Pwyllgor Archwilio a Risg CDPS (ARC)

John-Mark Frost (JMF) – Cadeirydd

Samina Ali (SA) 

Andrea Gale (AG)

Jonathan Pearce (JP)

Ben Summers (BS)

Gwesteion:

Jonathan Maddock (JMa) – TIAA

Staff CDPS:

Joanna Goodwin (JG) – Eitem 2 yn unig 

Harriet Green (HG) – Prif Swyddog

Myra Hunt (MH) – Prif Swyddog

Phillipa Knowles (PK) 

Kath Morgan (KM) – O Eitem 3

Ysgrifenyddiaeth:

Jon Morris (JM)

Dechreuodd y cyfarfod am 14:00 

1. Croesawodd y Cadeirydd yr Aelodau i'r cyfarfod. Nid oedd unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb a nododd y Cadeirydd fod digon yn y cyfarfod i greu cworwm.

1.2 Cymeradwyodd yr ARC gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Ionawr 2025  fel cofnod gwir a chywir.

1.3. Derbyniwyd y cofnod gweithredu, ac ni chododd yr aelodau unrhyw bryderon nac ymholiadau penodol ar gynnydd. 

1.4 Cadarnhaodd yr Aelodau nad oedd unrhyw eitemau i'w trafod nad oedd wedi'u cynnwys yn yr agenda. 

2.1 Cyflwynodd JM y papur risg, gan gyflwyno'r pwnc poblogaidd o'r Gofrestr Risgiau Gweithredol, sef allanoli Gwasanaethau yn sgil y newidiadau diweddar i ddarparwyr gwasanaethau, gan nodi'r newidiadau a wnaed i'r risgiau strategol y chwarter hwn.

2.2 Cyhoeddodd JM benodiad Ethos Chain, sydd wedi'i leoli yn Abertawe, i reoli Gwasanaethau Masnachol, gan dynnu sylw at y ffaith bod ganddynt 50 mlynedd o brofiad yn y sector cyhoeddus yng Nghymru a chynnwys dyraniad cyllideb ar gyfer gwaith prosiect sy'n gysylltiedig â chaffael o fewn y contract. Cadarnhaodd hefyd bod Darwin Grey wedi cael eu dewis i oruchwylio Gwasanaethau Cyfreithiol, yn lle Berry Smith. Tanlinellodd JM a MH bwysigrwydd hanfodol prosesau sefydlu a gweithredu effeithiol ar gyfer y contractau newydd hyn i warantu trawsnewidiadau llyfn a chynnal safonau gwasanaeth uchel. Darparodd MH hefyd gyd-destun hanesyddol, gan adlewyrchu ar y partneriaethau hir sefydlog gyda chyflenwyr blaenorol, Curshaw/Posterity Global a Berry Smith, a oedd wedi cynnig arweiniad strategol gwerthfawr. Ysgogwyd y penderfyniad i symud i gyflenwyr newydd gan awydd am well offrymau marchnad ac effeithlonrwydd cost, yn hytrach nag unrhyw bryder ynghylch y gwasanaeth a dderbyniwyd gan y naill gwmni neu'r llall. 

Ymunodd JG â'r cyfarfod.

2.3 Cyflwynodd JG wybodaeth fanwl ar Risg Strategol 6, Cynllun Gwaith ar gyfer 2025-26, gan amlinellu rheolaethau a mesurau lliniaru allweddol i reoli'r risg, gan gynnwys ffocws diwygiedig y bwrdd, dal gafael ar swyddi gwag, a chynlluniau adnoddau manwl. Dechreuodd JG drafod y mater hwn gydag aelodau ARC er mwyn cael adborth ganddynt.  

2.4 Gofynnodd aelodau ARC am fanylion ar lefel y gronynnedd y cytunwyd arno yn y cynllun gwaith, a sut mae'r offer yn caniatáu monitro cynnydd. Eglurodd JG fod y cynllun gwaith yn fap ffordd lefel uchel trwy gydol y flwyddyn gyda chanlyniadau ac allbynnau allweddol fesul chwarter wedi'u rhannu'n gadernid misol. Bydd yr Uwch Dîm Arwain yn adolygu o bersbectif chwarterol; a yw'r gwaith wedi'i gynllunio yn y siâp, maint, pobl, argaeledd, ac ati cywir. Mae CDPS hefyd yn cynnal sesiynau blaenoriaethu misol lle byddwn yn gwirio cynnydd bryd hynny. Bydd hyn yn rhoi cyfle i'r timau roi adborth i'r sefydliad bob dau sbrint.

2.5 Ymhelaethodd JG fod y map ffordd yn cyd-fynd i raddau helaeth â'r canlyniadau a'r hyn y mae angen i CDPS ei gyflawni a'i fodloni.  Mae'n rhoi'r hyblygrwydd hwnnw i ni o sut i fynd ati i wneud y gwaith a phennu targedau a defnyddio sbrintiau i arwyddo gwaith a monitro. Mae pob prosiect "yr un maint a chrys-t” i amcangyfrif faint o adnoddau sydd eu hangen, yna ei ddyrannu i garfan, gan roi hyblygrwydd iddynt gwmpasu a siapio yn y cyfnod amser diffiniedig. 

2.6 Trafododd yr Aelodau'r heriau o ddefnyddio methodolegau ystwyth mewn amgylchedd rhaeadr, gan bwysleisio pwysigrwydd monitro a hyblygrwydd wrth reoli'r cynllun gwaith a'r adnoddau. Derbyniodd JG sylwadau ynghylch yr angen am ymddiriedaeth uchel a chyllidebau hyblyg wrth weithio gyda phartneriaid mewn amgylchedd ystwyth a chydnabu'r heriau ac amlinellodd y camau a gymerwyd i reoli disgwyliadau a sicrhau darpariaeth effeithiol.

2.7 Cytunodd y pwyllgor y bu nifer uchel o ddibyniaethau allanol yn hanesyddol sydd wedyn wedi tynnu'n ôl a chydnabod y dylai'r symudiad tuag at LlC ddatrys.

2.8 Roedd aelodau ARC yn fodlon bod gan CDPS y mathau priodol o sicrwydd a rheolaethau ar waith ar gyfer Risg Strategol 6 yn dilyn cyflwyniad JG, a esboniodd ddull CDPS yn fanwl iawn. Gwahoddodd JG awgrymiadau pellach i'w rhoi all-lein.

2.9 Derbyniodd aelodau ARC y papur Risgiau ac roeddent yn fodlon bod y Prif Swyddog Gweithredol a'r UDA yn rheoli'r risgiau yn effeithiol.

Ymunodd KM â'r cyfarfod.

Gadawodd JG y cyfarfod.

3.1 Cyflwynodd JM bapur yn esbonio'r rhesymeg, y broses gwneud penderfyniadau a'r costau sy'n gysylltiedig â dyfarnu gwasanaethau cynghori a chyflogres ariannol yn uniongyrchol i Azets ar gyfer 2025 -26. Roedd y papur yn ceisio sicrwydd gan ARC bod tîm arwain CDPS wedi gweithredu'n briodol i sicrhau parhad gwasanaeth a gwerth am arian.

3.2 Paragraff wedi'i olygu – sensitif yn fasnachol.

3.3 Roedd aelodau ARC yn fodlon bod tîm arwain CDPS wedi gweithredu'n briodol gyda'r dyfarniad uniongyrchol hwn. 

Penderfyniad – ARC yn fodlon bod CDPS yn gweithredu'n briodol gyda'r dyfarniad uniongyrchol arfaethedig ac yn hapus i Azets ddarparu gwasanaethau ariannol cyfyngedig ar gyfer 2025-26. 

4.1 Nid oedd unrhyw eitemau newydd wedi'u nodi yn y Gofrestr Twyll i'w trafod a'u hystyried gan yr ARC.

5.1 Cyflwynodd JM yr adroddiad Ymarfer Prawf Argyfwng, gan nodi nad yw'r adroddiadau hyn fel arfer yn cael eu cyflwyno ar gyfer craffu arnynt, ond er mwyn bod yn agored, hoffai'r uwch dim arwain gyflwyno'r adroddiad er sicrwydd a gwahodd sylwadau gan aelodau i'w gwella.

5.2 Roedd yr ymarfer yn cynnwys sefyllfa argyfwng wedi'i chreu, ac roedd yr adroddiad yn manylu ar y penderfyniadau a wnaed a'r gwersi a ddysgwyd. Dyluniwyd y senario i fod yn straen ac yn realistig, gan brofi ymateb y tîm o dan bwysau. 

5.3 Esboniodd MH fod yr ymarfer yn cael ei ystyried yn werthfawr ac wedi'i gyflawni'n dda. Nodwyd ei bod yn heriol dod o hyd i amser i gynnal yr ymarfer, ond yn y pen draw roedd yn fuddiol iawn. Dysgodd y tîm lawer o'r profiad, ac roedd yn cael ei ystyried yn glod i'r tîm gweithrediadau. 

5.4 Awgrymodd yr ARC wneud ymarferion yn y dyfodol yn fwy realistig, gan gynnwys defnyddio partïon allanol o bosibl i ychwanegu elfen nad oes modd rhagweld y sefyllfa. Soniwyd hefyd y gallai cwmnïau yswiriant gynnig ymarferion o'r fath am ddim, y gellid eu hystyried ar gyfer profion yn y dyfodol.

CAM GWEITHREDU – JM i ymchwilio i'r posibilrwydd o ymarfer argyfwng gyda chwmni allanol. 

5.5 Cymeradwyodd aelodau'r ARC y tîm am gynnal yr ymarfer gan gydnabod pwysigrwydd neilltuo amser i gynnal gweithgareddau parodrwydd o'r fath. 

6.1 Cyflwynodd JMa adroddiad SICA a chynnydd yn erbyn y cynllun blynyddol. Ni chafwyd unrhyw sylwadau na chwestiynau gan aelodau ARC.

6.2 Cyflwynodd JMa yr Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2024-25 a oedd yn darparu asesiad cadarnhaol o brosesau rheoli risg, rheoli a llywodraethu'r sefydliad. Amlygodd yr adroddiad sicrwydd sylweddol pump o'r chwe archwiliad a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn. Roedd y Cadeirydd am nodi'r ymdrechion a oedd yn gysylltiedig â chanlyniadau'r archwiliad a gyflawnwyd y llynedd a hoffai ARC longyfarch bob aelod o staff am y gwaith.

6.3 Cyflwynodd JMa yr adroddiad Dilynol, sy'n gwirio cau unrhyw argymhellion blaenoriaeth 1 a 2 blaenorol. Nododd JMa fod yr holl argymhellion yn y cwmpas wedi'u gwirio fel rhai wedi'u cau. Ni fynegodd unrhyw aelod o'r Pwyllgor bryder ynghylch hyn.

6.4 Cyflwynodd JMa adroddiad archwilio Rheolaethau Ariannol Allweddol, gan nodi mai dyma'r flwyddyn gyntaf gyda gwasanaeth cyllid yn cael ei weithredu yn fewnol. Llwyddodd yr archwiliad i gyflawni asesiad “Sicrwydd Sylweddol”, y radd uchaf bosibl. Ni fynegodd unrhyw aelod o'r Pwyllgor bryder ynghylch hyn.

6.5 Cyflwynodd JMa adroddiad archwiliad y Fframwaith Rheoli Risg. Llwyddodd yr archwiliad i gyflawni asesiad “Sicrwydd Sylweddol”, y radd uchaf bosibl. Nododd aelodau ARC y cynnydd y mae CDPS wedi'i wneud o ran ei ymagwedd at risg yn ystod y 12 mis diwethaf gan ganmol y Prif Swyddogion Gweithredol, yr Uwch Dim Arwain, a JM am eu hymdrechion. Ni fynegodd unrhyw aelod o'r Pwyllgor bryder ynghylch hyn. 

6.6 Cafwyd diweddariad gan JM ar argymhellion archwilio mewnol, gan egluro nad oedd unrhyw argymhellion heb eu gweithredu eto. 

7.1 Cyflwynodd KM yr adroddiad cyllid diwedd blwyddyn drafft, a gwahoddodd aelodau ARC i roi sylwadau arno. Ymdriniodd MH â'r terfyn uchod a gariwyd ymlaen o 2024 -25 ac eglurodd gynllun CDPS i ddefnyddio'r arian yn gynnar yn y flwyddyn ariannol hon, yn ôl pob tebyg ar arbenigedd data ar gyfer prosiectau.

7.2 Holodd aelodau'r ARC danwariant y gyllideb ar gyfer 2025 -26, gan ofyn a ddylid dyrannu hyn ar ddechrau'r flwyddyn. Eglurodd MH nad oedd modd cyllidebu'n llawn ar hyn o bryd gan nad ydym yn gwybod ar hyn o bryd a fydd y swm y cariwyd drosodd y llynedd yn cael ei alw'n ôl i Lywodraeth Cymru. Cytunodd KM i ail-ddyrannu i Fudd-daliadau Symleiddio Cymru nes bod sefyllfa derfynol yn hysbys.

CAM GWEITHREDU - KM i ailddyrannu taliadau drosben ar gyfer 2024-25 i brosiect SWB hyd nes y gwneir penderfyniad gan Gyfarwyddwr Cyllid LlC. 

7.3 Holodd aelodau'r Pwyllgor y prosesau cynllunio ariannol cyfredol nes iddynt gael eu cymeradwyo gan Lywodraeth Cymru ar gyfer y Cynllun Gweithredol a chyllideb 2025-26. Cadarnhaodd KM & PK fod CDPS ar hyn o bryd yn cael eu tynnu i lawr yn fisol nes bod y gyllideb a DPAion wedi'u cymeradwyo gan LlC. Rhoddodd y ddau sicrwydd bod y broses yn cael ei rheoli'n effeithiol ac ni ddisgwylir iddi arwain at unrhyw darfu ar weithrediadau'r cwmni.

7.4 Holodd JP ynghylch y diweddaraf ar newid cyfrif banc. Cadarnhaodd KM ei bod hi a'r cynorthwyydd cyllid bellach yn cael mynediad ac yn hyfforddi ar hyn o bryd. Targed y newid yw mis Gorffennaf i symud yr holl brosesau i'r darparwr newydd. 

7.5 Nododd KM y bwriedir cyflwyno'r cyfrifon archwiliedig allanol ffurfiol i ARC ym mis Hydref, yr un amserlenni â chyfrifon 2023-24.

7.6 Mynegodd JMF ei werthfawrogiad i'r tîm cyllid am yr adroddiad, yn enwedig gyda throsiant o lai na mis ers diwedd y flwyddyn.

Penderfyniad – Penderfynodd ARC gymeradwyo adroddiad ariannol drafft diwedd blwyddyn 2024-25. 

8.1 Cyflwynodd JM y rheoliadau ariannol , a adolygwyd ac a ddiweddarwyd i adlewyrchu mewnoli gwasanaethau a newidiadau perthnasol eraill i'w cymeradwyo gan ARC. Esboniodd JM fod newidiadau yn fach iawn o'u cymharu â'r fersiwn a gymeradwywyd yn flaenorol a manylodd ar y tri gwelliant.

8.2 Roedd aelodau ARC yn fodlon â'r newidiadau, ac eithrio un newid bach; dileu enw cyflenwr yn yr adran gwasanaethau allanol. 

GWEITHREDU - JM i ddileu manylion y cyflenwr a enwir yn yr adran gwasanaethau allanol, cyhoeddi'r Rheoliadau Ariannol a'i gyhoeddi yn fyw. 

Penderfyniad – Penderfynodd ARC gymeradwyo Rheoliadau Ariannol newydd i'w rhoi ar waith ar unwaith. 

9.1 Awgrymodd AG y dylai'r Uwch Dim Arwain ystyried Risg Strategol newydd o ran diwygiadau posibl i'r gyllideb ym mlwyddyn gyntaf tymor newydd y Senedd. 

9.2 Awgrymodd yr Uwch Dim Arwain ystyried risgiau rheoli adnoddau a sgiliau yn y Cynllun Gwaith, Risg Strategol 6.

9.3 Holodd JP beth yw safbwynt CDPS ar gyfer gynllunio olyniaeth. Disgrifiodd PK fod y cwmni sy'n gweithredu'r prosiect hwn i CDPS ar ei hôl i rywfaint o ran yr amserlen ond y gobaith yw y byddan nhw mewn sefyllfa i rannu canfyddiadau yn ystod yr wythnosau nesaf ar gyfer cyflwyniad ym mis Gorffennaf. 

9.4 Gofynnodd HG am adborth gan aelodau'r pwyllgor ar y diweddariadau o ran Cyfathrebiadau y maent wedi bod yn eu derbyn yn ddiweddar, er eu bod yn cydnabod bod hyn yn gwestiwn sy'n fwy addas i'w ofyn i'r Bwrdd nag i ARC. Nododd yr Aelodau bod y diweddariadau yn ddefnyddiol ond byddent yn gwerthfawrogi eu derbyn yn llai aml ond yn parhau i gadw'r un lefel o wybodaeth. 

9.5 Nododd AG na fydd hi yn gallu ymuno a chyfarfod nesaf yr ARC.  Mi fydd allan o'r wlad am y rhan fwyaf o Orffennaf a rhywfaint o fis Awst.

CAM GWEITHREDU – JM a PK i aildrefnu dyddiad ARC mis Gorffennaf i sicrhau y gellir cyflawni cworwm.

9.6 Cydnabu JMF y bydd rhai cyfarwyddwyr anweithredol yn camu i lawr cyn y cyfarfod ARC nesaf. Mynegodd ei ddiolch am eu hymdrechion, eu gwaith caled a'u cyfraniadau i'r trafodaethau. 

10.1 Sesiwn gyfrinachol rhwng Aelodau ARC a JMa. Nid oedd unrhyw staff CDPS yn bresennol, ac ni nodwyd y drafodaeth. 

Daeth y cyfarfod i ben am 16:50.