Awgrymiadau i weithio'n agored

Bu Giles Turnbull yn siaradwr gwadd yn in Cymuned Arfer Cyfathrebu Digidol ym mis Tachwedd 2021. Giles ydi awdur ‘The Agile Comms Handbook’; llyfr di-flewyn ar dafod a di-lol am sut i weithio’n glir, yn greadigol ac yn agored. 

Mae’n un o’r Safonau Gwasanaeth Digidol sy’n deud y dylai 'timoedd gyfathrebu’n agored am y penderfyniadau maen nhw’n eu gwneud a beth maen nhw wedi ddysgu ar hyd y daith'. 

Mae bod yn greadigol yn anodd weithiau, yn enwedig pan mae rhywun yn brysur yng nghanol y manylion.

Mae gwneud amser am ychydig o feddwl agored mor bwysig. 

Being creative is sometimes hard, especially when you’re busy with the detail.

Sefydlwyd Cymuned Ymarfer Cyfathrebu Digidol Canolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol er mwyn dod â gweithwyr cyfathrebu proffesiynol ym maes trawsffurfio digidol ynghyd.

‘Rhowch y rhyddid i chi’n hunan i ysgrifennu rhywbeth ofnadwy a peidiwch a phoeni os fydd eich cydweithwyr ac aelodau o’ch tîm hefyd yn ysgrifennu drafft cyntaf gwael.’

I rywun sydd wedi gweithio ym maes cyfathrebu ers blynyddoedd, mae hyn yn anodd. Ond eto mae’n ryddhad i beidio a gadael i’r nod o greu rhywbeth perffaith fynd ar draws cyflawni rhywbeth sydd go iawn yn dda. 

Dydi darllen drafft gwael cyntaf pobl eraill ddim ynglŷn â mynd a beiro goch ato chwaith, mae am ddechrau sgwrs am

• yr hyn rydych wedi hoffi neu ddeall
• yr hyn nad oedd mor glir
• a yw’r negeseuon yn gywir
• sut i wella’r darn o waith

Mae'n bwysig cael diwylliant warchodol a diogel i ganiatáu pobl i weithio yn y ffordd yma ac i annog pobl i rannu gwaith yn gynnar yn y broses. 

Mae llai yn fwy o ran cyflwyniadau a dylai'r hyn sydd ar eich sleidiau ategu'r hyn rydych chi'n ei ddweud a pheidio â bod yr un fath â'ch geiriau.  

Mae hyn yn ei gwneud yn haws cydymffurfio â Safonau'r Gymraeg a hygyrchedd, gan gyfleu pwyntiau perthnasol mewn ffordd atyniadol hefyd.  

Ym mis Mawrth 2021 gwnaethom ddarn byr o waith i archwilio rhai o'r heriau i sefydliadau pan ddaw hi'n fater o gyfathrebu prosiectau digidol ac Ystwyth.

Mewn partneriaeth gyda chwmni Perago, fe fuom yn gweithio gyda’r awdurdodau lleol oedd yn rhan o’n cynllun sgwad digidol yn datblygu gwasanaeth gofal cymdeithasol i oedolion. Roeddem eisiau: 

• deall y rhwystrau sydd yna wrth gyfathrebu am ddarparu gwasanaethau digidol yn well 
• edrych sut y gall timoedd digidol gefnogi y syniad o ‘weithio’n agored’ yn ystod newid digidol. 
• profi’r cysyniad trwy gynnig cefnogaeth ymarferol  
• rhannu arfer da 

Mae nifer o’r blaenoriaethau ar gyfer cyfathrebu digidol yn debyg i’r hyn y bydden nhw ar gyfer unrhyw bwnc neu ymgyrch arall. Roedd nodau clir, deall eich cynulleidfa, cynllun eglur, modd o fesur llwyddiant a ffordd glir o gyflawniyn angenrheidiol. 

Dyma rai o’r pwyntiau eraill y gwnaethom sylwi arnynt: 

1. Gall cyfathrebu datblygiadau digidol fod yn anodd, gyda therminoleg ddieithr, dyletswyddau a ffyrdd o weithio sy’n newydd i rai sefydliadau. Mae hwn yn faes newydd i amryw sy’n gweithio yn y byd cyfathrebu ac maent eisiau datblygu eu sgiliau personol, yn chwilio am gyngor ac arweiniad. 
2. Nid yw gweithio’n agored wastad yn dod yn hawdd i sefydliadau ac mae’n aml yn ffordd newydd o weithio. Er mwyn symud i fod yn fwy agored, mae angen mwy o gyswllt rhwng timoedd. Gall fod yn ddefnyddiol cychwyn gyda grwpiau a phrosiectau llai, gan ddysgu o’r rhain ac addasu wrth symud ymlaen.
3. Mae cael perthynas bositif a chlir rhwng timoedd cyfathrebu a thimoedd digidol yn helpu wrth arbrofi gyda sianeli newydd a ffyrdd newydd o gyfathrebu.  
4. Mae angen i dimoedd cyfathrebu gael dealltwriaeth glir o’u defnyddwyr, fel sydd gan berchenogion y gwasanaeth a’r timoedd digidol yn ehangach. Pwy ydy’r gynulleidfa, beth maen nhw angen ei wybod, pryd a sut? 
5. Mae’n well gan gynulleidfaoedd glywed gan bobl, yn arbennig am bethau nad ydynt eto yn ymddiried ynddynt neu’n eu deall. Trwy rannu cynnwys sy’n cysylltu gwybodaeth gyda pherson, neu grwp o bobl, mae modd dal sylw a datblygu dealltwriaeth well. Mae hefyd yn adeiladu ymddiriedaeth ac yn codi sgwrs.  
6. Bydd angen i dimoedd digidol a chyfathrebu ddod yn fwy cyfforddus yn defnyddio sianeli cyfathrebu dwy-ffordd er mwyn annog sgwrs, syniadau a heriau. Mae mewnbwn yn dod yn rhan o’r broses. Mae cynnig ffordd i’r gynulleidfa siarad yn uniongyrchol gyda’r timoedd sy’n darparu, perchnogion y gwasanaeth neu rhanddeiliaid yn helpu’r gynulleidfa deimlo perchnogaeth neu i deimlo’n rhan o’r newid a bydd hynny yn gymorth i yrru newid mewn ymddygiad. 

• The agile comms handbook by Giles Turnbull
• Benefits of working in the open by Jamie Arnold
• Why we should work in the open by Co-op Digital