein canfyddiadau
• cynnal astudiaeth benodol ar gynhwysiant digidol, gyda’r nod o gynhyrchu cyfeiriadur cynhwysfawr o weithgarwch cynhwysiant yng Nghymru