Cynnal prosiect darganfod cyflym gyda sawl awdurdod lleol
9 Hydref 2020
Sut gallwn ni gydbwyso anghenion defnyddwyr ag anghenion, strategaeth a chyfyngiadau sefydliad? Sut gallwn ni gydweithio’n llwyddiannus ar draws awdurdodau lleol? Sut gallwn ni ddechrau ymsefydlu gweddnewid digidol?
Dyma rai enghreifftiau o’r pethau rydyn ni wedi bod yn eu harchwilio hyd yma trwy ein prosiect Gweddnewid Digidol ym maes Gofal Cymdeithasol i Oedolion.
Mae Canolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol wedi ffurfio partneriaeth â Social Finance i weithio gyda thri awdurdod lleol, sef Blaenau Gwent, Castell-nedd Port Talbot a Thorfaen. Nod y prosiect yw amlygu problemau a rennir ym maes Gofal Cymdeithasol i Oedolion ac archwilio sut gall gweddnewid digidol gynorthwyo gwasanaethau trwy ddatrysiad cyffredin. Mae’r gwaith yn defnyddio ffyrdd ‘ystwyth’ o weithio, gan ddechrau gyda cham darganfod cyflym.
Wrth i’r cam darganfod ddirwyn i ben, hoffem rannu beth yw prosiect darganfod, pam rydyn ni wedi dewis ei gynnal, a beth rydyn ni wedi’i ddysgu o’r broses.
Beth yw darganfod?
Darganfod yw cam cyntaf darpariaeth ystwyth. Er bod dulliau ystwyth wedi cael eu defnyddio’n draddodiadol wrth ddatblygu meddalwedd, maen nhw bellach yn cael eu defnyddio’n fwy cyffredin mewn meysydd eraill oherwydd cydnabyddir eu bod yn helpu i gyflawni prosiectau mewn systemau cymhleth sy’n newid.
Mae darganfod yn broses archwilio ddwys, sy’n ceisio llwyr ddeall problem sy’n wynebu defnyddwyr. Mae’n golygu (i) ymchwilio i’r cyd-destun, sef awdurdodau lleol a’u systemau Gofal Cymdeithasol i Oedolion yn yr achos hwn, a (ii) siarad ag unigolion, sef staff Gofal Cymdeithasol i Oedolion a’r preswylwyr maen nhw’n eu cynorthwyo yn yr achos hwn. Ein nod yw ateb cwestiynau fel:
- beth yw’r heriau, y cyfleoedd a’r galluoedd yn y cyd-destun presennol?
- beth yw anghenion, dymuniadau a gobeithion defnyddwyr? a;
- beth yw’r cyfyngiadau posibl y gellid eu hwynebu wrth wneud newidiadau i’r ffordd y mae’r gwasanaeth yn cael ei gynnal?
Pam rydyn ni wedi dewis ei gynnal?
Mae prosiectau ystwyth yn dechrau gyda’r broblem yn hytrach na’r datrysiad. Rydyn ni wedi dewis defnyddio’r dull hwn oherwydd ei bod yn anodd datblygu datrysiad effeithiol heb lwyr ddeall y broblem. Mae dull darganfod yn cefnogi hyn oherwydd ei fod yn canolbwyntio ar ddeall y darlun ehangach. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am ba wasanaethau/cynhyrchion sydd eisoes ar gael, yr hyn y mae ei angen ar ddefnyddwyr, a thybiaethau ynglŷn â’r hyn y gellir ei wella.
Rydyn ni wedi dewis cynnal y prosiect darganfod yn gyflym i’n galluogi i fynd i’r afael â phroblemau uniongyrchol a dangos gwerth yn gyflymach. Mae hyn yn arbennig o bwysig o ystyried cyd-destun C-19 a’r angen i amlygu cyfleoedd yn gyflym i gynorthwyo awdurdodau lleol i ymateb.
Beth rydyn ni wedi’i ddysgu hyd yma?
- mae ffyrdd ystwyth o weithio yn ychwanegu at yr hyn sydd eisoes yn bodoli mewn timau awdurdodau lleol. Mae hyn yn cynnwys cyfoeth o wybodaeth fewnol am gyd-destunau gwasanaeth a dulliau o wella gwasanaethau; parodrwydd timau i ddefnyddio profiadau blaenorol i greu ffyrdd newydd o weithio; a chydnabyddiaeth a rennir o bwysigrwydd casglu barn defnyddwyr, yn enwedig yng nghyd-destun dylunio gwasanaethau.
Er hynny, gallai’r ffyrdd ystwyth hyn o weithio fod yn newydd i lawer o awdurdodau lleol ac maen nhw’n gweithio orau pan fydd pob partner yn cyfrannu ac yn ailadrodd prosesau er mwyn cydosod ffyrdd o weithio sy’n gweddu orau i gyd-destun y prosiect. Yn ystod cam darganfod ein prosiect, roedd hyn yn cynnwys canolbwyntio ar ddiben dulliau ystwyth yn hytrach na meddwl gormod am derminoleg benodol a allai fod yn anghyfarwydd i dimau awdurdodau lleol. Roedd hefyd yn cynnwys addasu dulliau ystwyth i weddu i gyd-destun aml-awdurdod lleol e.e. cynnal cyfarfodydd ‘ar eich sefyll’ trwy sgwrs ar Teams yn hytrach nag yn bersonol neu drwy fideogynadledda i gynyddu cyfranogiad ar draws tîm mwy o faint. Mae’r hyblygrwydd hwn i addasu yn helpu i sicrhau bod y ffyrdd hyn o weithio yn cael eu hymsefydlu yn y tymor hwy.
- gall cydweithio ar draws sawl awdurdod lleol fod yn ddefnyddiol mewn dwy ffordd: mynd i’r afael â rhai meysydd gwaith fel tîm ac ymdrin ag eraill trwy ddull ‘rhannu a gorchfygu’. Ochr yn ochr â’r buddion i’r gwaith darganfod ei hun, gall hyn symleiddio prosesau prosiect trwy rannu’r hyn a ddysgwyd a datblygu dulliau cyffredin, er enghraifft wrth ddatblygu cytundebau rhannu data yn ystod camau sefydlu prosiect.
Cyflymwyd yr hyn sy’n gallu bod yn broses hir yn aml gan y ffaith bod yr awdurdodau lleol wedi sefydlu eu timau eu hunain, ac amlygu fframweithiau presennol i weithio ohonynt, fel WASPI, sef Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru. Amlygodd ein hymarfer myfyrio gyfleoedd i symleiddio’r broses ymhellach ar gyfer prosiectau yn y dyfodol, er enghraifft trwy ddatblygu templed cyffredin ar y dechrau ac archwilio model sicrwydd ar y cyd sy’n galluogi awdurdodau lleol i fanteisio ar eu gwaith ei gilydd.
- ochr yn ochr â manteision partneriaethau rhwng sawl awdurdod lleol fel ffordd effeithiol o gronni adnoddau a mynd i’r afael â materion ar y cyd, rydym wedi canfod bod cydbwysedd rhwng amlygu themâu cyffredin a sicrhau bod modd ymsefydlu datrysiad o fewn y cyd-destun, y cyfyngiadau a’r cyfleoedd penodol ar gyfer awdurdodau lleol unigol.
Trwy’r broses ddarganfod, rydym wedi amlygu nifer o themâu cyffredin ymhlith y tri awdurdod lleol, oherwydd er bod strwythurau penodol Gofal Cymdeithasol i Oedolion yn gallu amrywio, mae llawer o’r problemau yr un fath. Fodd bynnag, er mwyn pennu ffocws a rennir, mae angen ystyried strategaeth bresennol awdurdodau lleol ac unrhyw waith gweddnewid blaenorol neu barhaus, a allai awgrymu blaenoriaethau neu ddulliau gwahanol. I gefnogi’r broses hon, gall fod yn ddefnyddiol nodi ffocws cyffredin yn rhan o’r broses o sefydlu partneriaethau, gan sicrhau bod partneriaid yn dod at ei gilydd i weithio ar ffocws sy’n cyd-fynd â’u blaenoriaethau cyfredol a’u gwaith gweddnewid presennol hyd yma.
- mae ein gwaith darganfod hefyd wedi amlygu gwahaniaethau mewn technoleg a systemau presennol sy’n darparu cyd-destun pwysig ar gyfer y cam dylunio nesaf, i sicrhau bod unrhyw ddatrysiad yn gallu cael ei ymsefydlu ar draws y cyd-destunau gwahanol hyn. Byddwn yn parhau i archwilio hyn a rhannu ffyrdd o fynd i’r afael ag ef wrth i ni symud ymlaen i gamau nesaf y prosiect, er enghraifft trwy archwilio ‘patrymau’ dylunio fel modd o gydbwyso ymarferoldeb craidd cyffredin ag ymagwedd hyblyg at weithredu manwl ym mhob ardal.
Wrth i ni ddod i ddiwedd y cam darganfod, byddwn yn sôn mwy yn ein blogiau am yr hyn rydyn ni wedi’i ddysgu o’n profiadau cyffredin o ddefnyddio ffyrdd ystwyth o weithio, a gallwch gael gwybod mwy am brofiadau arweinwyr y prosiect o’r awdurdodau lleol yma.
