Sut mae clinig iechyd meddwl yng Nghymru yn rheoli cleifion a’u presgripsiynau

Gall presgripsiynu meddyginiaeth mewn clinigau iechyd meddwl fod yn gymhleth iawn. 

Gallai’r manteision o ragnodi electronig (e-bresgripsiynau) fod yn hynod o arwyddocaol, gan fod risg uchel i gleifion o’r prosesau presgripsiynau papur presennol sy’n cael ei liniaru gan y staff meddygol, gweinyddol a fferyllfa. 

Gosod yr olygfa

Mae gan wasanaethau iechyd meddwl sawl llwybr gwahanol i gleifion fel y Tîm Cyffuriau ac Alcohol Cymunedol, Gwasanaethau Cymorth Iechyd Meddwl Sylfaenol lleol, a’r Tîm Iechyd Meddwl Cymunedol (cleifion allanol). 

Mae’r timau hyn yn cynnwys nyrsys iechyd meddwl arbenigol ac ymarferwyr nyrsio uwch, rhai ohonynt yn bresgripsiynwyr annibynnol. Mae seiciatryddion ymgynghorol hefyd ar gael ar gyfer ymgynghoriad arbenigol, ac ar gyfer goruchwylio gofal ar draws timau iechyd meddwl. 

Yr atgyfeiriad

Mae cleifion yn cael eu cyfeirio at wasanaethau iechyd meddwl fel arfer gan feddyg teulu new wasanaethau acíwt a brys fel CRISIS. Mae atgyfeiriadau meddygon teulu yn dod trwy Borth Gweinyddol Cymru (WAP), system meddyg teulu ar gyfer atgyfeiriadau. Mae llythyrau ac e-byst yn cael eu defnyddio ar gyfer cyfeiriadau eraill.

Sgrinio a brysbennu

Mae staff gweinyddiol yn argraffu’r atgyfeiriadau gan WAP ac yn gwirio manylion y cleifion ar y gwahanol systemau a allai gynnwys gwybodaeth i gleifion, gan gynnwys: 

• System Demograffeg Cymru sy’n cynnwys manylion cleifion meddyg teulu ac fe’i defnyddir i wirio enw, cyfeiriad a nodweddion claf

Mae system cofnodi cleifion yn electronig yn cynnwys:

• System Gweinyddu Cleifion Cymru (PAS) a ddefnyddir gan glinigau mewn gofal sylfaenol ac eilaidd 
• Partner Gofal - y system cofnodi cleifion electronig cynradd a ddefnyddir gan y clinig hwn
• System Gwybodaeth Gofal Cymunedol Cymru (WCCIS) - a ddefnyddir ar gyfer rhai cleifion sy’n croesi i ofal eilaidd ac sydd â gweithwyr allweddol mewn gofal cymdeithasol 
• Nodiadau gofal 

Nid oes gan yr un o’r systemau cofnodi cleifion electronig sy’n cael eu defnyddio ar hyn o bryd y gallu i greu e-bresgripsiynau. 

Mae derbyn atgyfeiriad yn gyntaf yn ymchwiliad oherwydd nad oes un ffynhonnell o wirionedd ar gyfer gwybodaeth cleifion a’u cofnod meddygol, mae’n rhaid cael mynediad at ffynhoellau lluosog a’u gwirio. Ydyn nhw gyda thîm iechyd meddwl ar hyn o bryd neu a ydyn nhw wedi bod? Ydy’r data sydd gennym ni arnyn nhw yn gywir? Pa feddygyniaethau maen nhw’n eu cymryd? 

Mae cadw golwg ar gleifion presennol hefyd yn anodd oherwydd y gwahanol systemau cofnodi cleifion sy’n cael eu defnyddio gan gwahanol dimau- 4 yn y clinig hwn! 

O ganlyniad, unwaith yr wythnos mae Arweinydd y Tim Gweinyddol Gofal Sylfaenol yn rhannu argraffiad o’r holl gleifion presennol a pha dîm neu lwybr maent ynddo, fel yr eglurir gan arweinydd y clinig: 

Trawsgrifiad: 

Er enghraifft, mae claf yn dioddef o iselder. Ar ryw adeg efallai y bydd angen ymyrraeth gofal sylfaenol arnynt, ond ar adeg arall efallai bydd angen meddygyniaeth eithaf cymhleth arnynt, yna ar rai adegau efallai byddant yn sâl iawn ac bydd angen CMHT arnynt neu argyfwng neu gleifion mewnol, yr un person a’r un anhwylder ond yn dibynnu lle maen nhw a pha mor dda ydyn nhw. Efallai y byddan nhw’n ffitio unrhyw le, efallai y byddan nhw’n symud yn ôl ac ymlaen, felly does ganddyn nhw ddim claf sydd bob amser yn aros mewn un gwasanaeth. 

Os yw’n atgyfeiriad newydd, mae’r claf yn cael ei sgrinio gan weithwyr gofal iechyd proffesiynol mewn clinig a’i gyfeirio at y llwybr cywir ac yn cael ei ddelio gyda fel achos brys neu beidio. Mae gan y claf gyfrif a grewyd ar PAS a Phartner Gofal a hefyd ar WCCIS os oes angen cymorth amlddisgyblaethol ar y claf. 

Mae brysbennu ei hun yn digwydd gyda’r tîm pan mae penderfyniad yn cael ei wneud am sut i drin yr atgyfeiriad, ac yna caiff apwyntiad ei greu a’i anfon allan.

Ymgynghori, diagnosio, a rhagnodi

Mae presgripsiynau ar gyfer y rhan fwyaf o feddygyniaethau yn cael eu hysgrifennu, eu teipio neu eu hargraffu ar ffurflenni papur WP10, ac fe’u cesglir gan y claf, neu mewn rhai amgylchiadau eu dosbarthu i’r fferyllfa i’r claf eu casglu yno. 

Mae presgripsiynau ar gyfer rhai cyffuriau a reolir yn cael eu hysgrifennu ar ffurflenni CD80, ac mae’r rhain yn gofyn am broses a llywodraethu llymach. 

Oherwydd y risg sy’n gysylltiedig a gorddosio, mae’r rhan fwyaf o’r cyffuriau a reolir yn cael eu rhagnodi bob dydd, yn wythnosol neu bob pythefnos. Un ffordd o reoli risg yw gofyn am ddosbarthu presgripsiwn dyddiol, lle mae’n ofynnol i’r claf fynd i’r fferyllfa bob dydd (pan ar agor), ac mae’r cyffuriau’n cael eu dosbarthu ac yna’n cael eu cymryd yn y fferyllfa ac yn dyst gan y fferyllydd neu’r gweithiwr allweddol. Dim ond rhai fferyllwyr sy’n cynnig dosbarthu ac arsylwi cyffuriau rheoledig. 

Unwaith y bydd presgripsiwn wedi’i greu: rhaid i’r rhagnodwr: 

• ddiweddaru’r nodiadau yn y gwahanol systemau cofnodion cleifion electronig perthnasol fel arfer gyda sgan o’r presgripsiwn
• anfon llythyr (drwy’r post neu e-bost) at y meddyg teulu gyda nodiadau o newidiadau meddygyniaeth iddynt gyfateb a’u cofnodion meddyg teulu, sydd wedyn yn cael eu lawnlwytho i Borth Clinigol Cymru, ond eto system cofnodion electronig arall sy’n hygyrch i’r rhan fwyaf o weithwyr gofal iechyd mewn gofal sylfaenol ac eilaidd. Nid yw ansawdd data cleifion cystal â’r ddolen wannaf yn y system, ac weithiau nid yw’r neges i’r meddyg teulu yn cael ei fewnbynnu ar system cofnodion cleifion electronig y meddyg teulu gan y feddygfa neu mae eu cofnodion wedi dyddio sy’n peri risg i’r claf

Trawsgrifiad: 

Os byddaf yn ysgrifennu ar fy llythyr bod rhywun yn cymryd rhywbeth, byddai’n cael ei gofnodi, ond er enghraifft roedd gen i glaf gwelais ddoe roeddwn yn edrych ar Borth Clinigol Cymru oherwydd un o’i bresprisiynau meddyg teulu. Roedd yn dweud wrthyf ei fod wedi cael ei presgripsiwn gan y meddyg teulu ond roedd hyn ar goll oherwydd ar y porth gallwch weld beth mae’r meddyg teulu wedi ei ragnodi felly meddyliais “O wel mae’n amlwg eu bod wedi aghofio’r meddygyniaeth yna felly mi wna’i ei ragnodi fel bod gan y claf y feddygyniaeth”, ond sylweddolais bod 2 neu 3 o bethau ar y system roedd y claf i fod i’w dderbyn doedd heb ei dderbyn ers misoedd, felly os byddai rhywun yn cysoni hyn yn yr Ysbyty er enghraifft a heb fath o fynediad i fy nodiadau byddent yn meddwl fod y claf yn cymryd meddygyniaeth nad yw’n eu cymryd. 

Mae ymweliadau cartref yn golygu bod yn rhaid i’r rhagnodwr yn aml dynnu llun o’r presgripsiwn ar eu ffôn gwaith ac yna e-bostio’r llun atyny eu hunain. Mae ansawdd y llun yn aml yn wael. 

Mae sganio presgripsiynau yn cynnwys sganio’r ddogfen bapur, sydd wedyn yn cael ei e-bostio at y clinigwr, sydd wedyn yn gorfod dod o hyd i’r ffeil a’i lawrlwytho a’i llwytho fyny i’r EPR. Os yw’r sganiwr yn torri (sydd ddim yn rhywbeth anghyffredin), yna mae’r system yn methu ac nid oes cofnod o’r presgripsiwn ar wahan i’r hyn sydd wedi’i ysgrifennu mewn nodiadau, fel yr eglura’r ymgynghorydd: 

Trawsgrifiad: 

A dweud y gwir roedd gen i broblem dwrnod o’r blaen pan dorrodd y sganiwr. Fe wnes i sganio gwaith a meddwl eu bod wedi mynd drwodd, mae’r sganiwr Canon yn anfon e-bost neges yn dweud “wedi cwblhau” sy’n gwneud ichi feddwl fod popeth wedi mynd drwodd yn iawn. Felly pan oeddwn  mewn clinig sylweddolais fod y gwaith heb sganio felly doedd dim dogfennau presgriptiwn gen’i. 

Oherwydd nifer y systemau cofnodi cleifion electroing sy’n cael eu defnyddio gan y clinig a gan wahanol dimau ar draws y GIG lle gall y claf fod yn cael ei drin, dydy’r presgipsiynwyr ddim bob amser yn hyderus bod ganddynt y darlun llawn o gofnod meddygol y claf. 

Presgiprisynwyr a phresgripsiynau lluosog

Mae’n gyffredin i’r claf fod dan ofal mwy nag un tîm arbenigol iechyd meddwl a gallai fod gaddynt ychydig o gynlluiau gofal gwahanol. 

O’r herwydd, gallent fod yn derbyn presgripsiynau lluosog gan wahanol ragnodwyr. 

Gallai pob un o’r presgripsiynau hyn fod ar amledd gwahanol e.e gallai fod yn ofynnol iddynt gael eu harchebu a’u dosbarthu bob dydd, yn wythnosol, neu bob pythefnos ac ni fydd y fferyllydd yn casglu’r feddyginiaeth fel y gellir ei ddosbarthu gyda’i gilydd, fel yr eglurir gan ymgynghorydd y clinig:

Trawsgrifiad: 

Er enghraifft: os oes gen i rywun ag ADHD sydd â phecyn o’u fferyllfa, ni allaf wneud unrhywbeth am y sefyllfa, oherwydd ni allaf roi fy meddyginiaeth yn y pecyn hwnnw oherwydd ei bod yn bresgripsiwn arall, felly efallai bydd gennych rywun sydd wedi cael meddyginiaeth cymhleth, rwyf angen ychwanegu rhywbeth ond ni allaf wneud hynny oherwydd nad yw fy mhersgipsiwn gyda’r presgripsiwn hwnnw. 

Mae cysoni presgripsiynau i gyfyngu ar nifer yr ymweliadau y mae’n rhaid i’r claf ei wneud i gasglu eu presgripsiwn o’r clinig yn gur pen, fel yr esbonia’r ymgynghorydd a’r arweinydd gweinyddol: 

Trawsgrifiad: 

Mae gennym rai pobl sy’n casglu presgripsiwn sawl gwaith mewn wythnos, nid o reidrwydd bob dydd, ond oherwydd risg o gorddos, ac efallai y bydd gennych rai cleifion a meddyginiaeth lluosog ar brescriptiwn, mae rhai yn 16, rhai yn 54, rhai rydych yn ymwybodol ohonynt, 28 neu arall, felly mae’n nhw’n nôl a mlaen. Ac mae rhai adegau lle rydyn ni wedi dechrau gweld patrwm, rydyn ni wedi gweld y bobl yn cysylltu yn wythnosol am fis am feddyginiaeth ond mae ganddyn nhw bob presgripsiwn ac felly rydych chi’n ceisio egluro hyn.Senario arall weithiau yw y bydd rhywun yn dweud “ Rwyf wedi cael trafferth cael presgripsiwn felly byddaf yn cymryd 2 dabled am gwpwl o ddyddiau” felly daw’r presgripsiwn hwnnw yn gynharach eto. Felly er bod rhywun yn ceisio cyd-amseru’r broses, mae’n anodd monitro’r sefyllfa mewn gwirionedd oherwydd mae unrhyw fath o archwiliad yn golygu eich bod yn gorfod ei wirio ddwywaith mewn ffordd. 

Er mwyn cyfyngu’r gwaith gweinyddol a chefnogi’r claf i gael llai o gasgliadau a cheisiadau, bydd clingwyr weithiau’n ceisio rhoi cleifion a phresgripsiynau lluososg ar un presgripsiwn trwy ei ychwanegu ar ben presgripsiwn arall, gan ofyn i’r rhagnodwr hwnnw roi eu meddyginiaeth ar y presgripsiwn. 

Mae seicriatrydd ymgynhorol yn disgrifio’n fanylach pam eu bod yn gwneud hyn: 

Ail archebu presgripsiynau

Nid oes unrhyw ffordd i glinigwyr nad ydynt yn feddygon teulu ail archebu presgripsiynau. 

Os oes gan glaf gyflwr sydd wedi ei sefydlogi i’r pwynt lle mae ail archebu presgripsiwn yn briodol, bydd y nyrs uwch arbenigol neu’r ymgynghorydd yn gofyn am rannu’r cytundeb gofal. Nid oes gorfodaeth ar feddygon teulu i gytuno i hyn ac yn achos iechyd meddwl, nid yw llawer yn teimlo eu bod yn gallu ysgwyddo’r cyfrifoldeb a’r risg, felly byddant yn gwrthod. 

Fodd bynnag, gyda ail archebu presgripsiynau, mae’r timau iechyd meddwl yn tueddu i ysgrifennu presgripsiynau â llaw bob pythefnos neu fis. Oherwydd faint o weinyddiaeth sydd ei angen, maent yn amharod i’w cyhoeddi’n wythnosol, er y gallai hynny fod yn well i’r claf. 

Cadw llygad ar bresgripsiaynau

Mae gwybod pwy sydd wedi cael beth a phryd yn bwysig er mwyn lleihau’r risg o orddos, yn ogystal a’r posibilrwydd o dwyll. Fodd bynnag, nid yw’n hawdd olrhain presgripsiynau- mae angen edrych ar bob cofnod y claf (ar yr holl systemau cofnodi cleifion perthnasol) ac edrych drwy’r nodiadau a’r ffeiliau. 

Mae’r olrhain hwn o bresgripsiynau yn cael ei wneud yn anoddach gan y ffaith bod cleifion sy’n derbyn gofal iechyd meddwl yn symud o gwmpas o dîm i dîm, felly mae mwy nag un person yn gyfrifol am eu gofal parhaus gan wneud ansawdd a hygyrchedd data cleifion yn hanfodol. 

Enghraifft: Mae gan glaf iselder: efallai y bydd angen ymyrraeth gofal sylfaenol arnynt. Ond, efallai y bydd angen meddyginiaeth eithaf cymhleth arnynt, ac yna, efallai eu bod yn sâl iawn ac mae angen iddynt gael eu gweld gan CMHT argyfwng neu gleifion mewnol. Er bod gan y person hwnnw yr un anhwylder, mae’n dibynnu ar lle mae nhw neu pa mor dda ydyn nhw, efallai y byddan nhw’n ffitio unrhyw le- efallai byddan nhw’n symud nôl a mlaen. Felly,nid oes gennych glaf sydd bob amser o fewn un gwasanaeth. 

Gallai e-bresgripsiynau drwy’r Gwasanaeth Presgripsiwn Electronig (EPS) ddarparu buddion sylweddol i staff o ran lleihau’r baich gweinyddol neu gofnodi a rhannu gwybodaeth am bresgripsiwn. Fodd bynnag, byddai’r buddion ond yn llwyddo pe bai’r feddalwedd e-bresgripsiynu yn disoldi systemau cofnodion cleifion presennol, yn hytrach na bod yn system ychwanegol iddynt ei defnyddio.