Cofnodion y Bwrdd - Mawrth 2024

Sharon Gilburd (SG) – Cadeirydd

John-Mark Frost (JMF)

Samina Ali (SA)

Andrea Gale (AG)

Harriet Green (HG) – Prif Swyddog Gweithredol

Myra Hunt (MH) – Prif Swyddog Gweithredol

Glyn Jones (GJ) – WG

Neil Prior (NP)

Ben Summers (BS)

Phillipa Knowles (PK)

Kath Morgan (KM)

Edwina O’Hart (EOH)

Ysgrifenyddiaeth: Michaella Henderson (SMH)

Ymddiheuriadau: Dim

Dechreuodd y cyfarfod am 14:00

1.1. Agorodd y Cadeirydd y cyfarfod gan nodi na dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

1.2. Nododd y Bwrdd ddatganiadau buddiant sefydlog. Datganodd y byddai'n rhaid iddi ddiweddaru ei datganiadau o fuddiant gan fod ei chontract Ofcom wedi'i ymestyn nes fis Gorffennaf 2024. Nododd yr Aelodau fod rôl newydd AG yn golygu bod NP yn aelod o Fwrdd y sefydliad yr oedd AG bellach yn aelod gweithredol ohono ond nad oedd yn teimlo bod hynny'n galw am ychwanegu cofnod i’r rhestr Gwrthdaro Buddiannau.

1.3. Derbyniwyd cofnodion o gyfarfod y Bwrdd ar 8 Tachwedd 2023 ac fe'i cymeradwywyd fel cofnod cywir a gwir o'r trafodaethau. Nid oedd unrhyw faterion yn codi o gofnodion y cyfarfod diwethaf.

1.4. Derbyniwyd y Cofnod Gweithredu, a nododd yr Aelodau'r cynnydd ar y camau gweithredu a'r camau a oedd wedi'u cyflawni. Nododd yr Aelodau fideo Joanna Goodwin a'i chanmol am ei gwaith rhagorol ond yn cwestiynu a oedd yr amser mae’n ei gymryd i gynhyrchu fideo o'r fath o’i gymharu â chynnwys sydd eisoes wedi’i gynnwys ym mhapurau'r Bwrdd.

CAM GWEITHREDU: Trafododd yr Aelodau bod angen mwy i’r Cofnod Gweithredu fod yn gliriach ynghyd â’r dyddiadau targed cyfatebol a chytunwyd y byddai'r rhain yn cael eu diweddaru a'u monitro'n fanylach. SMH.

CAM GWEITHREDU: Cytunodd yr Aelodau mai cynhyrchu fideos ar gyfer cynnwys unigryw rhwng cyfarfodydd yn unig y dylid ei wneud.

1.5. Adroddodd PK fod Ymgynghorydd EDI, Bernie Davies, wedi'i phenodi i gynnal archwiliad o brosesau EDI CDPS a byddai ei chanfyddiadau yn cael eu hadrodd i'r Bwrdd maes o law.

1.6. Nododd y Bwrdd y cafodd Adroddiad Cyllid Ch3 ei gymeradwyo gan ARC yn y cyfarfod ar 24 Ionawr 2024. Holodd y Cadeirydd a oedd ffordd arall o gynrychioli gwariant y Tîm Cyfathrebu o ystyried y defnyddir eu gwariant ar gyfer deunyddiau hyfforddi a hyfforddiant ar gyfer timau eraill a fyddai'n ymddangos fel petaent yn chwyddo gwariant y Tîm Cyfathrebu. Cytunodd yr Aelodau fod tryloywder llawn yn hollbwysig.

1.7. Cytunodd yr Aelodau y byddai'n ddefnyddiol cyfleu stori lwyddiant CDPS o symud o fodel contractwr i fodel staff parhaol gyda sefydliadau partner ac eraill trwy Flog CDPS a sianeli eraill.

CAM GWEITHREDU: Y Tîm Cyfathrebu i ystyried straeon llwyddiant ac i edrych ar y gwersi a ddysgwyd o sut mae CDPS wedi symud o gyflogi contractwr i fodel gweithwyr ac ystyried adrodd ar y llwyddiannau hynny ym Mlog CDPS a sianeli cyfathrebu eraill. EOH.

2.1.1. Derbyniwyd a nodwyd Papur Diweddaru gan y Prif Swyddogion Gweithredol a chafwyd y diweddaraf gan HG am gynlluniau a blaenoriaethau CDPS yn y dyfodol fel y nodir yn yr adroddiad.

CAM GWEITHREDU: CDPS i rannu dolen i'r prototeip Canolfan Wybodaeth sy'n canolbwyntio ar gynnwys AI a Sero Net Tech gan nodi ei fod yn system berchnogol. SMH.

CAM GWEITHREDU: Cytunodd yr Aelodau y byddai apêl y Pwyllgor Moeseg yn ehangach yn y dyfodol a dylai fod yn sail i sesiwn hyfforddi. Prif Swyddog Gweithredol/NP.

2.1.2. Cytunodd yr Aelodau bod yr adroddiad yn dangos y cynnydd y mae CDPS wedi’i wneud ers ei sefydlu, ei lwyddiannau hyd yma a'i gynlluniau ar gyfer y dyfodol.

CAM GWEITHREDU: Cytunwyd y byddai adran risg yr adroddiad yn y dyfodol yn cynnwys rhestr fer o bryderon presennol y Prif Swyddogion Gweithredol. CEO/NP.

CAM GWEITHREDU: Perthynas y Bwrdd â'r ARC, y chwe phrif fater strategol ar y Gofrestr Risg a blas risg y Bwrdd i gael eu trafod ymhellach yng nghyfarfod mis Gorffennaf. PAWB.

2.1.3. Nododd NP y byddai'n croesawu sgwrs ynghylch Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus (BGCau) a'r berthynas â CDPS a gwreiddio trawsnewid gwasanaethau hirdymor yn yr agenda ehangach a chydweithio gyda’r holl sefydliadau sydd wrth wraidd yr agenda honno.

CAM GWEITHREDU: Cynigiodd NP gynnal sgwrs am Fyrddau Gwasanaethau Cyhoeddus ar ôl mynegi barn nad oedd hyn yn rhywbeth y dylem fod yn canolbwyntio arno, ac ar ôl hynny'r potensial i fynd i gyfarfod bwrdd. NP/MH.

CAM GWEITHREDU: Trefnu trafodaeth ynghylch rhaglenni gwaith BGC. HG/MH.

2.2. Rhoddodd GJ ddiweddariad llafar i'r Aelodau ynghylch yr ymgyrch ar gyfer y Prif Weinidog newydd ac effaith posibl hyn ar CDPS a gwasanaethau digidol yng Nghymru.

2.3.1. Rhoddodd MH gyflwyniad am y Pecyn Rheoli Gwybodaeth (MIP).

2.3.2. Yn y dyfodol, nododd MH/HG y byddai'r MIP ac Adroddiad Diweddaru’r Prif Swyddogion Gweithredol yn cael ei ddrafftio ar y cyd er mwyn darparu gwell trosolwg o gynnydd.

CAM GWEITHREDU: Cytunwyd y byddai cyfeiriadau at Goch, Oren, Gwyrdd/Oren Goch Gwyrdd yn cael eu safoni yn adroddiadau'r dyfodol. Cytunwyd hefyd y byddai unrhyw acronymau a ddefnyddir yn y ddogfen yn cael eu diffinio. PK.

2.3.3. Trafododd yr Aelodau y graddfeydd RAG â blaenoriaeth strategol a nododd fod y statws wedi newid ers yr adroddiad diwethaf. Trafododd yr Aelodau ddymuniadau’r Bwrdd o ran sgoriau boddhad cyffredinol gan awgrymu, er bod 4.6/5.0 yn sgôr dda iawn, efallai mai'r nod fyddai 4.8/5.0.

2.3.4. Gofynnodd SA sut oedd CDPS yn mesur Enillion ar Fuddsoddiad a sut roedd cost yn effeithio ar ganlyniadau.

CHAM GWEITHREDU: Cytunwyd y byddai rhagor o wybodaeth yn cael ei darparu yn adroddiadau'r dyfodol.

CAM GWEITHREDU: Mewn ymateb i ymholiad gan SA, cytunwyd y byddai CDPS yn gwirio a oedd angen cynnal Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb ac a oedd disgwyliad ar CDPS i adrodd ar Ddyletswydd Economaidd Gymdeithasol. PK.

2.3.5. Cytunodd yr Aelodau ei bod yn bwysig deall y gofynion a'r camau gweithredu a fyddai'n newid y sgôr honno i Wyrdd. Cytunodd yr Aelodau ei bod yn briodol bod y sgôr yn erbyn Blaenoriaeth Strategol 4 – sefydliadau'r sector cyhoeddus sy'n defnyddio Safonau Gwasanaethau Digidol Cymru i wella gwasanaethau yn cael eu graddio fel Oren ond eu bod yn cwestiynu pam mai dim ond Oren oedd sicrwydd y Bwrdd o dan Flaenoriaeth Strategol 6 a'r hyn y byddai angen ei wneud i gael gradd Gwyrdd.

2.3.6. Nododd MH/HG adborth yr Aelodau a chytunodd y byddai'n cael ei ymgorffori yn adroddiadau'r dyfodol.

CAM GWEITHREDU: Cytunodd yr Aelodau y byddai cynnydd ar Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol yn cael ei gynnwys ym Mhecynnau Rheoli Gwybodaeth y dyfodol. PK.

3.1. Derbyniodd a nododd yr Aelodau'r ddogfennaeth ganlynol gan ddiolch i'r Tîm Partneriaeth a'r Tîm Gweithrediadau am eu gwaith yn llunio'r dogfennau.

• Cynllun Gweithredu CDPS 2024 i 2025
• Diweddaru Model Codi Tâl CDPS
• Cyllideb 2024 i 2025

3.2. Cafwyd adborth gan Aelodau ar Gynllun Gweithredol 2024/2025 ac fe'i nodwyd.

3.3. Cyflwynodd HG y Model Codi Tâl i Aelodau gan ganolbwyntio ar symud CDPS i Fodel Tymor a'r newidiadau codi tâl a thelerau gwasanaeth priodol.

CAM GWEITHREDU: Cytunodd yr Aelodau bod angen i Fodel Codi Tâl CDPS fod yn gliriach i ddarparu gwell tryloywder ac eglurder i gleientiaid/partneriaid posibl a'r cymhlethdodau o ganfod cyfradd dydd gyfunol CDPS o ystyried yr amrywiaeth o sefydliadau y gallai CDPS gydweithio â hwy.

3.4. Nododd yr Aelodau Gyllideb 2024 i 2025.

3.5. Cytunodd y Bwrdd y byddai yn:

• Nodi cynnwys y Cynllun Gweithredol; a
• Chymeradwyo'r Model Gweithredol, Cyllideb 2024 i 2025 a'r Model Codi Tâl.

4.1. Derbyniodd a nododd yr Aelodau adroddiad Diweddariad Strategaeth Ymgysylltu â Rhanddeiliaid EOH.

4.2. Trafododd yr Aelodau rôl BBaChau yn y broses ymgysylltu.

CAM GWEITHREDU: Cytunwyd y byddai rôl busnesau bach a chanolig yn cael eu trafod yn y broses yng nghyfarfod y Prif Swyddogion Gweithredol/CDO yn y dyfodol. Prif Swyddogion Gweithredol.

CAM GWEITHREDU: Nododd SA bod cyfle i CDPS gynnal gweithdy yng Ngogledd Cymru gyda nifer o sefydliadau sector cyhoeddus eraill. SA/SMH.

4.3. Cytunodd y Bwrdd i nodi'r cynnydd ers cyfarfod diwethaf y Bwrdd.

5.1. Derbyniodd a nododd yr Aelodau'r Archwiliad Dwfn gan y Tîm Gweithrediadau gan PK. Roedd yr Aelodau'n cydnabod ac yn diolch i PK am wella swyddogaeth a phrosesau llywodraethu CDPS yn ystod y chwe mis diwethaf.

5.2. Trafododd yr Aelodau bod angen perchnogaeth TG glir, hyd yn oed os yw'n cael ei gynnig i gwmni allanol. Cytunwyd y dylai perchnogaeth barhau gyda Jon Morris o ddydd i ddydd fel yn y gorffennol ond gyda mwy o weithredwyr gydag awdurdod i weithredu yn ei absenoldeb. Awgrymwyd y dylai bod gan Jack Rigby oruchwyliaeth lefel SLT ar gyfer perchnogaeth TG.

CAM GWEITHREDU: PK i edrych ar weithredwyr TG.

5.3. Penderfynodd y Bwrdd nodi cynnwys yr adroddiad.

6.1. Derbyniodd yr Aelodau'r papur a nodi'r llinellau amser.

6.2. Cytunodd y Bwrdd y byddai yn nodi'r llinell amser ar gyfer cyhoeddi a chytuno i ddarparu adborth drwy ohebiaeth erbyn diwedd Ebrill 2024.

CAM GWEITHREDU: Gofynnodd y Bwrdd a all copi o Siart Sefydliad CDPS gael ei ddosbarthu i'r Aelodau. SMH.

CAM GWEITHREDU: Yng nghyfarfod Mai 2024, cytunwyd i gynnal y gwaith o adrodd am MIP am yn ail ac adolygu pa mor rheolaidd y dylai'r Bwrdd gwrdd.

7.1. Gwefan: Holodd GJ am gyhoeddi cofnodion y Bwrdd ar wefan CDPS a nododd PK ei fod yn fater sy'n cael ei ystyried gan y Tîm Gweithrediadau.

7.2. Olyniaeth y Bwrdd: Cytunwyd bod angen i'r Bwrdd ystyried olyniaeth y Bwrdd yn dilyn penodiad y Prif Weinidog newydd.

Nid oedd yna unrhyw fusnes arall felly deuwyd â'r cyfarfod i ben.