Symud ymlaen i’r cam Beta – gwersi, pwyntiau dysgu a’r camau nesaf

Dysgu ymagwedd wahanol

Wrth i ni symud i’r cam Beta, rydyn ni wedi aros i fyfyrio ar ein taith hyd yma ac rydyn ni gyd wedi dysgu rhai gwersi pwysig am yr ymagwedd ddigidol.  Roedden ni’n eithaf newydd i’r ffordd o weithio a’r ymagwedd ystwyth, ac yn fwy cyfarwydd â dull rheoli prosiect sy’n fwy nodweddiadol o awdurdod lleol, sef amlygu datrysiad o’r cychwyn cyntaf gyda’r costau a’r buddion disgwyliedig, ac yna gweithio i’w gyflawni.  Yn eithaf aml, os oedd rhywbeth yn mynd o’i le gyda phrosiect neu os nad oedd y datrysiad yn gweddu, roedd yr holl beth yn cael ei roi o’r neilltu. 

Rydyn ni wedi bod yn gweithio mewn ffordd gwbl wahanol ar y prosiect hwn.  Doedden ni ddim hyd yn oed yn gwybod beth oedd y broblem pan ddechreuon ni, heb sôn am beth fyddai’r ateb!  Mae’r broses gyfan wedi bod yn ymwneud ag archwilio nifer o broblemau o safbwynt y cwsmer, a phenderfynu pa ffyrdd posibl sydd i ddatrys y problemau hyn i’r cwsmer.  Mae hyn yn golygu siarad â’r bobl iawn – y cwsmeriaid, y rhai ar y rheng flaen sy’n cynorthwyo’r cwsmeriaid – a dilyn eu taith ac ychwanegu manylion trwy ddeall y broses, cyfyngiadau systemau, dadansoddi’r data ac ati.  Rydyn ni wedi dysgu meddwl yn agored am y problemau a’r datrysiadau posibl a chaniatáu i’r dystiolaeth arwain y ffordd at gasgliad.

Dathlwch eich camgymeriadau!

Rydyn ni wedi dysgu ei fod yn iawn i wneud camgymeriadau.  Yn wir, rydyn ni wedi dathlu camgymeriadau oherwydd bod yr hyn a ddysgwyd ohonynt wedi arwain at wella ein dealltwriaeth o brofiad cwsmeriaid neu’r datrysiadau rydyn ni wedi’u datblygu.  Bu’n rhaid i ni ailadrodd, chwalu rhwystrau trwy ofyn ‘beth os…?’ a bod yn hyblyg.  Ond trwy’r cyfan, rydyn ni wedi canolbwyntio ar y nod o ddatrys problem y cwsmer.  Mewn ffordd ryfedd, mae’r ymagwedd hon wedi arwain at lai o bwysau personol i gael yr atebion a gwneud yn siŵr eu bod yn cael eu rhoi ar waith.  Trwy ymddiried yn y broses a chynnwys y bobl iawn, mae’r prosiect wedi arwain at ddatrysiadau sydd wedi cael eu cyd-ddylunio gan gwsmeriaid a staff gofal cwsmeriaid a gofal cymdeithasol. 

Mae cydweithio’n gweithio

Rydyn ni wedi dysgu ei bod yn bosibl, ac yn ddymunol, cydweithio â sefydliadau o wahanol ardaloedd daearyddol trwy weithio o bell.  Yn aml, mae’n ymddangos bod cydweithio’n ymwneud â rhannu contractau ar gyfer gwasanaethau, rhannu rheolaeth, neu rannu platfformau TG, ond mae’r prosiect hwn wedi dangos bod modd cydweithio ar archwilio materion a dylunio datrysiadau.  Rydyn ni wedi dysgu bod ein cwsmeriaid yn profi materion cyffredin – efallai y bydd gan bob sefydliad ffyrdd o weithio a gwahaniaethau o ran prosesau, ond rydyn ni hefyd wedi canfod bod y datrysiadau posibl yn gallu bod yr un fath – hyd yn oed os oes angen i ni deilwra ychydig ar sut maen nhw’n cael eu gweithredu ym mhob sefydliad.  Ond mae hyn yn golygu y gallwn rannu’r llwyth o ran cael adnoddau ar gyfer prosiectau a datrysiadau.  Ac, yn hollbwysig, mae’n bosibl y gall datrysiadau (yn enwedig rhai digidol) gael eu rhannu â sefydliadau eraill sy’n cael problemau tebyg, gan olygu y gellir lleihau neu rannu costau datblygu a chynnal a chadw.

Rydyn ni wedi croesawu cymorth ac arweiniad

Mae’r cymorth gan y sgwad ddigidol a ddarparwyd gan y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol trwy Gyllid Cymdeithasol wedi bod yn amhrisiadwy.  Maen nhw wedi bod yn arwain y ffordd drwy esiampl, gan ddangos i ni fod archwilio cwestiynau a syniadau yn beth da ac na ddylem eu hanwybyddu.  Maen nhw wedi ein cadw ar y trywydd iawn mewn ffordd gynnil ac wedi dangos i ni’r offer y gellir eu defnyddio i sicrhau bod y prosiectau’n parhau i redeg yn ddidrafferth a bod pawb yn cymryd rhan.

Symud i’r cam Beta

Rydyn ni’n teimlo ychydig yn betrus wrth i ni symud i’r cam Beta.  Mae hynny’n naturiol, gan y bydd rhywbeth ‘go iawn’ yn digwydd.  Nid prototeipiau wedi’u profi’n dda yw’r datrysiadau mwyach ond rhai a fydd yn cael eu hadeiladu i weithio mewn 3 awdurdod lleol.  Mae’n bosibl y gallai’r datrysiadau gael eu defnyddio ar gyfer llawer o wahanol fathau o wasanaethau ac mewn ystod eang o sefydliadau sector cyhoeddus yng Nghymru, gan wneud cyfraniad arwyddocaol at wella taith y cwsmer i bobl yng Nghymru.

Rheoli ein pryderon

Mae gennym ni rai pryderon.  Mae llawer o sefydliadau gwasanaeth cyhoeddus yn defnyddio systemau TG mawr a ddarperir yn allanol, ac rydyn ni’n pryderu ynghylch sut gallwn ni sicrhau mynediad atynt ac integreiddio â nhw.  Mae COVID-19 wedi gosod rhai cyfyngiadau ychwanegol ar ein cydweithwyr ym meysydd gofal cymdeithasol i oedolion a gofal cwsmeriaid, ac mae eu llwyth gwaith wedi cynyddu wrth i ail don y pandemig ledaenu.  Mae rhai staff wedi dweud ei fod yn ddiarbed.  Fe allai fod yn anodd ail-greu’r momentwm ar ôl y bwlch rhwng y camau Alffa a Beta, sy’n ddealladwy.

Ymddiried yn y broses

A ninnau’n rheolwyr prosiect, rydyn ni’n gyffrous i weld y syniadau’n cael eu datblygu’n ddatrysiadau go iawn.  Rydyn ni’n awyddus iawn i ddysgu mwy am sut mae’r cam Beta’n gweithio ac archwilio’r tir dieithr hwn.  Mae’n syndod i ni cymaint rydyn ni wedi’i ddysgu hyd yma yn ystod y prosiect – mae’r iaith hyd yn oed yn dod yn ail natur nawr 😊.  Y peth pwysig i ni yw ymddiried yn y broses a sicrhau bod y cwsmer yn parhau i fod yn ganolog i’r hyn rydyn ni’n ceisio ei gyflawni.  Roedd llais y cwsmer i’w glywed yn gryf yn ystod y camau Darganfod ac Alffa – dylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr yw’r hyn sydd wir yn darparu gwasanaethau gwell.