Ailddatblygu gwefan CDPS yn seiliedig ar anghenion defnyddwyr

Cafodd gwefan gyntaf CDPS ei hadeiladu a'i lansio yn 2020, ac ers hynny, mae anghenion ein defnyddwyr wedi newid, ac roedd angen i ni gynnal ymchwil defnyddwyr i ddarparu gwefan a oedd yn diwallu'r anghenion hynny'n well. 

Nod y prosiect hwn oedd lansio fersiwn newydd o wefan CDPS a oedd yn cyd-fynd â'n gwasanaeth yn cynnig ac yn cefnogi ein cenhadaeth i gefnogi gwasanaethau cyhoeddus digidol yng Nghymru.

Canfu ein hymchwil fod defnyddwyr allanol yn gweld ein gwefan yn anodd ei defnyddio ac yn anodd i ddarganfod yr oeddent yn chwilio amdano. 

Roedd staff CDPS sy'n rheoli'r wefan yn teimlo bod angen mwy o ymarferoldeb arnynt i greu profiad gwell i'r defnyddiwr, gan fod ein system rheoli cynnwys yn gynhwysfawr ac yn cymryd llawer o amser i gyhoeddi a golygu cynnwys. 

Cynhaliwyd darganfyddiad i edrych ar unrhyw welliannau y gellid eu gwneud i'r wefan a chynnal ymchwil i ddefnyddwyr i ddilysu ein rhagdybiaeth. Yn alffa, gwnaethom adeiladu prototeipiau ac yna lansio beta cyhoeddus lle gwnaethom gynnal profion defnyddwyr cyn lansio ym mis Awst 2023. 

Adeiladodd CDPS dîm bach gan gynnwys uwch berchennog cyfrifol, rheolwr cyflenwi, rheolwr cynnyrch, dylunydd cynnwys a dylunydd gweledol. 

Ein cyflenwr allanol oedd Hoffi, asiantaeth dylunio brand sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr, a oedd wedi'i hymgorffori yn y tîm o'r cychwyn cyntaf fel y gallem weithio gyda'n gilydd trwy gydol y prosiect, oherwydd fel arfer, dim ond yn ystod y cam adeiladu y mae datblygwyr gwefannau yn dod ar waith. 

Buom hefyd yn gweithio gyda thîm GEL (Iaith Profiad Byd-eang) Llywodraeth Cymru a helpodd i sicrhau'r bod safonau dylunio LLYW, CYMRU wedi eu bodloni a bod yr holl gynnwys ac ymarferoldeb newydd yn hygyrch. 

Darganfyddiad

Yn ystod y darganfyddiad, gwnaethom ymchwilio i'n defnyddwyr a'r problemau a gawsant gan ddefnyddio ein gwefan. Cafodd y gwelliannau hyn eu categoreiddio a'u sgorio yn seiliedig ar flaenoriaeth. 

Dangosodd ein canlyniadau cynnar fod ein defnyddwyr yn rhwystredig nad oedd gennym unrhyw swyddogaeth chwilio a diffyg tagiau ar dudalennau a swyddi blog i chwilio drwyddynt. 

Roedd gennym weithdy rhyngweithiol "acclimatise" lle gwnaethom nodi pa fathau o gynnwys rydym yn ei gynhyrchu, beth yw ein cryfderau a'n gwendidau, yr hyn yr ydym yn ei deimlo. Mae'r wefan gyfredol yn gwneud yn dda a beth y gallai ei wella, a phwy rydym yn credu yw ein defnyddwyr. Roedd hyn yn ein helpu i sylweddoli gyda phwy y mae angen i ni siarad â mwy (ein defnyddwyr allanol), a sut y gallem estyn allan iddynt. 

Rydym wedi creu straeon defnyddwyr yn seiliedig ar yr hyn y mae ein defnyddwyr ei eisiau a’r hyn sydd angen ei wneud ar ein gwefan. 

• Fel arfer, byddai gan benaethiaid – defnyddwyr sy'n uwch yn eu rôl ac sy'n rheoli eu sefydliad cyfan neu sawl adran, y gair olaf mewn unrhyw benderfyniad mawr. 

• Arweinwyr – defnyddwyr sydd fel arfer yn bennaeth adran neu gyfarwyddwr, a gwneud penderfyniadau, a rheoli cyllideb yn rhan o'u swydd o ddydd i ddydd. 

• Fel arfer mae gan reolwyr - defnyddwyr sy'n gyfrifol am reoli adran benodol, ddyletswyddau fel cynnal adolygiadau perfformiad a gwneud penderfyniadau. 

• Darparwyr – defnyddwyr sydd fel arfer yn dilyn proses neu weithdrefn yn eu gwaith o ddydd i ddydd. 

• CDPS - defnyddwyr sy'n gweithio yn CDPS, sy'n cwmpasu adrannau gan gynnwys cyfathrebu, sgiliau a gallu, cyflwyno, dylunio sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr, gweithrediadau a recriwtio. 

Ar ôl ymchwilio i'n defnyddwyr a'r problemau a gawsant gan ddefnyddio ein gwefan, roedd gennym ddealltwriaeth glir o'r hyn yr oedd ein defnyddwyr ei eisiau o'n gwefan.

Alffa

Yn ystod alffa, gwnaethom greu prototeipiau i alluogi adborth pellach gan ein rhanddeiliaid, ac i helpu i flaenoriaethu gwelliannau ymhellach. 

Gwnaethom ymchwilio i opsiynau technegol a swyddogaethol, ac archwilio’r cynnwys y gallem ei gael ar y wefan newydd. 

Cynhaliwyd gweithdy cynnwys lle gwnaethom adolygu dewislen, strwythur tudalen a chynllun y wefan newydd a chadw anghenion ein defnyddwyr wrth wraidd pob penderfyniad dylunio. Roedd hyn yn ein galluogi i greu strwythur sy'n caniatáu i'n defnyddwyr ddod o hyd i wybodaeth yn haws (yn hytrach na dim ond adeiladu gwefan sy'n adlewyrchu ein hadrannau mewnol ein hunain). 

Daeth yn amlwg y byddai angen i ni greu llawer iawn o gynnwys newydd. Penderfynom y byddem yn rhedeg beta cyhoeddus (lansiad "meddal") i gael adborth gan ein defnyddwyr tra roeddem yn dal i adeiladu’r broses.

Beta 

Yn ystod beta, gwnaethom nifer o welliannau a chreu ein gwefan cynnyrch hyfyw. 

Canolbwyntiodd Beta ar adeiladu tudalennau "Cyrsiau a digwyddiadau", "Ein gwaith" ac "Arweiniad a safonau" y wefan newydd, creu swyddogaeth chwilio, ychwanegu elfennau gweledol a dylunio, integreiddio ffurflenni cofrestru o'n system rheoli perthnasoedd cwsmeriaid, HubSpot, a symud cynnwys o'n hen wefan.

Profion beta

Dyma pryd y mae defnyddwyr yn cael profi nodwedd neu swyddogaeth cyn ei lansio i nodi unrhyw faterion. 

Ar ôl nodi blaenoriaeth, straeon defnyddwyr a meysydd cynnwys i'w profi, canolbwyntiodd y tîm ar ddatblygu tasgau a chwestiynau ar gyfer profi defnyddwyr a recriwtio defnyddwyr allanol. 

Wrth brofi, roedd angen ystod o ddefnyddwyr oedd yn bodloni ein personas a'n gofynion ar gyfer hygyrchedd a phrofion Cymraeg. 

Ar ôl profi, cytunodd y tîm ar y camau a'r gwelliannau yr oedd angen i ni eu gwneud cyn eu lansio. Yn ystod y cyfnod hwn, cawsom hefyd adroddiad archwilio gan dîm GEL gydag argymhellion i sicrhau cydymffurfiaeth GEL. Cawsom hefyd brofion hygyrchedd allanol gan y Ganolfan Hygyrchedd Digidol a oedd yn gallu profi gyda defnyddwyr ag amrywiaeth eang o anghenion hygyrchedd a gwnaethom adrodd yn ôl wrthym am yr hyn y gellid ei wella cyn ei lansio. Rhannwyd ein fersiwn derfynol o'r wefan gyda thîm GEL a chawsom gymeradwyaeth i lansio ein safle beta. 

Symudon ni'r safle beta i barth LLYW.CYMRU a chreu ffurflen adborth yn ein hafan i dderbyn adborth gan ddefnyddwyr. Roedd hon yn ffordd wych o dderbyn adborth cyflwym ar ôl i ddefnyddwyr ymweld â'r wefan. 

Cyn ei lansio, gwnaethom integreiddio ein gwefan gyda Hotjar a Google Analytics, a ddangosodd i ni sut roedd defnyddwyr yn defnyddio'r wefan a sut roeddent yn darganfod ein cynnwys. 

Byw

Lansiwyd ym mis Awst 2023 a chau'r safle beta.

Yr hyn a weithiodd yn dda oedd gwreiddio tîm datblygu'r wefan o'r dechrau, gan ein bod yn gallu gweithio ar bethau mewn amser real ac roeddent yn gallu cynghori ar yr hyn oedd yn ymarferol a pha mor hir y byddai'n ei gymryd, gan ein helpu i gynllunio ein llwyth gwaith a'n sbrintiau. 

Yr hyn a weithiodd yn dda hefyd oedd cael defnyddwyr allanol i gymryd rhan yn yr ymchwil, roedd gan lawer o bobl ddiddordeb mewn helpu o bob rhan o Gymru a'r DU a gwelsom fod llawer o sefydliadau eraill hefyd yn edrych i ailddatblygu eu gwefan a'u bod am ddysgu gennym ni. Gwelsom hyrwyddo ein gwaith a'n sioe dangos a dweud ar gyfryngau cymdeithasol a sianeli Slack allanol yn hynod fuddiol.  

Cytunwyd hefyd y bu triniaeth deg o'r Gymraeg wrth gydweithio yn allanol gyda phartneriaid wrth i ni brofi tudalennau yn y Gymraeg a chynnal ymchwil i ddefnyddwyr yn eu dewis iaith hefyd. 

Ar gyfer gwelliannau, cytunwyd y gallem fod wedi gwella effeithlonrwydd ein hamser gan fod rhai elfennau o'r sbrintiau y gallem fod wedi dechrau edrych arnynt yn gynharach, megis ysgrifennu cynnwys newydd, oherwydd yn ogystal ag adeiladu gwefan newydd, roedd angen llawer o waith golygu hen gynnwys a chreu cynnwys newydd. 

Nawr bod y wefan yn fyw, mae tîm cynnyrch gwefan wedi'i sefydlu a fydd yn cynnal ymchwil defnyddwyr yn rheolaidd gyda defnyddwyr mewnol ac allanol ac yn gweithio gyda Hoffi i wneud unrhyw welliannau. 

Rydym hefyd yn y broses o sefydlu system o lywodraethu cynnwys a hyfforddi mwy o olygyddion cynnwys fel y gall mwy o bobl ysgrifennu a golygu cynnwys ar gyfer y wefan a grymuso perchnogion gwasanaethau yn fewnol yn CDPS i reoli eu hadrannau eu hunain o'r wefan.