e-gaffael yng Nghymru: prosiect darganfod

Rydyn ni’n gweithio gyda’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol i gynnal prosiect darganfod [insert link] ynglŷn â’r offer e-gaffael a ddefnyddir ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru, er mwyn deall profiadau’r rhai sy’n defnyddio’r systemau hyn, a pha fath o system yr hoffent ei defnyddio. Mae’r prosiect yn cael ei gefnogi gan PUBLIC.

Mae’r prosiect wedi bod ar waith ers tua mis, a hyd yma rydym wedi cynnal cyfweliadau â mwy na 50 o bobl sy’n defnyddio offer e-gaffael yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Ni fu prinder pobl sydd eisiau rhannu eu barn am gaffael, ac mae’r holl wybodaeth wedi bod yn ddiddorol iawn. Diolch i bawb sydd wedi cymryd rhan hyd yma!

Pam rydyn ni’n gwneud y gwaith hwn?

Rydyn ni’n cynorthwyo’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol i sicrhau bod yr offer a’r systemau a ddefnyddir ar gyfer caffael yng Nghymru yn fodern, yn hawdd eu defnyddio ac yn hygyrch, a’u bod yn parhau i fod yn addas i’r diben o ystyried newidiadau parhaus i reoliadau caffael.

Ar gyfer pwy mae hyn yn cael ei wneud?

Mae ein gwaith yn berthnasol i bawb sy’n defnyddio offer e-gaffael, p’un a ydynt yn gweithio i Lywodraeth Cymru, cynghorau lleol, cymdeithasau tai, y GIG, neu’r trydydd sector. Rydyn ni hefyd yn siarad â chyflenwyr sy’n gwerthu nwyddau a gwasanaethau i’r sector cyhoeddus. Gobeithiwn y bydd gwelliannau i’r offer yn y dyfodol yn gwneud caffael yn haws, nid yn unig i’r rhai sydd eisoes yn ymwneud â’r broses, ond hefyd i grwpiau o gyflenwyr ledled Cymru nad ydynt yn cymryd rhan mewn caffael cyhoeddus ar hyn o bryd.

Hyd yma, mae’r defnyddwyr sydd wedi cymryd rhan yn perthyn i bum prif grŵp:

  1. Timau masnachol a chaffael
  2. Timau maes gwasanaeth (yn enwedig rheolwyr contractau)
  3. Timau polisi a strategaeth masnachol
  4. Timau data a dadansoddeg
  5. Cyflenwyr a sefydliadau’r trydydd sector

Beth ydyn ni wedi bod yn ei wneud?

Yn ystod y mis diwethaf, rydyn ni wedi cyfweld mwy na 50 o ddefnyddwyr offer eGaffael ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru, gan siarad â grŵp amrywiol o arbenigwyr sy’n gweithio mewn amrywiaeth eang o leoliadau ac ar draws ystod eang o gategorïau caffael. Rydyn ni wedi cyfweld pobl sy’n gweithio mewn timau caffael un unigolyn, yn ogystal â phobl sy’n rhan o adrannau caffael canolog mwy o faint. Mae rhai o’r cyfweleion wedi bod yn gymharol newydd i gaffael, tra bod eraill wedi ymroi eu gyrfa gyfan iddo.

Trwy ein cyfweliadau, rydyn ni wedi dysgu sut mae’r defnyddwyr hyn yn ymgysylltu ag offer e-gaffael yn eu rolau o ddydd i ddydd. Rydyn ni wedi modelu’r teithiau defnyddwyr hyn o’r dechrau i’r diwedd: o’r adeg y mae cais caffael yn cyrraedd eu desg, i ddod o hyd i gyflenwyr, gwerthuso a dyfarnu contract. Yn rhan o’r gwaith hwn, rydyn ni wedi ceisio deall sut mae’r offer presennol yn methu’r gofynion, ac yn cymhlethu caffael yn hytrach na’i symleiddio.

Rydyn ni hefyd wedi siarad â chyflenwyr i gael dealltwriaeth well o’u profiadau o ddefnyddio offer e-gaffael i werthu i’r sector cyhoeddus. Roedd hyn yn cynnwys edrych yn fanwl ar daith defnyddiwr y cyflenwr, gan ganolbwyntio’n bennaf ar gamau o’r broses fel cofrestru ar gyfer y systemau, i dasgau mwy cymhleth fel llunio a chyflwyno cais.

Beth ydyn ni wedi’i ddysgu hyd yma?

Rydyn ni wedi cael llawer o adborth y byddwn yn ei rannu â’r gymuned yn ystod yr wythnosau nesaf.

Dyma rai o’n prif ganfyddiadau:

  1. Mae’r cyd-destun e-gaffael presennol yn dameidiog, gyda’r rhan fwyaf o gyrff sector cyhoeddus yn defnyddio o leiaf ddau (os nad tri neu bedwar) o wahanol fathau o offer yn rheolaidd i wneud eu gwaith caffael. Mae’r offer maen nhw’n eu defnyddio wedi’u hintegreiddio’n wael.
  2. Nid yw llawer o’r nodweddion a gynigir trwy’r systemau presennol (yn enwedig eDendroCymu) yn cael eu defnyddio’n helaeth, ac mae defnyddwyr yn cwyno bod rhai prosesau’n rhy gymhleth ac yn haws i’w gwneud all-lein. Mae rhai swyddogaethau, fel gwerthuso a rheoli contractau, yn cael eu cynnal oddi ar y system yn gyfan gwbl gan y rhan fwyaf o’r rhai a gyfwelwyd, er eu bod ar gael fel modiwlau ar systemau craidd.
  3. Mae diffyg hyfforddiant digonol yn cael ei nodi’n aml fel rheswm dros ddefnydd isel o offer e-gaffael, a dywedodd llawer eu bod wedi dysgu defnyddio’r offer ‘wrth eu gwaith’ yn bennaf.
  4. Hoffai defnyddwyr gael mwy o fudd o’r data yn y systemau maen nhw’n eu defnyddio, ond maen nhw’n aml yn canfod bod tynnu data ystyrlon o’u systemau naill ai’n cymryd llawer o amser neu’n amhosibl gyda’r cynhyrchion presennol.
  5. Mae’r rhan fwyaf o gyflenwyr yn dibynnu ar hysbysiadau gan GwerthwchiGymru i gael gwybod am gyfleoedd i werthu i’r sector cyhoeddus, ond nid yw’r hysbysiadau hynny bob amser yn berthnasol i’w busnes. Yn y cyfamser, mae llawer o gyflenwyr o’r farn bod y swyddogaeth chwilio am dendr a gynigir gan yr offer presennol yn feichus ac yn aneffeithlon.
  6. Mae amrywiadau yn y ffordd y mae gwahanol gyrff cyhoeddus yn defnyddio offer eGaffael yn creu cymhlethdod i gyflenwyr. Mae cyflenwyr yn teimlo’n rhwystredig oherwydd bod angen defnyddio nifer o wahanol fathau o offer, ac mae’r amser ychwanegol a dreulir yn ailgofnodi gwybodaeth ar bob tendr yn cynyddu eu costau ac yn gwneud iddynt feddwl ddwywaith cyn cymryd rhan mewn caffael cyhoeddus yn y dyfodol.

Beth yw’r camau nesaf?

Drwy gydol mis Awst, byddwn yn:

Sut gallwch chi gymryd rhan?

Rydyn ni’n gwerthfawrogi’ch cyfranogiad parhaus!

Os ydych yn gyflenwr, fe’ch gwahoddwn i gymryd rhan mewn arolwg byr (sydd hefyd ar gael yn Gymraeg) i’n helpu i ddeall eich anghenion yn well.

Os ydych yn brynwr, gallwch anfon eich meddyliau neu’ch sylwadau trwy info@digitalpublicservices.gov.wales a gallwch hefyd ofyn am gael cymryd rhan yn un o’n grwpiau ffocws sydd ar ddod.

Gadewch ateb

Ni chyhoeddir eich cyfeiriad ebost. Mae'r meysydd gofynnol wedi eu marcio ag *