Creu diogelwch seicolegol… a phedair gwers arall am gynnwys Ystwyth

Mae Llywodraeth Cymru eisiau plannu 86 miliwn o goed mewn 9 mlynedd – gall canllawiau wedi’u hysgrifennu mewn iaith glir helpu, yn ôl Heledd Quaeck a Joe Badman

11 Mawrth 2022

Mae’r canllawiau amgylcheddol a chanllawiau eraill sy’n cael eu creu gan Cyfoeth Naturiol Cymru (CNC) yn gallu bod yn gymhleth, yn ogystal â gorfod ymateb i gyd-destun polisi a deddfwriaethol sy’n newid yn gyflym.

Dros amser, mae ein gwefan wedi dod yn storfa ar gyfer gwybodaeth o’r fath – cabinet ffeilio digidol sy’n cynnwys gormod o bethau.

Rydyn ni’n gwybod o’n gwaith dadansoddi’r wefan a’n hadborth gan staff sy’n delio â’r cyhoedd nad yw ein cynnwys bob amser yn bodloni anghenion defnyddwyr. Mae defnyddwyr yn drysu, yn rhoi’r gorau i’w teithiau rhan o’r ffordd drwodd ac yn ceisio cymorth yn lle hynny gan bobl o gig a gwaed yn ein Hwb Cymorth Cwsmeriaid.

Roedden ni eisiau ailystyried y ffordd rydyn ni’n creu cynnwys, gan ganolbwyntio ar ddefnyddwyr. Rydyn ni wedi datblygu capasiti ym maes ymchwil defnyddwyr a dylunio cynnwys ac wedi gwneud rhywfaint o gynnydd wrth ymsefydlu dulliau sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr mewn rhannau o’r sefydliad. Ond gan fod cymaint yn fwy i’w wneud, fe ofynnon ni i’r farchnad am help.

Sgiliau eang – a naws dda

Roedd angen ystod eang o sgiliau arnon ni, gan gynnwys ymchwil defnyddwyr, dylunio cynnwys, strategaeth gynnwys, cyflenwi gwasanaeth a rheoli cynnyrch. Felly, fe benodon ni gonsortiwm (grŵp cymysg â nod cyffredin), sy’n cynnwys pobl o dxw, Crocstar a Basis. Yn ogystal â meddu ar y sgiliau Ystwyth yr oedd eu hangen arnon ni, gallai’r tîm hwn wneud y gwaith yn ddwyieithog – ac roedden ni’n hoffi eu hagwedd.

Mae Llywodraeth Cymru wedi datgan dyhead i blannu 43,000 o hectarau (110,000 o erwau) o goed newydd erbyn 2030, gan gynyddu i 180,000 o hectarau erbyn 2050. Mae hynny’n golygu plannu tua 86 miliwn o goed yn ystod y 9 mlynedd nesaf.

Mae creu coetiroedd yn flaenoriaeth fawr i CNC – mae plannu mwy o goed yn amlwg o fudd i’r amgylchedd – a byddai canllawiau sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr yn siŵr o helpu’r bobl sy’n ceisio plannu’r coed hynny.

Cymhellion gwahanol, anghenion gwahanol

Ond, yn gyflym iawn, fe ganfuon ni ystod eang o grwpiau defnyddwyr ag ysgogiadau ac anghenion gwahanol. Fe ganfuon ni hefyd ystod yr un mor eang o arbenigwyr pwnc yn gweithio ar wahanol rannau o greu coetiroedd.

Yn seiliedig ar y data defnyddwyr a oedd gennym ni eisoes ac adborth gan arbenigwyr pwnc, fe ganolbwyntion ni i ddechrau ar gynnwys sy’n sôn am gyllid ar gyfer ffermwyr a thirfeddianwyr i greu coetiroedd newydd. Dyma’r grŵp a allai gael yr effaith amgylcheddol gadarnhaol fwyaf. Mae cyllid yn bryder mawr iddynt ac mae’r cyd-destun cyllido’n gymhleth.

Sefydlodd y tîm gylch pythefnosol o ‘wibiadau’ (cyfnodau ailadroddus, o bythefnos fel arfer, y mae tîm yn cytuno y bydd swm penodol o waith yn cael ei wneud ynddynt). Megis dechrau datblygu y mae gweithio Ystwyth yn CNC o hyd, ac roedden ni eisiau defnyddio’r prosiect hwn i arddangos y dull.

Rydyn ni hanner ffordd drwy ein hail wibiad. Rydyn ni wedi cyfweld â llawer o ddefnyddwyr, creu rhywfaint o gynnwys i’w brofi a llunio drafft cychwynnol o gynnig ar gyfer gwefan a strategaeth gynnwys.

Gwersi a ddysgwyd

Mae’r prosiect ar gam cynnar o hyd, ond, yn ysbryd gweithio’n agored, credwn fod gwersi wedi dod i’r amlwg a allai fod o ddiddordeb i bobl sy’n gweithio ar brosiectau tebyg yng Nghymru. Dyma 5 peth rydyn ni wedi’u dysgu hyd yma:

1. Cynnwys diogelwch seicolegol o’r dechrau, yn enwedig ar gyfer timau cyfunol.

Mae ein tîm yn dod â phobl ynghyd o bedwar tîm gwahanol (gan gynnwys CNC). Fe gymerodd amser i ddod i adnabod ein gilydd a ffurfio ymddiriedaeth. Fe gynhalion ni weithdai i ddeall ein heriau, creu map trywydd a phenderfynu sut i weithio fel grŵp.

Fe ddefnyddion ni rowndiau cysylltu ac annog pawb i gymryd rhan drwy neilltuo amser siarad mewn cyfarfodydd, a gynhaliwyd mewn ffordd ysgafn a difyr. Er nad oedd y rhan fwyaf o’r tîm yn adnabod ei gilydd cyn y Nadolig, rydyn ni’n gwneud cynnydd cyflym ac yn mwynhau ein hunain ar yr un pryd.

2. Ni fu unrhyw wrthwynebiad go iawn i weithio Ystwyth – ond nid damwain yw hynny

Fe allai trefniadau llywodraethu hir sefydledig CNC fod wedi rhwystro ein gallu i weithio mewn ffordd fwy Ystwyth. Dim o gwbl. Mae presenoldeb rhanddeiliaid ac arbenigwyr pwnc wedi bod yn dda mewn sesiynau dangos a dweud. Pan roedd angen i ni gael adborth cyflym ganddynt neu fewnbwn i ddatrys problem, maen nhw wedi rhoi amser i ni.

I greu’r amodau hyn, rydyn ni wedi gwneud llawer o waith weithredol ar reoli rhanddeiliaid yn y cefndir. Fe wnaethon ni gynnwys arbenigwyr pwnc wrth osod ein blaenoriaethau, rydyn ni wedi rhoi diweddariadau cyflym mewn cyfarfodydd bwrdd ac mae Heledd, ein perchennog cynnyrch, wedi cynnal cysylltiad â rhanddeiliaid drwy gydol y broses.

3. Os nad ydych yn gwybod ble i ddechrau, cymerwch y cam cyntaf gorau

Rydyn ni ar ddechrau’r ffordd o hyd o ran cynnwys sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr. Mae gennym ni lawer o ddefnyddwyr, sydd â llawer o anghenion. Does gennym ni ddim data da eto am y problemau mawr sy’n eu hwynebu, felly fe allen ni fod wedi mynd i gors yn rhwydd wrth geisio penderfynu ble i ddechrau.

Yn lle hynny, fe ddefnyddion ni ein dyfaliad gorau o ble i ddechrau ar sail y wybodaeth a oedd ar gael i ni, a bwrw iddi. Mae hynny wedi caniatáu i ni greu cynnwys yn gyflym, cael adborth arno a dangos i’r sefydliad sut beth yw gweithio Ystwyth sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr.

4. Efallai na fydd yr hyn sy’n gweithio yn Saesneg yn gweithio yn Gymraeg, felly profwch gynnwys yn y ddwy iaith

Trwy brofi cynnwys gyda defnyddwyr yn Gymraeg a Saesneg, rydyn ni’n dysgu pa derminoleg y mae pobl yn gyfforddus â hi, yn y ddwy iaith. Petaen ni wedi cynnal sesiynau ymchwil defnyddwyr yn Saesneg yn unig, a chyfieithu cynnwys o’r Saesneg i’r Gymraeg, fe fydden ni wedi colli’r wybodaeth hon.

Efallai na fydd Saesneg glir yn trosi’n uniongyrchol yn Gymraeg glir, ac fel arall.

5. Ni allwch bob amser wella taith defnyddiwr o’r dechrau i’r diwedd ar eich pen eich hun

Gan ein bod ni bellach yn creu cynnwys, rydyn ni wedi sylweddoli bod angen i bobl ryngweithio â sefydliadau eraill yn aml i gwblhau eu teithiau (fel gwneud cais am gyllid). Er y gallwn wella ein cynnwys ni, ni allwn weithio ar gynnwys a grëwyd gan sefydliadau eraill – a allai fod yn perthyn i’r sector cyhoeddus, y trydydd sector neu’r sector preifat.

Mae hyn yn anodd oherwydd rydyn ni eisiau creu profiad cyson i’n defnyddwyr o’r dechrau i’r diwedd. Yn y gorffennol, rydyn ni wedi creu cynnwys CNC i fynd i’r afael â phryderon yn ymwneud â chynnwys mewn man arall. Ond, yn y tymor hir, gallai’r dull hwn ddrysu defnyddwyr mwy fyth a chreu problem rheoli cynnwys sylweddol.

Rydyn ni’n dal i fynd i’r afael â’r mater hwn nawr. Bydden ni’n falch o glywed gan eraill sydd wedi dod o hyd i ddatrysiadau i her debyg.

Heledd Quaeck (@helivans) yw rheolwr digidol Cyfoeth Naturiol Cymru a Joe Badman (@Dyn_Drwg) yw rheolwr gyfarwyddwr Basis