Mae ymgymryd â rôl rheolwr cyflenwi ar gyfer tîm a phrosiect sydd eisoes wedi ennill ei blwyf yn brofiad cyffrous ac ychydig yn frawychus. Mae gan y tîm ei ffordd ei hun o weithio, mae perthnasoedd eisoes ar waith, ac mae gan y prosiect hanes rydych chi'n camu i mewn iddo. Es i drwy'r broses hon yn ddiweddar, a hoffwn rannu rhai o'r heriau a wynebais, yr hyn a ddysgais ar hyd y ffordd, a'r hyn a wnes i i wneud pethau'n haws.
Yr heriau yr oeddwn yn eu hwynebu
Deall dynameg tîm: Un o'r rhwystrau cyntaf oedd darganfod sut roedd y tîm yn gweithredu a beth oedd cefndir y prosiect. Mae gan bob tîm ei naws unigryw ei hun, ac mae ymuno â thîm sydd eisoes yn bodoli yn golygu bod yn rhaid i mi fabwysiadu’r ymdeimlad yn gyflym am y rolau, y berthynas, hanes y prosiect - y buddugoliaethau a'r brwydrau.
Ennill ymddiriedaeth: Mae ymddiriedaeth yn gallu bod yn frwydr, yn enwedig pan mai chi yw'r person newydd mewn rôl reoli. Roeddwn angen i'r tîm deimlo'n hyderus fy mod yno i helpu, peidio ag awgrymu newidiadau neu danseilio'r cynnydd yr oeddent wedi'i wneud hyd yn hyn.
Ffitio i mewn i'r prosesau presennol: Gall prosesau sefydledig fod yn gleddyf daufiniog. Ar y naill law, mae'n wych bod systemau ar waith. Ar y llaw arall, gall addasu i'r rhain heb amharu ar y llif neu ymddangos yn rhy feirniadol fod yn anodd.
Cydbwyso disgwyliadau: Fel rheolwr cyflenwi newydd, mae yna set newydd o ddisgwyliadau gan y tîm. Roedd cydbwyso'r rhain tra'n ceisio ychwanegu gwerth a pheidio â gorgyffwrdd yn dasg heriol.
Datgelu materion cudd: Mae gan bob prosiect ei siâr o broblemau cudd. Fel y newydd-ddyfodiad, roedd dod o hyd i'r materion hyn heb gamu ar draed neu achosi ffrithiant yn gofyn am ddull meddylgar ac empathig.
Yr hyn a ddysgais
Grym gwrando: Mae gwrando wedi troi allan i fod yr offeryn mwyaf gwerthfawr i mi. Trwy wrando ar y tîm, roeddwn i'n gallu deall eu diwylliant, yr heriau roedden nhw'n eu hwynebu, a lle gallwn i helpu. Hefyd, fe helpodd i adeiladu ymddiriedaeth oherwydd bod y tîm yn teimlo eu bod yn cael eu clywed a'u parchu.
Mae amynedd yn allweddol: dysgais yn gyflym nad rhuthro i mewn i newidiadau neu honni rheolaeth yw'r ffordd ymlaen. Mae'n bwysig bod yn amyneddgar, cymryd yr amser i arsylwi acymuno â'r tîm. Roedd deall y rhesymau y tu ôl i brosesau ac ymddygiadau presennol cyn awgrymu newidiadau yn hanfodol.
Materion cyfathrebu clir: Roedd cyfathrebu agored a gonest yn helpu i reoli disgwyliadau o bob ochr. Trwy fod yn dryloyw ynghylch fy arsylwadau a'r hyn yr oeddwn yn anelu at ei gyflawni, gallwn alinio pawb ar yr hyn a oedd yn realistig ac yn ymarferol.
Mae bod yn hyblyg yn helpu: Roedd addasu fy arddull reoli i gyd-fynd ag anghenion y tîm, yn hytrach na glynu'n dynn at un ffordd o wneud pethau, yn gwneud gwahaniaeth mawr. Roedd yr hyblygrwydd hwn yn fy ngalluogi i weithio o fewn prosesau presennol tra'n dal i wthio am welliannau.
Mae meithrin perthnasoedd yn cymryd amser: Roedd meithrin perthynas gref gyda'r tîm a rhanddeiliaid yn rhywbeth na ellid ei frysio. Buddsoddais amser mewn sgyrsiau un-i-un a gweithgareddau tîm i adeiladu ymddiriedaeth a chydweithio.
Sut wnes i'r trawsnewid yn haws
Sgyrsiau un-i-un: Fe'i gwnes yn bwynt cael cyfarfodydd un-i-un gyda phob aelod o'r tîm a rhanddeiliaid allweddol. Rhoddodd y sgyrsiau hyn gipolwg i mi ar safbwyntiau, pryderon a chymhellion unigol, a oedd yn amhrisiadwy ar gyfer deall y tîm yn well.
Arsylwi cyn gweithredu: Yn ystod yr wythnosau cyntaf, canolbwyntiais ar arsylwi sut roedd y tîm yn gweithio a sut roedd prosesau yn llifo (gyda chymorth y rheolwr cyflenwi presennol), heb wneud unrhyw newidiadau ar unwaith. Roedd y cyfnod hwn yn hanfodol ar gyfer nodi meysydd lle gellid gwneud gwelliannau heb achosi aflonyddwch.
Cyd-weithio agos â’r rheolwr cynnyrch: Yn gynnar, gwnes i sicrhau fy mod yn cyd-weithio’n agos â’r rheolwr cynnyrch i gael dealltwriaeth glir o'u disgwyliadau a'u blaenoriaethau. Roedd y sesiynau gwirio rheolaidd yn ein cadw ni i gyd ar yr un dudalen ac yn helpu i osgoi gwrthdaro posibl.
Cyflwyno newidiadau graddol: Yn hytrach na gwneud newidiadau mawr, dewisais addasiadau bach a graddol. Roedd y dull hwn yn lleihau ymwrthedd ac yn caniatáu i'r tîm addasu'n raddol wrth weld manteision pob newid.
Dathlu buddugoliaethau bach: Roedd cydnabod a dathlu buddugoliaethau bach ar hyd y ffordd yn helpu i adeiladu momentwm a hybu morâl y tîm. Dangosodd hefyd fod y newidiadau yn cael effaith gadarnhaol.
Pam mae'r dull hwn yn gweithio
Yr hyn a wnaeth y camau hyn yn effeithiol oedd creu empathi, amynedd, a chyfathrebu clir. Drwy gymryd yr amser i ddeall y tîm, parchu'r prosesau presennol, a bod yn dryloyw, llwyddais i hwyluso'r rôl yn esmwyth. Roedd y dull graddol o newid yn cadw cysylltiad clir y tîm ac yn rhoi cyfle agored i syniadau newydd heb deimlo eu bod wedi'u gorlethu.
I gloi, gall camu i mewn i dîm a phrosiect sefydledig fel rheolwr cyflawni fod yn heriol, ond gyda'r dull cywir – canolbwyntio ar wrando, meithrin perthnasoedd, a bod yn amyneddgar – gallwch lywio'r trawsnewid yn llwyddiannus ac arwain y tîm tuag at fwy o lwyddiant. Hoffwn ddiolch yn fawr iawn i'm tîm blaenorol am yr holl gefnogaeth a'r amseroedd gwych a gawsom gyda'n gilydd. I'm carfan bresennol, rwy'n gwerthfawrogi'n fawr y croeso cynnes a'r ymddiriedaeth rydych chi wedi'i ddangos i mi. Rwy'n gyffrous am yr hyn y byddwn yn ei gyflawni gyda'n gilydd!
