Cofnodion nyrsio’n mynd yn ddigidol – astudiaeth achos

25 Hydref 2021

“Mae wedi newid y ffordd rwy’n gweithio oherwydd bod popeth mewn un man; dydych chi byth yn colli darn o bapur a does dim rhaid i chi redeg o gwmpas y wardiau’n chwilio am rywbeth.” – Nyrs Staff

Ym mis Ebrill 2021, aeth Cofnod Gofal Nyrsio Cymru (WNCR) yn fyw mewn nifer o fyrddau iechyd ac ymddiriedolaethau yng Nghymru. 

Mae’n caniatáu i nyrsys mewn lleoliadau ar gyfer oedolion sy’n gleifion mewnol (lle mae’n rhaid i glaf aros yn yr ysbyty am un noson neu fwy) lenwi ffurflen asesu ar-lein wrth erchwyn gwely claf. Yn hytrach na llenwi ffurflenni papur, y nod yw arbed amser, gwella cywirdeb, a lleihau dyblygu i’r eithaf.

Cyfarfu’r tîm sy’n arwain ein hadolygiad o’r dirwedd ddigidol â’r tîm sy’n cynnal WNCR i ddysgu mwy.

Sut dechreuodd y prosiect? Pa broblem oeddech chi’n ceisio ei datrys? 

Daeth y sbardun ar gyfer y prosiect hwn o ddeall anghenion nyrsys ledled Cymru. Canfu gwaith ymchwil gyda’r grŵp hwn fod y ffurflenni papur yr oedd yn rhaid iddyn nhw eu llenwi yn cymryd amser ac yn gymhleth – i’r graddau nad oeddent yn cael eu llenwi’n llawn yn aml. 

Ategwyd hyn gan adolygiad blynyddol Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru o 2014-15 a amlygodd yr angen i archwilio a gwella offer nyrsio cyfredol, fel y system ddogfennau. 

Beth oedd y cyfle? 

Roedd datblygu e-ffurflenni eisoes yn faes blaenoriaeth i Lywodraeth Cymru ac, yn fwy diweddar, i Wasanaeth Gwybodeg GIG Cymru (NWIS) ac Iechyd a Gofal Digidol Cymru (DHCW). Roedd cynnig yn mynd rhagddo ar gyfer y Gronfa Effeithlonrwydd trwy Dechnoleg (ETTF) a chefnogodd y tîm WNCR hyn trwy ddarparu tystiolaeth o’r buddion sylweddol y gellid eu gwireddu trwy safoni ffurflenni nyrsio a newid o ddogfennau papur i ddewis amgen digidol.

Roedd y dystiolaeth hon wedi’i seilio ar ymgysylltu â byrddau iechyd ac ymddiriedolaethau i weld pa ddogfennau a oedd eisoes yn bodoli, sut oedd timau clinigol (gan gynnwys nyrsys) yn defnyddio’r systemau presennol, eu cyfyngiadau, a’r buddion y gellid eu gwireddu trwy safoni a digideiddio. 

Sut cynhalioch chi ymchwil defnyddwyr? 

Cynhaliodd tîm y prosiect WNCR ymchwil defnyddwyr gyda nyrsys a thimau technegol. Cynhaliwyd tri digwyddiad ymgysylltu gyda nyrsys a thimau amlddisgyblaethol ledled gogledd, canolbarth a de Cymru, lle y mapiwyd taith defnyddiwr y nyrsys i ddeall sut oedd y system bresennol ar gyfer asesu cleifion mewnol yn gweithio ac amlygu’r prif broblemau. Cawsant adborth ar yr hyn yr oedd nyrsys ei angen a’i eisiau gan ddatrysiad digidol. Roedd nyrsys na allent fynd i’r sesiynau hyn yn gallu cyfrannu eu profiad trwy arolwg ar-lein. 

Ochr yn ochr â’r digwyddiadau hyn, cynhaliwyd sesiynau gyda thimau technegol mewn byrddau iechyd ac ymddiriedolaethau a dosbarthwyd arolwg i gasglu safbwyntiau ar sut gellid defnyddio’r WNCR yn ehangach. 

Cyflwynwyd y prosiect i’r gweithgor technegol cenedlaethol hefyd i sicrhau bod unrhyw ddatrysiad digidol yn cael ei gefnogi gan yr arbenigwyr technegol.

Cynhaliwyd cyfanswm o fwy na 100 o ymweliadau â byrddau iechyd, ymddiriedolaethau, arbenigwyr unigol, clinigwyr, timau amlddisgyblaethol a grwpiau cleifion. 

Fel cynnyrch sylfaenol hyfyw (MVP), canolbwyntiodd y tîm i ddechrau ar y ffurflen asesu cleifion mewnol sy’n oedolion ac asesiadau risg allweddol – y ffurflenni y mae nyrsys yn eu llenwi pan fydd claf yn cyrraedd ward. Gweithiwyd i safoni hyn ar draws byrddau iechyd ac ymddiriedolaethau yng Nghymru. Roedd hyn yn fuddiol hefyd i nyrsys asiantaeth a nyrsys dan hyfforddiant sy’n aml yn symud rhwng byrddau iechyd ac ymddiriedolaethau.

Ar ôl safoni, crëwyd y ffurflen ar blatfform ar-lein, gan alluogi nyrsys i gwblhau’r asesiad ar ddyfais symudol neu lechen llaw a chael hysbysiadau yn y fan a’r lle ynglŷn ag archwiliadau neu asesiadau ychwanegol yr oedd angen eu cwblhau, o bosibl. 

WNCR Tech Team

Sut gwnaethoch chi reoli’r broses gyflwyno ar draws byrddau iechyd ac ymddiriedolaethau? 

Dechreuodd y broses gyflwyno ar draws byrddau iechyd ac ymddiriedolaethau gyda chynllun peilot yn gynnar yn 2020 ym mhob bwrdd iechyd ledled Cymru. Profwyd MVP y ffurflen asesu cleifion mewnol sy’n oedolion – cadwyd pethau’n syml i gael cymaint o adborth gan ddefnyddwyr â phosibl. 

Yr hyn a fu’n hanfodol i alluogi cyflwyno’r gwasanaeth byw oedd yr arweinwyr gwybodeg nyrsio – rolau newydd a sefydlwyd yn 2018 sy’n cysylltu timau technegol â nyrsys ym mhob un o’r byrddau iechyd ac ymddiriedolaethau. Mae’r arweinwyr gwybodeg nyrsio’n sicrhau bod lleisiau ac anghenion nyrsys yn cael eu clywed gan y timau sy’n datblygu ac yn ailadrodd y platfform, ac mae hyn wedi bod yn allweddol i sicrhau ei fod yn bodloni anghenion nyrsys a’i fod yn llwyddo yn y pen draw. 

Nid oedd y rolau hyn yn bodoli yn GIG Cymru cyn y prosiect hwn, ac mae’r tîm WNCR wedi dylanwadu ar ddyluniad cyrsiau (o lefel tystysgrif i feistr) ar gyfer sgiliau digidol ym maes iechyd a gofal ledled Cymru. Bydd 60 o fyfyrwyr yn dechrau’r rhaglen meistr ym Mhrifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant y mis hwn, a fydd yn helpu i sicrhau llif cyson o dalent ar gyfer rolau yn y dyfodol. 

WNCR Clinical Team

Pa adborth ydych chi wedi’i gael ar y gwasanaeth?

Mae’r ymateb gan nyrsys sydd wedi defnyddio’r platfform wedi bod yn gadarnhaol. 

Mae 67% wedi dweud bod yn well ganddynt ddefnyddio’r platfform WNCR na’r hen ffurflenni papur. Mae 68% yn cytuno ei fod wedi cael effaith gadarnhaol ar eu gwaith; eu bod yn teimlo’n fwy hyderus ynglŷn â llenwi ffurflenni, y gellir eu llenwi’n fwy cyflym, a’u bod yn hawdd cael atynt, sy’n golygu y gallant ddychwelyd i’r cofnod i gael gwybodaeth fwy cywir, gan wella ansawdd y gofal a roddir i gleifion. 

“Mae wedi newid y ffordd rwy’n gweithio oherwydd bod popeth mewn un man; dydych chi byth yn colli darn o bapur a does dim rhaid i chi redeg o gwmpas y wardiau’n chwilio am rywbeth.” – Nyrs Staff

“Os galla’ i ei ddefnyddio, gall unrhyw un ei ddefnyddio. Rwy’n mynd yn hen iawn nawr. Mae’n arbed llawer o amser i mi.” – Nyrs Staff

“Mae’n well casglu’r holl wybodaeth gyda’r cleifion fel y gallwch fynd trwy bopeth ar yr un pryd, felly mae’n sicr yn arbed amser ac rwy’n credu ei fod yn well i ofal cleifion oherwydd ei fod yn golygu y gallwn dreulio mwy o amser gyda nhw na gwneud gwaith papur.” – Nyrs Staff

Mae defnyddio’r WNCR wedi arwain at fuddion i staff eraill hefyd. Mae wedi gwneud bywyd yn haws i dderbynyddion wardiau a chodwyr clinigol, yn ogystal â darparwyr eraill gofal, fel ffisiotherapyddion a therapyddion galwedigaethol, sy’n gallu gweld gwybodaeth am gleifion yn gyflym, heb orfod teithio ar draws adrannau i gael gafael ar gofnodion papur. 

Beth yw’ch camau nesaf?

1. Cyflwyno ymhellach

Y camau nesaf uniongyrchol yw gweithio gyda’r byrddau iechyd a’r ymddiriedolaethau sy’n weddill i weithredu’r WNCR. Bwriedir i’r holl wardiau cleifion mewnol ar draws byrddau iechyd ac ymddiriedolaethau fod ar-lein erbyn diwedd 2022/2023, a bod y gwasanaeth yn cael ei ystyried yn fusnes yn ôl yr arfer erbyn mis Mawrth 2023. 

2. Safoni mwy o ffurflenni 

Bydd nifer y ffurflenni sy’n cael eu safoni ac sydd ar gael yn ddigidol yn cael eu cynyddu hefyd. Ar hyn o bryd, dim ond y ffurflen asesu cleifion mewnol sy’n oedolion ac asesiadau risg allweddol sydd wedi’u safoni, ac mae 17 o ddogfennau yn y cam nesaf, gan gynnwys Siart Ysgarthion Bryste, y siart fwyd, a gofal y geg.

3. Parhau i wella’r platfform 

Mae proses adborth parhaus nad yw’n dod i ben dim ond oherwydd bod y gwasanaeth yn fyw. Bydd y tîm WNCR yn parhau i gasglu adborth a’i ddefnyddio i ailadrodd a gwella’r platfform. Bydd hyn yn cynnwys adborth gan ddefnyddwyr a chleifion gyda chwestiwn am yr WNCR wedi’i gynnwys yn yr arolwg blynyddol o fodlonrwydd cleifion ar gyfer Cymru gyfan. 

Ochr yn ochr â’r gwelliant parhaus hwn, bydd ysgolhaig Meistr Ymchwil (MRes) a ariennir yn archwilio buddion ac effaith y gwasanaeth ar lefel strategol, ward a chlaf. 

4. Cysylltu â phrosiectau eraill ledled Cymru

Yn olaf, cam nesaf pwysig fydd parhau i hyrwyddo’r WNCR a chydlynu â phrosiectau eraill ym maes iechyd a gofal; gan gynnwys cysylltu â gweledigaeth DHCW o gofnod unigol y claf a safonau gwybodaeth cyffredin a gweithio gyda’r rhaglen adnodd data cenedlaethol i gyflawni’r uchelgais o gynyddu llif data rhwng pob system gofal iechyd, gyda data’n cael ei fewnbynnu unwaith a’i rannu â’r timau perthnasol fel y bo’r angen, i gefnogi gwneud penderfyniadau gwell a gwella ansawdd gofal i gleifion. 

Gadael Sylw

Ni chyhoeddir eich cyfeiriad ebost.