Adolygiad o’r Tirwedd Digidol – adroddiad alffa

Cynnwys

1. Crynodeb gweithredol
2. Adolyggiad Tirwedd: y dystiolaeth fanwl 
3. 16 cyfleoedd i wella gwasanaethau 
4. Camau nesaf 

1. Crynodeb gweithredol: mapio gwasanaethau digidol Cymraeg

Nod Adolygiad Tirwedd Digidol (DLR) CDPS yw datblygu gwell dealltwriaeth o wasanaethau cyhoeddus digidol presennol yng Nghymru er mwyn:

• nodi lle y gall y Gwasanaethau Plant a Phobl Ifanc helpu i gysylltu timau a gwasanaethau
• blaenoriaethu meysydd ar gyfer datblygiad a buddsoddiad

Cwblhaodd y DLR ei gyfnod alffa (archwiliadol) ar ddiwedd 2021. Fel rhan o alpha, casglodd y tîm bedair set wahanol o dystiolaeth:

• 120 o ymatebion i 2 arolwg o wasanaethau Cymraeg, yn cwmpasu safonau gwasanaeth a thechnoleg
• cyfweliadau ag arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus o 30 o sefydliadau a chanfyddiadau grwpiau ffocws gyda mwy na 100 o berchnogion gwasanaethau
• canfyddiadau pedwar gweithdy yn archwilio’r hyn a gynigir gan CDPS yn y dyfodol
• rhestr rannol o wasanaethau cyhoeddus Cymru (gyda dadansoddiad o’u nodweddion cyffredin ac anghenion defnyddwyr)

1.1 Wedi’i nodi: cyfleoedd ar gyfer cymorth

O’r pedair set hyn o dystiolaeth, nododd y Gwasanaeth, y Gwasanaethau Personél a Gwasanaethau Cyhoeddus 16 o gyfleoedd i’r Gwasanaethau Erlyn y Goron gefnogi datblygiad gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.

Ym maes beta (ail gam arbrofol datblygiad gwasanaeth Agile), bydd tîm DLR yn gweithio gydag uwch arweinwyr y CDPS i lunio cynllun gwaith y sefydliad yng ngoleuni canfyddiadau alpha.

Mae gweddill yr adroddiad hwn yn manylu ar y dystiolaeth a gasglwyd gan y DLR yn alpha a’r 16 o gyfleoedd cymorth a ddeilliodd o’r dystiolaeth honno.

2. Adolyggiad Tirwedd: y dystiolaeth fanwl

Roedd y 4 set o dystiolaeth a gasglwyd gan y DLR yn alpha (ymatebion arolwg, cyfweliadau, canfyddiadau gweithdai a rhestr gwasanaeth) yn ymdrin â:

• 280+ o wasanaethau ar draws Llywodraeth Cymru, llywodraeth leol a chyrff a noddir
• 200+ o wasanaethau cyffredinol y deallwn y mae’r rhan fwyaf o awdurdodau lleol Cymru yn eu darparu

Credwn ein bod yn cwmpasu pob gwasanaeth ar gyfer y sefydliadau yr ydym wedi siarad â hwy ond nid oeddem yn cwmpasu holl sefydliadau sector cyhoeddus Cymru.

2.1 Tystiolaeth arolwg: nodweddion gwasanaeth

Gwnaeth tîm DLR 2 arolwg yn alpha, yn cwmpasu safonau gwasanaeth a thechnoleg. Cafwyd ymatebion gan 120 o wasanaethau, naill ai mewn grwpiau ffocws neu ar-lein.

Yn nodweddiadol, nid oedd yr ymatebwyr yn ateb pob cwestiwn. Roedd rhai gwasanaethau’n cael trafferth rhannu rhifau data neu gostau gwasanaeth (darparodd tua thraean y data hwn).

Uchafbwyntiau’r arolwg

• 30 o sefydliadau sy’n ymwneud â’r cyfnod alffa
• Dywedodd 71% o wasanaethau y gallai taith y defnyddiwr o un pen i’r llall gael ei chwblhau’n ddigidol
• 5,000 o nifer canolrifol teithiau defnyddwyr blynyddol ar gyfer gwasanaethau a ddarparodd ddata defnyddwyr
• £250k – £300k canolrif cost rhedeg blynyddol ar gyfer gwasanaethau a ddarparodd ddata cost

Tabl: Trosolwg o ymatebion arolwg gwasanaeth yn ôl math o sefydliad

Tabl: Prif ddefnyddwyr pob gwasanaeth yn yr Adolygiad o Dirwedd Digidol

2.2 Tystiolaeth arolwg: safonau gwasanaeth

Uchafbwyntiau’r arolwg

• Roedd 47% o berchnogion gwasanaethau naill ai heb glywed am safonau’r gwasanaeth digidol, neu heb eu cymhwyso i’w gwasanaeth
• Nid yw 25% o wasanaethau ar gael yn llawn yn y Gymraeg
• Dywedodd 52% o wasanaethau eu bod wedi defnyddio metrigau i werthuso effeithiolrwydd eu harolwg
• Dywedodd 40% o wasanaethau eu bod yn cynnal ymchwil defnyddwyr*
• Nid oedd 49% o berchnogion gwasanaethau yn gwybod a oedd eu gwasanaeth yn bodloni’r safon hygyrchedd rhyngwladol
• Ni ddatblygwyd 47% o wasanaethau gan ddefnyddio dull iteraidd

*_{*Nid yw hyn yn cynnwys ymatebion sy’n nodi bod ymchwil defnyddwyr yn ymwneud â chwynion, neu ffurflen adborth yn unig. Gall y ffigur hwn gynnwys rhai gwasanaethau a oedd yn dehongli ymchwil defnyddwyr fel cwynion neu ffurflen adborth}

2.3 Tystiolaeth arolwg: nodweddion gwasanaeth

Mae’r canlyniadau’n seiliedig ar 26 o ymatebion i’r arolwg, gan gynnwys 5 o’r cyfnod darganfod (lle’r oedd y cwestiynau’n amrywio o’r arolwg alffa).

Uchafbwyntiau’r arolwg

• Roedd gan 47% o’r sefydliadau a ymatebodd dros 4,000 o weithwyr o gymharu â 27% gyda llai na 500
• 20 o sefydliadau sy’n ymwneud â’r cyfnod alffa
• Gallai 46% o ymatebwyr amcangyfrif cost flynyddol eu systemau adnoddau dynol a chyllid
• Atebodd 11 o ymatebwyr ar ran eu technoleg gwasanaeth o gymharu â 15 ar gyfer eu sefydliad

Tabl: Sefydliadau a ymatebodd i arolygon DLR

Tabl: Cyfran ymatebwyr yr arolwg yn ôl safle

2.4 Arolwg technoleg: cynnal, cynhyrchion a lleoli tîm

Tabl: Pa wasanaethau DLR a gynhelir ble

Tabl: Perthynas rhwng timau TG a Digidol mewn gwasanaethau DLR

Wordcloud: ymatebion i ‘Fasnachol oddi ar y silff a chynhyrchion SaaS a ddefnyddiwyd?’

2.5 Gwasanaethau: cydrannau sydd angen eu datblygu

Tabl: canran y gwasanaethau a fyddai’n elwa o gydrannau penodol

Canfyddiadau yn seiliedig ar ddadansoddiad o restr y DLR o:

• 280 a mwy o wasanaethau gan Lywodraeth Cymru, cyrff a noddir a sefydliadau iechyd a gofal
• 200 a mwy o wasanaethau gan awdurdodau lleol.

3. 16 cyfleoedd i wella gwasanaethau

Yn seiliedig ar y dystiolaeth a grynhoir uchod, datblygodd tîm DLR restr o 16 o gyfleoedd i wella gwasanaethau cyhoeddus Cymru. Sylwch fod y rhain yn feysydd ar gyfer cyfranogiad y CDPS ac nid ydynt yn cyfeirio at wasanaethau penodol.

Mae’r cyfleoedd yn cynnwys cymysgedd o:

• cyfleoedd eang i wella sut mae gwasanaethau cyhoeddus yn cael eu cynllunio a’u darparu
• cyfleoedd penodol i ddatblygu cydrannau a rennir
• cyfleoedd i weithio gyda sefydliadau ar gymorth â ffocws ar gyfer darparu gwasanaethau

Cyfle 1: Sicrhau bod cynhyrchion a gwasanaethau yn diwallu anghenion defnyddwyr trwy ymchwil defnyddwyr uniongyrchol

Mater (a grybwyllwyd gan 68% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Prin yw’r dystiolaeth bod gwasanaethau’n siarad yn uniongyrchol â phobl am eu profiad fel defnyddwyr gwasanaethau, ac mae’r rhan fwyaf o waith ymchwil yn cynnwys arolygon. Mae’r diffyg ymchwil defnyddwyr uniongyrchol hwn yn gwaethygu profiad defnyddwyr.

Manteision cyfle

Bydd ymchwil defnyddwyr mwy uniongyrchol yn:

• cynyddu effeithiolrwydd a’r nifer sy’n defnyddio gwasanaethau, gan y byddant yn cael eu cynllunio gyda gwell dealltwriaeth o anghenion defnyddwyr
• lleihau ail-weithio wrth i anghenion defnyddwyr gael eu deall ymlaen llaw
• cynyddu cynhwysiant digidol (yr amrywiaeth o bobl, gan gynnwys y rheini â rhwystrau hygyrchedd megis anabledd, sy’n gallu defnyddio gwasanaeth)

Tabl: ymatebion i ‘Ydych chi’n gwneud ymchwil defnyddwyr i ddeall pa mor effeithiol yw eich gwasanaeth ar gyfer defnyddwyr?’

Cyfle 2: Gwneud cynhyrchion a gwasanaethau yn gynhwysol ac yn hygyrch i bawb

Mater (a grybwyllwyd gan 76% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae gwasanaethau’n pryderu am gynhwysiant digidol ac, i raddau llai, hygyrchedd ond nid ydynt bob amser yn gwybod sut i ddatrys y materion hyn

Gyda’r pandemig a’r symudiad cyflym i gyflenwi gwasanaethau ar-lein, nid oedd pob gwasanaeth wedi’i gynllunio gan ystyried cynhwysiant digidol a hygyrchedd.

Nid yw gwasanaethau bob amser yn ddefnyddiadwy gan ddefnyddwyr sydd heb lythrennedd digidol, sydd â nam ar eu clyw neu ar eu golwg neu sydd ag anableddau dysgu.

Manteision cyfle

Bydd gwasanaethau mwy cynhwysol a hygyrch yn:

• lleihau gwaith ar draws sianeli lluosog wrth i fwy o ddefnyddwyr ddefnyddio’r prif lwybr
• arwain at brofiadau cadarnhaol a chanlyniadau gwell i bobl sydd wedi’u hallgáu’n ddigidol, sydd yn aml â’r angen mwyaf am wasanaethau cyhoeddus

Tabl: Cyfran y mathau o adborth y mae gwasanaethau DLR wedi’u derbyn

Cyfle 3: Datblygu gwasanaethau cyson o ansawdd uchel trwy gwrdd â Safonau Gwasanaeth Digidol

Mater (a grybwyllwyd gan 24% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid yw Safonau Gwasanaeth Digidol Cymru yn hysbys ac yn cael eu dilyn yn eang. Dim ond tua hanner y gwasanaethau sy’n defnyddio’r safonau gwasanaeth fel canllaw i ddylunio a darparu eu gwasanaeth. Mae tystiolaeth arall yn awgrymu nad yw llawer o wasanaethau’n bodloni pob un o’r safonau. Rydym am i wasanaethau ddeall y safonau a sut i newid eu gwasanaeth i’w cyrraedd.

Manteision cyfle

Bydd mwy o ymwybyddiaeth a mabwysiadu’r Safonau Gwasanaeth Digidol yn arwain at:

• gwell ymwybyddiaeth o arferion dylunio gwasanaethau da a lle gallai gwasanaethau fod yn ddiffygiol, gwella effeithiolrwydd a’r nifer sy’n manteisio ar wasanaethau cyhoeddus digidol yn eu tro
• mwy o gynhwysiant digidol, gwell seiberddiogelwch a mwy o benderfyniadau a yrrir gan ddata

Tabl: ymatebion i ‘Ydych chi wedi clywed am Safonau Gwasanaeth Cymraeg?’

Cyfle 4: Gwella profiad siaradwyr Cymraeg gyda dylunio gwasanaethau dwyieithog

Mater (a grybwyllwyd gan 32% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid oes gan bob gwasanaeth fersiwn Gymraeg. Mae’r rhai sy’n gwneud hynny yn cael eu cyfieithu gan amlaf yn hytrach na’u dylunio gyda defnyddwyr Cymraeg eu hiaith mewn golwg. Mae pobl sydd eisiau rhyngweithio yn Gymraeg fel arfer yn cael profiad defnyddiwr gwaeth na defnyddwyr Saesneg.

Manteision cyfle

Bydd mwy o wasanaethau ar gyfer siaradwyr Cymraeg yn arwain at:

• yr un lefel o brofiadau cadarnhaol i siaradwyr Cymraeg ag i siaradwyr Saesneg
• mwy o ddefnyddioldeb, gan arwain at fwy o ddefnydd a llai o ddyblygu gwaith mewn sianeli eraill
• mwy o wasanaethau yn dilyn arweiniad y llywodraeth ar hybu’r Gymraeg

Tabl: Arlwy Cymraeg ymhlith gwasanaethau DLR

Cyfle 5: Ailadrodd wrth ddylunio a darparu gwasanaethau

Mater (a grybwyllwyd gan 20% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae gwasanaethau’n cael eu hadeiladu, yna’n cael eu gadael, heb eu hailadrodd (yn cael eu gwella fesul cam). Gall y dull ‘rhaeadr’ hwn waethygu ansawdd gwasanaethau i ddefnyddwyr a lleihau pa mor hir y mae gwasanaethau’n cael eu defnyddio.

Manteision cyfle

Bydd mwy o iteriad gwasanaeth yn arwain at:

• profi amrywiaeth eang o syniadau, gan adael i ddatblygwyr ‘fethu’n gyflym’
• integreiddio cost-effeithiol adborth defnyddwyr
• defnyddwyr yn mabwysiadu gwasanaethau’n haws, wrth i broblemau gael eu llyfnhau yn ystod datblygiad

Tabl: ymatebion i ‘A yw’r gwasanaeth wedi’i gynllunio a/neu ei ddarparu gan ddefnyddio dull iteraidd?’

Cyfle 6: Grymuso perchnogion gwasanaethau

Mater (a grybwyllwyd gan 12% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid yw gwasanaethau’n cael eu harwain gan berchnogion gwasanaethau sydd wedi’u grymuso. Roedd bron i 90% o wasanaethau yn gallu enwi perchennog gwasanaeth, ond roedd y rôl hon bron bob amser yn rôl ar lefel adran neu swyddogaeth, yn hytrach na lefel gwasanaeth un.

Byddai gwasanaethau’n elwa o gael perchennog gwasanaeth wedi’i rymuso ar lefel gwasanaeth gweithredol i wthio gwelliannau.

Manteision cyfle

Bydd grymuso perchnogion gwasanaethau yn arwain at:

• gwasanaethau gwell, gan fod gan un unigolyn gyfrifoldeb dros y broses o’r dechrau i’r diwedd a’r gallu i uno polisi a strategaeth, timau datblygu meddalwedd ac adborth defnyddwyr
• perchnogion gwasanaethau yn olrhain metrigau perfformiad a chyllideb ar gyfer eu gwasanaeth, gan sicrhau bod y ddau yn cael eu bodloni

Siart: rolau perchennog ymhlith gwasanaethau DLR

Cyfle 7: Defnyddio metrigau perfformiad gwasanaeth yn systematig

Mater (a grybwyllwyd gan 28% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid yw timau gwasanaeth yn defnyddio metrigau ar berfformiad gwasanaeth (yn enwedig ymddygiad defnyddwyr ar-lein) mewn ffordd systematig. Pan fyddant yn defnyddio metrigau, maent yn tueddu i beidio â’u dal yn syml.

Dim ond tua 50% o’r gwasanaethau a arolygwyd gan y DLR a ddywedodd eu bod yn olrhain metrigau, ac roedd llai nag un rhan o dair yn olrhain unrhyw beth mwy nag ystadegau boddhad defnyddwyr a defnydd.

Manteision cyfle

Drwy olrhain metrigau yn fwy effeithiol, gallai gwasanaethau ddeall anghenion defnyddwyr yn well a gwella gwasanaethau’n barhaus i ddiwallu’r anghenion hynny. Yn benodol, byddai gwell metrigau yn arwain at y canlynol yn haws:

• nodi gwasanaethau sy’n ei chael hi’n anodd
• asesiad o sut mae pob fersiwn gwasanaeth yn perfformio, gan helpu i lunio darlun o arfer da
• nodi cydrannau gwasanaeth sy’n aneffeithiol ac sydd angen eu profi a’u hailgynllunio gan ddefnyddwyr

Tabl: ymatebion i ‘A ydych yn defnyddio unrhyw fetrigau i werthuso effeithiolrwydd eich gwasanaeth?’

Cyfle 8: Diogelu gwybodaeth sensitif a chadw data yn ddiogel

Mater (a grybwyllwyd gan 28% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae seiberddiogelwch da a diogelwch gwybodaeth, ac arbenigedd cysylltiedig, yn ddiffygiol ymhlith gwasanaethau Cymru. Gall arferion diogelwch sydd wedi’u diffinio’n wael arwain at dorri neu golli gwybodaeth sensitif.

Mae diffygion o’r fath yn gwneud sefydliadau’n agored i doriadau moesegol drwy gamddefnyddio gwybodaeth, yn ogystal â heriau cyfreithiol, ariannol ac enw da o ran diogelu data a storio gwybodaeth bersonol adnabyddadwy.

Manteision cyfle

Bydd gwell seiberddiogelwch a diogelwch gwybodaeth yn lleihau:

• y risg o dorri rheolau moesegol ac ariannol
• dibyniaeth ar y sector preifat am wasanaethau seiber a diogelwch gwybodaeth, gan leihau gwariant

Cyfle 9: Dylunio a darparu gwasanaethau mewn ffordd Ystwyth

Mater (a grybwyllwyd gan 68% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae diffyg sgiliau datblygu gwasanaethau Agile a rheoli rhaglenni yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae diffyg cefnogaeth hefyd i’r arferion hyn gan arweinwyr.

Dim ond nifer fach o sefydliadau a soniodd am ddatblygu sgiliau Agile fel rhan o’u trawsnewidiad digidol.

Manteision cyfle

Mae CDPS eisiau gwreiddio sgiliau Ystwyth ar bob lefel o fewn sefydliadau sector cyhoeddus Cymru:

• galluogi timau i weithio mewn ffordd ailadroddol sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr
• hyrwyddo diwylliant o gydweithio a gweithio’n agored, lle gall aelodau’r tîm brofi a methu’n gyflym i gyrraedd yr ateb gorau posibl

Cyfle 10: Dylunio a darparu gwasanaethau gyda rolau DDaT, hyd yn oed mewn sefydliadau a thimau llai

Mater (a grybwyllwyd gan 12% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Anaml y mae gwasanaethau Cymraeg yn defnyddio enwau rolau digidol, data a thechnoleg (DDaT) y llywodraeth ganolog yn benodol. Mae sefydliadau hefyd yn cael anhawster i ddeall sut y gellid gweithredu DDaT mewn sefydliadau a thimau llai.

Roedd gan lawer o sefydliadau strwythurau tîm llai nag y mae fframwaith DDaT yn ei awgrymu. Disgrifiodd rhai sefydliadau eu hunain fel rhai “traddodiadol”.

Manteision cyfle

Byddai gwasanaethau a sefydliadau yn elwa o ymgorffori rolau a strwythurau tîm DDaT i ddarparu gwasanaethau digidol. Byddai hynny’n:

• creu sylfaen ar gyfer timau effeithiol a chyflawn sy’n gallu dylunio a darparu gwasanaethau gwell sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr
• helpu recriwtio a chadw a chreu llwybr ar gyfer datblygiad proffesiynol parhaus

Tabl: nifer y rolau DDaT mewn timau gwasanaeth DLR yn ystod y cyfnodau dylunio a chyflawni

Cyfle 11: Caffael gwasanaethau digidol effeithiol

Mater (a grybwyllwyd gan 56% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae sefydliadau’n gweld caffael gwasanaethau technegol yn anodd ac yn araf, ac yn aml caiff ei rwystro gan fiwrocratiaeth sefydliadol. Y canlyniad yw gwasanaethau sy’n aml yn methu â bodloni disgwyliadau.

Byddai gwasanaethau’n elwa o ganllawiau ar sut i gaffael gwasanaethau technegol yn fwy effeithlon.

Manteision cyfle

Byddai caffael technegol gwell yn:

• osgoi sefyllfaoedd lle mae cynhyrchion yn methu ag integreiddio neu fodloni anghenion defnyddwyr
• arwain at fwy o hyder ymhlith timau a gwell gwerth am arian
• arwain at welliant cyflym yn y gwasanaeth, gan ddod â’r gorau o ddatblygiad y sector preifat i ddefnyddwyr

Cyfle 12: Recriwtio a chadw staff sydd eu hangen i ddarparu gwasanaethau digidol da

Mater (a grybwyllwyd gan 44% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae sefydliadau’n ei chael hi’n anodd recriwtio a chadw staff i ddarparu eu gwasanaethau, gan nodi’n arbennig anhawster wrth baru cyflogau’r sector preifat.

Soniodd llawer o wasanaethau am ddiffyg pobl fel her – roedd timau dan bwysau, heb unrhyw allu i feddwl am welliant parhaus. Mewn rhai timau, roedd sgiliau hanfodol wedi’u crynhoi o fewn ychydig o unigolion a oedd yn symud ymlaen, gan adael bwlch sylweddol.

Manteision cyfle

Byddai sefydliadau’n elwa o feddwl am sut maen nhw’n recriwtio ar gyfer rolau digidol er mwyn:

• maent yn bodloni’r prinder presennol, gan fynd â thimau gwasanaeth o “gadw’r golau ymlaen” i allu gwella eu gwasanaethau yn unol ag anghenion defnyddwyr
• mae gan sefydliadau sylfaen gynyddol o arbenigedd, sy’n lleihau’r amser a dreulir yn hyfforddi aelodau newydd o staff ac yn arwain at arolygiaeth hirdymor a chyson o drawsnewid gwasanaethau

Cyfle 13: Cysylltu gwasanaethau o fewn cyfrifon defnyddwyr

Mater (a grybwyllwyd gan 28% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae gan sefydliadau, ac yn arbennig cynghorau lleol, ddiddordeb mawr mewn cysylltu gwasanaethau o fewn cyfrifon defnyddiwr sengl. Roedd sefydliadau iechyd a gofal hefyd yn dangos diddordeb mawr.

Manteision cyfle

Mae cysylltu gwasanaethau o fewn cyfrifon defnyddwyr yn arwain at:

• profiad gwell i ddefnyddwyr – llai o fewngofnodi, mewnbynnu gwybodaeth yn llai aml, y gallu i wirio eu data eu hunain
• adlewyrchiad gwell o anghenion defnyddwyr ar deithiau defnyddwyr – er enghraifft, cysylltu gwasanaethau canolfan waith a budd-daliadau diweithdra
• symleiddio’r broses o ddatblygu gwasanaethau drwy ddatblygu gwasanaethau cysylltiedig ar yr un pryd

Tabl: Canran y gwasanaethau DLR a fyddai’n elwa o ddilysu defnyddiwr

Cyfle 14: Adeiladu ffurflenni yn hytrach na ffeiliau PDF

Mater (a grybwyllwyd gan 36% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae gwasanaethau adeiladu ffurflenni yn gyffredin mewn rhai ardaloedd ond nid ydynt yn bodoli mewn eraill. Mewn rhai sefydliadau, gall defnyddwyr ryngweithio â’r rhan fwyaf o wasanaethau trwy ffurflen a chael taith defnyddiwr digidol o un pen i’r llall.

Fodd bynnag, nid yw tua chwarter y gwasanaethau yn cefnogi taith defnyddiwr gwbl ddigidol, gyda llawer yn gofyn i ddefnyddwyr lawrlwytho ac e-bostio ffurflenni PDF.

Manteision cyfle

Byddai adeiladu ffurflenni ar draws gwasanaethau yn gwella profiad defnyddwyr a staff trwy leihau:

• gwaith llaw ar gyfer timau a’r risg o golli data trwy storio papur
• gwariant dyblyg ar ddarparwyr preifat, gan fod ffurflenni yn gydrannau hanfodol o lawer o wasanaethau

Tabl: Canran y gwasanaethau DLR sydd angen mewnbynnu a storio data gan ddefnyddwyr

Cyfle 15: Olrhain trafodion trwy system rheoli achosion

Mater (a grybwyllwyd gan 48% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Mae llawer o wasanaethau yn dal i olrhain trafodion â llaw trwy gadwyni e-bost, hyd yn oed pan oedd y defnyddiwr yn rhyngweithio â’r gwasanaeth yn ddigidol yn y pen blaen. Dywedodd gwasanaethau eraill fod angen gwell systemau rheoli achosion arnynt.

Manteision cyfle

Byddai rheoli achosion yn well yn arwain at:

• profiadau gwell i ddefnyddwyr gan nad yw ‘edau’ y trafodion yn cael ei ollwng
• llai o lwyth gwaith llaw ar gyfer timau gwasanaeth, yn enwedig lle mae sianeli nad ydynt yn rhai digidol yn rhan o waith dilynol ar achosion

Tabl: Canran y gwasanaethau DLR sydd angen olrhain trafodion

Cyfle 16: Defnyddio gwasanaethau a ddatblygwyd yn ganolog

Mater (a grybwyllwyd gan 24% o sefydliadau grwpiau ffocws)

Nid yw gwasanaethau yng Nghymru bob amser yn mabwysiadu gwasanaethau a ddatblygir yn ganolog. Nid oedd llawer o sefydliadau yn gwybod am wasanaethau GOV.UK fel Hysbysu neu Dalu neu wasanaethau Cymraeg fel Hwb, er enghraifft, neu ni wnaethant eu defnyddio.

Manteision cyfle

Byddai mabwysiadu datrysiadau canolog neu ddefnyddio system ddylunio ganolog yn dod â chysondeb ac ansawdd i wasanaethau tra:

• ​lleihau’r amser a’r arian sy’n cael ei wario ar gaffael cyflenwyr preifat amgen
• symleiddio’r defnydd o adnoddau gan fod gan wasanaethau canolog fel arfer dîm cefnogi craidd
• creu profiad unffurf i ddefnyddwyr, waeth beth fo’u lleoliad

4. Camau nesaf

Gan gyfeirio at y cyfleoedd a nodwyd yn y cyfnod alffa, yn ystod beta bydd y tîm DLR yn:

• gweithio gydag arweinwyr CDPS i fireinio portffolio CDPS
• gwneud mwy o ymchwil i danategu ein canfyddiadau
• cynnal astudiaeth benodol ar gynhwysiant digidol, gyda’r nod o gynhyrchu cyfeiriadur cynhwysfawr o weithgarwch cynhwysiant yng Nghymru

Adolygiad o’r Tirwedd Digidol – adroddiad alffa

Nod Adolygiad Tirwedd Digidol CDPS yw deall gwasanaethau cyhoeddus digidol Cymru yn fanwl er mwyn blaenoriaethu datblygiad a buddsoddiad.