Cofnodion y Bwrdd – Tachwedd 2024

Sharon Gilburd (SG)

Samina Ali (SA) 

John-Mark Frost (JMF)

Andrea Gale (AG) 

Harriet Green (HG) – CEO

Myra Hunt (MH) – CEO 

Glyn Jones (GJ) – WG 

Jonathan Pearce (JP)

Ben Summers (BS)

Staff CDPS:

Phillipa Knowles (PK)

Phil Baird (PB) – Eitem 5 yn unig

Poppy Evans (PE) – Eitem 6 yn

Ysgrifenyddiaeth:

Jon Morris (JM)

Ymddiheuriadau:

Dim

Dechreuodd y cyfarfod am 14:00

1.1 Croesawodd y Cadeirydd JP i'w gyfarfod cyntaf o'r Bwrdd a nododd y bydd ei arbenigedd a'i brofiad yn gaffaeliad mawr i'r Bwrdd.

1.1 Nid oedd unrhyw ymddiheuriadau, a nododd y Cadeirydd fod cworwm wedi'i gyflawni.

1.2 Nododd aelodau'r bwrdd y Gofrestr Gwrthdaro Buddiannau. Tynnodd JM sylw at y ffaith bod angen i rai aelodau ailgyflwyno eu datganiadau buddiannau blynyddol yn unol â'r Polisi Gwrthdaro Buddiannau.

GWEITHRED: JM i ddilyn unrhyw Ddatganiadau sy'n weddill i sicrhau bod buddiannau'n cael eu nodi'n gywir. 

1.3 Cymeradwyodd y Bwrdd gofnod y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2024 fel cofnod gwir a chywir.

1.4 Derbyniwyd y cofnod gweithredu, a nododd yr Aelodau y cynnydd. Ni chododd yr Aelodau unrhyw bryderon ynglŷn â'r cynnydd sy'n cael ei wneud a chymeradwyodd gau nifer o gamau gweithredu. 

1.5 Nododd aelodau'r bwrdd y cyfrifon a archwiliwyd yn allanol, a ystyriwyd yn flaenorol yng nghyfarfod ARC mis Hydref. Ailadroddodd JP gam o gyfarfod ARC, i CDPS archwilio a oes angen ychwanegu JP at y cyfrifon cyn ei gyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau. 

1.6 Nododd aelodau'r bwrdd adroddiad cyllid Ch2 2024-25, a ystyriwyd yn flaenorol yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio Risg (ARC) mis Hydref. Dywedodd y Cadeirydd fod diffyg trosolwg strategol yn yr adroddiad, sy'n esbonio beth, ond nid pam. Gofynnodd a allai'r adroddiad fod yn fwy penodol fel y gellir ei ystyried fel ffynhonnell wybodaeth annibynnol.

1.6 Nid oedd unrhyw faterion yn codi nad oeddent wedi'u cynnwys ar yr agenda. 

2.1 Cyflwynodd MH adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol, gan dynnu sylw at effaith trawsnewidiadau gwleidyddol a seibiant yr haf ar gynnydd prosiect. Soniodd am lwyddiant yr Academi Arweinyddiaeth a'r gwaith ar hygyrchedd a'r gymuned ymarfer AI. 

2.2 Trafododd MH y penderfyniad i adael Sbarc|Spark oherwydd ei gost uchel a'i ddefnydd cyfyngedig gan staff. Nododd fod yr holl staff yn weithwyr o bell, ac nid oedd y gost yn cael ei gyfiawnhau gan y nifer fach o ddefnyddwyr ad hoc. Pwysleisiodd yr angen i reoli'r newid hwn ac ystyried trefniadau amgen ar gyfer cyfarfodydd wyneb yn wyneb.

2.3 Cwestiynodd aelodau'r bwrdd a ddylai’r penderfyniad i adael Sbarc|Spark fod wedi dod atynt i'w gymeradwyo gan ei fod yn newid canfyddiad allanol ac argaeledd y cwmni. Adlewyrchodd y Prif Swyddog Gweithredol y dylem ddiweddaru’r Bwrdd a'u trin yn fwy fel adnodd. Nododd HG adborth staff ar bwysigrwydd parhau i fod yn sefydliad o bell. Esboniodd HG hyn i staff gan annog eu bod yncyfarfod mewn lleoliadau am ddim a chyflwyno achos busnes byr ar gyfer unrhyw le taladwy i gydnabod ein bod yn gwario arian cyhoeddus.

2.4 Awgrymodd GJ ystyried lleoliad ym Mharc Cathays, gan gynnig cael sgwrs gyda'u pobl ystadau. Soniodd am opsiynau argaeledd a'r manteision posibl o fod yn agosach at wneuthurwyr polisi. 

GWEITHRED: JM i ymgysylltu â swyddogion Llywodraeth Cymru i archwilio opsiynau ar gyfer cydweithio mewn lleoliadau LlC.

2.5 Gofynnodd aelodau'r bwrdd am les staff, ac a oedd unrhyw feysydd y mae angen i gyfarwyddwyr anweithredol (NEDs) eu hystyried neu fod yn ymwybodol ohonynt? Rhoddodd MH a PK fewnwelediadau o'r arolwg staff misol. Nodwyd adborth cymysg, gyda rhai timau yn teimlo'n bositif ac eraill yn profi pryder oherwydd newidiadau diweddar a'r broses adolygu. Trafododd PK y mesurau a gymerwyd i gefnogi staff, gan gynnwys cyfarfodydd tîm rheolaidd, fforwm gweithwyr, a sesiwn "gofyn i'r Prif Swyddog Gweithredol" lle gallai staff ofyn cwestiynau yn ddienw. Nod y mesurau hyn yw mynd i'r afael â phryderon staff a gwella cyfathrebu. Canmolodd yr aelodau Brif Swyddog Gweithredol â’r Uwch Dim Rheoli (SLT) nid yn unig am redeg arolwg Staff, ond datblygu cynllun gweithredu yn seiliedig ar ymatebion.

2.6 Disgrifiodd HG recriwtio Pennaeth Safonau dros dro newydd CDPS, Jemima Monteith-Thomas. Bydd Jemima yn canolbwyntio ar oruchwyliaeth strategol, y gweithgor safonau, a datblygu cynhyrchion pellach fel y llawlyfr gwasanaeth ac asesiadau gwasanaeth. Soniodd HG fod y broses recriwtio yn cynnwys tri ymgeisydd mewnol rhagorol. Nododd AG, a oedd ar y panel recriwtio, fod pob ymgeisydd yn pwysleisio pwysigrwydd gwneud y safonau yn ganolog i waith CDPS.

2.7 Nododd GJ y cyfleoedd ar gyfer meddwl ar y cyd rhwng Penaethiaid Safonau sectorol. Mae’r Prif Swyddog Gweithredol yn dal i ymrwymo i recriwtio Pennaeth Technoleg newydd, yn ôl pob tebyg yn y flwyddyn ariannol newydd. Argymhellodd BS ddatblygu'r strategaeth dechnoleg cyn recriwtio a dod o hyd i berson i gyd-fynd â'r strategaeth. 

2.8 Cyflwynodd HG y Pecyn Gwybodaeth Rheoli (MIP), gan nodi mai dyma'r tro olaf i'r Bwrdd weld y MIP yn ei ffurf bresennol. Mae'r MIP yn dal i ddatblygu yn unol ag argymhellion Pensaer Gwybodaeth CDPS, a bydd yn dod yn ôl mewn fformat llawer cliriach yn y flwyddyn newydd.

2.9 Nododd GJ y dylid ailadrodd yr adroddiad, ac awgrymodd y gallem gynnwys canlyniadau arolwg staff. Cwestiynodd ymhellach berthnasedd heriau arweinyddiaeth, ac a ddylid trin hyn fel risg strategol? Awgrymodd aelodau'r bwrdd y dylid cynnwys mwy o ddata meintiol a bod angen bod yn realistig ar faint o effaith y gall CDPS ei chael o ystyried maint cymharol, yr adnoddau sydd ar gael, a chymhlethdod y dasg yng Nghymru. Cynigiodd JMF gefnogaeth wrth ddatblygu.

GWEITHRED: PK i ymgysylltu â JMF i ddatblygu arddull MIP newydd.

2.10 Cwestiynodd y Cadeirydd a yw'r MIP yn sbarduno gweithredu a newid, ac a ydym yn colli cyfle i ganiatáu i'r Pecyn MI lywio datblygiad?

2.11 Ymrwymodd HG i roi amser rheoli go iawn hwn i wella'r MIP. Nododd fod y bwrdd wedi rhoi llawer iawn o fewnbwn ar ddatblygu'r pecyn, a hoffai ddod â chynnyrch gorffenedig i lywio camau gweithredu. Roedd HG yn hyderus y gallai CDPS gynhyrchu MIP arddull terfynol y gellir ei ailadrodd wedyn i wella.

2.12 Cwestiynodd aelodau a yw'r graddfeydd MIP yn dangos effaith CDPS ar wasanaethau byw? E.e. mae adborth o'r hyfforddiant yn wych, ond beth yw'r effaith sy'n dod o'r hyfforddiant? Cytunodd HG a nododd ein bod yn sefydlu ffyrdd newydd o werthuso ac olrhain yr hyn y mae'r hyfforddiant wedi'i gyflawni. Heb ragflaenu'r asesiad hwnnw, byddai hyn yn debygol o gynnwys newid mewn metrig o gyflwyno cyrsiau i effaith.

2.13 Nododd HG na all CDPS raddio popeth e.e. mae'r cwestiwn a oes "arweinyddiaeth ddosbarthedig ond wedi'i alinio ar draws sectorau yng Nghymru" y tu hwnt i'n gallu i RAG. Ni all CDPS RAG a yw Cymru gyfan yn frodorol yn ddigidol. Cytunodd GJ y gall CDPS RAG ein gweithgareddau yn unig. 

2.14 Awgrymodd y Bwrdd y dylem allu mesur yr effaith y mae CDPS wedi'i chael ar bob ymyriad. Cytunodd y Prif Swyddog Gweithredol, gan nodi y byddai hyn yn gofyn am sylfaen o wasanaeth cyn i CDPS ddechra’r broses Ddarganfod ar bob prosiect. Gofynnodd aelodau ymhellach a yw'r MIP yn colli effeithiau enfawr yr ydym wedi bod yn ymwneud â nhw yn hanesyddol, e.e. e-bresgripsiynu? Roedd HG yn cydnabod bod angen i ni ddal yr effaith ar draws y darn, ond mae angen i'r Pecyn fod yn ddarlun ehangach o sut mae CDPS yn "newid yr hinsawdd" yng Nghymru.

2.15 Cwestiynodd cyfarwyddwyr sut mae'r MIP yn torri ar draws ein Cofrestr Risg Strategol? A ddylid darllen y ddau ddogfen ar y cyd neu'n arwahan? Croesawodd HG y mewnbwn a chadarnhaodd y dylai pob adroddiad fod yn ganmoliaethus, pob un yn llywio rhan o ddarlun cyflawn o lywodraethu. 

3.1 Diolchodd GJ i'r Bwrdd am eu cyfraniadau gyda'r Adolygiad wedi'i Deilwra. Cadarnhaodd fod LlC a'r Prif Swyddog Gweithredol bellach wedi cael golwg ar yr adroddiad. Gofynnodd GJ i'r Prif Swyddog Gweithredol fod yn ymwybodol o sut maen nhw'n rhannu'r adroddiad o ystyried sut y gall staff a rhanddeiliaid ei weld. Nid oes unrhyw gynllun i rannu'r adroddiad yn allanol yn ei fformat presennol ond efallai y bydd crynodeb yn cael ei rannu gyda rhanddeiliaid a Byrddau.

3.2 Esboniodd GJ fod diwrnod wyneb yn wyneb y Bwrdd ym mis Rhagfyr yn gyfle da i ddechrau trafod yr adroddiad ac ymateb CDPS iddo, a bydd eisiau trafod gyda'r Cadeirydd a'r Prif Swyddog Gweithredol ymlaen llaw, yn y pythefnos / tair wythnos nesaf. Gofynnodd GJ i Gyfarwyddwyr anweithredol (NED’s) rannu eu profiad o'r broses adolygu gydag ef. Cynigiodd SG goladu adborth ar gyfer GJ. 

Gweithred: Cyfarwyddwyr anweithredol i rannu adborth ar y profiad erbyn dydd Mercher 20 Tachwedd gyda SG. SG i goladu a chyflwyno i GJ erbyn 22 Tachwedd.

3.3 Dywedodd GJ fod y cynllun gweithredu i'w ddatblygu mewn ymateb i'r adolygiad yn eiddo ffurfiol i'r tîm partneriaeth, ond byddai'n ceisio gweithio ar y cyd arno. Cadarnhaodd GJ y gallai datblygiad map ffordd 2025-26 barhau cyn i'r cynllun gweithredu gael ei gadarnhau, a bydd yn casglu manylion gyda'r Prif Swyddog Gweithredol a'r Cadeirydd cyn bo hir.

3.4 Nododd y Bwrdd mai her unrhyw dîm adolygu porth yw adolygu sefydliadau gan eu bod yn gyffredinol yn arbenigo mewn rhaglenni a phrosiectau. Cwestiynwyd a yw'r adroddiad yn ddefnyddiol ac yn deg. Cadarnhaodd GJ & HG ei fod yn ddefnyddiol crynhoi cwestiynau o gwmpas pryd y sefydlwyd CDPS - e.e. a yw'r nodau yn iawn ac yn ddefnyddiol? Nid oedd yn herio ar unrhyw beth nad oeddem yn ymwybodol ohono ond mae'n offeryn canolbwyntio defnyddiol.

3.5 O'i phrofiad o adolygu cyrff hyd braich eraill (ALB’s), disgrifiodd MH y gwahaniaethau mewn strwythur rhwng Rhaglenni ac ALBs, gan nodi na ellir disgrifio CDPS fel rhaglen. Cadarnhaodd GJ fod y cwmpas ar gyfer yr adolygiad fel ALB yn hytrach na rhaglen. 

4.1 Cyflwynodd GJ ddiweddariad llafar ar recriwtio'r Bwrdd a'r profiad diweddar o ddod â JP i mewn i Fwrdd CDPS. Mae tîm GJ yn ailddechrau gweithio ar recriwtio y mis hwn, gan edrych i hysbysebu ym mis Ionawr am bedair wythnos, yn barod i'w benodi ym mis Mai ar gyfer dechrau diwedd mis Mehefin. 

4.2 Yn dilyn y drafodaeth yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf, gofynnodd SG am y cysyniad o fyrddau cysgodol. Cytunodd GJ i godi hyn gyda'i dîm i'w ymchwilio.

Gweithred: GJ i ymchwilio i bosibiliadau gyda byrddau cysgodol a chyfleoedd datblygu. GJ i ymchwilio i sut y gall y Bwrdd, y Bwrdd cysgodol a'r Panel Cynghori weithio gyda'i gilydd yn effeithiol.

4.3 Trafododd yr Aelodau ddymuniad y Panel Cynghori i gynyddu eu hymgysylltiad â'r Bwrdd, gan mai dim ond unwaith y maent wedi cwrdd. 

5.1 Cyflwynodd PB y llawlyfr gwasanaeth ac arddangosodd ei nodweddion. Eglurodd fod y llawlyfr gwasanaeth wedi'i ddatblygu'n fewnol gyda mewnbwn gan y cymunedau ymchwil a dylunio defnyddwyr. Mae'n canolbwyntio ar agweddau unigryw ar adeiladu gwasanaethau cyhoeddus digidol yng Nghymru, megis y Gymraeg a Llesiant Cendlaethau’r Dyfodol (WFGA).

5.2 Dangosodd PB nodweddion y llawlyfr gwasanaeth, gan gynnwys adrannau ar ymchwil defnyddwyr, ymchwil ddwyieithog, ac egwyddorion dylunio. Mae'r llawlyfr yn cynnwys ffurflen adborth a metrigau i olrhain perfformiad ac ailadrodd y cynnyrch.

5.3 Trafododd y Bwrdd y dull a gymerwyd gan GDS lle pe na fyddai adrannau yn dilyn eu safonau cyhoeddedig na fyddent yn derbyn cyllid. Disgrifiodd GJ a HG nad oes gennym yr un liferi yng Nghymru, yn enwedig o ystyried ein bod yn ymgysylltu â'r sector cyhoeddus cyfan yn hytrach nag adrannau'r gwasanaeth sifil yn unig. Disgrifiodd y ddau fod yn rhaid i'r ffocws pwysig gan CDPS fod i ddangos manteision cydymffurfio ac ymgorffori'r safonau ac ymgysylltu ar draws CDOs Cymru i hyrwyddo. 

5.4 Cwestiynodd yr Aelodau a yw'r fersiwn bresennol yn cefnogi ieithoedd eraill heblaw Cymraeg a Saesneg? Disgrifiodd PB fod y fersiwn bresennol yn gynnyrch hyfyw lleiafswm, ac nid yw'n cwmpasu darpariaeth gwasanaethau mewn ieithoedd eraill, Cymraeg a Saesneg yn unig. Cadarnhaodd PB, os caiff ei nodi fel gofyniad, y gellir cynnwys hyn mewn iteriadau yn y dyfodol.

5.5 Cynigiodd SA effeithio ar gyflwyniadau i Gwmpas fel cyfle i gysylltu â darn o Isafswm Safonau Byw Digidol.

5.6 Nododd MH fod llawlyfr gwasanaeth yn ymgyrch gyfathrebu barhaus lle mae angen i ni gadw'r sgwrs i fynd a chysylltu â sawl maes. Tynnodd sylw at yr angen i sicrhau bod y safonau'n cael eu hystyried fel galluogwr yn hytrach na thasg neu rwystr arall i'w groesi.

5.7 Trafododd PB y cynnig asesu gwasanaeth, sy'n darparu sicrwydd ar gyfer gwasanaethau digidol. Mae wedi cael ei brofi gyda sefydliadau gan gynnwys Cyfoeth Naturiol Cymru ac Ystadegau Cymru ond mae angen mwy o hyrwyddo a meithrin gallu i gynyddu'r defnydd.

5.8 Disgrifiodd GJ bwysigrwydd cytuno ar y rhaglen o gyflwyno, capasiti a hyfforddi aseswyr sector cyhoeddus. Roedd aelodau'r bwrdd yn cytuno'n llwyr, ac ailadroddodd bwysigrwydd creu efengylwyr i yrru ymgysylltiad â'r safonau.

5.9 Nododd MH mai dyma ein camau cyntaf i ddysgu a phrofi'r hyn sy'n bosibl. Nododd fod angen i CDPS benderfynu beth rydym yn fodlon ymrwymo i'r asesiadau. Nododd MH y posibilrwydd o redeg asesiadau gwasanaeth fel arweinydd colledion i gynyddu ymgysylltiad â'n neges. Nododd GJ bwysigrwydd y grŵp CDO ac awgrymodd y gallai pob CDO ymrwymo adnoddau i berfformio asesiadau gwasanaeth i ledaenu'r gost adnoddau.

6.1 Cyflwynodd PK ac AG y papur Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (EDI) a'r cynnydd a wnaed ers yr archwiliad a gwblhawyd yn allanol ym mis Ebrill, a diweddarodd y bwrdd ar gynnydd y gweithgor. Mae'r grŵp yn gosod amcanion chwarterol y gellir eu rheoli ac yn cynnwys staff yn y broses.

6.2 Nododd aelodau'r bwrdd fod yr adroddiadau yn gynhwysfawr ac yn fanwl. Fe wnaethon nhw holi a oedd unrhyw beth nad oedd y staff wedi'i ddisgwyl. Nododd PK y gyfran uchel o staff sy'n nodi eu bod yn niwrowahaniaeth a'r pwysigrwydd i wneud yn siŵr bod eu hanghenion cymorth yn cael eu diwallu.

6.3 Canmolodd y Bwrdd ansawdd yr adroddiad a'r ffaith bod y data yn cael ei ddefnyddio i lywio gwelliant parhaus. Cwestiynodd yr aelodau pam fod oedi wedi bod cyn i'r adroddiad ddod i'r Bwrdd gan ei fod wedi'i gyhoeddi ym mis Ebrill. Esboniodd PK fod oedi wedi bod wrth greu a chytuno ar y cynllun gweithredu. Roedd aelodau'n teimlo y gellir dosbarthu'r mathau hyn o adroddiadau y tu allan i gylch arferol cyfarfod y Bwrdd, ac y gall aelodau'r Bwrdd ychwanegu gwerth at sgyrsiau neu ddarnau EDI a chefnogaeth.

6.4 Nododd GJ sôn am R&R ar y map ffordd a chroesawodd drafodaeth ar unrhyw gynigion. Nododd hefyd ganfyddiadau treial Copilot LlC, gyda phwyslais ar ei fanteision i bobl niwrowahaniaeth.

Gweithred: PK i gysylltu â thîm treial Copilot LlC i ddeall manteision posibl a chroesfan ar gyfer CDPS.

6.5 Nododd HG fod gwybodaeth EDI y tu allan i gwmpas Adolygiadau wedi'u Teilwra ond a yw'n hanfodol bwysig bod cyrff a ariennir gan LlC yn dangos arfer gorau ar draws y bwrdd. Nododd hefyd nad dyma ddiwedd y stori, a bod CDPS yn defnyddio hyn fel sylfaen i adeiladu arno. 

7.1 Esboniodd PK nifer o gyfleoedd hyfforddi i aelodau'r Bwrdd sy'n cael eu harchwilio gan LlC, a gofynnodd i'r aelodau gadarnhau eu diddordeb trwy e-bost. 

Gweithred: PK i e-bostio cyfleoedd hyfforddi i aelodau'r Bwrdd a chadarnhau eu diddordeb i LlC

7.2 Adolygiad o gyfarfod y Bwrdd – Roedd y bwrdd yn gweld y sesiwn yn ddefnyddiol, yn gynhyrchiol ac yn bleserus. Fe wnaethant fwynhau'n arbennig y mewnwelediad a roddwyd gan staff sy'n mynychu ar gyfer eitemau arbenigol. Y farn gyffredinol oedd bod hon wedi bod yn agenda wedi'i hamseru'n dda a roddodd le i drafodaeth fanwl.

Daeth y cyfarfod i ben am 17:00