Rydym yn llunio llawlyfr gwasanaeth i gefnogi ein Safonau Gwasanaethau Digidol i Gymru.
Er ei fod yn ymddangos fel prosiect syml, roeddem yn wynebu rhai heriau wrth i ni ymchwilio yn ddyfnach i'r broses.
Wrth i ni ddechrau ar ein cyfnod beta, rydyn ni eisiau myfyrio ar yr hyn rydyn ni wedi'i ddysgu dros yr ychydig fisoedd diwethaf.
Heriau a wynebwyd gennym
Diffinio'r cynnig gwerth
Un o'r prif heriau a wynebon ni oedd diffinio cynnig gwerth clir ar gyfer llawlyfr y gwasanaeth.
Mae llawlyfrau gwasanaeth gwych ar draws y byd, ac mae'r Llawlyfr Gwasanaeth GOV.UK yn arbennig o berthnasol ar gyfer llawer o'n gwaith yn y sector cyhoeddus yng Nghymru.
Felly sut mae llawlyfr gwasanaeth arall yn ychwanegu gwerth ochr yn ochr ag adnoddau eraill sy'n uchel eu parch? Sut ydym yn osgoi dyblygu adnoddau a chanllawiau presennol?
Deall defnyddwyr a'u hanghenion
Gwnaethom sylweddoli pa mor bwysig yw diffinio ein defnyddwyr targed a'u hanghenion yn glir. Gan ddechrau'n eang roedd y cynnwys yn ein prototeip yn rhy gyffredinol i ddatrys unrhyw broblemau penodol.
Gallem fod wedi bod yn fwy manwl o ran ymchwil yn ystod y cyfnod darganfod ac alffa. Ein ffocws yn y camau hyn oedd sut y gall y llawlyfr gwasanaeth helpu pobl i gwrdd â'r safon a'i chymhwyso, y berthynas rhwng y safon a'r llawlyfr, a sut y gallai pobl lywio'r cynnwys.
Myfyrdodau’r rheolwr cynnyrch Phil Baird
O edrych yn ôl ar yr heriau, roedd nodi ein cynnig gwerth yn werth chweil, ac mae yna bethau rydw i wedi'u cymryd i ffwrdd ac wedi cael fy atgoffa ohonyn nhw fel rheolwr cynnyrch.
Dod o hyd i eglurder
Gallem fod wedi treulio mwy o amser yn alffa yn ceisio dod o hyd i eglurder a datblygu cyd-ddealltwriaeth.
Mae hyn yn bwysig i aelodau'r tîm ddeall yn glir lle maen nhw'n ychwanegu gwerth ac yn teimlo'n fwy cyfforddus gyda'u cyfraniad.
Ar gyfer beta, penderfynais ganolbwyntio ar 'sefydlu beta' ar gyfer y 3 sbrint cyntaf. Er y gall hyn ymddangos fel rhwystr o ran amser, mae wedi ein galluogi i ailfeddwl am y cynnig gwerth ac adeiladu ein dealltwriaeth gyda'n gilydd o'r hyn yr ydym yn ceisio ei gyflawni ac erbyn pryd.
Creu tîm da
Mae heriau bob amser mewn prosiectau dylunio sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr, ac mae tîm da yn allweddol i'w goresgyn.
Mae 'tîm da' yn rhannu set o werthoedd a nodau, yn deall beth i'w ddisgwyl gan ei gilydd, ac mae ganddo'r amodau sydd eu hangen arno i ffynnu.
Trwy weithdy Team Canvas, fe gytunon ni ar rai pethau i'n tîm:
- byddwn yn cael hwyl
- nid oes unrhyw gwestiynau gwirion
- gofyn am help a chynnig help lle bo angen
- galw allan
Efallai bod y rhain yn amlwg, ond rhoddodd yr ymarfer sylfaen dda inni, ac rydym wedi meithrin ymddiriedaeth a bod yn agored o ganlyniad, sy'n golygu ein bod yn wynebu heriau gyda'n gilydd.
Peidiwch â chynhyrfu ‘Mwyaf y brys, mwyaf y rhwystr’
Rwyn amau bod y tîm wedi diflasu arnaf yn defnyddio'r ymadrodd hwn, ond fy ffordd i yw dweud wrthyn nhw nad oes angen i ni wneud yr holl bethau nawr.
Roedd setlo ar ein cynnig gwerth eisoes yn eithaf heriol gan fod cymaint y gallem ei wneud.
Fel rheolwr y cynnyrch, roedd angen atgoffa i roi sicrwydd iddynt ei bod yn iawn peidio â gwneud popeth. Neu i raddau, hyd yn oed i ddewis y peth anghywir i'w wneud: mae gwersi i'w dysgu yno hefyd.
Ac mae rhoi'r sicrwydd hwn iddynt yn caniatáu i'r tîm ganolbwyntio ar symud ymlaen.
Meddyliau'r cynllunydd gwasanaeth Gwenno Edwards
Dyma rai o'r gwersi rydw i wedi'u dysgu fel dylunydd gwasanaeth.
Peidiwch â thanamcangyfrif pwysigrwydd dylunio gwasanaeth mewn cynhyrchion
Mae'r prosiect llawlyfr gwasanaeth wedi bod yn gyfle gwych i gymhwyso lens dylunio gwasanaeth i weithio ar gynnyrch.
Darllenwch am sut mae cynhyrchion a gwasanaethau yn gweithio gyda'i gilydd.
Fel dylunydd gwasanaeth, fy rôl yn aml yw ceisio helpu'r tîm i feddwl am y cyd-destun y mae'r cynnyrch yn eistedd ynddo a bod yn 'glud' rhwng gwahanol gynhyrchion.
Gan ein bod yn canolbwyntio ar un cynnyrch, roedd adegau y gallwn fod wedi dod â'n sylw yn ôl at y teithiau ehangach y bydd ein defnyddwyr yn mynd drwyddi wrth ddefnyddio'r llawlyfr gwasanaeth, a'r problemau eraill y mae ein sefydliad yn ceisio eu datrys.
Nawr bod gennym fwy o sicrwydd am gynnig gwerth ein cynnyrch, rwy'n edrych ymlaen at roi mwy o ystyriaeth yn y cam beta hwn i'r profiad o ddefnyddio'r llawlyfr ochr yn ochr â chymorth CDPS eraill.
Gall gwneud penderfyniadau mewn tîm amlddisgyblaethol fod yn anodd
Rydym yn ffodus bod gennym lawer o ymarferwyr dylunio sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr ar y tîm, gan gynnwys ymchwilydd defnyddwyr, dylunydd rhyngweithio, dylunydd cynnwys a minnau, dylunydd gwasanaeth.
Ond nid oedd y rhan fwyaf o'r tîm erioed wedi gweithio gyda'i gilydd o'r blaen pan ymunais ag ef ar ddechrau alffa.
Er bod cwmpas a ffiniau ymchwil defnyddwyr yn teimlo'n gymharol glir, cyfunodd y tri dylunydd ein rolau mewn alffa a chydweithio'n agos ar sawl gweithgaredd.
Er bod hwn yn senario breuddwyd fel dylunydd sy'n fy ngalluogi i ddysgu gan eraill a bod yn fwy creadigol, roedd hi'n hawdd colli golwg ar yr hyn y byddai dyluniad 'lens' yn cael ei gymhwyso orau i benderfyniadau gwahanol, a phwy allai arwain neu a ddylai fod yn arwain ar wahanol adegau.
Er y byddwn yn parhau â'r cydweithrediad agos hwn mewn beta ac wrth i ni agosáu at lansio, rydym hefyd yn gobeithio bod yn gliriach ynghylch pa ddisgyblaeth sy'n arwain a phwy sy'n gwneud penderfyniadau ynghylch beth.
Peidiwch ag anghofio am fapio'r tirwedd
Mae mapio tirwedd gwasanaeth yn offeryn gwych i ddeall yr holl wasanaethau, arweiniad, cyngor a chymorth sydd ar gael am bwnc penodol.
Yn gynnar yn y cyfnod alffa, creais restr o'r holl bolisïau a chanllawiau presennol sy'n berthnasol i Safonau Gwasanaethau Digidol Cymru.
Er ein bod yn deall maes y broblem o safbwynt gwefan a llywio, efallai trwy chwyddo allan a bod yn fwy archwiliadol, gallem fod wedi dod o hyd i'r bylchau yn y canllawiau cyfredol ac archwilio rôl llawlyfr gwasanaeth newydd yn gynharach yn y broses.
Roedd hyn yn ddefnyddiol ar gyfer tynnu sylw at yr hyn sy'n unigryw am weithio mewn gwasanaethau cyhoeddus digidol yng Nghymru. Ond tua'r adeg hon, roedd ein ffocws mewn mannau eraill wrth i ni fynd i'r afael â llawer o gwestiynau.
Nid tan ddechrau beta y gwnes i ei rannu eto. Roeddem yn cael mwy o sgyrsiau am gynnig gwerth y llawlyfr, ac roedd yn amlwg nad oedd llawlyfrau gwasanaeth eraill yn mynd i'r afael â llawer o bethau 'unigryw Gymraeg'.
Yn y dyfodol, mae angen i mi gofio dod ag offer ac arteffactau yn ôl ar wahanol adegau, gan y gallai gymryd ychydig o sgyrsiau i ni ddeall y mewnwelediadau a'r goblygiadau'n llawn.
Gobeithio, er ein bod yn ymchwilio i bynciau penodol mewn beta, gall mapio tirwedd gwasanaeth fod yn offeryn defnyddiol i ddeall sut mae adrannau o'r llawlyfr gwasanaeth yn chwarae rôl ochr yn ochr â chanllawiau ac adnoddau eraill.
Symud ymlaen
Mae bob amser yn iach edrych yn ôl, myfyrio a dysgu, ac mae gennym gynllun cliriach ar gyfer yr hyn y gall fersiwn gyntaf y llawlyfr gwasanaeth ei wneud.
Mae'r Llawlyfr Gwasanaeth GOV.UK yn lle gwych i fynd am wybodaeth ac arweiniad ar, er enghraifft, ymchwil i ddefnyddwyr. Ond beth am ganllawiau ar ymchwil gyda defnyddwyr Cymraeg? Beth am brofi cynnwys dwyieithog?
Gall ein llawlyfr gwasanaeth lenwi'r bwlch hwn a helpu pobl i ddeall beth sy'n unigryw i ddylunio a darparu gwasanaethau cyhoeddus digidol yng Nghymru.
Roedd yn daith i gyrraedd y pwynt hwn, ond rydym wedi cryfhau fel tîm ac wedi dysgu llawer, felly roedd y cyfan yn werth chweil.
Hyd yn oed pan fydd yn teimlo'n syml ar y dechrau, mae datrys y problemau hyn yn anodd, ac mae'n iawn peidio â'i gael yn iawn y tro cyntaf.
Yn sicr, ni wnaethom a byddwn yn wynebu heriau eraill wrth i ni barhau.
Ac mae hynny'n iawn, mae'n golygu ein bod ni'n dysgu ac yn gwella.
Cymryd rhan
Byddwn yn siarad â defnyddwyr dros y misoedd nesaf i gael gwell dealltwriaeth o'u hanghenion.
Ac os ydych chi'n gweithio yn y sector cyhoeddus yng Nghymru, dyna chi!
Cymerwch ran yn ein hymchwil i'n helpu drwy anfon e-bost atom ar standards@digitalpublicservices.gov.wales, a byddwn mewn cysylltiad yn fuan.
