Pwyllgor Archwilio a Risg CDPS (ARC) – Ionawr 2025

John-Mark Frost (JMF) – Cadeirydd 
Samina Ali (SA)
Andrea Gale (AG)  
Jonathan Pearce (JP) 
Ben Summers (BS)
 

Gwestai:

Jonathan Maddock (JMa) – TIAA

CDPS staff:

Myra Hunt (MH) – CEO
Phillipa Knowles (PK)
Kath Morgan (KM)

Ysgrifenyddiaeth:
Jon Morris (JM)

Dechreuodd y cyfarfod am 14:00

1.1 Croesawodd y Cadeirydd yr Aelodau i'r cyfarfod. Ymddiheuriadau am absenoldeb - Harriet Green.

1.2      Cymeradwyodd yr ARC gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Hydref 2024 fel cofnod gwir a chywir ond gofynnwyd am eglurhad ychwanegol cyn ei gyhoeddi ynghylch fforddiadwyedd cronnus/hirdymor yr Adolygiad Tâl cymeradwy.

1.3.     Derbyniwyd y cofnod gweithredu, ac ni chododd yr aelodau unrhyw bryderon nac ymholiadau penodol ar gynnydd. 

1.4      Cadarnhaodd yr Aelodau nad oedd unrhyw eitemau i'w trafod nad oedd yn cael eu cynrychioli ar yr agenda.

2.1      Cyflwynodd MH a KM yr adroddiad cyllid i'r ARC, a nododd MH y bydd y balans arian parod dros ben (uwchlaw'r 2% o gyfanswm y grant a ganiateir ar gyfer diwedd y flwyddyn) yn cael ei reoli gan y Prif Weithredwyr a'r UDRh yn ystod Ch4 i sicrhau cydymffurfiaeth â Chytundeb Fframwaith LlC. 

2.2      Tynnwyd yn ôl - yn fasnachol sensitif.

2.3      Agorodd KM y llawr ar gyfer cwestiynau a sylwadau ar bapur cyllid Ch3.

2.4      Trafododd yr Aelodau'r tanddefnydd o'r gyllideb hyfforddi staff, gan nodi'r tanwariant yn y chwarter a'r flwyddyn hyd yma. Nododd KM anhawster wrth annog staff i ddefnyddio eu cyllidebau hyfforddi, a allai fod o amrywiaeth o resymau, gan gynnwys naill ai ddim eisiau/angen hyfforddiant ar gyfer eu rôl, anhawster i gymryd amser i hyfforddi neu nad yw'r gyllideb ddim digon uchel ar gyfer eu hanghenion. Trafododd PK y bydd y darn Cynllunio Olyniaeth presennol yn helpu i arwain datblygiad staff.

2.5      Nododd aelodau ARC nad yw'r ffigurau a adroddwyd ar gyfer “Gwariant Ariannol y Flwyddyn Hyd Yma (YTD) ar gyfer % o amrywiant gwariant” yn glir a bod angen naill ai eu hailgyfrifo neu eu hail-labelu.

CAM GWEITHREDU:  Kath i adolygu % colofn gwariant amrywiant i sicrhau eglurder a gwerth gwybodaeth i aelodau ARC.

2.6      Cynigiodd JP adolygu fformat yr adroddiad i'w wneud yn fwy dangosol i'w wario yn chwarter yn erbyn Arian Parod y chwarter.

2.7      Roedd yr aelodau yn awyddus i wybod a oedd CDPS yn awyddus y byddai yn cyflawni'r gwariant cynyddol yn y chwarter hwn yn erbyn y tri chwarter blaenorol. Esboniodd MH fod costau cyflenwi yn sylweddol uwch oherwydd yr angen i ddefnyddio contractwyr yn lle staff yn dilyn trosiant staff yn y chwarter diwethaf.

2.8      Ymgynghoriaeth Dechnegol – Mae CDPS wedi caffael gwasanaethau'r PSC i gyflwyno cyngor technegol strategol. Y bwriad yw y gall CDPS adeiladu ar ei gynnig safonau ac ehangu ei fanc o asedau fel bo modd eu hailddefnyddio. Mae'r PSC wedi bod yn gweithio wrth galon y llywodraeth ers nifer o flynyddoedd, ac mae un o'u hymgynghorwyr, Antonio, wedi cyhoeddi'n eithaf helaeth ar AI, ac maent wedi bod yn cynghori ar ddylunio ailstrwythuro GDS. Bydd y PSC yn cyfweld â rhanddeiliaid, yn cyfweld ag aelodau gweithredol ac yn gweithio gyda CDPS i greu opsiynau a modelau ymarferol i ni, yn enwedig o ran sut y dylai sefyllfa CDPS symud ymlaen, yn enwedig o ran ein gwaith gyda deallusrwydd artiffisial.

2.9       Ers i Bennaeth Technoleg CDPS adael, mae amryw o aelodau UDRh wedi cymryd cyfrifoldeb dros wahanol agweddau ar ein gwaith AI, ac o ganlyniad mae'n cael ei ymgorffori yn ein gwasanaethau mewn gwahanol ffyrdd. Felly mae'n benderfyniad strategol allweddol i gynnwys yr ymgynghoriaeth hon i ystyried yn gyfannol sut y dylem fwrw ymlaen â'n gwaith ar dechnoleg; canolbwyntio ar AI, canolbwyntio ar asedau y gellir eu hailddefnyddio ac adeiladu ar ein cynnig safonau. Mae angen i ni ystyried a ydym yn ceisio recriwtio Pennaeth Technoleg dilynol ai peidio, neu ai rôl Pennaeth Data a Thechnoleg ydyw ac ar ba lefel y dylai fod ac yn ehangach: Sut i ddatblygu CDPS yn y meysydd hyn.

2.10    Roedd aelodau ARC yn pryderu bod lefel y gwariant yn gymharol fach ac yr hoffent weld cwmpas y gwaith. 

CAM GWEITHREDU – MH i anfon dogfennau caffael at BS i'w hadolygu a'u trafod

Penderfyniad – Penderfynodd ARC gymeradwyo adroddiad Cyllid Ch3.

3.1      Cyflwynodd MH y gyllideb ddrafft, gan nodi y bydd angen ailadrodd y gyllideb gan na chaniateir i CDPS gynllunio ar gyfer diffyg cyllidebol na chynnwys swm dilyniant o'r flwyddyn flaenorol.

3.2      Nododd KM nad oedd unrhyw newidiadau mwy yn y lefelau cyllido yn ôl tîm ar gyfer y flwyddyn nesaf o'i gymharu â hyn, er y gwnaeth hi ac MH nodi'r symudiad i arbenigo mewn Tîm Safonau yn ogystal â strwythur CDPS.

Penderfyniad – penderfynodd ARC eu bod yn hapus â chynnwys yr adroddiad, er na fyddai'n cael ei chymeradwyo ar hyn o bryd.

4.1      Cyflwynodd JM y papur risg, gan gyflwyno'r pynciau llosg o'r Gofrestr Risgiau Gweithredol a'r Gofrestr Risgiau Strategol cyfan, gan egluro'r newidiadau ar sail adborth a dderbyniwyd yng nghyfarfod ARC mis Hydref.

4.2      Nododd MH fod Risg Strategol 5 yn cael ei hadolygu ar hyn o bryd yn dilyn y cysylltiadau â chanfyddiadau'r Adolygiad o Ffrindiau Critigol a newidiadau posibl i gylch gwaith CDPS gan ei gwneud yn anodd dyrannu risg rhifol ar hyn o bryd.

4.2      Awgrymodd JMF y byddai ailenwi Risg Weithredol 3 o “Rheolaeth wael ar wariant ariannol” i “Rheolaeth dynn annigonol o wariant ariannol i daro'r uchafswm o 2% a gariwyd drosodd ar ddiwedd y flwyddyn” yn fwy cynrychioliadol o'r risg i'w monitro a'i reoli. Derbyniodd pawb yr awgrym hwn.

CAM GWEITHREDU - JM i ailenwi Risg Weithredol 3 o “Rheolaeth wael ar wariant ariannol” i “Rheolaeth dynn annigonol o wariant ariannol i daro'r uchafswm 2% cario drosodd ar ddiwedd y flwyddyn”

4.3      Roedd ARC yn cwestiynu sut roedd CDPS yn monitro effeithiolrwydd Rheolaethau a Ffurfiau Sicrwydd Allweddol. Eglurodd JM a JMa fod Rheolaethau Rheoli Risg yn yr atodlen Archwilio Mewnol a gynigiwyd gan TIAA ac anogodd aelodau ARC i fwydo i mewn i'r broses benderfynu ar gyfer nodi risgiau i'w profi.

4.4     Awgrymodd yr Aelodau y dylid archwilio'n ddwfn i un Risg Strategol ym mhob cyfarfod ARC er mwyn sicrhau adolygiad trylwyr ac osgoi gwneud yn fach o'r risgiau. Nododd yr Aelodau hefyd fod yr holl Risgiau Strategol yn eiddo i'r Prif Weithredwyr ar hyn o bryd ac argymhellwyd bod y Prif Weithredwyr yn trafod dirprwyo rhywfaint o gyfrifoldeb i aelodau UDRh fel cydberchnogion.

CAM GWEITHREDU - Prif Swyddog Gweithredol i baratoi cyfres dreigl o archwiliadau dwfn i Risgiau Strategol ar gyfer cyfarfodydd chwarterol ARC.

CAM GWEITHREDU - Prif Swyddog Gweithredol i adolygu risgiau strategol a'r UDRh i gytuno ar gydberchnogion.

4.5      Derbyniodd aelodau ARC y papur Risgiau ac roeddent yn fodlon bod y Prif Swyddog Gweithredol a'r UDRh yn rheoli'r risgiau yn effeithiol.

5.1      Cyflwynodd JM bapur yn esbonio'r rhesymeg, y broses gwneud penderfyniadau a'r costau ychwanegol sy'n gysylltiedig â chael gwasanaethau ychwanegol gan BCC IT, Darparwr Gwasanaeth TG a Reolir gan CDPS. Roedd y Papur yn cynnwys Hysbysiad Newid Contract (CCN) drafft, yr oedd CDPS yn ceisio cymeradwyaeth ar ei gyfer cyn ei weithredu gyda'r cyflenwr. 

5.2      Dyma'r gwasanaethau ychwanegol i'w cynnwys yn y contract: Trwyddedau Microsoft Copilot i staff CDPS dreialu, cyflwyno sganio bregusrwydd misol ar gyfer pob pwynt terfyn CDPS, dilysu e-bost DMARC, a chymal ychwanegol yn Nhelerau Gwasanaeth BCC/CDPS  ynghylch hysbysu o ddigwyddiadau Seiber. 

5.3      Cododd yr Aelodau gwestiwn diogelwch data trwy ddefnyddio datrysiad deallusrwydd artiffisial. Esboniodd JM yr ystyriaethau monitro a chyn-gofrestru, gan gynnwys DPIA, a gynhaliwyd, gan sicrhau gallu aelodau CDPS i liniaru'r risgiau presennol.

5.4      Ceisiodd BS eglurhad ynghylch sganio pwyntiau terfyn yn agored i niwed ac adfer unrhyw faterion a nodwyd. Eglurodd JM fod adfer gwendidau a nodwyd bellach yn ddangosydd perfformiad allweddol (KPI) ar gyfer BCC gyda CDPS, ac fe'i trafodwyd ym mhob sesiwn Rheoli Contractau. Cadarnhaodd JM ei fod yn derbyn copi llawn o'r adroddiad sganio bregusrwydd a'i fod yn gallu cadarnhau datrys unrhyw faterion posibl gyda BCC.

5.5      Esboniodd JM fod y CCN presennol yn rhoi lle i 11 o drwyddedau Copilot ar hyn o bryd, ond efallai y bydd CDPS o fis Chwefror yn dymuno ymestyn y nifer yn sylweddol wrth i fwy o ddefnyddwyr ymuno â'n treial. Gan fod trwyddedau Copilot yn bris sefydlog waeth beth fo cyflenwr trydydd parti (nid Microsoft), awgrymodd JMF y gellid sicrhau cymeradwyaeth ar gyfer CCN yn y dyfodol trwy ohebiaeth yn hytrach nag mewn cyfarfod ARC.

Penderfyniad – Roedd ARC yn fodlon i CDPS weithredu'n briodol gyda'r CCN arfaethedig, ac yn hapus i'r newidiadau gael eu gweithredu.

6.1       Nid oedd unrhyw eitemau newydd wedi'u nodi yn y Gofrestr Twyll i'w trafod a'u hystyried gan yr ARC

7.1      Cyflwynodd JMa adroddiad SICA a chynnydd yn erbyn y cynllun blynyddol. Ni chafwyd unrhyw sylwadau na chwestiynau gan aelodau ARC.

7.2      Cyflwynodd JMa ganlyniadau'r un archwiliad - Lles - a gynhaliwyd yn ystod Ch3. Nododd JMa fod yr archwiliad wedi cyflawni asesiad o “Sicrwydd Sylweddol”, y radd uchaf bosibl, gan nodi prosesau cryf a chefnogaeth ar gyfer lles staff. Nid oedd gan aelodau'r ARC unrhyw sylwadau na phryderon am yr archwiliad a nododd y dylai CDPS gymryd balchder mewn cyflawni canlyniadau mor dda.

7.3      Cyflwynodd JMa y cynllun archwilio mewnol a'r strategaeth archwilio ar gyfer y tair blynedd nesaf, gan dynnu sylw at natur hyblyg y cynllun a'r gallu i addasu yn seiliedig ar risgiau sy'n dod i'r amlwg ac anghenion sefydliadol.

7.4      Roedd aelodau'r Pwyllgor yn cwestiynu pam roedd Rheolaethau Ariannol Allweddol (KFC) yn cael eu hasesu yn ystod pob blwyddyn ariannol. Eglurodd JMa fod KFC yn cael ei berfformio bob blwyddyn, ond bod y cwmpas ar gylch treigl tair blynedd. Mae pob blwyddyn yn arbenigo trwy edrych ar ddau neu dri maes o KFC, sy'n cwmpasu'r holl reolaethau ariannol yn ystod y tair blynedd hynny.

GWEITHREDU – JMa i ddarparu mwy o fanylion ar gwmpas tair blynedd archwiliadau'r KFC i JP.

GWEITHREDU – JMa i rannu'r archwiliad KFC i linellau lluosog yn y cynllun, gyda disgrifiad byr ynghylch pob un.

Penderfyniad – Cymeradwyodd y pwyllgor y cynllun archwilio mewnol a'r siarter archwilio mewnol wedi'i diweddaru, sy'n cynnwys adrannau a gwelliannau newydd yn unol â safonau archwilio mewnol byd-eang.

7.5      Rhoddodd JM ddiweddariad ar argymhellion archwilio mewnol rhagorol. Ehangodd PK ar Barhad Busnes, gan nodi'r cynlluniau ar gyfer hyfforddiant a phrofi parhad busnes, gydag adroddiad i'w ddarparu i'r Pwyllgor Archwilio a Risg ym mis Ebrill.

8.1      Atgoffodd JM yr aelodau, yn unol â'u cytundeb ym mis Ebrill 2024, y bydd Rheoliadau Ariannol drafft CDPS yn dychwelyd ym mis Ebrill 2025 gyda newidiadau yn adlewyrchu'r swyddogaeth cyllid cwbl fewnol.

8.2       Gofynnodd yr Aelodau am allu adolygu'r sefyllfa gyda staff CDPS mewn cyfarfod yn y dyfodol.

CAM GWEITHREDU – PK i baratoi papur ar sefyllfa staff CDPS i'w ystyried mewn cyfarfod ARC yn y dyfodol.

UNRHYW FUSNES ARALL

8.3      Ni chodwyd unrhyw eitem gan yr aelodau i'w thrafod.

9.1      Sesiwn gyfrinachol rhwng Aelodau ARC a JMa.  Nid oedd unrhyw staff CDPS yn bresennol, ac ni nodwyd y drafodaeth.

Daeth y cyfarfod i ben am 15:50