Y cam darganfod – beth ddarganfuon ni?
13 Ionawr 2021
Yn ôl ym mis Awst, fe aethon ni ati i amlygu her gyffredin sy’n effeithio ar fynediad at Ofal Cymdeithasol i Oedolion ledled Blaenau Gwent, Torfaen a Chastell-nedd Port Talbot, gan archwilio sut gallen ni ddefnyddio dylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr a galluogwyr digidol i gefnogi gwasanaethau.
Yn ein postiad blog cyntaf, fe rannon ni rai o’r gwersi cynnar a ddysgon ni am gynnal prosiect darganfod cyflym gyda sawl awdurdod lleol: sut mae cydbwyso anghenion defnyddwyr ag anghenion sefydliadol, strategaeth a chyfyngiadau? Sut mae cydweithio’n llwyddiannus ar draws awdurdodau lleol? A sut mae dechrau ymsefydlu gweddnewid digidol?
Gan ein bod ni bellach wedi cwblhau’r cam Darganfod, roedden ni eisiau rhannu’r hyn a gyflawnwyd hyd yma a rhai o’r gwersi allweddol a ddysgwyd o gam cyntaf y prosiect.
Beth mae cam ‘darganfod’ yn ei gynnwys, a beth ddarganfuon ni?
Rhannwyd ein cam darganfod yn dair ffrwd waith allweddol:
- ymchwil defnyddwyr i amlygu anghenion a theithiau defnyddwyr;
- dadansoddi busnes i ddeall cyd-destunau awdurdodau lleol, llunio mapiau gwasanaeth a dadansoddi data e.e. i ddeall faint o alwadau a’r math o alwadau sy’n cyrraedd y Drws Blaen; a
- chwmpasu technegol i fapio systemau technegol presennol er mwyn ffurfio ein dealltwriaeth o’r hyn allai fod yn ymarferol wrth ddylunio datrysiad
Trwy ddwyn ynghyd y canfyddiadau o’r tair ffrwd waith hyn, roedden ni’n gallu amlygu maes penodol i ganolbwyntio arno:
- trwy fapio prosesau Drws Blaen a faint o alwadau sy’n cyrraedd, fe ganfuon ni nad yw tua 60% o alwadau i’r Drws Blaen yn symud ymlaen i atgyfeiriad, ar gyfartaledd. O’r rhain, rhoddir gwybodaeth a chyngor yn unig i rai unigolion, mae rhai o’r ceisiadau am wasanaethau nad ydynt ar gael trwy Ofal Cymdeithasol i Oedolion, ac mae rhai galwadau gan unigolion sydd wedi gwneud cais ac sydd eisiau deall y graddfeydd amser ar gyfer ymateb, neu gael eu cysylltu â’r tîm perthnasol
- o’n Hymchwil Defnyddwyr, fe glywson ni’n aml nad yw defnyddwyr yn deall strwythur Gofal Cymdeithasol i Oedolion, pa gymorth y gallent ei dderbyn o bosibl, neu’r graddfeydd amser a’r camau nesaf ar ôl iddynt gyflwyno cais, gan achosi iddynt deimlo’n rhwystredig a heb eu cynorthwyo’n ddigonol. Oherwydd hyn, roeddent yn aml yn dychwelyd i’r Drws Ffrynt drachefn i allu siarad â rhywun ynglŷn â beth i’w ddisgwyl
- fe glywson ni rwystredigaeth gan staff hefyd, a oedd yn aml yn derbyn galwadau yn ymwneud â diweddaru ynghylch statws, neu alwadau yr oedd angen eu cyfeirio at fan arall, pan oeddent eisiau gallu treulio cymaint o amser â phosibl yn galluogi pobl i gael cymorth Gofal Cymdeithasol i Oedolion
Gan ystyried y canfyddiadau hyn gyda’i gilydd, fe gydweithion ni ar draws timau i flaenoriaethu maes i ganolbwyntio arno yn y cam nesaf, gan ei fireinio i’r amcan penodol ‘Sut gallem ni helpu preswylwyr i ddeall y graddfeydd amser a’r camau nesaf wrth gysylltu â Drws Blaen Gofal Cymdeithasol i Oedolion?’
Beth ddysgon ni am y broses ddarganfod?
Amlygodd ein cam darganfod sawl gwers allweddol ynglŷn â’r broses o alinio maes cyffredin sy’n achosi problemau ar draws partneriaeth aml-awdurdod lleol:
- er bod rhai gwahaniaethau ar draws y tri awdurdod lleol (er enghraifft, strwythur manwl y Drws Blaen, a’r datrysiad rheoli achosion penodol a ddefnyddiwyd ganddynt), roedd llawer o nodweddion tebyg, yn enwedig yn ymwneud â’r grwpiau defnyddwyr sylfaenol a’u hanghenion. Yn arbennig, roedd problem gyson yn ymwneud â galwadau i’r Drws Ffrynt y gellid eu hosgoi petai gwybodaeth ar gael i ddefnyddwyr mewn man arall. Yn ddiddorol, fe ganfuon ni hefyd fod hyn yn gyffredin i amrywiaeth o feysydd gwasanaeth ar draws yr awdurdodau lleol. Felly, rydyn ni’n awyddus i wybod sut gallai unrhyw ddatrysiad gael ei gyflwyno ar raddfa fwy y tu hwnt i Ofal Cymdeithasol i Oedolion yn y dyfodol
- ystyriwyd bod ymchwil defnyddwyr yn arbennig o werthfawr wrth ein helpu i ddeall emosiynau a phrofiadau defnyddwyr gwasanaethau. Er nad oedd ein canfyddiadau’n synnu’r staff oedd yn gweithio yn y gwasanaethau hyn, roedd gallu clywed yn uniongyrchol gan ddefnyddwyr yn rhoi eglurder ac egni newydd i feddwl am sut gallem ddatrys rhai o’r heriau cyffredin
- mae’n hollbwysig creu lle ar gyfer cydweithio, yn enwedig ar adegau pontio allweddol. Yn ystod ein cam darganfod, fe gasglon ni swm enfawr o wybodaeth a dealltwriaeth a fyddai’n helpu i ffurfio’r cam nesaf o lunio datrysiad. Fe gasglon ni hyn i gyd at ei gilydd mewn sesiwn dangos a dweud ar ddiwedd y cam darganfod, lle y rhannon ni ein canfyddiadau â thimau’r tri awdurdod lleol. Fodd bynnag, fe ganfuon ni nad oedd sesiwn dangos a dweud ar y cyd yn rhoi’r amser a’r lle i bawb archwilio manylion y canfyddiadau’n llawn, myfyrio a rhannu adborth. Felly, fe drefnon ni sesiynau gweithdy rhyngweithiol dilynol gyda thîm pob awdurdod lleol i roi cyfle i drafod a myfyrio, a oedd yn werthfawr iawn i sicrhau y gallem ddilysu ein canfyddiadau, a dod â phawb at ei gilydd gyda dealltwriaeth gyffredin o’r broblem
Beth nesaf?
Ar ôl amlygu maes i ganolbwyntio arno ac archwilio rhai o agweddau allweddol y broblem, y cam nesaf oedd symud ymlaen i gynhyrchu syniadau ar gyfer datrysiadau posibl, fel y gallem gynnig opsiynau posibl gyda’n gilydd a’u profi a’u hailadrodd yn gyflym er mwyn datblygu datrysiad effeithiol. Byddwn yn rhannu mwy am y camau nesaf, ffurfio prototeip a phrofi datrysiadau mewn blogiau yn y dyfodol.
