Mae patrymau’n gyson, yn gyfarwydd, a hyd yn oed yn ddiflas. Dyna'n union sy'n eu gwneud yn bwerus. 

Mewn gwasanaethau cyhoeddus digidol, nid yw diflas yn ymwneud â diffyg uchelgais ond am ddiogelwch: mae teithiau rhagweladwy yn lleihau camgymeriadau, adeiladu ymddiriedaeth, ac yn gwneud i bobl deimlo'n fwy hyderus wrth ddefnyddio gwasanaeth yn annibynnol wrth iddynt weithio fel maen nhw'n ei ddisgwyl. 

Ar gyfer timau yng Nghymru sy'n dylunio eu fersiwn eu hunain o'r un peth (er enghraifft, mewngofnodi, cymhwysedd, taliadau neu ffurflenni), mae patrymau gwasanaeth yn rhoi ffordd brofedig i ni ei wneud. Maen nhw'n rhyddhau timau rhag ailddyfeisio'r olwyn bob tro, felly gall mwy o adnoddau fynd i'r rhannau o wasanaeth sy'n gwneud y gwahaniaeth mwyaf i'r cyhoedd. 

Dysgwch am y gwaith patrymau gwasanaeth rydyn ni wedi bod yn ei wneud. 

Mynd i'r afael â'r myth o anhyblygrwydd 

Mae rhai timau yn poeni bod patrymau yn rhy anhyblyg. Yn ein gweithdai, roedd cyfranogwyr yn aml yn dechrau’n amheus, yn argyhoeddedig bod eu gwasanaeth yn wahanol. 

Ond pan fyddwch chi'n edrych yn fwy manwl, mae'r tebygrwydd rhwng gwasanaethau yn dod yn glir. 

Nid yw patrymau gwasanaeth yn ymwneud â gorfodi datrysiad sy’n gweddu i bawb: maent yn sylfeini hyblyg. Fel y dywedodd un Ymchwilydd Defnyddwyr y GIG wrthym, mae patrymau yn gwneud hyd yn oed teithiau cymhleth yn haws i'w cyflawni, yn ddiogel ac yn gyson. 

Pam y dylai arweinwyr ofalu 

I sefydliadau, mae patrymau gwasanaeth yn ymwneud ag arbedion a graddfa: 

  • Maen nhw'n cael gwared o ddyblygu: yn hytrach na phum tîm yn adeiladu pum taith talu wahanol, mae gennych un ffordd safonol sy'n gweithio. 
  • Maent yn lleihau'r risg: mae cysondeb yn adeiladu ymddiriedaeth gyda'r cyhoedd, yn gwella hygyrchedd ac yn sicrhau bod arferion da a safonau yn cael eu bodloni yn ddiofyn. 
  • Maen nhw'n arbed amser: gall timau gyrraedd "gwasanaeth gweithio" yn gyflymach. 

Gwelodd llywodraeth y DU hyn ar ddechrau'r pandemig: Adeiladwyd 52 o wasanaethau o fewn wythnosau, nid misoedd, gan ddefnyddio'r GOV.UK System Design. Aeth y gwasanaeth 'Get coronavirus support' o gysyniad i fod yn fyw mewn llai na phedwar diwrnod, gan arbed tua £10.4m. 

Neu, fel y dywedodd tîm system ddylunio Llywodraeth yr Alban: 

"Mae systemau dylunio yn arbed arian ac amser i sefydliadau." 

Ac nid yw'n ymwneud â chyflymder yn unig. Mewn iechyd, dywedodd ymchwilydd defnyddiwr wrthym: 

"Roedd patrymau ailddefnyddiadwy yn caniatáu i'n timau ddylunio ac adeiladu gwasanaethau gymaint yn gyflymach os byddem wedi gwneud hyn ar ein pen ein hunain. Roedd patrymau cymhleth fel cwestiynau cymhwysedd neu deithiau talu yn hawdd eu hailadrodd a'u gweithredu mewn llawer llai o amser nag o'r blaen." 

Pam mae'n bwysig i'r cyhoedd 

Nid yw patrymau gwasanaeth yn dda i dimau yn unig - maen nhw'n dda i bobl sy'n defnyddio gwasanaethau. 

Pan fydd gwasanaethau ledled Cymru yn edrych ac yn ymddwyn yn wahanol, mae'n ddryslyd i'r cyhoedd. Mae patrymau yn creu cysondeb: llif tebyg, cwestiynau a rhyngweithiadau mewn ffordd sy'n gwneud synnwyr i ddefnyddwyr. 

Nid yw pobl yn sylwi ar gysondeb pan fydd yno, ond maen nhw'n gwneud hynny pan nad yw. Yn ein profion, dywedodd un cyfranogwr: 

"Roedden nhw i gyd yn teimlo'n debyg. Pan fyddwch chi'n llenwi un ffurflen, rydych chi'n gweld sut rydych chi'n gwneud pethau. Yna nid yw'n syndod ar yr ail ffurflen, rydych chi'n barod ar ei gyfer." 

Mae'r cyfarwyddrwydd hwnnw'n adeiladu hyder ac yn lleihau ymdrech. Mae'n helpu pobl i symud trwy wasanaethau'n haws, hyd yn oed pan gaiff ei ddarparu gan wahanol sefydliadau. A phan fydd gwasanaethau'n haws, mae llai o gyswllt y gellir ei osgoi, rhyddhau adnoddau i ganolbwyntio ar anghenion mwy cymhleth. 

Mae cysondeb hefyd yn bwysig ar gyfer cynhwysiant. Bob tro rydyn ni'n ailddefnyddio patrwm gwasanaeth sydd wedi'i brofi am hygyrchedd, rydyn ni'n ei gwneud hi'n haws i bawb ddefnyddio gwasanaethau'r llywodraeth, yn hawdd eithrio grwpiau. Er enghraifft, pobl sydd â hyder digidol is neu anghenion mynediad amrywiol. 

Gall patrymau gwasanaeth wneud i wasanaethau deimlo'n gyfarwydd, cwrdd â disgwyliadau defnyddwyr, a chaniatáu i fwy o bobl gael mynediad atynt yn hawdd ac yn annibynnol heb yr angen am gymorth ychwanegol. 

Pam mae cysondeb yn adeiladu ymddiriedaeth 

Nid yn unig mae cysondeb yn gwneud gwasanaethau yn haws, mae'n eu gwneud yn fwy dibynadwy. 

Fel y dywedodd un cyfranogwr ymchwil: 

"Os oes gan wasanaethau ar-lein fformatau tebyg, byddai'n gwneud bywyd yn llawer haws. Ar ôl ychydig, rydych chi'n nabod ac yn deall y cynllun, felly byddai'n arbed llawer o amser. Os yw pobl yn dod i arfer â gwneud pethau mewn ffordd benodol, yna maen nhw'n haws i'w gwneud dro ar ôl tro." 

Mae bod yn gyfarwydd a rhywbeth yn rhoi mwy o hyder i ddefnyddwyr mewn gwasanaethau ac yn adeiladu ymddiriedaeth yn y ffordd y mae eu data yn cael ei drin. Mae anghysondebau bach mewn gwasanaethau, fel gofyn am wybodaeth amherthnasol gan ddefnyddwyr yn erydu'r hyder hwnnw. 

Mae ymddiriedaeth yn y gwasanaeth yn adeiladu ymddiriedaeth yn y sefydliad y tu ôl iddo. Os yw gwasanaeth digidol yn teimlo'n glir, yn gyfarwydd ac yn ddibynadwy, mae ymddiriedaeth gan ddefnyddwyr yn y sefydliad sy'n darparu (er enghraifft, cyngor, bwrdd iechyd neu adran y llywodraeth) sy'n ei ddarparu. 

Mae ymddiriedaeth yn fregus, a chysondeb yw un o'r ffyrdd symlaf y gallwn ei adeiladu, ei amddiffyn a'i chryfhau. 

Pam mae hyn yn bwysig yng Nghymru 

Mae gwasanaethau cyhoeddus Cymru yn wynebu'r un heriau ag ym mhob man arall: tynhau cyllidebau, galw cynyddol, disgwyliadau defnyddwyr sy'n newid a'r pwysau i ddarparu profiadau digidol gwell. 

Patrymau gwasanaeth yw un o'r ffyrdd symlaf o gael mwy o werth allan o adnoddau cyfyngedig. Maen nhw'n golygu: 

  • Cyflenwi cyflymach: nid yw timau'n dechrau o'r dechrau 
  • Costau is: atebion a rennir yn hytrach nag adeiladau dyblyg 
  • Gwell profiad: teithiau cyson ar draws iechyd, llywodraeth leol a gwasanaethau cenedlaethol 
  • Ymddiriedaeth gryfach: mae gwasanaethau cyfarwydd, rhagweladwy yn meithrin hyder yn y sefydliadau sy'n eu cyflawni 

Nid gwendid yw diflas. Mewn gwirionedd, mae diflas yn ddiogelwch. Mae teithiau cyfarwydd, rhagweladwy yn tawelu'r cyhoedd, yn lleihau camgymeriadau, ac yn adeiladu ymddiriedaeth yn y sefydliadau y tu ôl iddynt. 

Mae angen i wasanaethau cyhoeddus wneud mwy, diflas yw'r union beth sydd ei angen arnom - i'n timau, i'n sefydliadau, ac i'r bobl sy'n dibynnu arno ni. 

Cymryd rhan 

Eisiau defnyddio neu gyfrannu at y Llyfrgell Patrymau Gwasanaeth - neu gynnal gweithdy gyda'ch tîm? Cysylltwch â ni.