Dilyn/pregeth – hyfforddiant digidol fel gwasanaeth
Mae tîm sgiliau CDPS wedi bod yn mesur eu perfformiad blaenorol yn erbyn safonau CDPS, a bu’n ymarfer poenus ond gwerth chweil
19 Gorffennaf 2022
Ers diwedd 2021, mae’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) wedi hyfforddi mwy na 600 o bobl o bob rhan o’r sector cyhoeddus a’r trydydd sector yng Nghymru mewn sgiliau digidol ac Ystwyth. Rydyn ni wedi cael llawer o adborth cadarnhaol ac mae awydd ar draws Gymru i ni barhau. Ond fel yr esbonion ni yn blog diweddaraf, rydyn ni’n atal ein hyfforddiant dros dro yn ystod yr haf er mwyn cael dealltwriaeth well o anghenion ein defnyddwyr.
Dal ein hunain i gyfrif
Er bod ein hyfforddiant wedi cael ei groesawu, roedd angen i ni archwilio a gwerthuso’r hyn a wnaethom, beth oedd wedi gweithio’n dda a beth nad oedd wedi gweithio’n dda. Roedden ni eisiau ‘dilyn ôl troed’ ein defnyddwyr a chael dealltwriaeth go iawn o’u profiad.
Un o’r ffyrdd y gwnaethon ni hyn oedd trwy brofi ein rhaglen hyfforddi yn erbyn Safonau Gwasanaeth Digidol CDPS – meincnod CDPS ar gyfer gwasanaethau gwych sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr yng Nghymru. Er nad oedd yr hyfforddiant wedi’i ddylunio fel gwasanaeth, dyna sut cafodd ei ddefnyddio ac roedd yn bwysig ei asesu fel yna.
Meini prawf y Safonau Gwasanaeth
Mae’r Safonau Gwasanaeth wedi’u rhannu’n dri maes (‘Bodloni anghenion defnyddwyr’, ‘Creu timau digidol da’ a ‘Defnyddio’r dechnoleg iawn’), gyda gofynion ym mhob un.
Fe adolygon ni bob un o’r meysydd hyn yn fanwl yn erbyn ein hyfforddiant a rhoi sgôr i’n hunain o 1 i 5 (gydag 1 yn cynrychioli’r safon isaf).
Sut gwnaethon ni?
Ddim yn dda iawn, a dweud y gwir. Fe amlygon ni fylchau yn y ffordd yr oedd hyfforddiant yn cael ei greu, ei gynnal a’i hyrwyddo. Ond fe edrychon ni ar bethau o safbwynt senario delfrydol, gan osod targed uchel. Rydyn ni’n rhoi sylw i’r meysydd lle gwelwyd y diffygion mwyaf, yn ogystal â’r meysydd y gwnaethon ni’n dda ynddynt, i ddysgu o’r profiad.
Dyma rai o’n prif ganfyddiadau yn erbyn y Safonau Gwasanaeth Digidol:
Deall defnyddwyr a’u hanghenion
Nid oeddem wedi cynnal digon o waith ymchwil defnyddwyr i gadarnhau beth oedd anghenion defnyddwyr a ph’un a oeddem wedi’u bodloni. Er enghraifft, pa mor hawdd ydoedd i gyfranogwyr drosi eu hyfforddiant i’w swyddi? Pa fath o hyfforddiant oedd yn gweddu orau i ba fath o gyfranogwr? Doedden ni ddim wedi amlygu arfer da.
Gweithio’n agored
Nid oedd ein cyfathrebu o’r dechrau i’r diwedd yn cael ei oruchwylio, a oedd yn arwain at ddiffyg cysylltiad rhwng ein cyfathrebu hyrwyddol (er enghraifft ar gyfryngau cymdeithasol ac yng nghylchlythyr CDPS), ein cyfathrebu gweinyddol (er enghraifft y negeseuon e-bost a anfonwyd gennym at gyfranogwyr) a chyfathrebu gan ein partneriaid hyfforddi. Roedd hyn yn creu profiad cyfathrebu anghyson a dryslyd i gyfranogwyr.
Defnyddio technoleg y gellir addasu ei graddfa
Fe ddefnyddion ni safle archebu trydydd parti a oedd yn ein hatal rhag goruchwylio’r broses archebu o’r dechrau i’r diwedd a chyfathrebu cysylltiedig yn llawn. Doedden ni ddim yn siŵr:
- pryd a sut roedd gwahoddiadau calendr yn cael eu hanfon neu os oeddent yn cael eu dyblygu
- p’un a oedd y gwahoddiad yn gydnaws â meddalwedd e-bost a chalendr y derbynnydd
- pa mor hawdd ydoedd i newid archeb
Bod â pherchennog gwasanaeth sydd wedi’i rymuso
Fe gawson ni sgôr uchel yn y maes hwn, oherwydd bod gennym berchennog gwasanaeth penodol a chanddo’r awdurdod i wneud yr holl benderfyniadau busnes, cynnyrch a thechnegol am y gwasanaeth. Roedd y tîm yn teimlo effaith gref perchnogaeth glir, ac mae hynny’n rhywbeth y byddwn yn ei gynnal.
Yn boenus, ond yn werth chweil
Roedd asesu ein hyfforddiant yn erbyn y Safonau Gwasanaeth wedi amlygu’r angen am wasanaeth cofleidiol mwy cyfannol. Mae angen i ni oruchwylio o’r dechrau i’r diwedd. Mae angen i ni ddeall mwy am yr hyn sy’n denu pobl o’r sector cyhoeddus a’r trydydd sector yng Nghymru at CDPS a sut gallwn helpu i wella’r gwasanaethau sy’n cael eu cynnal gan y sector cyhoeddus.
Mae’r broses asesu hon wedi bod braidd yn boenus ar adegau, ond 100% yn werth chweil. Nawr, fe allwn greu hyfforddiant gwell sydd:
- yn bodloni anghenion defnyddwyr
- yn fwy perthnasol i swyddi’r cyfranogwyr
- yn rhoi’r sgiliau i gyfranogwyr wella gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru yn y pen draw
Os hoffech chi gael gwybod mwy am y broses a ddilynon ni a sut gallai helpu eich sefydliad, bydden ni’n falch iawn o gael sgwrs.