Symud o alffa i beta

Yn ystod y 9 mis diwethaf, rydyn ni wedi bod yn gweithio ar draws ein 3 awdurdod lleol ar y prosiect Cael Mynediad at Ofal Cymdeithasol i Oedolion gyda’r tîm o’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS). Bu’n ffordd newydd o weithio ac yn brofiad gwych i weithio ar y cyd a gweld sut gallwn fynd ati i ddarparu ein gwasanaethau mewn ffordd wahanol. Pan ddechreuon ni, fe dybion ni y byddem yn wynebu llai a llai o faterion wrth symud trwy’r broses darganfod, alffa a beta ac y byddai popeth yn mynd yn ddidrafferth. Dim byd o’r fath! Fel mewn bywyd, nid yw’r heriau wedi diflannu, dim ond newid i fod yn rhai gwahanol. Mae symud o’r cam alffa i’r cam beta wedi agor byd newydd o drafodaethau a materion technegol i’w datrys.

Ailadrodd a phrofi

Profodd y cam alffa, gyda chymorth defnyddwyr gwasanaeth a’r rhai sy’n gweithio yn y gwasanaethau, y gallwn ddylunio rhywbeth a fydd yn ddefnyddiol ac yn datrys problem. Fe greon ni ein prototeipiau, ar ffurf lluniadau ar bapur i ddechrau, a datblygodd pob fersiwn newydd o’r rhain i fod yn fwy uwch-dechnoleg tan i ni gael negeseuon testun a phorth gwe a oedd yn edrych fel rhai go iawn ond nad oeddent yn fersiwn weithio. Trwy wneud hyn mewn ffordd cod isel/dim cod, gallwch ddangos eich syniad cyn buddsoddi mewn adnoddau technegol. Mae’r dull hwn hefyd yn caniatáu i chi ei brofi gyda defnyddwyr gwasanaeth go iawn, dirprwyon a staff gwasanaeth a gwneud newidiadau ar sail eu hadborth.

Dysgu o’r cam beta

Yn y cam beta, rydych yn cymryd eich syniad gorau o’r cam alffa ac yn dechrau ei greu o ddifrif, gan baratoi ar gyfer ei drosi i fod yn fyw, ar yr un pryd â lleiafu’r risg a mwyafu’r potensial i ddysgu ac ailadrodd y gwasanaeth.

Rydyn ni’n gwybod bod y datrysiad rydyn ni’n ei gynnig yn ddefnyddiol ac mae gennym syniad o sut byddai’n edrych. Rydyn ni bellach yn ystyried yr elfennau technegol a logistaidd. Mae’r meysydd y mae’n rhaid i ni eu hystyried yn cynnwys elfennau llywodraethu gwybodaeth fel pwy sy’n rhoi caniatâd i gael at y data a’i ddefnyddio ar system rheoli achosion a gaffaelir yn genedlaethol? Fel y disgrifiodd un unigolyn, gall llywodraethu gwybodaeth fod yn dir peryglus, sydd weithiau’n cynnwys cyfrifoldebau sy’n cydblethu ac yn aneglur. Mae hyn ar ben agweddau fel sut gallwn ni ddilysu defnyddwyr fel na all pobl eraill weld eu gwybodaeth a sut gallwn ni sicrhau bod yr unigolyn iawn yn cael at y wybodaeth – efallai na fydd y defnyddiwr gwasanaeth yn meddu ar y gallu, efallai na fydd yr atgyfeiriwr yn briodol.

Mae gennym ni benderfyniadau technegol i’w gwneud hefyd, fel yr iaith godio i’w defnyddio i ddylunio’r cynhyrchion. Mae angen i ni feddwl am bwy fyddai’n cynnal y system petaen ni eisiau iddi fod ar gael i bob awdurdod lleol, a’r goblygiadau ar gyfer yr adnoddau sy’n angenrheidiol i’w storio, ei chynnal a’i datblygu ymhellach. Mae’r holl gwestiynau hyn hefyd yn achosi i ni feddwl am ein capasiti a’n gallu. A oes gennym ni’r bobl sydd â’r sgiliau i’w chadw’n hyfyw ac yn gynaliadwy?

Rydyn ni hefyd yn dysgu am y rolau rheoli prosiect sy’n angenrheidiol. Bu’n wych dysgu am y rolau prosiect sy’n gysylltiedig â datblygu’r system, er enghraifft rheolwr cyflawni, rheolwr cynnyrch, perchennog cynnyrch, a deall rolau’r bobl hyn a phwy sy’n gwneud beth. Mewn awdurdod lleol nodweddiadol, bydd unigolyn yn cyflawni nifer o rolau’n aml ac yn gweithio ar lu o brosiectau neu becynnau gwaith, a’r perygl yw y byddai un unigolyn yn gorfod ceisio cyflawni’r holl rolau hyn yn ogystal â gweithio ar bethau eraill. Un o’r heriau sy’n ein hwynebu yw sut i addasu fel sefydliadau i gefnogi’r newid hwn.

Agwedd bwysig arall ar y cam beta, ac un y byddwn yn gweithio arni cyn hir, yw sut mae ein newidiadau arfaethedig yn integreiddio â’r ffordd mae’r gwasanaeth yn gweithio. Ar y cam hwn, byddwn yn mynd yn ôl at staff y gwasanaeth a’r rheng flaen i gael eu cymorth i sicrhau eu bod yn gweddu i’w ffyrdd o weithio ac yn gwneud bywyd yn hawdd iddyn nhw yn ogystal â’n defnyddwyr gwasanaeth.

Parhau i brofi

Rydyn ni’n dal i brofi’r cynnyrch a gwneud newidiadau drwy’r amser. Mae defnyddwyr gwasanaeth yn parhau i helpu i’w ddylunio, gan roi gwybod i ni sut mae’n edrych, pa mor hawdd ydyw i’w ddefnyddio, p’un a yw’n hygyrch i bobl ag amrywiaeth o anghenion. Mae gwneud yn siŵr bod pawb yn gallu defnyddio’ch gwasanaeth yn rhan bwysig o’r dylunio, ac yn ystod y cam beta rydyn ni wedi cynnal sesiynau profi hygyrchedd ac ymchwil rheolaidd gyda phobl go iawn. Mae eu hadborth yn caniatáu i ni wneud newidiadau i’r cynnyrch a gwella bob tro.

Cydweithio, dysgu a rhannu

A ninnau’n swyddogion awdurdod lleol, bu’n ddiddorol iawn gwylio a gwrando ar safbwyntiau defnyddwyr gwasanaeth a gweld y dyluniad yn newid o ganlyniad. Mae gennym ni dipyn o ffordd i fynd o hyd, ond rydyn ni’n gweld newid go iawn ac yn dysgu cymaint wrth i ni gydweithio ar faterion a heriau a rennir. Wrth i ni weithio trwy gam beta’r prosiect hwn, byddwn yn parhau i rannu’r hyn rydyn ni’n ei ddysgu a darparu diweddariadau wrth i ni weithio trwy’r heriau gyda’n gilydd.

Postiad blog gan:

Nita Sparkes, Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot

Mark Sherwood, Cyngor Sir Torfaen

Shaun Hughes, Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent

Gadewch ateb

Ni chyhoeddir eich cyfeiriad ebost. Mae'r meysydd gofynnol wedi eu marcio ag *