Cyfathrebu’n Agored

Gan Victoria Ford, Arweinydd Cyfathrebu, Canolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol Cymru (CDPS)  

‘Cafodd yr erthygl hon ei rhannu yn wreiddiol ar y 9 Chwefror 2021 ar comms2point0, gofod rhannu gwybodaeth ar gyfer pobl broffesiynol sy’n gweithio yn y maes cyfathrebu.’

Cafodd y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) ei lansio Mehefin 2020. Y nod oedd gweithio gyda phobl ar draws y sector gyhoeddus yng Nghymru i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus cynhwysol a hawdd eu cyrraedd a sicrhau fod pobl oedd yn dylunio a darparu gwasanaethau gyda’r sgiliau, y gallu, yr uchelgais a’r gefnogaeth i wneud hynny. 

Cyfathrebu’n agored oedd y nod o’r dechrau. Roeddem eisiau rhannu syniadau, beth oeddem ni yn ei ddysgu a sgyrsiau wrth i ni fynd yn ein blaenau.  Un o’r gweithgareddau cyntaf wnaeth y Ganolfan oedd creu set o Safonau Gwasanaethau Digidol. Maent yn set cyffredin o safonau i unrhyw un sy’n adeiladu gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.  Maent yn canolbwyntio ar Ddeddf Cenedlaethau’r Dyfodol, yr iaith Gymraeg a’r angen i sicrhau nad oes unrhyw un yn cael eu gadael ar ôl. 

Mae’r safonau hyn hefyd yn dylanwadu ein gwaith cyfathrebu, yn arbennig y safon sy’n dweud ein bod am weithio yn agored. Mae’n dweud 

Dylem sicrhau fod y gwasanaethau ydym ni yn eu hadeiladua’r technegau ydym ni yn eu defnyddio i’w hadeiladu, mor agored â phosibl. 

Fel maent yn datblygu gwasanaethaudylai timoedd drafod y penderfyniadau maent yn eu gwneud yn agored a beth maen nhw yn dysgu ohonynt.  Dylent hefyd rannu côdpatrymau a darganfyddiadau mor agored â phosibl er mwyn helpu eraill sy’n bwriadu adeiladu gwasanaethau cyhoeddus gwych yng Nghymru. 

Dyma oedd ein sail ni ar gyfer cyfathrebu yn CDPS.  Rydym eisiau rhannu gymaint ag y gallwn, mewn modd clir sy’n rhoi cyfle i bobl weithio gyda ni er mwyn gwella gwasanaethau cyhoeddus ledled Cymru.  Nid rhannu straeon newyddion da yn unig yw’r bwriad, ond rhannu pob stori. Rydym yn gwybod ein bod yn dysgu trwy roi cynnig ar bethau newydd. Mae rhannu beth ydym ni wedi ei ddysgu o ganlyniad i hynny yn ffordd wych i annog eraill i roi cynnig ar syniadau newydd a chymryd rhan.  Felly, beth ydym ni wedi bod yn ei wneud a sut mae pethau’n mynd? 

Ein blog 

Mae blogs yn ffordd hawdd i ni drafod ein gwaith a rhannu gwybodaeth. Rydym wedi bod yn defnyddio ein blogs i rannu diweddariadau, tynnu sylw at lwyddiant, rhannu beth ydym ni wedi ei ddysgu a chynnig llais i’r bobl a’r sefydliadau ydym ni wedi bod yn gweithio gyda hwy. 

Mae blogio yn gadael i ni brofi syniadau a ffordd o feddwl a’r gobaith ydy ei fod yn gwneud hi’n haws i bobl deimlo cysylltiad gyda ni a’n gwaith. Un o’r camau nesaf ydy gadael i bobl danysgrifio i’n blog a chael diweddariadau dros e-bost. Trwy wneud hynny, gallwn sicrhau fod pobl yn cael y wybodaeth maen nhw ei hangen, heb ddyblygu cynnwys mewn cylchlythyr neu e-bost ar wahân. 

Hyd yn hyn, mae ein blog yn gymysgedd o gynnwys wedi ei ddarparu gan eraill a negeseuon wedi eu hysgrifennu gen i fel arweinydd cyfathrebu y ganolfan. Un o’r pethau nesaf ydw i eisiau ei wneud ydy gwneud pob blog ychydig yn fwy personol trwy enwi awduron a chynnwys darnau ychydig yn fwy arbenigol  a manwl.  Un enghraifft sydd eisoes fyny ydy’r un ar greu prototeip gan ein sgwad digidol. Mae rhai o fy hoff blogs gan dimoedd sydd wedi gweithio gyda’r Ganolfan am y tro cyntaf ac yn rhannu eu profiadau yn agored ac onest, fel yr un yma gan awdurdodau lleol sy’n gweithio gyda’n sgwad digidol cyntaf. 

Rydym eisiau i’r cynnwys godi sgwrs, felly byddwn yn cynnwys lle i adael sylwadau yn fuan, yn ogystal â pharhau i rannu cynnwys ar y cyfryngau cymdeithasol. 

Cyfryngau cymdeithasol 

Rydym ar Twitter a LinkedIn ble rydym, fel ar ein gwefan a’n blog, yn rhannu cynnwys yn ddwyieithog ac yn hapus i drafod yn Gymraeg neu Saesneg. Mae hyn yn bwysig i ni fel yr ydym yn gweithio tuag at safon digidol arall, ‘Hyrwyddo’r Iaith Gymraeg’, sy’n nodi y dylai gwasanaethau yng Nghymru… 

Gwrdd ag anghenion pobl sy’n defnyddio Cymraeg yn eu bywydau bob dydd.  Dylai timoedd ddylunio ac adeiladu gwasanaethau sy’n hyrwyddo a gwneud hi’n hawdd dewis y Gymraeg, gan sicrhau fod y ddwy iaith yn gyfartal. 

Rydym ar hyn o bryd yn edrych i weld pa sianeli digidol eraill allai weithio i ni. Y pwynt cyntaf fydd cyrraedd y llefydd mae ein cynulleidfa eisoes yn sgwrsio, felly rydym am wneud mwy o waith yn adnabod ein cynulleidfa ac yn chwilio am y ffyrdd gorau o’u cyrraedd. 

Ein gwefan 

Rydym eisiau i’n gwefan fod yn le ble gall unrhyw un sydd gyda diddordeb cynnig gwasanaethau cyhoeddus gwell yng Nghymru ddod o hyd i wybodaeth, diweddariadau a chanllawiau, ac ymuno gyda chymunedau.  Rydym wedi creu y safle gyda digon o le ar gyfer cynnwys newydd o’r dechrau. Doedden ni ddim eisiau disgwyl nes bod yr holl wybodaeth gennym ni cyn lansio. Roeddem eisiau cael y wybodaeth allan cyn gynted a phosibl, gan adeiladu ac addasu fel yr oeddem yn cael adborth. 

Ar ôl rhai heriau wrth sefydlu’r wefan (roedd cwrdd a safonau GEL yn bwysig i ni ond mi wnaethon nhw arwain at oedi), rydym yn dal i ychwanegu cynnwys yn gyson. Gyda’r safle ond yn fyw ers tri mis, rydym eisoes ar ein ail gyfnod yn addasu. Rydym yn gwybod fod angen ei gwneud hi’n haws i ddarllenwyr gael diweddariadau a chwilio am gynnwys arni.  Rydym yn gobeithio y bydd nifer o elfennau newydd i’w gweld arni cyn bo hir. Bydd hyn yn cynnwys lle i danysgrifio, lle i gymunedau arfer gydweithio, lle i archebu cyrsiau a datblygu ein blog. 

Gweminarau rhannu gwybodaeth 

Nol ym mis Tachwedd, fe wnaethom lansio cyfres o weminarau rhannu gwybodaeth. Rydym eisiau dod â phobl sydd gyda diddordeb yn yr un pethau at ei gilydd a bod yn gatalydd er mwyn adeiladu cymunedau a chychwyn sgyrsiau. Oherwydd COVID-19, dyw cyfarfodydd  wyneb-yn-wyneb heb fod yn bosibl, ond mae y gweminarau hyn wedi rhoi cyfle i ni sgwrsio’n agored.  Mae hefyd wedi rhoi cyfle i ni roi cynnig ar ffyrdd newydd o weithio. 

Yn ein gweminar ddiweddaraf ar yr Iaith Gymraeg, fe wnaethom ddefnyddio cyfieithydd ar y pryd er mwyn sicrhau fod pobl yn gallu cyfrannu yn Gymraeg neu Saesneg. Roedd hwn yn gyntaf i mi, ond fe wnaeth y dechnoleg a’r cyfieithydd ar y pryd wneud i’r cyfan edrych yn hawdd iawn!  Mae ein gweminar nesaf ar Strategaeth Ddigidol o Gymru yn cael ei chynnal ar y cyd gyda’r Llywodraeth er mwyn trafod y Strategaeth Ddigidol i Gymru a sut all y Ganolfan eu cefnogi wrth weithredu’r strategaeth. Mae dod a phobl at ei gilydd i rannu a thrafod yn flaenoriaeth i ni yn ein gwaith cyfathrebu. 

Beth nesaf? 

Mae hwn yn gyfnod cyffrous i fod yn rhan o’r Ganolfan.  Mae llawer yn digwydd a digon o fwrlwm. I mi yn bersonol, un o’r pethau mwyaf cyffrous yw cael gweithio gyda phobl ar draws y sector gyhoeddus yng Nghymru.  Bob dydd, rwyf yn dysgu gan bobl sydd yn dylunio a darparu gwasanaethau, pobl sydd yn datblygu polisïau i wella bywydau yng Nghymru a phobl sydd yn chwilio am ffyrdd newydd i gynnig gwasanaethau gwell. Mae wir yn fraint cael rhannu eu straeon