Mae argyfwng costau byw yn cael effaith enfawr ar bobl ledled Cymru, gyda'r nifer uchaf erioed o bobl yn cael eu gorfodi i wneud penderfyniadau anodd oherwydd nad oes ganddynt ddigon o arian i fyw arno (Dangosfwrdd costau Cyngor ar Bopeth Cymru Medi 2023).  

Er gwaethaf hyn, mae llawer o bobl nad ydynt yn hawlio'r budd-daliadau neu'r grantiau y mae ganddynt hawl iddynt, neu ddim yn cael mynediad at y gwasanaethau cymorth sydd ar gael iddynt.  
    
Ar y cyd ag awdurdodau lleol a Llywodraeth Cymru, rydym wedi bod yn treialu ffordd newydd o gyd-ddylunio cynnwys er mwyn:  

  • gwneud cynnwys sy'n ymwneud â chostau byw yn haws i'w ddeall ac yn fwy hygyrch  

  • lleihau dyblygu ymdrech  

  • gwella'r ffordd yr ydym yn datblygu cynnwys dwyieithog

Hyd yn hyn, rydym wedi defnyddio'r dull cyd-ddylunio hwn i adolygu cynnwys y Grant Hanfodion Ysgol a Prydau Ysgol am Ddim sydd ar gael ar wefannau awdurdodau lleol er mwyn eu helpu i'w gwneud yn haws i deuluoedd incwm isel sydd â phlant ddysgu am a gwneud cais am y grantiau a'r cymorth sydd ar gael iddynt.

Deall y broblem

Efallai ei fod yn swnio'n amlwg, ond mae deall problem yn iawn yn hanfodol os ydym am ei datrys yn llwyddiannus - ond yn aml, dyma'r rhan o'r broses sy'n aml yn mynd ar goll neu nid oes digon o amser yn cael ei dreulio yn ei gylch.   
  
Buom yn treulio amser gyda chydweithwyr ar draws y sector cyhoeddus a'r sector nid-er-elw yng Nghymru, a chyda defnyddwyr, i archwilio pam nad yw pobl yn hawlio budd-daliadau neu'n cael cymorth pan oedd ei angen arnynt. Gwelwyd y canlynol:  

  • nid yw pobl yn ymwybodol o'r budd-daliadau neu'r cymorth costau byw sydd ar gael iddynt  

  • gall y gwasanaethau a ddarperir fod yn anghyson ac yn anodd cael atynt  

  • dyw gwasanaethau ddim wedi cael eu cynllunio mewn ffordd sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr  

  • nid yw data'n cael ei rannu'n effeithiol rhwng gwasanaethau neu sefydliadau  

  • gall canllawiau a meini prawf cymhwysedd fod yn gymhleth ac yn ddryslyd

Os ydyn ni’n ystyried yr holl adborth uchod yn ei gyfanrwydd, mae ei ddatrys yn teimlo fel tasg amhosibl. Ond, o rannu'r dasg yn rannau llai, gall fod yn llawer haws i’w rheoli. Aethom ati i geisio dod o hyd i ffyrdd o helpu i wella cynnwys dwyieithog o ran budd-daliadau a chymorth costau byw er mwyn ei gwneud yn haws i bobl ddeall yr hyn y mae ganddynt hawl iddo a sut y gallant gael mynediad ato.   

Gweithio mewn sbrintiau

Unwaith ein bod wedi nodi'r pynciau yr oeddem am fynd i'r afael â hwy, o dipyn i beth, fe wnaethom ddechrau rhannu'r gwaith yn dri sbrint i'w gyflwyno gan dîm amlddisgyblaethol. Mae sbrintiau yn nodwedd o reoli prosiectau ar ffurf Ystwyth ac maent yn darparu cyfnod penodol i ddarparu darnau llai o waith. Dyma ddadansoddiad o’n sbrintiau:

Sbrint 1: Dysgu a chynllunio  

Daeth y tîm ynghyd i archwilio'r maes problemus yn fanylach, gan nodi'r grwpiau defnyddwyr allweddol a'u hanghenion, ymgysylltu ag arbenigwyr pwnc a chynllunio profion defnyddwyr.   

Sbrint 2: Datblygu a phrofi   

Gweithiodd ein dylunydd cynnwys gyda chydweithwyr yn Llywodraeth Cymru a chyfieithydd i ddatblygu'r cynnwys newydd gan ddefnyddio system ysgrifennu triawd fel bod y Gymraeg yn rhan annatod o'r broses dylunio cynnwys.  

Yna fe wnaethom ychwanegu'r cynnwys at brototeip fel y gallem gynnal profion defnyddioldeb, siarad â defnyddwyr i sicrhau bod y cynnwys yn diwallu eu hanghenion a chael adborth ar gyfer gwelliannau.  

Sbrint 3: Mireinio a rhannu  

Rydym yn mireinio'r cynnwys yn seiliedig ar yr adborth gan ddefnyddwyr ac arbenigwyr pwnc, gan geisio taro’r cydbwysedd cywir rhwng cywirdeb a pha mor ddefnyddiol yw'r cynnwys i defnyddwyr. Yna gwnaethom rannu’r wybodaeth hon gydag awdurdodau lleol fel y gallent ei gyhoeddi ar eu gwefannau.  

Fe wnaethom ddechrau gyda chynnwys Grant Hanfodion Ysgol ac yna ailadrodd y broses ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim, gan addasu ein dull a'n ffyrdd o weithio yn ystod y broses yn seiliedig ar ddysgu ac adborth.  

Dyma'r adborth a gawsom gan ddefnyddwyr

Gwnaethom siarad â 7 o bobl a oedd yn defnyddio gwasanaethau Prydau Ysgol am Ddim gan ystod o awdurdodau lleol. Roedd hyn yn cynnwys 4 cyfranogwr a oedd yn defnyddio'r Gymraeg fel iaith gyntaf a 2 a allai brofi'r cynnwys ar ddyfais symudol. Dyma'r adborth a gawsom gandynt:

  • nid ydynt yn defnyddio gwefannau'r cyngor i gael mynediad at wybodaeth am Brydau Ysgol am Ddim – yn hytrach, drwy e-bost, cylchlythyr neu hysbysiadau ap ysgol eu plentyn  

  • nid yw gwefannau'r cyngor yn hawdd iawn i'w defnyddio nac yn llwyddo i ymgysylltu  

  • mae rhywfaint o ddryswch ynghylch y gwahaniaeth rhwng Prydau Ysgol am Ddim Cyffredinol a Phrysau Ysgol am Ddim Cymwys  

  • mae rhai pobl yn pryderu am y stigma sy'n gysylltiedig â derbyn Prydau Ysgol am Ddim  

  • nid yw hyd yn oed siaradwyr Cymraeg iaith gyntaf yn gyfarwydd ag enwau Cymraeg gwasanaethau – mae hyn yn rhywbeth a ddywedodd defnyddwyr cynnwys Grant Hanfodion Ysgol wrthym hefyd yn ystod profion defnyddioldeb  

  • dyw rhieni sy’n derbyn budd-daliadau ddim yn ymwybodol nac yn gwirio pa gymorth arall y gallent fod yn gymwys iddo

Fodd bynnag, roedd adborth ar y cynnwys newydd ei hun yn gadarnhaol ar y cyfan. Dyma enghreifftiau o rai sylwadau a ddaeth i law:

“
“Mae'n hawdd ei ddeall ac yn eithaf hunanesboniadol”.

“Gyda’r wybodaeth hon, mae’n cymryd llai o amser i ddeall y cynnwys na chyda gwybodaeth y cyngor ac mae’n esbonio'r pecynnau cymorth yn well”.

Gwnaethom ddefnyddio'r adborth hwn i wella'r cynnwys newydd ymhellach, y gallwch ddod o hyd iddo yn ein pecyn cymorth Prydau Ysgol am Ddim. Gwnaethom hefyd rannu'r hyn y gwnaethom ei ddysgu â Llywodraeth Cymru er mwyn helpu i lywio gwelliant parhaus  y gwasanaethau.

Gwersi a ddysgwyd

Gall polisi fod yn gymhleth, ac nid yw bob amser yn hawdd rhannu’r neges mewn modd sy'n hawdd i bobl ei ddeall. Mae sicrhau bod arbenigwyr a defnyddwyr yn rhan o’r broses o’r cychwyn cyntaf, yn ddelfrydol o'r adeg y datblygir y polisi, yn ddefnyddiol iawn.   

Mae cynnwys y tîm cyfan yn y broses o'r dechrau yn creu amgylchedd mwy cefnogol, cynhyrchiol ac nid yw amser yn cael ei wastraffu yn trosglwyddo gwybodaeth. Mae hefyd yn rhoi cyfle i bobl ddysgu oddi wrth ei gilydd a chael profiadau newydd.

Gall gweithio gydag ystod eang o wahanol randdeiliaid fod yn ddryslyd. Mae'n bwysig sicrhau bod pawb yn deall beth rydych chi'n ei wneud a pham, a bod gennych chi'r bobl iawn yn rhan o'r prosiect. Mae cael aelod o dîm cyfathrebu yn rhan o’r tîm cyflawni wedi ein helpu yn hyn o beth. Rydym wedi dysgu llawer iawn a gallwn ddefnyddio’r wybodaeth hon pan yn gweithio gyda phrosiectau yn y dyfodol.

Yn y dyfodol, byddwn yn gofyn i ddefnyddwyr brofi’r cynnwys cyn ein bod yn gwneud unrhyw newidiadau fel llinell sylfaen er mwyn mesur gwelliant yn eu herbyn.

Beth nesaf?

Cysylltu ag awdurdodau lleol er mwyn dysgu mwy am yr heriau y maent hwy a'u defnyddwyr yn eu hwynebu o ran costau byw. Hefyd, deall sut y gallwn gefnogi dull sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr er mwyn sicrhau bod defnyddwyr yn ymwybodol o'r cymorth sydd ar gael iddynt a sut i gael gafael arno.

Os ydych yn gweithio i awdurdod lleol yng Nghymru ac mae gennych ddiddordeb gweithio gyda ni, e-bostiwch ed.cann@digitalpublicservices.gov.wales