Cofnodion y Pwyllgor Archwilio a Risg – Hydref 2024

John-Mark Frost (JMF) 

Samina Ali (SA)

Andrea Gale (AG)

Jonathan Pearce (JP) 

Ben Summers (BS)

Gwesteion:

Lucy Dean (LD) Azets – Eitemau 1-3 yn unig

Andrew Hill (AH) HSJ – Eitemau 1 a 2 yn unig

Jonathan Maddock (JMa) TIAA – o Eitem 7

Ymddiheuriadau:

Myra Hunt

Staff CDPS:

Harriet Green (HG) – CEO  

Lisa Hobbs (LH) – Eitem 5 yn unig

Phillipa Knowles (PK) 

Kath Morgan (KM) 

Ysgrifenyddiaeth:

Jon Morris (JM) 

Bydd y cyfarfod yn agor am 14:15.

0.1    Cadarnhaodd JM fod aelodau'r Bwrdd wedi pleidleisio dros benodi JMF yn Gadeirydd newydd yr ARC gyda’r mwyafrif gofynnol. 

1.1 Croesawodd y Cadeirydd yr Aelodau i'r cyfarfod. Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan Myra Hunt.

1.2 Croesawodd y Cadeirydd JP i'w gyfarfod cyntaf a gwahoddodd gyfle am gyflwyniadau. 

1.3 Cymeradwyodd yr ARC gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Gorffennaf 2024 fel cofnod gwir a chywir.

1.4 Derbyniwyd y log gweithredu; Nododd yr Aelodau y cynnydd a'r camau oedd wedi’u cwblhau. Diolchodd yr Aelodau i tîm CDPS am eu hymdrechion i ddatrys nifer fawr o gamau gweithredu, gan nodi mai dim ond un cam blaenorol a fyddai'n weddill ar ôl trafod eitemau yn y cyfarfod hwn.Gofynnodd JP i chi drafod gyda JM ar y ddarpariaeth yswiriant ar gyfer CDPS. 

GWEITHREDU: JM i ymgysylltu â JP i drafod darpariaeth yswiriant CDPS.

1.5 Cadarnhaodd yr aelodau nad oedd unrhyw eitemau i'w trafod nad oedd yn cael eu cynrychioli ar yr agenda. 

2.1 Croesawodd yr aelodau AH, prif archwilydd HSJ. Cyflwynwyd canlyniadau'r archwiliad allanol. Amlygodd AH feysydd risg ac ystyriaethau allweddol a nododd nad oedd unrhyw wallau wedi'u nodi ac nad oedd unrhyw addasiadau yn cael eu hargymell i'r cyfrifon.

2.2 Daeth AH i'r casgliad bod HSJ yn hapus i gyhoeddi adroddiad archwilio safonol ac addasedig, gan gadarnhau nad oes unrhyw bryderon materol y mae angen eu dwyn i sylw ARC ar hyn o bryd. Cadarnhaodd HSJ fod y cyfrifon wedi'u paratoi yn unol â'r safonau perthnasol, sef IFRS a gymhwyswyd yn y DU a gyda'r Ddeddf Cwmnïau.

2.3 Nododd AH nad oedd unrhyw argymhellion o ran rheolaethau mewnol a gweithdrefnau rheoli, er bod hwn yn faes y bydd ailedrych yn flynyddol yn cymryd lle. Dywedodd AH wrth yr ARC fod y cyfrifon drafft a'r wybodaeth ategol a ddarparwyd i HSJ o safon uchel. Ar ran HSJ, diolchodd AH i KM, LD a phawb a gymerodd ran am eu hymdrechion a'u cymorth yn ystod gwaith HSJ.

2.4 Gwahoddodd AH sylwadau a chwestiynau gan aelodau ARC. Gofynnodd JP am fwy o wybodaeth ynghylch asesu CDPS yn bryder parhaus hyd at 2025-26. Tynnodd AH sylw yn ôl at y llythyr cylch gwaith sy'n para hyd at 2026, a'r ffaith nad oes unrhyw ffynonellau pryder. Yna holodd JP am y ffigurau cyllid grant yn yr adroddiad gan eu bod yn wahanol i'r llythyr cylch gwaith ac adroddiad cyllid Ch2. Eglurodd EM fod y llythyr cylch gwaith yn cynnwys y gyllideb gychwynnol o £4.9m, ond roedd hyn wedi'i ddiwygio i lawr ar bob blwyddyn ddilynol oherwydd pwysau ariannol ar draws y sector cyhoeddus, ac nad oedd y gostyngiad yn gysylltiedig â pherfformiad CDPS. 

2.5 Gofynnodd JP i AH a oedd unrhyw newidiadau i ddod o ran safonau archwilio. Eglurodd AH y byddai'r newid safonol nesaf yn berthnasol i'r flwyddyn a ddaeth i ben ym mis Mawrth 2026, ond oherwydd cwmpas y newidiadau maent yn annhebygol o gael effaith ar weithrediadau CDPS.

2.6 Ni chododd aelodau ARC unrhyw gwestiynau pellach, a diolchodd i CDPS, LD a HSJ am yr ymdrechion wrth baratoi'r cyfrifon ac archwilio ymhell cyn dyddiad cau cyflwyno Tŷ'r Cwmnïau. 

PENDERFYNIAD: Cymeradwyodd ARC gyfrifon terfynol ar gyfer y flwyddyn yn diweddu 31 Mawrth 2024. 

GWEITHREDU: Prif Swyddogion Gweithredol i lofnodi a chyflwyno cyfrifon terfynol ar gyfer y flwyddyn yn diweddu 31 Mawrth 2024 i Dŷ'r Cwmnïau.

Gadawodd AH y cyfarfod.

3.1 Cyflwynodd KM yr adroddiad cyllid i'r ARC ac agorodd y llawr ar gyfer cwestiynau a sylwadau. 

3.2 Diolchodd yr aelodau i KM am ei hymdrechion i gynhyrchu ac egluro'r adroddiad. Nododd JP fod yr adroddiad yn offeryn defnyddiol iawn a chynnig cysylltu â Kath i helpu i ddatblygu adroddiad. 

GWEITHREDU: KM i gysylltu â JP i ddatblygu'r adroddiad yn seiliedig ar ei brofiad gyda sefydliadau eraill. 

3.3 Gofynnodd aelodau'r Bwrdd am risgiau sy'n gysylltiedig â pheidio â derbyn a hawlio grant. Nododd HG dueddiadau wrth gynllunio gwariant, gan ganiatáu CDPS i fod yn llawer mwy ystwyth wrth reoli ei ragolygon, a fydd yn lleihau risg fawr CDPS o flynyddoedd blaenorol - hynny o beidio â gwario'r dyraniad grant llawn. Nododd HG hefyd fod PK a gweddill yr SLT yn cael y dasg o ddod o hyd i arian ychwanegol o'r cyllidebau presennol i'w dosbarthu i gynorthwyo CDPS i flaenoriaethu canlyniadau effaith. 

3.4 Nododd aelodau'r Bwrdd y gwaith i flaenoriaethu'r effaith gyflawni a gofyn a oedd rhestr ddymuniadau ar gyfer prosiectau a gofyn iddynt weld yr ôl-groniad. 

GWEITHREDU – Prif Weithredwyr i rannu rhestr dymuniadau/ôl-groniad o brosiectau gyda'r Bwrdd i'w trafod. 

Gadawodd LD y cyfarfod.

4.1 Cyflwynodd PK yr adroddiad, gan dynnu sylw at y newidiadau a wnaed ers i'r papur gael ei gyflwyno ddiwethaf ym mis Gorffennaf 2024 ac eglurodd fod yr holl newidiadau ar raddfa gyflog a awgrymir wedi'u cynnwys mewn cyllidebau parhaus. Agorodd PK y llawr ar gyfer trafodaeth.

4.2 Holodd aelodau ARC sut mae CDPS wedi ymdrin â’r dyfarniad cyflog o'r blaen, ac a yw CDPS fel arfer yn dyfarnu yn unol â dyfarniadau Llywodraeth Cymru. Esboniodd HG fod CDPS wedi cyd-fynd â'r cynnig gan Lywodraeth Cymru a'r sector cyhoeddus ehangach o'r blaen, ond gan na fydd gennym ffigur cyllideb wedi'i gadarnhau ar gyfer y flwyddyn nesaf tan fis Rhagfyr, mae'r Prif Weithredwyr wedi penderfynu ar y ffigur arfaethedig oherwydd ffactor cost cronnus ar gyfer y blynyddoedd i ddod. 

4.3 Nododd yr ARC y gallai fod disgwyliad y bydd CDPS yn dyfarnu cyfradd debyg i LlC ac yn tynnu sylw at yr angen am negeseuon gofalus gyda staff. Cydnabu HG ei bod yn debygol bod disgwyliad ymhlith staff a chytunodd ar yr angen am negeseuon gofalus, gan esbonio'r pecyn cyflawn sydd ar gael i'r holl staff, ystyried effaith gronnol a'r angen i ystyried costau staff yn anghenion y dyfodol, ac ymrwymiad CDPS i wario fwyaf ar effaith a chyflawni.

4.4 Holodd yr Aelodau y pecyn buddion cyffredinol i'w hystyried. Nododd PK fod modd cymharu ein cynnig, gan fod yn llai ffafriol ar bensiwn, ond yn fwy hael mewn meysydd eraill gan gynnwys diogelu incwm a salwch critigol. 

4.5 Nododd HG ddatblygiad ein dull gwobrwyo a chydnabyddiaeth gyda fforwm gweithwyr CDPS ac esboniodd y byddai hyn yn ddull bonws yn hytrach na chynnydd mewn cyflog.

4.6 Daeth y drafodaeth i ben, i'w pharhau yn absenoldeb staff CDPS.

GWEITHREDU: JMF i adael i HG, PK a JM wybod canlyniad y drafodaeth Gwobr Cyflog.

LH wedi ymuno â'r cyfarfod.

5.1 Cyflwynodd LH y papur, gan esbonio'r prif newidiadau yn y papur, a gwahoddodd aelodau ARC i drafod. 

5.2 Bu aelodau ARC yn trafod cynllunio olyniaeth ac adeiladu cymuned o gyn-fyfyrwyr CDPS yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Holodd yr Aelodau a yw pwynt allweddol y genhadaeth yn cefnogi'r gallu digidol yng Nghymru yn golygu bod angen i ni edrych ar lwybrau gyrfa ychydig yn wahanol nag y byddem mewn cwmni masnachol, a phwyso mwy ar fanteision staff sy'n symud ymlaen o CDPS i rolau newydd yn sector cyhoeddus ehangach Cymru. Cydnabu'r pwyllgor fod hwn yn gwestiwn parhaus ac na ddylai fod yn rhwystr i'r papur a gyflwynwyd sy'n mynd yn fyw. 

5.3 Cytunodd yr aelodau ei bod yn dda gweld yn y papur bod CDPS yn dechrau meddwl am wahanu staff a sut mae hynny wedi cael ei reoli'n weithredol er budd Cymru. Ychwanegodd HG ei bod hi a MH yn cefnogi capasiti cynyddol i Gymru, a'u bod am i CDPS fod yn "le gwych i weithio ac yn lle gwych i symud ymlaen ohono". 

5.4 Cwestiynodd yr ARC y gyllideb ar gyfer hyfforddiant i aelodau staff. Eglurodd LH fod gan bob aelod o staff gyllideb hyfforddi unigol. Dyrennir y gyllideb hon iddynt i gynorthwyo datblygu gyrfa ac mae angen cymeradwyaeth eu rheolwr llinell.

5.5 Nododd PK, yn ogystal â'r llinellau yn y papur hwn, y byddai trafodaeth ehangach am EDI ar yr agenda ar gyfer cyfarfod Bwrdd mis Tachwedd. Manteisiodd HG ar y cyfle longyfarch PK am ei gwobr arian am Gynhwysiant Digidol yng Ngwobrau Amrywiaeth Meistr 2024 yn ddiweddar.

PENDERFYNIAD: Strategaeth Pobl a gymeradwywyd gan ARC a Chynllun Pobl i'w gweithredu. 

Gadawodd LH y cyfarfod.

6.1 Cyflwynodd JM y gofrestrau risg newydd, gan esbonio'r rhesymeg ar gyfer newid dull gweithredu o'r "Gofrestr Risg Gorfforaethol" flaenorol, a gwahoddodd aelodau ARC i drafod. 

6.2 Croesawodd y pwyllgor y fformat newydd ar gyfer y cofrestrau risg gan fod eglurder y wybodaeth wedi gwella'n fawr. Awgrymodd aelodau'r pwyllgor welliannau ar gyfer y fformatio, gan gynnwys ystyriaeth linell-wrth-linell o effaith rheolaethau a mathau o sicrwydd, er y penderfynwyd bod hyn yn rhy gymhleth i fod o werth sylweddol. Roedd yr awgrymiadau eraill a ystyriwyd yn cynnwys: Ychwanegu sgôr darged at risgiau, gan gynnwys manylion o'r Datganiad Archwaeth Risg i greu un lleoliad ar gyfer gwybodaeth, sicrhau bod risgiau a mesurau lliniaru wedi'u cyfyngu i un dudalen, a blaenoriaethu mesurau rheoli a mathau o sicrwydd fesul risg.

6.3 Cytunodd yr ARC y byddent yn hoffi gweld y Gofrestr Risg Strategol ym mhob cyfarfod, a chrynodeb o'r tri phrif risgiau gweithredol ac unrhyw bynciau llosg ym mhob cyfarfod. Cydnabu'r Aelodau, er eu bod yn ddefnyddiol i'w gweld, y dylai eu heffaith ganolbwyntio ar y Risgiau Strategol yn hytrach na lefelau Gweithredol, Seiber a Phrosiect.

GWEITHREDU: Aelodau ARC i e-bostio awgrymiadau ar gyfer gwelliannau i'r Gofrestr Risg i JM a PK.

GWEITHREDU: JM i ailadrodd y cofrestrau risg yn seiliedig ar adborth a dderbyniwyd ac a ddisgwylir gan aelodau ARC.

GWEITHREDU: JM & PK i ystyried y ffordd orau o gyflwyno risgiau ar gyfer cyfarfodydd ARC yn y dyfodol. 

JMa wedi ymuno â'r cyfarfod.

7.1 Nid oedd unrhyw achosion o wyro oddi wrth bolisi caffael arferol ac arweiniad i dynnu sylw aelodau'r ARC y chwarter hwn.

8.1 Ni nodwyd unrhyw eitemau newydd yn y Gofrestr Dwyll i'w trafod a'u hystyried gan yr ARC.

9.1 Cyflwynodd JMa adroddiad a chynnydd SICA yn erbyn y cynllun blynyddol. Nododd JM fod safonau GIAS wedi'u hanelu'n bennaf ar gyfer y sector preifat a'r trydydd sector, ond byddwn yn ymgorffori arfer gorau o'r safon lle bo hynny'n berthnasol wrth barhau i gael ein rhwymo gan safonau'r sector cyhoeddus.

9.2 Holodd aelodau ARC y dull dosbarthu ar gyfer Nodiadau Briffio Cleientiaid a dderbyniwyd gan TIAA. Esboniodd JM fod pob CBN yn cael ei adfywio ar ôl ei dderbyn ac os yw'n berthnasol i CDPS fe'u dosbarthir i'r gynulleidfa briodol. Roedd aelodau ARC yn fodlon ar y dull hwn ac yn hapus iddo barhau heb ei newid.

9.3 Cyflwynodd JMa ganlyniadau'r ddau archwiliad a gynhaliwyd yn ystod Ch2, Seiberddiogelwch a Rheoli Pobl. Nododd JMa fod y ddau archwiliad wedi cael asesiad o "Sicrwydd Sylweddol", y graddau uchaf posib. Nid oedd gan aelodau ARC unrhyw sylwadau na phryderon ar y naill archwiliad na'r llall, a nodwyd y dylai CDPS fod yn falch o gyflawni canlyniadau mor dda.

9.4 Rhedodd JM y pwyllgor trwy dracio'r argymhelliad, sy'n hygyrch ar borth TIAAA, ac esboniodd y cynnydd a wnaed ar argymhellion sy'n weddill. Roedd y pwyllgor yn fodlon â'r cynnydd a wnaed ac nid oedd yn codi unrhyw bryderon. 

10.1 Gwahoddwyd aelodau i awgrymu eitemau agenda yn y dyfodol i PK.

10.2 Gwelodd y pwyllgor werth wrth gynnal plymio dwfn ar Reolaethau Risg a nododd fod hyn yn y cynllun archwilio blynyddol i'w gwblhau yn ystod y chwarter nesaf.

11.1 Ni chodwyd unrhyw eitemau gan unrhyw fynychwr.

12.1 Sesiwn mewn camera rhwng aelodau ARC a JMa. Doedd dim staff CDPS yn bresennol, ac ni nodwyd y drafodaeth. 

Daeth y cyfarfod i ben am 16:45.

4.7 Penderfynodd cyfarwyddwyr anweithredol: 

• Roedd y rhesymeg dros gynnydd o 3.7% yn teimlo'n gryf ac yn gyfrifol. 
• Roedd pryderon am ymateb staff yn derbyn llai na chydweithwyr Llywodraeth Cymru a phwysleisiwyd pwysigrwydd sicrhau bod y negeseuon yn cael eu hesbonio’n effeithiol. 
• Roedd yna gais i drafodaeth ehangach gael gydag ARC / Bwrdd ynghylch gwobrau a chydnabyddiaeth cyn gweithredu unrhyw newid i'r arfer presennol.

PENDERFYNIAD: Cafodd y cynnig a gyflwynwyd yn y papur i ARC ei gymeradwyo.

Ychwanegol: Ddiwedd mis Tachwedd 2024, hysbyswyd CDPS gan y Tîm Partneriaeth fod Ysgrifennydd y Cabinet wedi cytuno i roi gwaelodlin y dyfarniad cyflog o 5% i staff (h.y. ei ymgorffori yn y cyllidebau craidd) yn y cyrff noddedig, gan gynnwys CDPS ar gyfer 2024-25, ac wedi'i seilio ar gyllideb 2025-26.

Yn y cyd-destun hwn, mae setliad o 5% ar gyfer staff a Phrif Weithredwyr yn dod yn gronnol fforddiadwy ar gyfer CDPS ar gyfer eleni, y flwyddyn nesaf ac i ddod. Cyhoeddwyd adroddiad diwygiedig i aelodau ARC ei ystyried. Penderfynodd ARC fod dyfarniad cyflog o 5% i'r holl staff gan gynnwys Prif Weithredwyr yn fforddiadwy ac yn gefnogol i CDPS dderbyn yr arian ychwanegol gan Lywodraeth Cymru a chynyddu'r dyfarniad cyflog cyfunol ar gyfer staff i +5%.