Yn y post blog yma gan gyfrannwr allanol, mae Neil Butt yn disgrifio sut wnaeth gweithio â CDPS roi llwyfan i Awdurdod Cyllid Cymru i newid y ffordd roeddent yn rheoli a darparu gwasanaethau
14 Hyfref 2022
Gan Neil Butt, Prif Swyddog Pobl a Chyfathrebu (Dros Dro)
Mae Canolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) wedi bod yn ein helpu ni yn Awdurdod Cyllid Cymru ar ddau brosiect Ystwyth ers mis Ionawr y llynedd. Rydw i wedi bod yn ddigon ffodus i fod yn rhan o’r ddau, ac rwy’n awyddus rhannu fy mhrofiad.
Yn hytrach na sôn am bob prosiect yn fanwl, hoffwn sôn am yr hyn rydym wedi ei ddysgu, a’r effaith mae gweithio gyda CDPS wedi ei gael.
Dechreuodd yr holl beth i mi ym mis Ionawr y flwyddyn yma, pan wnes i ymuno â phrosiect profi cysyniad data tir ac eiddo. Fy rôl oedd arwain ar ymgysylltu â rhanddeiliaid a chefnogi ymchwil defnyddwyr. Dyma oedd fy nhro cyntaf yn gweithio mewn prosiect Ystwyth, gwneud diweddariadau dyddiol, adolygu yn gyson, cyflwyniadau dangos a dweud, yn ogystal â chynllunio, i gyd mewn sbrint wythnos.
I fod yn gwbl onest, roeddwn ychydig yn amheus os oedd methadoleg Ystwyth mynd i weithio i ni. Teimlais ein bod eisoes yn cynnal llawer o’r arferion (h.y., grwpiau bach o wahanol dimau Awdurdod Cyllid Cymru i sicrhau newid). Roedd y prosiect yn dîm amlddisgyblaethol oedd yn cynnwys hyfforddwr Ystwyth a pherchennog cynnyrch o CDPS, a 2 neu 3 o bobl o Awdurdod Cyllid Cymru yn darparu gwybodaeth busnes a chymorth datblygwr, ac ymchwil gan un o'n cyflenwyr digidol.
Yr hyn rwyf wedi dysgu
Y peth cyntaf wnes i ddysgu oedd fy mod yn joio’r stand-ups dyddiol, hyd yn oed os oedd hyn yn golygu gorfod cerdded y ci yn y tywyllwch ar fore oer ym mis Ionawr, peidio a chael cawod tan 9:15 pan oedd y stand-up yn dod i ben. Roeddwn yn hoff iawn o’r drefn o gwrdd pob bore i benderfynu ar ein ffocws y diwrnod hwnnw, ac roedd gwybod bod rhaid adrodd ein datblygiad i'r tîm y diwrnod wedyn, yn help mawr i ganolbwyntio.
Roedd y sbrints wythnosol, a’r gôl o orfod cynnal sesiwn dangos a dweud ar y diwedd yn helpu ni i daclo rhannau mawr o'r gwaith fyddai fel arall mewn peryg o fod yn llethol Roeddwn yn dysgu’n gyson, wrth i ni fynd trwy’r ymchwil a’r prototeipiau. Mae'r cynllunio tymor byr yn rhyddhad ac yn gadael i chi ganolbwyntio ar un mater ar y tro. Cawsom adegau o wrthdaro, ac roedd adolygu wythnosol yn ein galluogi i glirio'r awyr, dysgu, gwella, a symud ymlaen.
Nid yn unig ydw i wedi cael fy mherswadio bod y ffordd yma o weithio yn effeithiol, ond hefyd rydw i wedi sylweddoli pa mor aghywir oedd fy nhybiaethau o sut oedd ein proses newid presennol yn cymharu ag Ystwyth. Rwyf wedi gallu rhannu fy mhrofiad gyda’n tîm arwain a’n bwrdd.
Beth sydd nesaf ar gyfer y llwyfan data tir ac eiddo?
Mae'r prosiect wedi'i oedi wedi i ni gwblhau'r ddau gam cyntaf yn llwyddiannus. Mae’r gwaith sydd wedi ei gwblhau yn ystod y camau cychwynnol wedi dangos y cyfleoedd mae llwyfan data tir ac eiddo yn eu cyflwyno. Yn bwysicaf fyth, mae'r gwersi dysgwyd o’r gwaith hyd yn hyn wedi newid ein dealltwriaeth o sut orau i weithredu cyfraddau uwch o Dreth Trafodiadau Tir ar gyfer ail gartrefi a llety gwyliau.
Er hyn, o ystyried y pwysau ariannol sy’n datblygu’n gyflym I ni gyd, a’r ansicrwydd ddaw yn ei sgil, rydym wedi gorfod dod i’r casgliad bod angen blaenoriaethu ac oedi’r gwaith llwyfan data tir ac eiddo am y tro. Rydym yn benderfynol o ddechrau’r gwaith yma eto’n y dyfodol, ac wedi cynllunio’r gwaith fel ei bod yn haws i gychwyn arni pan ddaw’r amser.
Mae'r profiad hwn wedi rhoi'r hyder i ni dreialu tîm gwasanaeth Ystwyth ein hunain, wedi ei wneud yn gyfan gwbl o bobol Awdurdod Cyllid Cymru – dan arweiniad Jamie Arnold o CDPS fel ein hyfforddwr.
Prosiect WRA i daclo dyled
Rydym wedi penderfynu canolbwyntio ar ddyled ar gyfer ein tîm gwasanaeth ystwyth peilot Roedd gennym rai meysydd hirsefydlog i’w gwella a allai, trwy fynd i’r afael â nhw, atal dyled a gwella profiad dyled trethdalwyr a’r broses ar gyfer ein pobl.
Jamie oedd ein hyfforddwr Ystywth, ac a cafodd pawb gyfle i wneud hyfforddiant ystwyth gyda’n tîm yn cynnwys arbenigedd busnes, datblygwyr, dadansoddwyr busnes, ac ymchwilydd defnyddwyr. Dechrau da gyda thîm llawn offer. Roedd pawb yn newydd i'r dechnoleg roedden ni'n ei defnyddio i gydweithio, Miro a Trello. Nawr, dydw i ddim yn siŵr sut wnaethon ni erioed unrhyw beth hebddynt.
Gwna’i ddim sôn am yr hyn a wnaethom, mae hynny mewn post blog arall. Hoffwn ddweud sut wnaeth Jamie ein helpu i ddeall y ffordd orau o ddefnyddio Ystwyth. Sut i ddefnyddio methodoleg addas i ni, sut i fynd trwy gyfnodau, gosod amcanion, profi mewn alffa i weld os yw rhywbeth yn gweithio neu beidio - heb yr arweiniad a'r brwdfrydedd hwn, mae'n debyg y byddem wedi methu ac wedi adeiladu rhywbeth a cheisio ei roi ar waith yn ystod y chwe wythnos gyntaf. Helpodd Jamie ni gyd i ganolbwyntio ar ddefnyddwyr ar y defnyddwyr yn ystod y cyfnod darganfod ac alffa. Mae'n rhyfeddol pa mor gyflym rydych chi'n llithro i edrych ar brosesau mewnol, yn hytrach na phrofiad y defnyddiwr.
Canlyniadau cynnar
Un o’r pethau rydym wedi’u gwneud dan rai amgylchiadau, yw lleihau’r nifer o llythyrau dyled rydym yn anfon at drethdalwyr. Roedden ni’n meddwl ei fod yn hawdd i'w wneud, ac roeddwn wedi fy synnu pam nad oedd erioed wedi'i wneud o'r blaen. Yr ateb syml yw bod sbrintiau wythnosol Ystwyth wedi caniatáu i ni dynnu darnau bach allan o broblem fawr, a chyflawni gwelliannau yn raddol. Hyd yma roedd yr ateb syml yma wastad wedi ei golli o fewn problemau ehangach ac erioed wedi cael ei ddatrys. Credaf fod hyn yn cyfleu un o fanteision allweddol gweithio’n Ystwyth.
Beth sydd nesaf i’r tîm?
Rydym bron yn barod i weithredu heb Jamie wrth iddo ein gadael ni cyn bo hir. Mae gennym berchennog cynnyrch hyderus sy'n naturiol wrth weithio yn y dull Ystwyth; mae’r tîm yn llawn syniadau ac yn dal i brofi ei gilydd, ac mae gan y diweddariadau dyddiol yr un egni heddiw ag oedd ganddynt pan ddechreuon ni ym mis Mai.
Mae’r dysgu a’r datblygu ein pobl mor bwysig â’r canlyniad i ni, ac rydym ar ein ffordd i gyflawni’r ddau beth yma. Rydym wedi wynebu rhai heriau, ac wedi bod yn profi ein llywodraethu mewnol, nid yw pethau wedi bod yn hawdd i gyd. Dysgwyd wersi ynghylch adnoddau a sut i liniaru risgiau fel bod pobl yn teimlo eu bod yn cael eu cefnogi a’u grymuso i fod yn rhan o’r timau hyn.
Credaf fod cynllun peilot y tîm gwasanaeth dyled wedi rhoi llwyfan i ni newid sut yr ydym yn rheoli ac yn darparu ein gwasanaethau, sy’n enfawr yn fy marn i.