“Mae ymchwil defnyddwyr yn ymdrech dîm”, ond beth mae hynny’n ei olygu, yn ymarferol?

22.12.2021

Mae pawb yn deall rôl ymchwilydd mewn prosiect, neu o leiaf maen nhw’n meddwl eu bod yn deall hynny. Ond mae cynnal cyfweliadau a dweud wrth bobl eraill beth mae’r ymchwilydd wedi’i ddysgu yn golygu mwy na hyn. Ac mae’n cymryd tîm ymchwil cyfan i sicrhau bod prosiect yn gadarn ac yn werthfawr.

Esboniodd Kat Anderson, Ymchwil Defnyddwyr ein cynllun beta preifat ar gyfer mynediad i ofal cymdeithasol i oedolion:

Cefndir y prosiect

Yn ddiweddar, ymunais â’r tîm a gychwynnodd ar daith i ddatrys problem y mae pobl yn ei hwynebu wrth ofyn am gymorth gan wasanaethau cymdeithasol i oedolion – sef amseroedd aros hir a diffyg gwybodaeth am gynnydd wrth i’w hachos gael ei gyfeirio at yr adran berthnasol.

Mae ‘Olrhain fy nghais’ yn wasanaeth hysbysiadau testun sydd bellach ar y cam beta preifat (sy’n golygu ei fod yn cael ei brofi â chynulleidfa fyw fach), ymhlith pobl lai bregus sydd angen cymorth gan wasanaethau cymdeithasol i oedolion. Nod y gwasanaeth yw rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i bobl am gynnydd eu hachos, trwy gyfres o bedair neges destun a anfonir ar adegau gwahanol yn ystod y siwrnai atgyfeirio. Y nod i’r awdurdod lleol yw lleihau nifer y galwadau a wneir gan bobl sydd angen sicrwydd eu bod “yn parhau i fod yn y system”.

Mae’r treial wedi’i weithredu gan Gyngor Castell-nedd Port Talbot ers mis Medi 2021.

Y Cam Cynllunio

Mae ymchwil yn dechrau â cham cynllunio. Penderfynom ar y cwestiynau ymchwil a’r logisteg o ran sut roeddem yn mynd i gynnal yr ymchwil.

Bu Mark Sharwood, sy’n rheolwr datblygu gwasanaethau cyhoeddus yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, yn sylwedydd yn y sesiynau ymchwil:

“Roeddwn yn rhan o’r criw ymchwil, yn gweithredu fel sylwedydd. Cawsom ein tywys trwy’r broses gyfan ac mae’n cymryd llawer o amser. Roeddwn yn meddwl fy mod wedi arfer â gwneud rhywfaint o ymchwil defnyddwyr, ond ar ôl y profiad hwn, bydd rhaid i mi feddwl eto. Mae’n fwy na dim ond sefydlu amserlen o gyfweliadau a meddwl am y cwestiynau ymchwil, mae hefyd yn ymwneud â recriwtio pobl a allai fod yn fregus.

Sut ydych chi’n mynd i gasglu’r data? Pwy sy’n mynd i ysgrifennu’r nodiadau? Ble fydd y nodiadau’n cael eu cadw a beth sy’n digwydd ar ôl cymryd y nodiadau? A yw’r holl sylwedyddion ar yr un donfedd o ran cymryd nodiadau? Felly, mae rhywfaint o hyfforddiant yn digwydd er mwyn sicrhau bod pawb ar yr un dudalen.”

Ychwanegodd Rhian Johns, sy’n swyddog datblygu yng Nghyngor Castell-nedd Port Talbot: “Roeddem wedi tanamcangyfrif faint o gynllunio sydd ei angen i gynnal ymchwil defnyddwyr a threfnu amser ymlaen llaw i fynychu’r holl sesiynau perthnasol.

Gallwch ddychmygu ein calendrau; diwrnodau yn llawn cyfarfodydd, pam mae’r ymchwilydd yn fy ngwahodd i arsylwi’r sesiynau? Oni allant ddweud wrthyf yr hyn a ddigwyddodd?”

Yn ystod sesiynau ymchwil

Diben yr ymchwil yw creu empathi â’r bobl sydd, neu a fydd, yn defnyddio’r gwasanaeth, er mwyn deall yn union yr hyn y maent yn ei brofi.

Dywedodd Nita Sparkes, sy’n brif ymgynghorydd datblygu sefydliadol yng Nghyngor Castell-nedd Port Talbot:

“Mae’n dda clywed yn uniongyrchol beth mae defnyddwyr gwasanaethau yn ei ddweud. Mae cael empathi yn golygu y gallwn ddylunio gwasanaethau sy’n gweithio’n dda i bobl, gwasanaethau nad oes angen llawlyfrau cyfarwyddiadau arnyn nhw!”

Felly, sut ydym yn gwneud hyn? Trwy gyfranogiad gweithredol. Mae cyfrifoldeb ar unrhyw sylwedydd sy’n dod i sesiwn ymchwil i nodi’r hyn y mae pobl wedi’i ddweud. Nid yw’n hawdd, mae’n sgil y mae’n rhaid ei datblygu.

Yn nes ymlaen, daw’n amser i ddehongli, a gwnawn hyn gyda’n gilydd, fel tîm.

Aeth Nita ymlaen i ddweud, “Mae cymryd nodiadau bron air am air yn helpu dal dyfyniadau defnyddiol y gellir eu cynnwys fel rhan o ganfyddiadau’r ymchwil. Mae hyn gwneud i chi feddwl am yr hyn rydych wedi’i gofnodi yn eich nodiadau, a’i ddilysrwydd.”

Ychwanegodd Mark, “Mae angen i sylwedydd wrando, nid yn unig ar y geiriau a ddywedir, er mwyn i chi allu eu dyfynnu a pheidio â’u camddehongli, ond hefyd deall y cyd-destun, ac i raddau helaeth, iaith y corff (os ydym yn ddigon ffodus i gael cyfweliad ar fideo). Mae cynnal hyn i gyd mewn cyfweliad yn beth anodd iawn. Rwy’n ddiolchgar y bu dau sylwedydd ym mhob cyfweliad, oherwydd roeddwn yn gwybod bod brawddegau a darnau a gollais, ac roeddwn yn gobeithio bod y sylwedydd arall wedi nodi’r darnau hynny. Mae’r dywediad bod ymchwil yn ymdrech dîm yn hollol gywir, ac roeddwn wir yn dibynnu ar fy nghydweithwyr i sicrhau eu bod wedi dal y darnau roeddwn i wedi’u colli.”

Ar ôl sesiynau ymchwil

Mae dehongli’r canfyddiadau yn dechrau â thrafodaeth am yr hyn a ddysgom, yn union ar ôl y sesiwn. “Mae’n anodd iawn gwneud hyn ar unwaith, ond mae’n bwysig oherwydd mae’n ffres yn eich cof – os byddwch yn gadael hyn tan amser arall, mae’n bosibl y bydd gennych atgof aneglur,” dywedodd Nita.

Mae ôl-drafodaethau ymchwil yn bwysig i’r ymchwilydd ac i’r sylwedyddion, yn enwedig wrth siarad â phobl agored i niwed. Ar adegau, nid yw’r amgylchiadau a glywn amdanynt yn hawdd eu hamgyffred. Rydym yn gofalu am ein diogelwch seicolegol wrth gymryd amser i drafod yr hyn rydym wedi’i glywed, ac wedyn rydym yn gadael iddo fynd. Rydym yn gofalu am ein gilydd.

Cafodd Jon Lewis, sy’n uwch swyddog cymorth systemau yng Nghyngor Castell-nedd Port Talbot, ei gynnwys fel arbenigwr pwnc i helpu dehongli’r canfyddiadau: “Nid oeddwn wedi gwneud unrhyw beth fel hyn o’r blaen, felly roedd ychydig yn anodd. Mae angen i chi fod â’r meddylfryd cywir i dderbyn yr holl wybodaeth, a gwneud synnwyr o’r wybodaeth, a rhoi adborth.”

Rhoddwyd yr holl ddata ymchwil ar ein ‘bwrdd ymchwil’. Ychwanegodd Nita, “Roedd y bwrdd yn cynnwys yr holl ganfyddiadau o bob cyfweliad, felly ar y dechrau, roedd llawer i’w ystyried.”

Ychwanegodd Mark, “Eich nod yw cael dealltwriaeth o’r data crai. Un o’r pethau a ddysgais yw beth yw dealltwriaeth mewn gwirionedd. Mae’n fwy na dim ond mater o gasglu data neu gasglu arsylwadau. Mae’n rhaid i chi ddeall cefndir y sefyllfa a chefndir yr unigolyn a’r broblem, neu’r rhwystrau sydd yn eu herbyn wrth geisio sicrhau canlyniad.

Yn y pen draw, mae dealltwriaeth yn cynnwys yr holl elfennau hyn. Mae’r ddealltwriaeth honno’n rhoi rhywbeth i ni y gallwn weithredu arno, i helpu newid y ffordd rydym yn gwneud neu’n dylunio pethau ar hyn o bryd. I mi, roedd hynny’n rhan bwysig iawn o’r broses syntheseiddio.”

Peidiwch ag anghofio rhan olaf y gwaith ymchwil, sef cyflwyno’r canfyddiadau. Gweithiais â thîm o 10 sylwedydd a gymerodd ran weithredol wrth gymryd nodiadau a chymryd rhan ar y cyd mewn gwneud synnwyr o bethau. Dyna 10 person sy’n gallu helpu’n hyderus i rannu’r canfyddiadau â rhanddeiliaid eraill. Po uchaf yw swydd y sylwedydd, y mwyaf tebygol y bydd yr ymchwil yn cyrraedd y bobl gywir.

Mae ymchwil ymhlith defnyddwyr yn ymdrech dîm

A yw hyn yn golygu y gall y sylwedyddion gynnal ymchwil ar eu pen eu hunain? Na. Er bod gweithio ar y cyd yn golygu manteision enfawr i bawb sy’n cymryd rhan, mae’r ymchwilydd yn parhau i chwarae’r brif ran wrth drefnu sut mae’r ymchwil yn cael ei strwythuro a’i gynnal. Rydyn yn helpu ein gilydd i fod yn wyliadwrus am ragfarn, ond mae’n cymryd blynyddoedd o ymarfer i ddatblygu’r wybodaeth sydd ei hangen i ddehongli’r canfyddiadau mewn ffordd ystyrlon a fydd yn ddefnyddiol wrth wneud penderfyniadau yn y dyfodol. Mae ymchwil gwael yn waeth na dim ymchwil o gwbl, oherwydd mae’n gallu creu argraffiadau ffug a’ch arwain i’r cyfeiriad anghywir.

Ychwanegodd Mark, “Roedd deall beth yw’r ystyriaethau i ni fel awdurdodau lleol yn ffactor pwerus iawn i mi. Roeddem yn ffodus i gael arbenigwyr yn ein helpu trwy hyn, a’r tro nesaf, mae’n bosibl na fydd gennym hynny. Pe baem yn cynllunio ar gyfer cynnal ein hymchwil ein hunain ymhlith defnyddwyr, pa fath o bethau fyddai’n rhaid i ni feddwl amdanynt? A oes gennym bobl o fewn ein sefydliad sydd â sgiliau ymchwil ymhlith defnyddwyr? Ac os oes gennym bobl o’r fath, a oes ganddyn nhw’r capasiti? Ac a allwn ni weithredu ar y gwersi a ddysgwn? O ran prosiectau o fewn sefydliadau, nid ydynt bob amser yn cynnwys cofnodion o wersi a ddysgwyd, felly collir y gwersi hynny weithiau. Ar brydiau, rhennir y gwersi hynny ag adran benodol o fewn y sefydliad yn unig, ac nid yw adrannau eraill o fewn y sefydliad yn gallu manteisio arnynt.”

“Mae’n bwysig trafod y gwersi a ddysgwyd o’r broses ymchwil, er mwyn gwella’r broses y tro nesaf y byddwn yn cynnal ymchwil.”

—————

Ysgrifennwyd y postiad blog hwn gan Kat Anderson, gyda chymorth Nita Sparkes, Jon Lewis a Rhian Johns, Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot, a Mark Sharwood, Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen.

Bydd canfyddiadau eu hymchwil yn cael eu cyhoeddi mewn postiad blog yn y flwyddyn newydd.

Gadewch ateb

Ni chyhoeddir eich cyfeiriad ebost. Mae'r meysydd gofynnol wedi eu marcio ag *