Yr Aelodau o'r Bwrdd oedd yn bresennol:
Sharon Gilburd (SG) – Cadeirydd
Samina Ali (SA)
John-Mark Frost (JMF)
Andrea Gale (AG)
Harriet Green (HG) – Prif Swyddog Gweithredol
Myra Hunt (MH) – Prif Swyddog Gweithredol
Glyn Jones (GJ) – WG
Ben Summers (BS)
Staff CDPS:
Phillipa Knowles (PK)
Kath Morgan (KM) – Eitem 4 yn
Ysgrifenyddiaeth:
Jon Morris (JM)
Ymddiheuriadau:
Jonathan Pearce
Dechreuodd y cyfarfod am 14:00
EITEM 1: Busnes y Bwrdd
1.1 Cafwyd ymddiheuriadau gan Jonathan Pearce, a nododd y Cadeirydd y lwyddwyd i ffurfio cworwm.
1.2 Nododd aelodau'r Bwrdd y Gofrestr Gwrthdaro Buddiannau. Nododd SG a JMF fod angen iddynt gyflwyno datganiadau ychwanegol oherwydd newidiadau ac apwyntiadau diweddar.
CAM GWEITHREDU: JM i anfon y ddolen i'r ffurflen Datganiad o Ddiddordeb i SG a JMF.
1.3 Cymeradwyodd y Bwrdd gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Tachwedd 2024 fel cofnod cywir a gwir.
1.4 Derbyniwyd y cofnod gweithredu, a nododd yr Aelodau y cynnydd. Ni wnaeth yr Aelodau godi unrhyw bryderon ynghylch y cynnydd sy'n cael ei wneud.
1.5 Nododd aelodau'r Bwrdd adroddiad cyllid Ch3 2024-25 , a ystyriwyd yn flaenorol yng nghyfarfod ARC mis Ionawr. Gofynnodd GJ am ddiweddariad ar sefyllfa rhagamcanol diwedd blwyddyn CDPS, a ddarparwyd gan PK. Gan fod sefyllfa ddrafft CDPS yn debygol o fod dros y 2% a ganiateir, gofynnodd GJ i CDPS hysbysu LlC o hyn yn ffurfiol, yn unol â'r cytundeb Fframwaith rhwng LlC a CDPS.
Cam Gweithredu PK i roi gwybod i GJ am sefyllfa debygol diwedd y flwyddyn, a diweddaru wrth i'r safle gadarnhau.
1.6 Nid oedd unrhyw faterion yn codi nad oeddent wedi'u cynnwys ar yr agenda.
EITEM 2: Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol
2.1 Cyflwynodd HG adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol i'r Bwrdd. Nododd fod yr adroddiad hwn yn cwmpasu'r cyfnod o fis Tachwedd hyd yma, gan gynnwys yr Adolygiad Cyfaill Beirniadol a'r holl waith cyfredol.
2.2 Holodd y Bwrdd a oedd trosiant staff presennol a'r cylch gorchwyl newydd yn gyfle i ailedrych ar gynllunio olyniaeth, gan edrych ar yr hyn sydd ei angen ar CDPS o strwythur newydd i sicrhau'r effaith fwyaf posibl ar draws pob maes. Nodwyd ei bod yn bwysig ystyried meysydd a rolau newydd yn hytrach na recriwtio pobl o'r un anian i'r rhai sy'n gadael. Roeddent hefyd yn cytuno â'r Prif Weithredwyr bod y ffaith bod staff CDPS yn gadael ar gyfer rolau ar draws y sector cyhoeddus ehangach yn gadarnhaol gan gynyddu sgiliau ledled Cymru.
2.3 Nododd HG mai'r nod eleni yw meithrin hyder ac uchelgais, gan ddarparu straeon llwyddiant gyda LlC. Bydd hyn yn ein galluogi i gynnal trafodaethau cychwynnol gyda pherchnogion gwasanaethau ehangach a thimau gwasanaeth sy'n barod i weithio gyda ni.
2.4 Nododd y Bwrdd fod CDPS fel arfer yn cymryd rhan mewn tri i bum prosiect arddangos ar y tro, ond gan fod hon yn rhaglen uchelgeisiol hoffai ymddangos yn fwy o ran effaith a chanlyniadau. Gwnaethant hefyd godi pryderon ynghylch adnoddau ar gyfer y gwaith arfaethedig dros y flwyddyn i ddod, yn enwedig o ran adnoddau sydd ar gael ar gyfer datblygu meddalwedd gan nad oes gennym strategaeth Technoleg o hyd. Mae CDPS yn ymgymryd â rôl o reoli parth llyw.cymru sy'n broisiect sy'n gofyn am lawer o ymdrech heb unrhyw adnoddau ychwanegol.
2.5 Dywedodd GJ fod gan CDPS y cyfle i ganolbwyntio ar faterion i'w cyflawni dros y 6 mis nesaf gan ailadrodd yn seiliedig ar ddysgu. Esboniodd HG fod gan CDPS gynllun adnoddau clir a ddatblygwyd gan yr Uwch Dim Arwain (SLT) a bydd angen iddo ehangu ein sgiliau yn ystod y flwyddyn eleni – gan fanteisio ar yr hyblygrwydd y mae swyddi gwag yn ei roi i ni. Gallwn ystwytho ein gallu i ymateb i anghenion sector cyhoeddus.
2.6 Esboniodd HG ymhellach fod CDPS bellach yn datblygu ein Ddangosyddion Perfformio Allweddol (KPI) o'n cynllun gwaith gronynnog, gan ganolbwyntio ar ddatblygu asedau a thempledi a rennir, ac adeiladu pethau llai i helpu darparwyr gwasanaethau naill ai i droelli gwasanaethau newydd neu ddatblygu rhai sy'n bodoli eisoes.
2.8 Cyflwynodd PK fformat Pecyn MI ar ei newydd wedd, gan nodi'r diwygiadau a wnaed o'r fformat diwethaf, ac egluro newidiadau yr ydym yn disgwyl eu gwneud ar gyfer y fersiwn nesaf. Bydd y fersiwn newydd yn seiliedig ar y cylch gwaith newydd a'r KPI y cytunwyd arnynt a drafodwyd yn flaenorol.
2.9 Dywedodd aelodau'r Bwrdd ei bod hi'n ddefnyddiol gweld y cysylltiadau rhwng amcanion, gweithredoedd ac effeithiau, a gallu dilyn yr llinyn o ran y llif gwaith. Nododd yr Aelodau yr hoffent weld y fersiwn nesaf wedi'i seilio ar ymagwedd seiliedig ar ddata yn hytrach na fersiwn anecdotaidd.
2.1 Awgrymodd y Bwrdd hefyd y dylid ceisio dadansoddi cynydd mewn targedau fesul chwarter i olrhain cynnydd drwy'r flwyddyn a chaniatáu mwy o ymatebolrwydd. E.e., pennu targed o 70% ar gyfer mwy o ymgysylltu erbyn diwedd y flwyddyn, dod o hyd i ffordd o olrhain y daith – awgrymwyd 20% yn Ch1, 45% yn Ch2, ayyb. Hefyd, awgrymodd yr aelodau ddull aml-lefel er mwyn nodi effeithiau uniongyrchol ac effeithiau tybiedig.
EITEM 3: Diweddariad am yr Adolygiad Cyfaill beirniadol
3.1 Masnachol Sensitif – Eitem wedi'i thynnu o nodyn a gyhoeddwyd.
EITEM 4: Cynllun gwaith drafft a chyllideb ddrafft 2025-26
Ymunodd KM â'r cyfarfod
4.1 Cyflwynodd HG y cynllun gwaith drafft ar gyfer 2025-26. Ceisiodd y cynllun ateb yr hyn y dylai CDPS ei wneud ym mhob maes ac a oes gan CDPS yr adnoddau i'w darparu. Parhaodd gan ddweud bod y cynllun yn daith o newid a pharhad – gydag ehangiad mewn Safonau a staff i gefnogi safonau gwasanaeth.
4.2 Holodd y Cadeirydd a oedd y cynllun cyflawni yn rhy uchelgeisiol. Mae'r Prif Weithredwyr yn hyderus bod y darnau gwaith sydd gan CDPS i'w gwneud yn briodol o ran maint, er y gall fod cyfle i ailstrwythuro rhai rolau/meysydd busnes o fewn CDPS a'i haddasu ar gyfer anghenion esblygol. Caiff y mater hwn ei drafod gyda LlC i'w awdurdodi cyn cymryd camau pellach.
4.3 Gofynnodd aelodau'r Bwrdd sut mae modd sicrhau bod gan CDPS adnoddau priodol ar gyfer ffrydiau gwaith a gynlluniwyd i sicrhau llwyddiant. Nododd y Prif Weithredwyr bwysigrwydd bod sgiliau yn dilyn yr angen yn hytrach na'r ffordd arall.
4.4 Pe bai ffrydiau gwaith yn gor-redeg, holodd aelodau'r Bwrdd sut byddai SLT ym ymdopi a hyn a sut y bydd hyn yn effeithio ar CDPS? Sut ydyn ni'n sicrhau nad ydyn ni'n cael gwared ar brosiectau mawr er mwyn ffafrio pethau bach na ellir eu graddio? Roeddent hefyd yn mynegi pryderon nad oes gan CDPS y gallu i ymgymryd â darnau newydd gyda llawer o eitemau yn cael eu symud i BAU (Busnes Fel Arfer). Argymhellodd yr Aelodau y dylai SLT ystyried dyrannu rhwng 65% ac 85% o amser staff i ystyried grymoedd allanol/gwyliau/eitemau annisgwyl yn hytrach na dyrannu 100% o amser staff.
CAM GWEITHREDU: Prif Weithredwyr i rannu cynllun adnoddau i ategu cynllun gwaith 2024-25 gydag aelodau'r Bwrdd. Dylai'r cynllun adnoddau ystyried maint priodol o waith a gwerth blaenoriaethu.
4.5 Cytunodd y Bwrdd ar bwysigrwydd deall manteision ac effaith y gwaith a gwblhawyd, gan roi'r enghraifft o ddeall effaith gwasanaethau sydd wedi “cymeradwyo” eu hasesiadau gwasanaeth; mae'n hanfodol dysgu o hyn yn hytrach na dim ond symud i'r asesiad nesaf.
4.6 Dywedodd GJ y dylai CDPS archwilio partneriaethau strategol i ddatblygu sgiliau, e.e. adrannau gwyddorau cyfrifiadurol, yn dilyn llwyddiant y rhaglen Prentisiaid. Cynigiodd SA i helpu gyda hyn oherwydd ei phrofiad yn gweithio gyda partneriaethau Cwmpas gydag Ysgol Fusnes Caerdydd ac adran Gwyddorau Cyfansawdd.
CAM GWEITHREDU: PT i ymgysylltu ag adrannau cyfrifiadureg i ddatblygu partneriaethau strategol.
4.6 Cyflwynodd PK y gyllideb ddrafft ar gyfer 2025-26 gan wahodd y Bwrdd i wneud sylwadau. Nododd MH fod y gyllideb ar lefel uchel iawn ar hyn o bryd, gyda rhaniad 3:1 o Sgwadiau o'i gymharu a Chyfathrebu a Gweithrediadau, gyda chost gyffredinol staff o 80% o gyfanswm y grant.
4.7 Trafododd aelodau'r Bwrdd y cynnydd mewn costau o chwarter i chwarter, ac eglurodd KM bod hyn oherwydd rhagolygon adolygu cyflogau blynyddol a newid mewn staff yn ystod y flwyddyn.
4.8 Nododd y Bwrdd y cynnydd a wnaed yn y tîm Gweithrediadau gyda gostyngiadau sylweddol ar gostau gwasanaethau a chontractau allanol o'i gymharu â'r sefyllfa ychydig flynyddoedd yn ôl.
Gadawodd GJ a KM y cyfarfod.
EITEM 5: UNRHYW FUSNES ARALL
5.1 Gofynnodd yr Aelodau i'r Prif Weithredwyr am fewnwelediad i hinsawdd Llywodraeth y DU a sut y gallai newidiadau diweddar effeithio ar CDPS a Chymru yn gyffredinol. Cadarnhaodd HG fod trafodaethau'n mynd rhagddynt gyda photensial enfawr am gyfleoedd, er eu bod yn parhau i fod yn y camau cynnar.
5.2 Nododd HG yr anhawster i sicrhau aliniad gan fod GDS fel arfer yn canolbwyntio ar adrannau gwasanaeth sifil mawr y DU, felly mae gwahaniaeth mawr o ran graddfa. Mae GDS wedi nodi eu bod am weithio gyda Chymru a chynyddu'r defnydd o platfformau cymorth, offer, asedau o bob math a ddarperir yn ganolog a chynyddu'r defnydd o rai sy'n cael eu datblygu yng Nghymru. Ar y cyfan, mae gan y cyfle hwn y potensial a pharodrwydd, ond mae ansicrwydd.
5.3 Gofynnodd PK a oedd gan aelodau'r Bwrdd ddiddordeb cytuno ar ddyddiadau newydd ar gyfer gweithdy'r Byrddau Iach. Cadarnhaodd yr aelodau eu bod ganddynt ddal ddiddordeb yn y prosiect hwn, a gofynnwyd i JM drefnu dyddiadau newydd.
CAM GWEITHREDU: JM i ail-anfosn dyddiadau newydd ar gyfer gweithdy Byrddau Iach.
5.4 Adolygu cyfarfod y Bwrdd – Roedd y bwrdd o'r farn bod y sesiwn yn ddefnyddiol ac yn adeiladol. Nododd yr Aelodau fod y rhain yn gyfnodau diddorol gyda phroblemau diddorol tra bod CDPS yn addasu i ffyrdd newydd o weithio a chylch gwaith newydd. Roedd NEDau hefyd yn gwerthfawrogi eglurder a chydweithrediad rhwng aelodau gweithredol a rhai nad ydynt yn aelodau gweithredol.
5.5 Cytunodd aelodau'r Bwrdd fod hwn yn gyfarfod llywodraethu defnyddiol ac nad oedd angen y sesiynau strategol wyneb yn wyneb chwe misol. Efallai y bydd y Bwrdd yn trafod yn y dyfodol pa mor fuddiol yw sesiynau strategol.
CAM GWEITHREDU: JM i ddileu'r cyfarfodydd strategol wyneb yn wyneb o galendr cyfarfodydd y Bwrdd.
Daeth y cyfarfod i ben am 17:00.
