Cyflawniadau cam alffa’r CDPS a’r gwersi a ddysgwyd
19 Chwefror 2021
Cyflwyniad a diben
Rhwng mis Mehefin 2020 a mis Mawrth 2021, mae’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) yn cynnal ei cham Alffa, gan brofi’r canfyddiadau o’r cam Darganfod a dechrau darparu ar draws nifer o feysydd i wella’r ffordd y mae gwasanaethau cyhoeddus yn cael eu darparu yng Nghymru.
Mae’r papur hwn yn amlinellu cyflawniadau allweddol CDPS o fis Mehefin 2020 tan fis Ionawr 2021.
Ein cyflawniadau
Trefnu sgwad arbenigol
Mae ein sgwad arbenigol wedi rhoi’r sgiliau a’r gallu i ni arwain ac arddangos methodolegau ystwyth ac arferion gorau sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr wrth ddylunio a gweddnewid y ffordd y darperir gwasanaethau.
Dyma’r cynnydd allweddol yn y maes gwaith hwn:
- gweithio ar y cyd â 3 awdurdod lleol nad oeddent wedi cydweithio o’r blaen
- ennill ymddiriedaeth y staff a’r uwch dimau a, gyda’n gilydd, amlygu problem gyffredin ym maes mynediad at ofal cymdeithasol i oedolion
- cynnal ymchwil defnyddwyr, dylunio prototeipiau’n gyflym a phrofi’r syniadau hyn gyda’r defnyddwyr
- symud y gwaith ymlaen yn gyflym i’r cam Beta i brofi, mireinio a chyflawni newid ymhellach
- mae uwch reolwyr a staff yn y tri awdurdod lleol eisiau mabwysiadu’r ffordd newydd ystwyth hon o weithio sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr, ac maen nhw i gyd wedi ymrwymo i ddefnyddio’r dull hwn mewn prosiectau gweddnewid yn y dyfodol
Pwyntiau dysgu allweddol:
- mae’r awdurdodau lleol sy’n gysylltiedig i gyd wedi dechrau meddwl am sut gallant roi eu preswylwyr wrth wraidd eu gwasanaethau. Maen nhw wedi ennill hyder o’r profiad ac, o ganlyniad, maen nhw i gyd wedi comisiynu sgwadiau ychwanegol heb gymorth uniongyrchol gan y Ganolfan. Maen nhw wedi cael eu hysbrydoli i barhau â’u taith ddigidol
- mae timau rheoli wedi sylweddoli bod angen iddynt archwilio eu dyluniad sefydliadol a’u trefniadau cynllunio’r gweithlu yn y dyfodol, a bydd arnynt angen cymorth i wneud hynny
- cydnabyddiaeth o’r angen i barhau i ddarparu cymorth a helpu amlygu a darparu hyfforddiant sgiliau priodol, helpu i fabwysiadu’r safonau gwasanaeth cyffredin, ffurfio cysylltiadau a chreu Cymunedau Ymarfer sy’n gallu caniatáu i’r timau ddatblygu eu rhwydweithiau cymorth eu hunain
Ychwanegu at lwyddiant ein sgwad arbenigol gyntaf
Yn dilyn llwyddiant y sgwad arbenigol enghreifftiol wrth helpu i weddnewid agwedd ar ofal cymdeithasol i oedolion yn ddigidol mewn ffordd sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr, mae CDPS wedi cael ei chomisiynu gan raglenni sector cyhoeddus eraill yng Nghymru i helpu i gyflwyno ymagwedd Sgwad i helpu i ddeall anghenion defnyddwyr a’r broblem y mae gwir angen ei datrys.
Mae gwaith presennol yn cynnwys:
- arwain sgwad arbenigol, a ariennir gan y rhaglen Democratiaeth Ddigidol, i edrych ar yr heriau a’r anghenion defnyddwyr y mae angen i’r 22 awdurdod lleol fynd i’r afael â nhw er mwyn gweithredu egwyddorion Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru)
- arwain sgwad arbenigol, a ariennir gan y rhaglen Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol, i gynnal cam darganfod ynglŷn â’r angen i eGaffael esblygu er mwyn darparu profiad gwell i brynwyr a chyflenwyr
- cynorthwyo prosiectau’r Gronfa Trawsnewid Llywodraeth Leol i weithio tuag at y safonau gwasanaeth digidol a darparu cymorth cyflawni arall
Pwyntiau dysgu allweddol:
- nid oes gennym ddealltwriaeth glir o ba wasanaethau digidol a gynigir ar draws y sector cyhoeddus, pwy maen nhw’n eu gwasanaethu a sut maen nhw’n cael eu mesur. Mae angen ymarferiad manwl ar draws y sector cyhoeddus i bennu’r llinell sylfaen
- mae galw uchel am ein gwasanaethau a’n cymorth
Pwyslais ar sgiliau a gallu
Mae “digidol” a’r sgiliau a’r technegau cysylltiedig yn ffordd newydd o weithio i lawer o staff ac uwch arweinwyr y sector cyhoeddus. Er bod pocedi o staff profiadol a thra medrus sy’n arwain gweddnewid gwasanaethau’n ddigidol mewn rhai rhannau o’r sector cyhoeddus yng Nghymru, amlygwyd y diffyg cyffredinol o ran sgiliau a gallu digidol fel rhwystr allweddol rhag gweddnewid ar raddfa fawr.
I ddechrau mynd i’r afael â hyn, rydym wedi:
- gweithio ar y cyd â darparwr hyfforddiant yng Nghymru, sef We Are ServiceWorks, i ddatblygu sesiwn ymwybyddiaeth ‘Cyflwyniad i weddnewid digidol’ 90 munud ar gyfer uwch arweinwyr, a dreialwyd gennym yn y 3 awdurdod lleol. Mae’r sesiynau ymwybyddiaeth hyn yn eu helpu i ddeall y syniad o ddylunio gwasanaethau sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr, methodolegau ystwyth a’r eirfa newydd sy’n cael ei defnyddio
- hyd yma, mae’r sesiynau wedi cael eu darparu i 128 o staff (84 o uwch arweinwyr a 44 o swyddogion etholedig), ac mae pob un ohonynt wedi rhoi adborth cadarnhaol iawn ar y cwrs.
- Ymestyn y cynnig hwn o hyfforddiant i bob awdurdod lleol, gan anelu at fod wedi cyflwyno’r sesiwn iddyn nhw a sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus, gan gynnwys timau iechyd a sawl corff hyd braich, erbyn diwedd mis Mawrth
- cynnal prosiect darganfod gyda phartner, sef Gnos-tec, i ennill dealltwriaeth ddyfnach o’r anghenion sgiliau a gallu ar draws sectorau. Rydym yn gweithio gydag Addysg fel sector i lunio cynlluniau cyflawni manwl sy’n cyd-fynd â’r Strategaeth Ddigidol i Gymru. Gweithio gydag uwch arweinwyr a swyddogion i archwilio sut i fanteisio ar lwyddiannau presennol fel Hwb a’r Fframwaith Cymhwysedd Digidol i alluogi athrawon i ddod yn fwy hyderus a manteisio ar offer digidol a ffyrdd digidol o weithio
- gweithio ar y cyd â thîm Hwb yn y sector Addysg, y Prif Swyddog Digidol ar gyfer Llywodraeth Leol a dau awdurdod lleol i weld sut gallai Platfform Hwb gefnogi anghenion hyfforddi staff llywodraeth leol. Gwnaethom weithio ar y cyd â thîm Hwb yn y sector Addysg, y Prif Swyddog Digidol ar gyfer Llywodraeth Leol a dau awdurdod lleol i archwilio sut gallai Platfform Hwb, o bosibl, gefnogi anghenion hyfforddi staff ac aelodau llywodraeth leol
Pwyntiau dysgu allweddol:
- mae’r hyfforddiant a wnaed hyd yma wedi cynyddu hyder, gan wella dealltwriaeth arweinwyr o’r angen am ddigidol a datblygu gwasanaethau digidol da sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr. O ganlyniad, mae’r awdurdodau lleol hynny wedi cefnogi a hyrwyddo gwaith y Ganolfan ac archwilio recriwtio swyddogion sydd â sgiliau digidol a galluoedd ymchwil defnyddwyr a dylunio
- mae angen ystyried cyd-destun y sefyllfa er mwyn cynyddu sgiliau a galluoedd digidol e.e. mae anghenion gweithwyr cymdeithasol yn wahanol i rai athrawon neu feddygon teulu. Mae’r prosesau, yr offer, y dechnoleg a’r ffactorau risg yn gofyn am ymagweddau gwahanol
Gweithio’n agored
Mae gweithio’n agored wedi bod yn fan cychwyn ar gyfer y ffordd rydym yn cyfathrebu fel CDPS. Rydym eisiau rhannu cymaint ag y gallwn, bod yn dryloyw a rhoi cyfle i bobl gymryd rhan yn ein gwaith i wella gwasanaethau cyhoeddus ledled Cymru. Ers mis Hydref, rydym wedi:
- lansio ein blog gyda mwy na 25 o bostiadau yn ymdrin â meysydd fel yr hyn a ddysgwyd gan ein sgwadiau arbenigol, lansio ein cyfres rhannu gwybodaeth a rhoi diweddariadau ar ein cynnydd a’n cynlluniau
- lansio gwefan lle y gall unrhyw un sydd â diddordeb mewn darparu gwell gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru ddod o hyd i wybodaeth, diweddariadau ac arweiniad ac ymuno â chymunedau
- cyflwyno’r cyfleoedd a’n hymagwedd sy’n dod i’r amlwg at weddnewid digidol mewn digwyddiadau a chynadleddau digidol ledled Cymru, y Deyrnas Unedig ac yn rhyngwladol
- cael gwahoddiad i ymuno ag uwch Fyrddau strategol i helpu i ddylanwadu, rhoi cyfeiriad a thaflu goleuni ar uchelgais y sector cyhoeddus a’r cyfle a ddaw yn sgil hynny
Pwyntiau dysgu allweddol:
- rydym yn gwybod bod angen i ni ei gwneud yn haws i bobl gael diweddariadau. Byddwn yn archwilio lansio cylchlythyr, man cydweithredol ar gyfer cymunedau ymarfer, modd i archebu cyfleoedd dysgu a datblygu a chyflwyno nodwedd sylwadau i’n blog
- mae angen i ni ddeall ein cynulleidfaoedd yn well er mwyn sicrhau’r cydbwysedd iawn o ran cyfathrebu dwyffordd ac adborth
- bu angen cymorth Cymraeg i weithio’n effeithiol
- mae angen egluro gofynion er mwyn osgoi oedi wrth weithio yn ôl safonau Iaith Profiad Cyflawn (GEL) Llywodraeth Cymru
Gosod safonau cyffredin a rhannu gwybodaeth
Dwy o’r heriau sy’n wynebu’r sector cyhoeddus yng Nghymru a amlygwyd yn ystod y cam darganfod oedd diffyg safonau gwasanaeth cyffredin a diffyg dealltwriaeth o’r hyn yr oedd pobl eraill yn ei wneud yn y maes hwn ledled Cymru ac yn ehangach. Yn ystod y cam hwn, rydym wedi:
- cyhoeddi set ddrafft o safonau gwasanaeth digidol cyffredin a ddatblygwyd yn seiliedig ar sgyrsiau â nifer o sefydliadau sector cyhoeddus yng Nghymru
- mae’r deg safon gwasanaeth digidol ar gyfer Cymru yn cynnal y gofyniad craidd i ddeall y defnyddiwr a’i anghenion, ac yn datblygu’r rhain i sicrhau bod gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru yn cefnogi egwyddorion a nodau llesiant cenedlaethau’r dyfodol ac yn hyrwyddo’r Gymraeg
- ymgysylltu â llawer o staff sector cyhoeddus ar draws pob sector yng Nghymru i gael dealltwriaeth well o anghenion staff a’r cymorth y mae arnynt ei angen i ddarparu gwasanaethau gwell sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr
- lansio’r Gymuned Ymarfer gyntaf sy’n canolbwyntio ar ddylunio gwasanaethau digidol yn y Gymraeg. Mae’r gymuned wedi dwyn ynghyd staff o gyrff hyd braich, Llywodraeth y Deyrnas Unedig, Llywodraeth Cymru a’r sector preifat, sydd i gyd yn rhannu’r un awydd i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus sy’n cefnogi’r Gymraeg
- lansio cyfres o weminarau rhannu gwybodaeth sy’n dod â siaradwyr arbenigol ynghyd i rannu syniadau, awgrymiadau a meddyliau, ac sy’n annog trafodaeth
Pwyntiau dysgu allweddol:
- mae angen i bob un o’r deg safon wasanaeth gael ei chefnogi gan enghreifftiau o arfer gorau a llawlyfr sy’n rhoi arweiniad i staff ar sut i weithio tuag at fabwysiadu a dilyn y safonau hyn yn eu sefydliadau
- ceir awydd am gymunedau a chydweithio ar draws sectorau a sefydliadau y mae angen ei feithrin, ond mae angen gwneud ymdrech er mwyn iddo ddod yn gyffredin
- ceir diffyg arbenigedd yng Nghymru ynglŷn â sut i greu gwasanaethau digidol da yn unol â safonau, ac mae angen meddwl am ba ddulliau sydd ar gael i ddatblygu’r galluoedd. Bydd cyflymder newid a chynaliadwyedd sgiliau yn dibynnu ar yr opsiynau a ddewisir mewn meysydd mor amrywiol â chaffael, recriwtio a fframweithiau tâl a gwobrwyo
Recriwtio panel cynghori
Rydym wedi sefydlu panel cynghori arbenigol o 14 o bobl a chanddynt brofiad helaeth o arwain gweddnewid gwasanaethau ar draws y sector cyhoeddus, y sector preifat a’r trydydd sector ledled Cymru, y Deyrnas Unedig ac yn rhyngwladol. Mae’r panel yn rhoi cymorth, cyngor a her feirniadol.
Er mwyn helpu i gynyddu gallu a thyfu’r genhedlaeth nesaf o arweinwyr digidol yng Nghymru, rydym hefyd wedi ffurfio panel prentisiaid o arweinwyr digidol sy’n dod i’r amlwg yng Nghymru. Mae aelodau ein panel prentisiaid yn cael eu paru ag un o aelodau ein panel cynghori sy’n gweithredu fel hyfforddwr a mentor.
Mae manylion llawn aelodaeth y panel ar gael yma
Beth sydd nesaf?
Mae CDPS wedi sicrhau cyllid gan Lywodraeth Cymru ar gyfer y 12 mis nesaf, ond dyma megis ddechrau taith uchelgeisiol i gefnogi’r broses o ddylunio a darparu gwell gwasanaethau cyhoeddus sy’n bodloni anghenion a disgwyliadau’r defnyddiwr. Rydym wrthi ar hyn o bryd yn cynllunio ar gyfer 21/22, gan ddatblygu’r tîm a’r mesurau llywodraethu a llwyddo a fydd yn caniatáu i ni barhau i gyflawni’n gyflym.
