Chwaraeon Cymru - canfyddiadau diwedd y cam darganfod

18 Hydref 2021

Yn ein postiad blog diwethaf, fe drafodon ni pam yr oeddem yn dechrau’r cam darganfod i ddeall “sut gall Chwaraeon Cymru gynyddu cyrhaeddiad ac effaith eu (grantiau) buddsoddiadau cymunedol?”

Gan symud ymlaen i ddiwedd y cam darganfod, hoffem rannu beth rydyn ni wedi’i ddysgu hyd yma.

Ein methodoleg ar gyfer y cam darganfod

Yn ystod y cam darganfod, fe wnaethon ni amlygu ac ymchwilio i 3 phrif grŵp defnyddwyr:

• defnyddwyr presennol sydd wedi gwneud cais llwyddiannus am gyllid
• defnyddwyr presennol a fu’n aflwyddiannus wrth wneud cais am gyllid
• defnyddwyr posibl nad ydynt wedi gwneud cais am gyllid a allai fod yn gymwys

Dros gyfnod o 8 wythnos, fe gynhalion ni:

• waith ymchwil meintiol a chael 228 o ymatebion i arolwg (gan gynnwys 5 ymateb yn Gymraeg), gan ymgeiswyr llwyddiannus ac aflwyddiannus ar gyfer buddsoddiad cymunedol Chwaraeon Cymru
• gwaith ymchwil ansoddol a siarad â 59 o ddefnyddwyr presennol a phosibl grantiau Chwaraeon Cymru, yn ogystal â 18 o gyfweliadau â phartneriaid cymunedol ac awdurdodau lleol

Edrychodd y tîm ar anghenion mewnol Chwaraeon Cymru hefyd, fel:

• y broses ymgeisio bresennol, gan gynnwys y meini prawf cymhwysedd a’r ffurflen gais, i weld sut gellid ei symleiddio ar yr un pryd â pharhau i fodloni’r holl ofynion cydymffurfio a rheoliadol
• cyrhaeddiad digidol presennol Chwaraeon Cymru i grwpiau cymunedol
• y broses deall a gwerthuso bresennol ar gyfer y grantiau cymunedol

Beth ddysgon ni o’r cam darganfod?

Yn ffodus, roedd pobl yn agored iawn ac wedi rhannu llawer o’u profiadau gyda ni. Dyma rai o’r pethau a ddywedon nhw wrthym:

• bydden nhw’n hoffi cael mwy o gymorth ymlaen llaw wrth wneud eu cais (gan gynnwys cysylltiad dynol)
• roedden nhw eisiau i wybodaeth gliriach fod ar gael cyn dechrau cais
• roedden nhw eisiau i’r ffurflen gais fod yn fyrrach ac yn symlach
• bydden nhw’n hoffi cael mathau ehangach o gymorth, nid dim ond cyllid
• bydden nhw’n dymuno i’r adborth ar eu cais fod yn fwy manwl a phenodol, fel y gallan nhw ddeall a gwella eu cais yn y dyfodol
• nid oes gan rai defnyddwyr y dogfennau angenrheidiol ar waith ar gyfer eu clwb (h.y., polisïau diogelu), ac nid ydynt yn gwybod sut i’w cael; mae hyn yn eu rhwystro rhag ymgeisio
• yn gyffredinol, mae defnyddwyr llwyddiannus yn cael profiad cadarnhaol o gofnodion dysgu – sut mae’r clybiau’n rhannu effaith y grantiau gyda Chwaraeon Cymru – ond hoffent gael opsiynau gwahanol i rannu dysgu heblaw am y fformat ysgrifenedig presennol

Rydyn ni wedi gweld cyfyngiadau ar gyrhaeddiad presennol grantiau cymunedol a’r ddealltwriaeth ohonynt a dylem ehangu ein cyrhaeddiad digidol, yn enwedig i ymgysylltu â’r rhai hynny a fyddai’n elwa fwyaf o gael cyllid grant yn unol â’n blaenoriaethau sefydliadol.

Yn ogystal, profodd y tîm broblemau penodol defnyddwyr a oedd yn dod i’r amlwg gyda chydweithwyr eraill yn Chwaraeon Cymru, a daeth i’r casgliad bod lle i wella’r broses o’r dechrau i’r diwedd, a fyddai’n bodloni anghenion defnyddwyr, yn ogystal â gofynion Chwaraeon Cymru i ddosbarthu arian cyhoeddus yn briodol.

Fe wnaethon ni hefyd archwilio unrhyw broblemau technegol posibl sy’n cyfrannu at rwystredigaeth defnyddwyr. At ei gilydd, mae prif broblemau’r system grantiau bresennol yn rhai mewnol – yn ymwneud ag anallu’r system i ddangos data perthnasol am grantiau mewn “amser real” i gefnogi’r broses benderfynu a nifer o brosesau llaw a ddylai fod yn awtomataidd yn ddelfrydol.

Beth ddysgon ni o siarad â sefydliadau eraill?

Yn rhan o’r cam darganfod, fe gasglon ni wybodaeth gan sefydliadau eraill sy’n darparu grantiau hefyd. Fe siaradon ni â 6 sefydliad sector cyhoeddus a 7 corff trydydd sector, a gallwn grynhoi’r hyn a ddysgon ni o dan bedair thema.

Cyfathrebu:

• newid tôn a naws yr holl gyfathrebiadau i ddangos bod sefydliadau’n ‘frwdfrydig ynglŷn â buddsoddi mewn cymunedau’ a’u bod yn gefnogol, yn agored ac yn hawdd mynd atynt
• newid o ddefnyddio iaith fel ‘meini prawf a bod yn gymwys’ i ‘dewch i siarad â ni – mae gennym ddiddordeb yn yr hyn rydych chi’n ei wneud’
• rhagfynegi anghenion defnyddwyr a darparu cynnwys diddorol, gwerthfawr trwy fideos, cartwnau a delweddau i ychwanegu gwerth

Gwasanaeth cwsmeriaid:

• awtomataidd – cyfeirio, cymorth ar bob cam ac ar y diwedd
• cysylltiad dynol – y gallu i siarad ag ymgeiswyr posibl a gweithio gyda chyfleoedd sydd â photensial er mwyn iddynt gyrraedd sefyllfa lle maen nhw’n ‘fuddsoddadwy’
• tîm ac ymagwedd sy’n efelychu gwasanaeth cwsmeriaid effeithiol a gwerthfawr
• rhoi adborth adeiladol i ymgeiswyr
• tryloywder ynglŷn â’r symiau a fuddsoddir a’r broses y mae ceisiadau’n ei dilyn

Cysylltu â chymunedau:

• sicrhau bod ymgeiswyr yn teimlo bod eu cymuned yn cael ei deall a’i chynrychioli mewn proses benderfynu
• adeiladu a phrofi gyda defnyddwyr
• gweithio trwy bartneriaid sydd â pherthnasoedd dibynadwy i archwilio eu rôl a rhoi cynnig ar rai ffyrdd gwahanol o gefnogi a buddsoddi

Hyder:

• os bydd gan sefydliadau cyllido bryderon ynglŷn â phrosiect, defnyddio dull hyblyg i sicrhau bod ymgeiswyr yn mynd i’r afael â’r pryderon hyn os cynigir buddsoddiad

Ein her fwyaf yn ystod y cam darganfod?

Cyrraedd defnyddwyr posibl oedd un o’n prif heriau. Doedden ni ddim yn gwybod pwy oedden nhw, ac roedden ni’n gwybod y byddai’n rhaid i ni ddibynnu ar bartneriaid cymunedol i bontio’r bwlch a’n helpu i wneud cysylltiadau.

Fe siaradon ni ag 11 o bartneriaid cymunedol a hefyd 7 awdurdod lleol, yr oeddem yn credu y gallent fod yn gyfrwng i ddosbarthu grantiau neu a allai gyrraedd/gwybod am ddefnyddwyr posibl yn uniongyrchol). O ganlyniad, fe lwyddon ni i siarad â 3 defnyddiwr posibl. Roedd y sgyrsiau â nhw yn atgyfnerthu rhywfaint o’r adborth a roddwyd gan ddefnyddwyr presennol ac mae wedi’i gynnwys yn yr anghenion gan ddefnyddwyr.

Beth sydd nesaf?

Cyflwynodd y tîm ganfyddiadau ac argymhellion y cam darganfod i noddwr y prosiect yn Chwaraeon Cymru a rhanddeiliaid eraill, ochr yn ochr â chynnig ar gyfer y cam alffa.

Yn ystod mis Medi 2021, rydyn ni wedi bod yn paratoi ar gyfer cam alffa 12 wythnos a fydd yn edrych ar:

• greu, profi ac ailadrodd prototeip ar gyfer proses ymgeisio o’r dechrau i’r diwedd sy’n bodloni anghenion defnyddwyr ac yn cyflawni canlyniadau sefydliadol
• gweithio’n agos gyda chyfathrebiadau digidol, partneriaid a sefydliadau eraill i brofi sut gall cyrhaeddiad Chwaraeon Cymru fod yn fwy effeithiol
• gweithio trwy sut gall newidiadau i’r system dechnegol fodloni anghenion y sefydliad a defnyddwyr i raddau mwy – gan gynnwys gweithio gyda’r cyflenwr presennol i leihau prosesau llaw a deall sut gellir ailadrodd y system i fodloni anghenion deall a gwerthuso Chwaraeon Cymru

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am ein gwaith hyd yma neu os ydych yn grŵp neu’n glwb cymunedol ac yr hoffech gymryd rhan yn y cam nesaf, cysylltwch â ni ar info@digitalpublicservices.gov.wales

Cadwch lygad am bostiadau blog i ddod am y cam nesaf cyffrous!

Postiad blog gan: Dîm Darganfod Chwaraeon Cymru