Mae'r cyfnod darganfod wedi datgelu ystod eang o anghenion defnyddwyr systemau rheoli gwybodaeth ysgolion, ond hefyd, wedi amlygu anghenion rhanddeiliaid pwysig eraill

18 Tachwedd 2022

Yn ein blog cyntaf, buom yn holi pam fod systemau rheoli gwybodaeth (MI) mor hanfodol i ysgolion, a pham bod ystyried anghenion defnyddwyr yn gynnar yn y broses, yn gwneud yr ateb terfynol yn fwy tebygol o gyd-fynd â'i bwrpas (a bod yn addasadwy) am flynyddoedd i ddod.   

Ein nod yw datblygu manyleb sy'n seiliedig ar anghenion, er mwyn bod awdurdodau lleol yn caffael system newydd sy’n seiliedig ar anghenion y defnyddiwr.  

Siarad â'r defnyddwyr

Yn ystod gwyliau ysgol, manteisiwyd ar y cyfle i siarad â 14 o bobl sy'n gweithio'n uniongyrchol gydag awdurdodau lleol. Yn bennaf, mae’r bobl yma mewn rolau cefnogi, sy'n gweithio gyda systemau rheoli gwybodaeth bob dydd.   

Rydym hefyd wedi siarad ag 11 o weithwyr ysgol, sydd â mynediad uniongyrchol at SIMS.   

Canfyddiadau

Mae ein cyfnod darganfod yn tynnu sylw at ba mor integredig yw ysgolion Cymru, awdurdodau lleol a llywodraeth.

Mae hyn yn cynnwys anghenion gweithwyr sy'n:

  • helpu i ddiweddaru'r system  
  • dethol data o'r systemau at ddibenion adrodd  
  • cefnogi'r gwaith o redeg ysgolion o ddydd i ddydd  

Adborth gan ysgolion

Dywedodd yr ysgolion wrthym fod gan eu gweithwyr swyddi i'w gwneud. Mae angen cynnyrch a gwasanaethau arnynt i wneud eu bywydau'n haws. Gall hyn olygu cofnodi presenoldeb, darganfod pwy sydd ag alergedd cnau, neu sefydlu dosbarth newydd.  

Mae ysgolion yn dibynnu ar SIMS bob dydd.  

Mae Systemau Gwybodaeth Rheoli Ysgolion (SIMS) yn cynnig cyfleoedd enfawr, a gellir helpu ysgolion a disgyblion ar hyd eu teithiau addysgol. Eto i gyd, mae ysgolion yn aml yn ei chael hi'n anodd diwallu eu hanghenion eu hunain, yn ogystal ag anghenion y trydydd parti megis awdurdodau lleol a Llywodraeth Cymru.  

Infographic featuring three diagrams. Each diagram represents part of the school management information systems (SIMS) as we understand it. The 'organisations' diagram shows the layers as central government, local authority, and school, from top to bottom. The 'system' diagram has the layers DEWI, local authority orchestration layer, and SIMS platform, from top to bottom. Finally, the 'roles' diagram has Minister of X, statisticians, local authority IT support and training, and admins and secretaries, from top to bottom. In each diagram, every layer is smaller than the one above.
Dyma grynodeb o’n dealltwriaeth gynnar o'r ecosystem 

Mae ceisiadau am ddata yn aml yn creu gorbenion mewn ysgolion. Er enghraifft, gall ysgolion ddelio â cheisiadau:

  • casglu data ar hap am brydau ysgol rhad ac am ddim 
  • casglu data fel y gall y GIG gynllunio eu brechiadau   
  • oddi wrth bartneriaid mewnol ac allanol, yn ogystal ag awdurdodau lleol ac allanol  

Mewn rhai achosion, roedd rhaid treulio dyddiau i gwblhau ffurflenni statudol.

Mae ysgolion yn defnyddio systemau eraill  

O ganlyniad, mae ysgolion yn cofleidio technolegau modern i ateb eu hanghenion.  

Mae nifer yn gwyro oddi ar y platfform craidd, er mwyn defnyddio ystod eang o fodiwlau trydydd parti. Dywedodd y rheiny oedd yn cymryd rhan wrthym "... nad yw SIMS wedi tyfu fel y gallai fod" a'r “newid olaf o bwys oedd 2004."  

Hyd yn hyn, rydym wedi clywed am o leiaf 29 modiwl trydydd parti gwahanol, sy'n cael eu defnyddio ar gyfer: 

  • cyfathrebiadau  
  • cynllunio  
  • asesu ac addysg  
  • gwybodaeth rheoli ac adrodd  
  • apiau talu  
  • dogfennu ac offer creadigol  
  • mewngofnodi untro 
  • a mwy ...  

Mae adborth arall gan ysgolion yn cynnwys:  

"Mae SIMS yn anodd o'r dechrau hyd at y diwedd. Mae pob modiwl yn cyflwyno her ei hun o ran ei ddefnydd". 

"Dydyn ni ddim yn arbenigwyr mewn cyllid"  

Po fwyaf rydyn ni'n siarad â gweithwyr yr ysgol, y mwyaf maen nhw'n egluro bod camu oddi ar y platfform craidd wedi eu helpu i gwblhau eu gwaith.

Adborth gan awdurdodau lleol  

Rydym wedi darganfod bod gan awdurdodau lleol rôl allweddol. Hyn ydy eu bod yn llenwi'r bylchau a adawodd y cyflenwr, sy’n cynnwys cefnogaeth weithredol, a helpu gweithwyr yr ysgol i wella’u sgiliau.  

Fel awdurdod lleol, mae’n bosib iddynt greu llawlyfrau system eu hunain. Dywedodd rhai nad oedd llawlyfrau ESS yn teimlo'n hawdd eu defnyddio.  

Mae rhai wedi creu safle Teams lle gall pob ysgol ofyn cwestiynau a rhannu atebion.   

Yn aml, mae’n anodd i awdurdodau lleol cael mynediad at ddata ysgolion, gan fod y data’n cael ei gynnal ar weinydd yr ysgol sydd ar eu safle.  

Adborth cadarnhaol  

Ar gyfer cydbwysedd, derbyniodd Capita ac ESS SIMS adborth cadarnhaol.  

Rydyn ni wedi clywed “mae’n bosib cael adroddiad ar unrhyw beth," "mae'n hyblyg iawn", "Mae SIMS yn system dda ar y cyfan" ac “rwy’n awyddus i weld NextGen".  

Wrth i ni ddyfnhau ein dealltwriaeth, mae'n dod yn gliriach bod angen mwy o sylw ar anghenion defnyddwyr. Mae’n ddigon bosib eu bod wedi’u cysgodi gan gyfres llawer ehangach o anghenion rhanddeiliaid.  

Ffurfio grŵp llywodraethu  

Ers dechrau'r cyfnod darganfod, mae grŵp llywodraethu wedi cefnogi ein tîm. Maen nhw wedi helpu i gael mynediad at awdurdodau lleol ac ysgolion, er mwyn i ni i gyfweld â chyfranogwyr. Mae eu cyngor a'u harweiniad wedi bod yn hanfodol i'n llwyddiant.  

Pan gyrhaeddodd mis Awst, nid yw’n syndod roedd y grŵp llywodraethu yn awyddus i archwilio'r hyn a ddaw ar ôl y cyfnod darganfod.   

Mae'r anghenion bellach wedi'u hychwanegu at fanyleb gaffael, yn barod am yr hyn yr ydym yn ei alw'n 'Cam 2'.   

Dros y pythefnos diwethaf, mae'r grŵp llywodraethu wedi tyfu i gynnwys uwch weithwyr addysg proffesiynol. Rydym wedi gwahodd awdurdodau lleol i weld a fyddai ganddynt ddiddordeb cynnal ymarfer/dull caffael gyda'n gilydd.  

Erbyn hyn, mae ymdeimlad o frys i ymgysylltu â'r farchnad, a dechrau'r broses gaffael cyn gynted â phosib.  

Beth sydd o’n blaenau 

Yn ein blog nesaf – ein blog olaf – byddwn yn siarad mwy am ddiwedd y cyfnod darganfod a sut y byddwn yn adeiladu ar seiliau’r canfyddiadau hyn.