Beth am roi hanes yr hyn mae eich sefydliad wedi ei wneud dros y flwyddyn ar ffurf gwefan fechan, meddai Simon Busch, ynghyd â chyflwyniadau fideo, yn hytrach na llun o swyddog yn gafael mewn beiro
26 Medi 2022
Efallai bod adroddiadau blynyddol yn digwydd pob blwyddyn, ond nid yw’n agos at fod mor hwyl â phenblwyddi! Mae CDPS yn bodoli er mwyn sicrhau newid digidol beiddgar a pharhaol yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Pam na wnewn ni, felly, yn ein barn ni, fynd â'r un ysbryd trawsnewidiol i gynhyrchu ein fersiwn ein hunain o'r adroddiadau rheolaidd yma y mae sefydliadau yn eu gwneud o'r hyn maen nhw wedi bod yn ei wneud? hunain o un o'r adroddiadau rheolaidd yma y mae’r sefydliad wedi bod yn ei wneud?
Dyma fyddai ein hadroddiad blynyddol cyntaf. Fel llawer o sefydliadau, cyhoeddus neu breifat, roedd yn rhaid i ni gynhyrchu un. Rydym yn cytuno â'n llythyr cylch gwaith gan ein cyllidwyr, Llywodraeth Cymru, sy'n dweud bod angen i ni gynhyrchu “adroddiad blynyddol ar ddiwedd [pob] cyfnod ariannu”.
Gwnewch eich adroddiad yn hawdd ei ddilyn
Ein penderfyniad oedd i nnu ein hadroddiad blynyddol yn ddau, er mwyn ei wneud yn haws ei ddilyn. Roeddem am gynhyrchu adolygiad blynyddol’ –hanes sut y gwnaethom gyflawni amcanion trawsnewid digidol CDPS, yn ein blwyddyn gyntaf. Ochr yn ochr â’r adolygiad, byddwn yn cyhoeddi adroddiad ariannol mwy ffurfiol yn ddiweddarach, yn dangos ble rydym wedi gwario ein harian. Mae'r post blog hwn yn ymwneud â'r rhan gyntaf, yr adolygiad naratif.
Pwy, serch hynny, fyddai eisiau darllen adolygiad o'r fath o glawr i glawr? Dim llawer, o bosib, oni bai mai eich gwaith yw craffu ar weithgareddau’r sefydliad. Bydd y rhan fwyaf o bobl eisiau neidio i’r rhan benodol o’r adolygiad sydd o ddiddordeb iddyn nhw – hyfforddiant sgiliau ystwyth er enghraifft, neu gynhwysiant digidol. Ac eto nid yw'r mathau hyn o ddogfennau, yn eu fformat traddodiadol, un-slab mawr o gynnwys, yn gwneud neidio o un lle i'r lall yn hawdd. Mae rhywbeth bron yn masocistaidd yn eu cylch – hynny ydi, darllenwch yr adroddiad hwn, os ydych chi'n ddigon dewr.
PDF – retro a hiraethus, ond yn ddefnyddiol?
Mewn cyferbyniad, roeddem ni eisiau i'n hadolygiad blynyddol fod mor hawdd â phosibl i'w ddefnyddio. Dw i’n dweud ‘defnyddio’, yn hytrach na ‘darllen’, am reswm – ond fe gyrhaeddaf at fan hyn yn hwyrach. Er mwyn gwneud yr adolygiad mor hawdd i'w lywio â phosibl, ni fyddai'r fformat arferol, sef PDF, yn gweithio. Mae PDFs yn fath o fformat hen ffasiwn, os mynnwch chi – yr agosaf y gallwch chi ei gael, mewn amgylchedd digidol, at ddomen o bapur.
Yn hytrach na hyn, pam ddim strwythuro'r adolygiad trwy ddefnyddio HTML digidol? Pam na wnewch chi, mewn geiriau eraill, ei gwneud yn wefan fach? Felly dyna beth wnaethon ni. Mae adolygiad blynyddol cyntaf CDPS yn dechrau gyda chyfres o ddolenni Cymraeg clir sy’n cyfeirio pobl at y rhannau o’r cynnwys a allai fod y mwyaf perthnasol iddyn nhw.
Gormes y testun
Mae HTML yn un ffordd o wneud defnyddio dogfennau yn haws. Wedyn mae’r elfen arall gwnes i gyfeirio at yn gynharach, am y ffordd y byddech chi’n treulio’r adolygiad. Pam dibynnu ar destun? Yn yr un modd â fformat PDF, mae'n ymddangos bod gormod o destun unwaith eto'n mynd yn ôl i'r oes cyn-ddigidol pan allai adroddiad blynyddol swmpus, heb ei ddarllen, ddyblu fyny fel stopiwr drws!
Fel cefnogwr meddwl yn Ystwyth, mae CDPS eisiau profi rhagdybiaethau pob tro. Mae hynny hefyd yn berthnasol i'r rhagdybiaeth mai testun yw'r fformat gorau (y fformat mwyaf awdurdodol?) ar gyfer adroddiad blynyddol. Mae'n ymddangos yn gynnig gwael ar y gorau, mewn byd amlgyfrwng lle mae pobl yn llyncu sain, fideo a graffeg - yn ogystal â darllen pethau, weithiau.
‘Dyna’r holl bwynt am ddigidol’
Yn hytrach na dechrau, felly, gyda rhagair ysgrifenedig gan uwch swyddog, gyda delwedd ohonynt yn gafael mewn beiro, mae adolygiad blynyddol CDPS yn cychwyn gyda chyflwyniad fideo. Ynddo, mae Lee Waters AS, y gweinidog sy’n noddi CDPS, yn siarad yn fyr ond angerddol am rôl hanfodol gwasanaethau digidol – a CDPS – dros y blynyddoedd “hynod gythryblus” diweddar yma yng Nghymru.
“O ymateb i COVID, i helpu’r mwyaf bregus mewn stormydd, i ddarparu hafan ddiogel i bobl sy’n ffoi rhag rhyfel,” meddai Lee, mae systemau digidol wedi bod yn ganolog. “A dyna’r pwynt am ddigidol,” mae’n mynd ymlaen. “Nid yw’n ymwneud â chyfrifiaduron. Mae'n ymwneud â phobl. Nid yw'n ymwneud ag offer. Mae'n ymwneud â diwylliant.”
Taliad traffig
Er mwyn atgyfnerthu’r pwynt bod digidol am y bobl, nid y dechnoleg, mae’r adolygiad yn defnyddio fideo, ynghŷd â phobl o sefydliadau o fewn y sector cyhoeddus y mae CDPS wedi gweithio gyda nhw yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Peth da arall am gael technoleg fideo wrth law? Ailddefnyddio pytiau ohono ar gyfryngau cymdeithasol, wrth ddenu pobl i'r wefan.
Cynllun gwe a chynnwys amlgyfrwng i gydbwyso'r testun: dyna oedd y ddwy ffordd o ddenu mwy o bobl at yr adolygiad blynyddol. Roedd angen i ni hefyd wneud yr adolygiad yn gwbl hygyrch i bobl â nam ar eu golwg. Fe wnaeth fy nghydweithiwr Charlotte Giles, oedd hefyd wedi gosod yr adroddiad ar gyfer ei gyhoeddi, addasu cyferbyniadau lliw yn ofalus ac ysgrifennu testun amgen ar graffeg i raglen darllen sgrin i lais. Fe wnaethom hefyd, wrth gwrs, gyhoeddi yn y Gymraeg a’r Saesneg ar yr un pryd, fel mae CDPS yn gwneud i'n holl gynnwys.
Mae pobl yn ei ddarllen go iawn
Mae’r rheoliadau hygyrchedd yr oeddem yn eu dilyn yn cydnabod bod y sector cyhoeddus weithiau’n methu â gwneud yr hyn y mae angen iddo ei wneud: sef cyhoeddi i bawb. Mae'r ffordd agored yma o weithio hefyd yn talu ei ffordd mewn modd na fydd llawer o bobl sy’n gweithio yn y maes creu cynnwys yn cwyno amdano – sef cynulleidfa fwy! Fel y dywedais, nid oeddem erioed wedi bwriadu i nifer o bobl ddarllen yr adolygiad o'r dechrau i'r diwedd. Ond mae dadansoddiad yn dangos bod llawer o bobl wedi darllen neu wylio darnau ohoni.
Er enghraifft, cafodd fideo crynhoi a bostiwyd i Twitter, ei gwylio 2,000 o weithiau - bedair gwaith cymaint ag ail fideo mwyaf boblogaidd CDPS cyn hynny. Braf hefyd oedd gweld faint o amser a dreuliodd pobl ar y dudalen - tua 5 munud ar gyfartaledd, roedd yn dangos bod pobl yn darllen y cynnwys. Mae hynny'n dipyn o gamp pan fo ceisio denu sylw y dyddiau hyn yn destun cymaint o gystadleuaeth.
Efallai y bydd CDPS yn gwneud adroddiad blynyddol y flwyddyn nesaf yn wahanol. Arbrawf oedd bwriad yr un yma i rhyw raddau Ond mae'n werth ailadrodd ei gwersi:
- os ydych chi am i'r adroddiad gael ei ddarllen, peidiwch â'i ddylunio fel un darlleniad hir
- peidio a phlygu i'r drefn draddodiadol o destun
- ei dorri i fyny ac ailddefnyddio'r cynnwys: cyhoeddwch ar nifer o sianeli, nid dim ond un