Pwyllgor Archwilio a Risg munudau – Gorffennaf 2024

ARC members present:

Neil Prior (NP) – Cadeirydd

Samina Ali (SA)

John-Mark Frost (JMF)

Gwesteion:

John Maddock (JMa) TIAA

Lucy Dean (LD) Azets – Eitem 2 yn unig

Ymddiheuriadau:

Andrea Gale

Ben Summers

Myra Hunt

Staff CDPS:

Harriet Green (HG) – CEO

Lisa Hobbs (LH) – Item 6 only

Phillipa Knowles (PK)

Kath Morgan (KM)

Ysgrifenyddiaeth:

Jon Morris (JM)

Bydd y cyfarfod yn agor am 15:30.

1.3. Croesawodd y Cadeirydd yr Aelodau i'r cyfarfod. Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan Andrea Gale a Ben Summers. Roedd JMF wedi hysbysu'r Cadeirydd ei fod yn cael ei gadw, ac o'r herwydd nododd y Cadeirydd nad oedd cworwm wedi'i gyflawni eto. O'r herwydd, nes i JMF ymuno â'r cyfarfod, ni ellid gwneud unrhyw benderfyniadau.

1.4. Cynigiodd y Cadeirydd y gallai'r Pwyllgor drafod Strategaeth y Bobl (Eitem 6.0) yn absenoldeb JMF a gwneud argymhellion. Yna gellid dychwelyd Strategaeth ddiwygiedig i'r Pwyllgor i'w chymeradwyo yng nghyfarfod mis Hydref.

6.1. Croesawodd yr Aelodau LH, Arweinydd Pobl Dros Dro, i'w chyfarfod ARC cyntaf, cyflwynodd pawb eu hunain a rhoi cyfle iddi ddisgrifio ei chefndir.

6.2. Cyflwynodd LH ddrafft y strategaeth bobl, gan nodi twf cyflym CDPS dros y flwyddyn ddiwethaf. Nododd y sylwadau a wnaed cyn y cyfarfod a gwahoddodd unrhyw sylwadau ychwanegol gan aelodau'r pwyllgor.

6.3. Roedd y pwyllgor yn teimlo bod hyn yn fan cychwyn da ond teimlai ei fod mwy fel rhoi golwg neu darged i'r sefyllfa bresennol. Argymhellwyd cynnwys yr hyn y mae CDPS yn ceisio ei gyflawni a sut rydym yn mesur amcanion, effeithiau a chanlyniadau. O ystyried ei chefndir ym maes AD, cynigiodd SA gefnogaeth mewn datblygu.

GWEITHRED: LH a SA i gydweithio ar ailadrodd y Strategaeth Bobl.

6.4. Roedd trafodaeth bellach ynghylch pwysigrwydd cynnwys datblygiad staff, gan nodi bod gan unigolion eu cyllidebau hyfforddi eu hunain, ond sut ydym ni'n rheoli talent? Esboniodd y pwyllgor y model 10:80:10 o 10% isel, 80% yn sefydlog a 10% o berfformwyr eithriadol mewn sefydliad. Sut ydym yn rheoli'r perfformwyr eithriadol yn y sefydliad, a sut ydym yn rheoli secondiadau i ehangu rhagolygon staff, ymhellach i'r drafodaeth yng nghyfarfod Bwrdd Gorffennaf 2024, Ailadroddodd y pwyllgor y gwerth mewn staff yn ehangu eu profiad ar draws y sector cyhoeddus drwy secondiadau.

6.5. Pwysleisiodd aelodau'r pwyllgor bwysigrwydd arolygon staff, yn enwedig pwyso am gyfraddau cwblhau uchel a chaniatáu i staff eu cwblhau mewn modd gonest ac adeiladol. Fe wnaethon nhw hefyd argymell archwilio'r profiad ar fwrdd o ystyried pwysigrwydd argraffiadau cyntaf ar gyfer dechreuwyr newydd.

6.6. Aeth y pwyllgor i'r afael â'r dargadwyedd a chyflogu, gan gydnabod bod y sector cyhoeddus yn aml yn talu llai na'r sector preifat. Gofynnon nhw sut mae CDPS yn bwriadu cadw pobl y mae eu gwerthoedd yn cyd-fynd â'r sector cyhoeddus, gan nodi bod y sector cyhoeddus yn denu pobl sydd fel arfer yn cael eu cymell i weld gwelliant cymdeithasol ehangach. Gofynnon nhw a oedd hi'n bosib ehangu rôl Prentisiaethau yn y strategaeth?

6.7. Dywedodd aelodau'r pwyllgor ei bod yn galonogol gweld diweddariad rheolaidd o adolygiadau perfformiad chwarterol. Roeddent yn teimlo bod hyn yn bwysig gan na fyddai'r adborth byth yn syndod i staff, ac yn rhoi cyfle am arweiniad a datblygiad rheolaidd.

6.8. Dywedodd PK fod cynllunio'r gweithlu yn uchel ar radar gweithredol CDPS - yn enwedig cynllunio olyniaeth a datblygu staff. Mae ein system Adnoddau Dynol newydd yn rhoi'r cyfle i berfformio arolwg misol i gymryd cipolwg ar sut mae staff yn teimlo. Dywedodd hi fod gan CDPS nifer uchel o staff sydd yma oherwydd eu bod yn credu yn ein cenhadaeth, a bod y sefydliad yn anelu at fod yn hyblyg ac yn hyblyg, sy'n cael ei adlewyrchu yn ôl yn agwedd y staff.

6.9. Argymhellion pellach gan aelodau'r pwyllgor oedd: Ehangu'r defnydd o fentora a hyfforddiant i annog perchnogaeth staff o'u datblygiad eu hunain. Ystyried sefydlu rhwydwaith cyn-fyfyrwyr ar gyfer staff sy'n symud ymlaen o CDPS i rannau eraill o'r sector cyhoeddus. Yr angen i gadw golwg ar ein dulliau a datblygu ein polisïau i gynnal ymgysylltiad a boddhad staff.

Argymhellodd NP adolygu'r pynciau a archwiliwyd yn Y 21st Century Public Servant Cyhoeddwyd gan Brifysgol Birmingham.

GWEITHRED: LH i wneud gwelliannau i'r Strategaeth Pobl a dychwelyd i ARC ym mis Hydref.

5.1. Cynigiodd JM drafod yr eitem hon cyn i JMF gyrraedd gan nad oedd angen penderfyniad. Roedd y NP a'r SA yn cytuno.

5.2. Disgrifiodd JM yr adolygiad o ddarpariaeth yswiriant CDPS ar gyfer 2024-25, sy'n ddyledus erbyn 2 Awst. Yn unol â Tor ARC, dylai'r Pwyllgor adolygu'r ddarpariaeth yswiriant corfforaethol o leiaf bob tair blynedd, sydd bellach yn ddyledus. O ystyried bod CDPS mor agos at adnewyddu, ceisiodd JM gytundeb i ddarparu manylion yswiriant trwy ohebiaeth cyn cyfarfod ARC mis Hydref.

5.3. Derbyniodd aelodau ARC y cynnig hwn a gofynnwyd am ddogfen a meincnodi yswiriant gan ddau neu dri ALB arall i'w helpu i wneud adolygiad gwybodus.

GWEITHRED: JM i ddarparu manylion llawn am ddarpariaeth yswiriant CDPS, ynghyd ag esboniwr a meincnodi, i aelodau ARC drwy ohebiaeth cyn cyfarfod ARC Hydref 2024.

7.1. Gan fod diweddariadau’r Archwiliad Mewnol ar gyfer craffu yn hytrach na gwneud penderfyniad, teimlai'r Pwyllgor ei bod yn briodol ystyried y rhain yn absenoldeb JMF. Nododd y Cadeirydd hefyd fod JMF wedi rhoi nodiadau iddo ar y papurau hyn cyn y cyfarfod.

7.2. Cyflwynodd JMa bapur Sicrwydd Rheolaethau Mewnol Crynodeb a gwahoddodd gwestiynau a sylwadau gan aelodau o'r pwyllgor.

7.3. Nid oedd gan aelodau'r pwyllgor unrhyw sylwadau na chwestiynau ychwanegol ar y papur hwn. Cadarnhaodd JM fod gan bob aelod ARC fynediad at borth TIAA bellach, ac felly roeddent yn gallu cael mynediad at Nodiadau Briffio Cleientiaid ac adroddiadau yn uniongyrchol yn hytrach nag aros am gyhoeddiad SICA.

JMF wedi ymuno â'r cyfarfod.

7.4. Nododd y Cadeirydd fod cworwm bellach wedi'i gyflawni ar gyfer y Pwyllgor, gyda JMF.

7.5. Cyflwynodd JMa adroddiad Archwilio Parhad Busnes (BC) a gwahoddodd gwestiynau a sylwadau gan aelodau o'r pwyllgor.

7.6. Roedd aelodau'r pwyllgor a'r Prif Swyddog Gweithredol yn awyddus i gyflwyno hyfforddiant BC a phrofi'r Cynllun cyn gynted â phosibl. Cadarnhaodd JM, er mai diwedd Ch3 oedd y dyddiad cau, roedd hwn yn ddyddiad cau absoliwt, ond y byddai tîm Ops yn gwneud ymdrechion i weithio trwy'r hyfforddiant a'r treial trwy Ch2. Cadarnhaodd JM y Cynllun BC, ac roedd Cynlluniau Adfer Trychinebau ac Argyfwng Gorfodi bellach ar waith, a gellid eu rhannu gyda'r Bwrdd i'w hadolygu ar unwaith.

GWEITHRED: JM i rannu BCP, DRP a CCP gyda holl aelodau'r Bwrdd.

7.7. Mewn ymateb i ymholiadau gan aelodau, cadarnhaodd JM gyfansoddiad y Tîm Rheoli Argyfwng (CMT) fel aelodau SLT gyda'u Huwch fel cynrychiolwyr, a bod manylion cyswllt pob aelod o'r CMT wedi'u cynnwys yn y cynllun, gan gynnwys manylion cyswllt personol. Cadarnhaodd JM hefyd fod y BCP yn nodi y dylai'r Arweinydd Cyfathrebu friffio Cadeirydd y Bwrdd cyn gynted ag y cyhoeddir Argyfwng, yna gweithio ar friff i holl aelodau'r Bwrdd eu diweddaru am y sefyllfa rhag ofn y cysylltir â hwy.

7.8. Nododd yr Aelodau Olrhain Argymhellion Archwilio Mewnol ac ni chodwyd unrhyw bryderon ynghylch unrhyw swyddi.

LD wedi ymuno â'r cyfarfod.

2.1. Rhoddodd LD y wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol CDPS yn seiliedig ar gyfathrebiadau a dderbyniwyd gan Lywodraeth Cymru ar 23 Gorffennaf ynghylch parhau gyda dros 2% y cwmni o 2023-24. Ni ddisgwylir y newidiadau hyn yn dilyn cyhoeddi'r Adroddiad Cyllid, a gynhyrchwyd yn ddidwyll, ac a ddisgrifiodd effaith y newidiadau ar sefyllfa ariannol y cwmni.

2.2. Cyflwynodd LD yr Adroddiad Cyllid ar gyfer chwarter a ddaeth i ben Mehefin 2024 a gwahoddodd gwestiynau neu sylwadau gan aelodau.

2.3. Roedd yr aelodau yn canmol y cydbwysedd rhwng ffigurau ac esboniad. Awgrymodd aelodau'r ARC ddimensiwn ychwanegol a fyddai'n eu helpu i gynnwys adran i'w hadrodd i dynnu sylw at unrhyw faterion sydd yn codi. Byddai hyn yn caniatáu rhywfaint o sganio gorwelion ariannol ac yn caniatáu i NEDs ddarparu cefnogaeth, os oes angen.

2.4. Nododd y Pwyllgor bryder bach yn yr adroddiad ynghylch y gwrthwynebiad i waith y gellir codi anfoneb amdan, yn enwedig gan ystyried toriadau cyllid posibl yn y dyfodol. Roeddent yn teimlo y gallai archwilio gwaith y gellir ei anfonebu helpu i wneud CDPS yn sefydliad mwy gwydn yn ariannol.

2.5. Nododd HG nifer o ddarnau y tu allan i'r cynllun Gweithredol a'r Map Ffordd y mae LlC wedi gofyn i CDPS ymgymryd ag ef heb unrhyw arian ychwanegol ar gael. Dywedodd ei bod yn bwysig deall cost y cyfle yn y gwaith ychwanegol hwn, a phwysleisiodd bwysigrwydd tryloywder yn y broses hon. Cadarnhaodd aelodau ARC y bydden nhw'n cefnogi CDPS wrth gasglu gwybodaeth a chyfiawnhau arian ychwanegol posib gan LlC.

2.6. Esboniodd HG y bydd gostyngiadau mewn rhai cyllidebau dros y chwarter nesaf, gan gynnwys y presenoldeb sydd wedi ei ostwng yn yr Eisteddfod Genedlaethol, a fydd yn rhoi tanwariant ar y gyllideb hon. Mae'n debygol y bydd ein presenoldeb yn yr Eisteddfod yn lleihau oherwydd y sefyllfa wleidyddol bresennol a diffyg argaeledd gweinidogion. Bydd unrhyw danwariant yn cael ei ailddyrannu fel bo'n briodol i flaenoriaethau eraill yn y busnes.

2.7. Cymeradwyodd aelodau ARC fabwysiadu diweddariad Cyllid Ch1.

Gadawodd LD y cyfarfod.

1.3. Cymeradwyodd yr ARC gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Ebrill 2024 fel cofnod cywir.

1.4. Derbyniwyd y camau gweithredu, a nododd yr Aelodau y cynnydd ar gamau gweithredu a y camau gweithredu sydd wedi’i gau. Nododd yr Aelodau y wybodaeth ddiweddaraf yn y camau isod:

• Nid oedd angen gweithredu ARC24-017 a gellir ei ddileu;
• Os yw eitem wedi cael eu gohirio a bod ganddynt ddyddiad targed newydd, a ellid nodi'r rhain fel rhai "Oedi" yn hytrach nag "Ar y Trywydd Iawn"; a
• Mabwysiadwyd ar gyfer 202310-4. Cadarnhaodd PK fod yr archwiliad cyllid wedi'i gwblhau, ond roedd y camau hyn yn dal ar agor gan fod y naratif llywodraethu yn dal i fod mewn drafft.

1.5. Cadarnhaodd yr aelodau nad oedd unrhyw eitemau i'w trafod nad oedd yn cael eu cynrychioli ar yr agenda.

2.1. Cytunodd yr ARC i ohirio'r penderfyniad ynglŷn â Chynigion Cyflog Byw i Staff tan ddiwedd y cyfarfod, ar ôl i aelodau staff adael y sesiwn a chytuno ar y cofnod ol-gyfarfod.

2.2. Amlinellodd PK ddiweddariad gan Lywodraeth Cymru a oedd wedi'i gyfathrebu ar ôl cyhoeddi'r papur. Eglurodd fod y Cabinet, gyda budd cyhoeddus uchel mewn cyflogau sector cyhoeddus, yn awyddus i ddefnyddio dull cydlynol o ddyfarnu cyflogau. Amlinellodd LlC i ni mai mater i'r Prif Swyddog Gweithredol oedd penderfynu a ddylid bwrw ymlaen â'r dyfarniad cyflog ym mis Awst neu oedi. Mae LlC yn fodlon i aelodau ARC drafod lefel y dyfarniad, ond nodwyd y gellir gohirio cymhwyso hyn. Gofynnodd y Cadeirydd i PK amlinellu'r wybodaeth newydd yn ysgrifenedig.

GWEITHRED: PK i rannu cyngor wedi'i ddiweddaru ar amserlenni dyfarniadau cyflog CoL a'r dull cydgysylltiedig gan Weinidogion.

2.3. Gofynnodd yr Aelodau am amserlen ddangosol i ddychwelyd eu penderfyniad. Atebodd PK fod cylch cyflog CDPS yn ei gwneud yn ofynnol cyflwyno newidiadau i'w cyfrifo yn ystod wythnos gyntaf pob mis, felly pe na bai'r Pwyllgor yn dod i gonsensws erbyn yr wythnos gyntaf ym mis Awst, roedd penderfyniad erbyn diwedd mis Awst yn dderbyniol.

4.1. Cyflwynodd JM fersiwn diwygiedig o'r Datganiad Risg Archwaeth a oedd wedi'i ddiweddaru ar sail sylwadau gan aelodau'r Bwrdd ar 10 Gorffennaf.

4.2 Diolchodd JM i JMF am y sylwadau a wnaeth cyn y cyfarfod ynghylch mân welliannau i'r geiriad ar gyfer Ymateb Risg. Bydd y newidiadau hyn yn cael eu gwneud cyn eu cyhoeddi.

4.3. Cyfeiriodd JM at y sylwadau a wnaed gan yr aelodau cyn y cyfarfod ynglŷn â'r datganiad:

"O dan Na Er enghraifft, bydd amgylchiadau'n peryglu diogelwch staff, neu golled ariannol heb ei reoli dros £100."

Mae'r sylw hwn yn adlewyrchu'r ffaith bod CDPS yn defnyddio cronfeydd cyhoeddus, rhaid lleihau colledion heb reolaeth. Ni ddylai hyn atal CDPS rhag gweithio mewn modd ystwyth, ond dylai ddangos ein bod yn ymwybodol o gymryd risgiau ystyriol.

4.4. Penderfynodd y Pwyllgor dderbyn y Datganiad Archwaeth Risg ar gyfer mabwysiadu yn amodol ar y mân newidiadau y cytunwyd arnynt rhwng JM a JMF.

GWEITHRED: JM i ddiweddaru a chyhoeddi'r Datganiad Risg Archwaeth.

8.1. Nid oedd unrhyw achosion o wyro oddi wrth bolisi caffael arferol ac arweiniad i dynnu sylw aelodau'r ARC y chwarter hwn.

9.1. Ni nodwyd unrhyw eitemau newydd yn y Gofrestr Dwyll i'w trafod a'u hystyried gan yr ARC.

10.1. Gwahoddwyd aelodau i awgrymu eitemau agenda yn y dyfodol i PK.

11.1. Cydnabu'r Pwyllgor mai hwn oedd cyfarfod terfynol NP, a'i fod yn ymddiswyddo o'i swydd fel NED a Chadeirydd ARC ar ôl tair blynedd o wasanaeth ar 16 Awst.

11.2. Gan nad yw swydd Cadeirydd ARC yn wag o bosibl oherwydd eu cyfrifoldebau i'r cwmni, cytunodd y pwyllgor i gydymgynghori rhwng Cadeirydd y Bwrdd a'i gilydd i ddewis Cadeirydd newydd cyn 16 Awst.

11.3. Diolchodd holl aelodau'r Pwyllgor a staff CDPS a oedd yn bresennol i NP am ei ymroddiad i CDPS dros y tair blynedd diwethaf, gan nodi'r effaith gadarnhaol y mae wedi'i gael yn y Bwrdd ac is-bwyllgor.

12.1. Oherwydd cyfyngiadau amser, ni chynhaliwyd sesiwn y gamera ar gyfer Ch1. 

Daeth y cyfarfod i ben am 17:15.